Объединенная форма ефс-1: особенности заполнения и представления в сфр

Как заполнить отчёт ЕФС-1

В целом, новый отчёт включает в себя всю информацию, которую раньше вносили в СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Форму и порядок заполнения ЕФС-1 утвердил Пенсионный фонд Постановленем №245 от 31.10.2022.

Отчёт состоит из титульного листа со сведениями о страхователе и двух разделов:

• сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;

• сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании «Гебель и партнёры»:Все разделы заполняются на основании первичных документов организаций и индивидуальных предпринимателей. Например, приказов, документов кадрового и бухгалтерского учёта, технологической документации.

Что такое отчёт ЕФС-1 и кому нужно его сдавать

С начала 2023 года в России действует новая структура — Социальный фонд России. Подробнее об этом мы рассказали в статье «Что изменится для бизнеса в связи с объединением Пенсионного фонда и Фонда социального страхования

Одно из ключевых нововведений — отчёт, который заменил сразу несколько старых. С 1 января 2023 года отчитываться в фонд нужно по одной форме — ЕФС-1 (единая форма сведений). Пенсионный фонд утвердил форму Постановлением №245 от 31.10.2022.

Но хотя форма теперь одна, проще бухгалтерам не станет. ЕФС-1 фактически объединяет в себе ряд прежних форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Ещё теперь сведения о трудовой деятельности, в отличие от формы СЗВ-ТД, представляются не только по трудовым, но и гражданско-правовым договорам.

Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании «Гебель и партнёры»:Форму ЕФС-1 подают страхователи по обязательному пенсионному страхованию и обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. В общем случае можно говорить, что те, кто по старым правилам должен был подавать формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, теперь должен представлять соответствующие сведения в составе ЕФС-1.

В каких случаях можно не сдавать отчёт

ЕФС-1 обязаны сдавать все работодатели. Даже те, чьи работники привлечены по договорам гражданско-правового характера. В форме ЕФС-1 представляются сведения о приёме на работу, переводе, приостановлении и возобновлении трудового договора, увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений, сведения о договоре ГПХ. Если ничего из этого не происходит, то данные в составе ЕФС-1 представлять не нужно — «нулевая» отчётность в таком случае не подаётся. 

Сергей Гебель, генеральный директор юридической компании «Гебель и партнёры»:В соответствии с п. 1.6 ст. 24 ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», страхователи, применяющие АУСН, освобождены от подачи раздела 2 формы ЕФС-1.

Сведения о страховом стаже заполняйте не на всех работников, как делали в отчете СЗВ- СТАЖ

Подраздел 1.2 раздела 1 — это отчет о стаже, но заполнять его нужно только в определенных ситуациях. Отчет ежегодный, сдавать его будете не позднее 25 января по данным за прошлый год (закон № 237-ФЗ). Самый первый отчет по форме подадите не раньше 2024 года, так как по правилам отчетный период в форме может быть 2023 год или позднее (п. 5.1 Порядка заполнения). Полный перечень случаев, в которых нужно отправить отчет, есть в статье 1 Закона № 237-ФЗ. 

Самые распространенные случаи, в которых придется сдавать отчет: если в прошлом году сотрудник НКО выполнял работу, которая дает право на досрочное назначение пенсии, его отстраняли от работы или отправили в простой. А еще отчет обязательно подавать на сотрудников НКО, которые были в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет или в отпуске без сохранения заработной платы. Вместе с формой из подраздела 1.2 нужно заполнить титульный лист и сведения о каждом работнике НКО, о котором отчитываетесь в фонд. 

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК),
8 (812) 629-00-03 (СПБ),
8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Как еще НКО работать с отчетностью, читайте в статьях:

1. Гайд по всем отчетам НКО
2. Подсказки какую отчетность сдавать в Минюст

Подпишитесь на наш Телеграм
Каждый день краткие новости, анонсы и советы по работе НКО

Социальный фонд России с 2023 года и единая отчетность по форме ЕФС-1

С 01.01.2023 Пенсионный фонд РФ и ФСС РФ объединились в единый фонд. В связи с этим отчетность тоже стала единой. Правление ПФР утвердило новый вид отчетности — форму ЕФС-1, а также порядок ее заполнения и формат представления в электронном виде.

