Образец листа ознакомления с должностной инструкцией 2024 года

Необходимые документы

Работодателем принято решение о приглашении кандидата на свободную должность. Проверку соискатель прошел: всем установленным требованиям соответствует. Последующие действия определены законом и предусматривают непосредственно прием на работу. Кандидату необходимо предоставить в отдел кадров требуемую работодателем документацию. Что относится к их числу?

Для индивидуальных предпринимателей порядок приема персонала не отличается. Они также обязаны оформлять и вести трудовые книжки на всех сотрудников.

Не обойтись без документа, удостоверяющего личность. Для идентификации человека работодателю предъявляется общегражданский паспорт. Какие-либо сведения вроде места регистрации, наличия брака, детей по паспортным данным не определяются. При отсутствии паспорта в силу возраста, предъявляется свидетельство о рождении.

Следующий документ – свидетельство СНИЛС (о пенсионном страховании). На его основании работодатели производят отчисления из заработной платы в Пенсионный фонд.

Для большинства работодателей важны данные о наличии дипломов и сертификатов, подтверждающих квалификацию. Кроме того, в некоторых сферах такая документация является обязательной. К примеру, образование, медицина.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3

Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.

Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:

формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).

Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Ошибка 8. штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Сколько и как хранить бланк

Как правило, количество бланков, которые необходимо сохранять, определяется организацией самостоятельно, в зависимости от объема документооборота и других факторов.

Критерии установления сроков хранения бланков:

Количество документов, оформляемых на бланках в организации;
Ценность информации, содержащейся на бланках;
Длительность действия бланков (в случае, если они имеют определенный срок годности);
Возможность возвращения бланков в случае необходимости повторного использования.

Методы хранения бланков:

Хранение в специальных ящиках или шкафах. Данный метод является наиболее распространенным. Бланки должны быть аккуратно сложены, подписаны и охранены от доступа неавторизованных лиц;
Хранение в архиве. Если бланки предназначены для редкого использования или у организации нет возможности обеспечить их безопасное хранение на рабочем месте, их можно передать в архив. При этом необходимо заполнить соответствующие документы и следить за соблюдением условий хранения;
Хранение в электронном виде. В случае, если бланки можно заполнять и хранить в электронном виде, они могут быть сохранены на сервере организации или в специальной электронной базе данных

Важно обеспечить надежную защиту этих данных от несанкционированного доступа.

Не следует забывать о соблюдении правил конфиденциальности и обращении с бланками в соответствии с внутренними нормами организации

Также важно обеспечить своевременное уничтожение устаревших бланков

Лист ознакомления с должностной инструкцией: образец, порядок оформления

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

приказы и распоряжения руководства;
правила внутреннего распорядка;
правила охраны труда и безопасности на производстве;
прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Что такое лист ознакомления с локальными нормативными актами

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.

Что будет если не подписать документ

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

На каком этапе происходит ознакомление с инструкцией

Зачастую для начала производится вводный инструктаж, а после сотруднику предъявляют лист. Это должно происходить прежде чем он официально приступит к выполнению своих рабочих обязанностей.

Какие инструкции по охране труда должны быть разработаны для работника

Также вместе с программой основного инструктажа на рабочем месте сотруднику предъявляют карты опасности и рисков (СОУТ), ИОТ по профессиям, и с ними особые инструкции, регламентирующие работу.

Важно! Нанимателям стоит задаться вопросом: «Как ознакомить нового сотрудника с картой СОУТ?», и уделить больше внимания данному документу. В карте спецоценки условий труда должны фиксироваться опасные факторы на рабочем месте, если такие есть

Ознакомление с ней нового рабочего осуществляется во время проведения вводного инструктажа

В карте спецоценки условий труда должны фиксироваться опасные факторы на рабочем месте, если такие есть. Ознакомление с ней нового рабочего осуществляется во время проведения вводного инструктажа.