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, а формат представления в электронном виде — постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.

Единая форма объединяет в себе данные, которые ранее содержались:

• в расчете 4-ФСС;

• форме СЗВ-СТАЖ;

• форме ДСВ-3;

• форме СЗВ-ТД.

Сведения из формы СЗВ-М не вошли в состав ЕФС-1. С 2023 года их нужно представлять в налоговый орган по отдельной форме.

1С:ИТС
В разделе «Консультации по законодательству» см. подробнее: об  ПФР и ФСС РФ с 2023 года; о  с 2023 года в налоговый орган (вместо СЗВ-М).

Единая форма персонифицированного учета состоит из Титульного листа и двух Разделов, а также подразделов к каждому из них.

Обратите внимание, форму не нужно представлять сразу в полном объеме (со всеми разделами и подразделами). Каждый из разделов (подразделов) отчетности необходимо представить в свой срок

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

Титульный лист

На титульной странице данные обычно вносятся в блок «Сведения о страхователе». Но если отчет подает правопреемник, то их вписывают в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Необходимо указать:

• регистрационный номер компании в СФР;
• название организации или Ф.И.О. ИП;
• коды – ИНН / КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП, основной ОКВЭД. Для физических лиц введен новый реквизит – код категории страхователя из п. 28 Порядка заполнения. ИП указывают «ИП01». Бизнес не должен указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО;
• телефон компании – только цифры;
• адрес электронной почты.

Порядок заполнения

Порядок формирования сведений о трудовой деятельности работников в ЕФС-1:

• Титульный лист.
• Раздел 1. Подраздел 1.
• Раздел 1. Подраздел 1.1.

Всё остальное можно не прикладывать.

Титульный лист

На титульном листе заполните о страхователе:

• регистрационный номер;
• наименование и его данные;
• номер контактного телефона;
• адрес электронной почты;
• должность, дату и подпись.

Поля «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» предпринимателям и организациям заполнять не нужно. Они предназначены для муниципальных и госучреждений.

Не всегда нужно указывать данные в «Сведениях о страхователе, за которого представляются сведения». Их нужно внести, когда страхователь стал правопреемником снявшегося с учёта работодателя.

Например, заполнить этот раздел нужно, когда необходимо изменить о сотруднике сведения, которые до этого были предоставлены бывшим работодателем.

Если подпись ставит представитель страхователя, то дополнительно указывается номер доверенности.

Пример заполнения титульного листа формы ЕФС-1

Подраздел 1

Укажите персональные сведения о трудовой деятельности работника. В графе «Статус ЗЛ» нужно вписать одно из значений:

Значения графы «Статус ЗЛ»

В поле «Гражданство» нужно указать код из Общероссийского классификатора стран мира. Например, для гражданина РФ впишите код — «643». Если у лица нет гражданства — «000».

Образец заполнения подраздела 1 в форме ЕФС-1

Подраздел 1.1

Этот раздел похож на форму СЗВ-ТД. Правила заполнения сведений о трудовой деятельности работников похожи, но есть различия.

«Продолжение ведения трудовой книжки» и «Предоставление сведений о трудовой деятельности». Если работник подал соответствующие заявления, то укажите дату подачи.

Когда надо отменить ранее предоставленные сведения, то проставьте «Х» в поле и укажите старую дату подачи. Если надо исправить данные, то заполните бланк снова.

Первая графа. По порядку вписывайте номера строк.

Вторая графа. Дата кадрового мероприятия в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Для ГПХ-договора — дата начала (завершения) работ или дата расторжения.

Третья графа. Укажите наименование мероприятия.

Третья графа

Четвёртая графа. Заполняйте при необходимости, в том числе для договоров ГПХ.

Четвёртая графа

Пятая графа. Укажите название должности в соответствии со штатным расписанием.

Если работодатель меняет название, то указать, с какого числа оно действует. При заключении договора ГПХ заполнять не нужно.

Шестая графа. Заполняйте, если отчёт подаёте из-за мероприятий:

• «ПРИЁМ».
• «ПЕРЕВОД».
• «УВОЛЬНЕНИЕ».
• «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
• «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Код выполняемой функции состоит из пяти знаков и вписывается в формате «ХХХХ.Х».

Для договоров ГПХ дополнительно выберите один из кодов:

Коды для договоров ГПХ

Седьмая графа. Заполняется при внесении сведений о трудовой деятельности при увольнении работника. Нужно указать код увольнения и причину в соответствии с положениями ТК РФ.

Примеры кодов:

• «ч1с71тк» — Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания.
• «п1ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с ликвидацией организации.
• «ппап6ч1с81тк» — Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с прогулом.

Если нужного кода нет, то впишите «иное» и добавьте статью, по которой завершены трудовые отношения.

Когда выбрано «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», заполнять седьмую графу не нужно.

Восьмая графа. Укажите наименование документа (приказ, решение, протокол), который подтверждает кадровое мероприятие.

Для договора ГПХ — его наименование.

Девятая графа. В формате «ДД.ММ.ГГГГ» внесите дату документа, который подтверждает кадровое мероприятие.

Для договора ГПХ — дату заключения, завершения или расторжения.

Десятая графа. Впишите номер подтверждающего документа без знака «№».

Для договора ГПХ — его номер.

Одиннадцатая графа. Поставьте «Х», если хотите отменить запись о ранее предоставленных сведениях. Остальные десять граф заполните так же, как и в первоначальном варианте, сведения которого хотите отменить.

Если сведения нужно исправить, то сначала заполните десять граф в первоначальном варианте и поставьте «Х». Затем ниже укажите новые данные.

Образец корректировки сведений в подразделе 1.1 в ЕФС-1

Образец заполнения сведений о трудовой деятельности для договора ГПХ:

Образец заполнения подраздела 1.1 в форме ЕФС-1

Как заполнить ЕФС-1, если подрядчик лишился статуса самозанятого

Если подрядчик или исполнитель по договору ГПХ является плательщиком налога на профдоход, то на его вознаграждение страховые взносы не начисляются (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.11.18 № 422-ФЗ). Значит, заказчик не должен сообщать в Социальный фонд о сделке, заключенной с самозанятым.

Но нельзя исключать, что до завершения сделки исполнитель утратит статус самозанятого (см. «Договор оказания услуг с самозанятым в 2023 году: образец»). Когда это произойдет, у заказчика появится обязанность начислять взносы и сдавать ЕФС-1. Как правильно все оформить, авторы комментируемого письма рассказали в ответе на вопрос № 11.

Необходимо расторгнуть старый договор и подписать новый. Дело в том, что появление обязанности по начислению взносов — это существенное изменение обстоятельств, из которых стороны исходили при заключении договора. Оно является основанием для изменения или расторжения сделки (п. 1 ст. 451 ГК РФ). Из нового контракта должно следовать, что исполнитель не обладает статусом плательщика НПД.

Что отражается в Разделе 2 формы ЕФС-1

Раздел 2 полностью предназначен для отражения сведений о взносах «на травматизм». Таким образом, он заменяет собой форму 4-ФСС.

Раздел 2 состоит из трех подразделов.

В подразделе 2.1 раздела 2 (является аналогом таблицы 1 формы 4-ФСС) отражается расчет сумм взносов «на травматизм».

Подраздел 2.1.1 подраздела 2.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами…» заполняется страхователями, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы.

Ранее такие страхователи в форме 4-ФСС заполняли таблицу 1.1.

Подраздел 2.2 раздела 2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ…» предназначен для заполнения работодателями, которые временно направляют своих сотрудников для выполнения определенных трудовых обязанностей к другим работодателям. В форме 4-ФСС такие данные отражались в таблице 2.

Подраздел 2.3 подраздела 2 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».

В названном подразделе 2.3 подраздела 2 (аналог таблицы 4 формы 4-ФСС) потребуется отражать данные:

• о численности работников, подлежащих обязательным медосмотрам, и количестве работников, фактически прошедших такие медосмотры;

• количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда.