Как сформировать документ

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

Видео:Как оформить ознакомление с ЛНА и приказами под роспись — Елена А. ПономареваСкачать

Штатное расписание. чек-лист для самопроверки

Есть ли в организации штатное расписание.
Какая форма штатного расписания. С 1 января 2021 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
На какой период утверждено штатное расписание.
Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2021 № 558).

Лист ознакомления с должностной инструкцией. Бланк и образец заполнения 2021 года

Со своей должностной инструкцией работник организации должен быть ознакомлен под подпись. С целью фиксации факта ознакомления применяется лист ознакомления с должностной инструкцией.

Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с должностной инструкциейОбразец листа ознакомления с должностной инструкцией

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

с ПВТР и Коллективным договором;
с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Зачем вообще нужна должностная

Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.

Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:

сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
обязанности и права сотрудника.

По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.

Кто и как должен ознакомлять

Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.

Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:

в журнале ознакомления с ДИ;
или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).

Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.

В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.

Заполнение формы

Утвержденной законодательно формы листа ознакомления с ДИ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец листа ознакомления с должностной инструкцией, которые можно скачать и использовать для своих нужд.

Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:

«шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
ФИО, должность, структурное подразделение работника;
дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
подпись работника.

Сколько хранить

Хранятся листы ознакомления, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами должностные инструкции. В 2020 году приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 был утвержден новый типовой перечень, изменивший сроки хранения ДИ (они теперь хранятся 50 лет вместо 75 лет).

Несмотря на то, что срок хранения листов ознакомления с должностными инструкциями законодательно не установлен, рекомендуется хранить их столько же, сколько хранятся должностные инструкции.

Видео:Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Значение подписи работника

1. Подтверждение ознакомления

Подпись работника под документом означает, что он ознакомился с его содержанием и принимает на себя обязанности, указанные в должностной инструкции. Таким образом, подпись работника является подтверждением его понимания и согласия на выполнение определенных требований и обязанностей.

2. Руководство при рассмотрении спорных ситуаций

При возникновении конфликтных ситуаций или споров между работником и работодателем, подпись работника может играть важную роль при рассмотрении дела или разрешении спора. Она служит доказательством того, что работник был ознакомлен с правилами и обязанностями, установленными должностной инструкцией, и согласился их выполнять.

3. Формирование ответственности

Подпись работника под документом также является проявлением его ответственности за выполнение своих должностных обязанностей. Она напоминает работнику о его обязательствах перед работодателем и сообщает о его готовности принять на себя ответственность за свои действия и результаты работы.

4. Законодательные требования

В некоторых случаях, подписание работником определенных документов, включая должностную инструкцию, может быть обязательным требованием, установленным законодательством. Например, при заключении трудового договора или при проведении инструктажа и обучения по охране труда.

5. Защита интересов работника

Подпись работника является также формой защиты его интересов и прав. Она свидетельствует о том, что работник был достаточно информирован о своих обязанностях и правах, указанных в должностной инструкции, и согласился с ними. Это помогает избежать недоразумений и споров в будущем и защищает интересы работника в случае конфликта с работодателем.

Ошибка 3. в графе «количество штатных единиц» указываются только полные штатные единицы

Не все работники работают на полную ставку. Например, неполное рабочее время устанавливается совместителям или женщинам, которые работают во время отпуска по уходу за ребенком до полутора лет.

Как правильно: если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, то в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» будет указываться ½ или 0,5.

Некоторые работодатели сразу указывают полную единицу, мотивируя тем, что на другую половину ставки будет принят еще один работник. В таком случае следует понимать, что предусматривать наличие вакантных мест в штатном расписании не запрещается. Но у работодателя, который это предусмотрел заранее, возникает обязанность ежемесячно представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей (абз. 3 п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Суть и роль должностной инструкции

Список преимуществ должностной инструкции:

Определение обязанностей. Должностная инструкция четко описывает, какие задачи и работа должны быть выполнены работником на данной должности. Это помогает избежать недоразумений и неопределенности, а также улучшает понимание ожиданий работодателя и сотрудника.
Распределение полномочий. В должностной инструкции прописывается, какие полномочия имеет работник на своей должности и какие решения он может принимать. Это способствует более эффективной организации работы и предотвращает перекрестное вмешательство в компетенцию разных сотрудников.
Установление ответственности. Должностная инструкция также определяет ответственность работника за выполнение своих обязанностей. Это позволяет контролировать качество работы, устанавливать санкции в случае ненадлежащего исполнения или нарушения трудовых правил.
Ориентация новых сотрудников. Должностная инструкция является важным инструментом для введения новых сотрудников в работу. Она помогает им быстрее ориентироваться на должности, понять свои обязанности и начать выполнять работу эффективно.
Основа для оценки результатов. Задачи и обязанности, определенные в должностной инструкции, могут служить основой для оценки работы работника. Сравнивая выполнение этих задач с фактическими результатами, можно оценить производительность и эффективность сотрудника.

Пример цитаты о роли должностной инструкции:

Должностная инструкция – это важный документ, который помогает структурировать и регулировать трудовые отношения между работником и работодателем. Она определяет задачи, полномочия и ответственность работника, что способствует более эффективной и четкой работе на должности.

Лист ознакомления с инструкцией по от

Противопожарный инструктаж подразделяется по характеру и времени проведения на:

вводный;
первичный;
повторный;
внеплановый;
целевой.

Такие виды приведены в пункте 9 Норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Подробная информация о видах противопожарного инструктажа представлена в таблице. Факт проведения соответствующего вида инструктажа зафиксируйте в журнале учета инструктажей по пожарной безопасности.

Форма такого журнала приведена в приложении 1 к Нормам пожарной безопасности, утвержденным приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Об этом говорится в пункте 10 Норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Более подробно о проведения противопожарного инструктажа см. http://www.1kadry.

ru/#/document/130/50630/.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны. На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Если же выполнять работы придется во вредных или опасных условиях труда, обучение обязательно, даже если опыт работы в должности имелся, и перерыва в работе не было.

Главной особенностью, в отличие от инструктажа, является то, что работник может приступить к выполнению обязанностей, не пройдя обучение. Также для обучения характерны следующие черты. Требования к обучению по охране труда зависят от категории персонала.

Для рабочих установлены одни, а для специалистов и руководителей – другие. Порядок, продолжительность, периодичность и форма обучения устанавливаются работодателем самостоятельно в соответствии с нормативными актами, регулирующими безопасность конкретного вида работ.

Пример Обучая работников предприятий, учреждений и организаций морского транспорта, необходимо выполнять требования РД 31.87.03-95 (утверждены извещением Минтранса России от 24 августа 1995 г. № 5-95).

Ознакомление с инструкцией по охране труда под роспись: для чего необходимо?

Такие правила установлены пунктами 5.9, 5.10 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. Также прочитайте о назначении ответственного за охрану труда более подробно.

Учет инструкций по охране труда для сотрудников осуществляется службой охраны труда (специалистом по охране труда либо иным лицом, ответственным за охрану труда) работодателя.

При этом работодатель ведет Журнал учета инструкций по охране труда для сотрудников и Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для сотрудников подразделений (приложения № 9 и 10 к Методическим рекомендациям, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).

Образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Вводный инструктаж должен провести специалист по охране труда или сотрудник, на которого приказом руководителя организации возложены эти обязанности.

Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж должен провести непосредственный руководитель сотрудника (мастер, прораб, преподаватель и т. д.), который прошел специальное обучение по охране труда.

Такие виды инструктажа установлены в пункте 2.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г.

№ 1, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 29. Более подробно о проведении обучения работников по охране труда см. http://www.1kadry.ru/#/document/130/51289/, по проведения инструктажа см.

http://www.1kadry.ru/#/document/130/51290/. В случае если Ваша организация относиться к опасному производственному объекту, то существуют дополнительные правила: http://www.1kadry.

ru/#/document/130/50730/.