Заметим, что в состав расчета 4-ФСС включена таблица 3, в которой указывается численность сотрудников, пострадавших в связи со страховыми случаями (т. е. получившими производственную травму или заболевание).

В Разделе 2 новой формы ЕФС-1 отражение таких данных не предусмотрено — в составе Раздела 2 обязательно должны быть представлены подразделы 2.1 и 2.3. Если данные для заполнения подразделов 2.1.1 и 2.2 отсутствуют (нет выделенных самостоятельных классификационных единиц и отсутствуют работники, временно направленные к другому работодателю), такие подразделы не заполняются и не представляются (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 2 необходимо представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (Закон № 125-ФЗ) в ред. с 01.01.2023). Отчетные периоды с 01.01.2023 не меняются. Это I квартал, полугодие, 9 месяцев календарного года, календарный год (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ в ред. с 01.01.2023). Первый раз отчитаться путем подачи Раздела 2 формы ЕФС-1 необходимо не позднее 25.04.2023.

В учетных решениях «1С:Предприятие 8» с выходом очередных версий поддерживается Раздел 2 единой формы сведений для ведения персонифицированного учета и по взносам «на травматизм» ЕФС-1 (4-ФСС) и его заполнение.

О сроках см. в «Мониторинге законодательства»  и .

1С:ИТС
В разделе «Консультации по законодательству» см. полезную информацию: о страховых взносах с 2023 года (плательщики, база для расчета и пр.) — в новом ;  по взносам и комментарии экспертов 1С. О сроках сдачи отчетности и уплаты налогов (взносов) с 2023 года см. .

От редакции. См. также видеозаписи онлайн-лекций, которые состоялись в 

• Л. А. Котова. ; 
• Н.А. Белянцева. ; 
• Н.А. Белянцева. . 

СФР рассказал, как заполнять графу «Причины увольнения» в форме ЕФС-1

Фонд пенсионного и социального страхования РФ (СФР) дал разъяснения по порядку заполнения графы 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» подраздела 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 (Письмо СФР от 22.03.2023 № 19-02/23387л).

В графе 7 подраздела 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 указывается код причины увольнения в соответствии с разделом «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы ЕФС-1», а также без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.

Данная норма установлена п. 4.8 Порядка заполнения единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (далее — Порядок).

Ссылаясь на эту норму, СФР указывает на то, что запись в графе 7 должна выглядеть следующим образом: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Запись вида «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» является некорректной.

Правильно:

Неправильно:

Полагаем, что СФР не будет штрафовать за неправильные записи в уже поданных отчетах, но все же рекомендуем уточнить данный вопрос в своем территориальном органе СФР.

Если сведения все же необходимо скорректировать, то при исправлении нужно руководствоваться п. 4.13 Порядка.

Еще больше примеров заполнения формы ЕФС-1 в различных кадровых ситуациях смотрите в справке «Примеры заполнения электронной трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) по форме ЕФС-1».

Еще не работаете с системой «Помощник кадровика: Эксперт»?

Подраздел 2 Раздела 1

Подраздел подается, если заполнен Подраздел 1.2 Раздела 1 и при этом работники с особым порядком учета страхового стажа были заняты в деятельности, которая дает право на досрочную пенсию. Данные отражают в целом по всем таким работникам.

Перед таблицей вписывают год – не менее 2023, отмечают тип сведений – исходные, отменяющие или корректирующие с указанием года. В таблице нужно указать:

1. Номер записи.
2. Наименование структурного подразделения.
3. Профессию / должность.
4. Число рабочих мест по штатному расписанию.
5. Численность работников по факту.
6. Характеристики работы и дополнительные условия труда.
7. Названия документов, которые подтверждают работу в особых условиях.
8. Код из справочника «Условия досрочного назначения страховой пенсии: особые условия труда» (п. 145 Порядка заполнения).
9. Код позиции списков по постановлению Правительства РФ от 16.12.2014 № 665 (п. 146 Порядка заполнения).

Сведения о застрахованном лице заполняйте, когда сдаете любую из форм первого раздела

Раздел 1 отчета ЕФС-1 состоит из четырех подразделов. Первый, в котором будете указывать информацию о сотруднике НКО или исполнителе по ГПД, заполняйте каждый раз, когда подаете любую из форм раздела ЕФС-1. Инструкция, как заполнить сведения о застрахованном лице из НКО — дальше.

В поле «СНИЛС» укажите страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника НКО или исполнителя, с которым НКО руководитель заключил договор гражданско-правового характера. СНИЛС состоит из 11 цифр. Формат: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX (п. 3.1. Порядка заполнения). Информация в отделе кадров или у бухгалтера НКО по работникам должна быть, ведь пластиковую карточку с номером или форму АДИ-РЕГ приносит тот, с кем в НКО заключают трудовой договор (ст. 65 ТК). Отчисления по договорам ГПХ НКО тоже производит, поэтому СНИЛС исполнителя должен быть в реквизитах договора или в акте приема-передачи. 

В поле «ИНН» укажите идентификационный номер налогоплательщика, если сотрудник или исполнитель предоставил свидетельство из ФНС (п. 3.2. Порядка заполнения). Свидетельство — документ не обязательный, и требовать его у сотрудника НКО или исполнителя по ГПД Вы не имеете права. Подтверждают это и специалисты Роструда.

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью. Например: Петров Георгий Сергеевич. Сокращать или заменять имя и отчество инициалами нельзя. Фамилию и имя сотрудника или исполнителя по ГПД укажите обязательно, так как без этой информации отчет в СФР не примут ( п. 3.3. Порядка заполнения).

В поле «Дата рождения» укажите дату рождения сотрудника НКО или исполнителя, с которым заключили ГПД (п. 3.4. Порядка заполнения). В каком формате указывать дату рождения в порядке заполнения отчета не написали. Есть уточнение, что Ф. И. О., дата рождения и СНИЛС должны совпадать в отчете и в документе, который подтверждает регистрацию в фонде — СНИЛС или АДИ-РЕГ (п. 3.5. Порядка заполнения). 

В поле «Код категории ЗЛ» нужно указать код, который обозначает, к какой категории относится сотрудник НКО или исполнитель по ГПД, о котором отчитываетесь (п.3. 6. Порядка заполнения). Подобрать код поможет таблица ниже.
 

Таблица. Код категории застрахованного лица для отчета НКО в СФР

Код для отчета НКО	Сотрудник НКО или исполнитель по ГПД:
ГРФ	Гражданин Российской Федерации
ПЖИГ	Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее на территории Российской Федерации
ВЖИГ	Иностранный гражданин или лица без гражданства, временно проживающее на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02. 1993. № 4528-1 О беженцах
ВПИГ	Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации. Исключение-высококвалифицированные специалисты
ВКС	Иностранный гражданин или лицо без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих на территории Российской Федерации

В Поле «Гражданство (код страны)» проставьте код в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п 3.7. Порядка заполнения). В классификаторе, утв. Постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст, у каждой страны есть буквенный и числовой код. В сведениях о застрахованном нужно указывать числовой. Таблицу со списком кодов скачайте здесь. Если отчитываетесь о лице без гражданства, укажите код «000».  

Присоединяйтесь к «Помощнику кадровика» в социальных сетях

«Помощник кадровика: Эксперт» в соцсетях — это:

• оперативные оповещения о важных изменениях в трудовом законодательстве, обновлениях системы и ближайших мероприятиях;
• возможность пообщаться с коллегами и решить свои рабочие вопросы;
• эксклюзивные видеоролики о работе с системой.

Как подписаться:

Телеграм-канал «Помощник кадровика»	Сообщество в социальной сети «ВКонтакте»
✓ отсканируйте QR-код:	✓ отсканируйте QR-код:
✓ найдите по названию «Помощник кадровика: Эксперт»;	✓ найдите по названию «Помощник кадровика: Эксперт»;
✓ откройте по прямой ссылке: https://t.me/kadrovik_news	✓ откройте по прямой ссылке: https://vk.com/public212050950