Как правильно составить должностную инструкцию и для чего она нужна

Содержание и образец уведомления об изменении должностной инструкции

В случаях, когда произошли изменения в условиях организации труда либо технологии производства, перед изменением должностной инструкции работодатель обязан уведомить сотрудников об этом за 2 месяца. В остальных случаях, когда изменения вносятся по соглашению сторон, уведомления не требуется, поскольку внесение изменений не императивно, производится по взаимному волеизъявлению работодателя и работника, то есть по соглашению сторон.

Законодатель требований к содержанию документа не утверждает, но в ст. 72 ТК РФ указывается на необходимость соблюдения его письменной формы.

В уведомлении необходимо указать:

1. Причины изменения (например, введение новых законодательных требований к процессу производства или реорганизация компании).
2. Конкретные условия должностных инструкций, которые меняются.
3. Срок, который дается служащему на принятие решения о согласии/несогласии продолжать работу на новых условиях.
4. Последствия отказа.

Порядок вручения документа сотрудникам законодательно не прописан. Предполагается, что факт вручения должен быть подтвержден доказательствами. В связи с этим допускается:

• вручить уведомление под подпись (лично);
• отправить его заказным письмом (2 месяца для уведомления при этом начинают отсчитываться с даты, указанной на почтовом штемпеле).

***

Таким образом, процедура внесения изменений в должностную инструкцию достаточно проста: работодателю достаточно получить согласие работника и оформить соответствующий приказ. В то же время не стоит забывать о том, что в некоторых случаях (в силу требований ст. 74 ТК РФ) необходимо предварительное уведомление сотрудников о внесении изменений в их инструкции.

Как внести изменения в должностную инструкцию образца, содержание и пример приказа о внесении изменений

Существует 2 способа изменения должностных инструкций, действующих в организации:

1. Принятие нового документа путем издания соответствующего приказа (когда объем изменений значительный).
2. Принятие изменяющего документа (также в форме приказа), где указывается, какие пункты ранее принятой инструкции перестают действовать, вводятся или изменяются.

Если инструкция в форме локального акта отсутствует и обязанности сотрудника отражены в трудовом договоре, внесение изменений требует оформления дополнительного соглашения к нему.

Форма приказа законодателем не утверждена, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

В текст приказа рекомендуется включить:

• Ф. И. О., должность сотрудника;
• информацию об изменяемой инструкции (дату, номер);
• причины внесения изменений;
• содержание вносимых изменений.

Для справки: храниться такие приказы, в соответствии с п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, должны постоянно.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию можно скачать на нашем сайте:

Порядок подписания приказа об утверждении инструкций по охране труда

Образцы оформления титульных листов приказов и инструкций представлены в приложениях к Постановлению. Приказ об утверждении инструкций подписывается только после того, как сами инструкции согласованы с профсоюзными органами (пункт 4.6 Постановления).

Для того, чтобы составить приказ об утверждении инструкции по охране труда в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут подготовить документ.

Важно. Для систематизации и учета разработанных инструкций используются обозначения:

• ТИ – типовая инструкция,
• Р – Россия,
• М – межотраслевая,
• О – отраслевая,
• 00N – присвоенный номер,
• 20__ — год утверждения.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Виды должностных инструкций

Должностная инструкция может быть:

1. Индивидуальная – документ, разработанный и составленный для определенного специалиста и под его рабочий функционал. Его главная отличительная особенность в том, что в нем указаны ФИО специалиста и его должность.
2. Типовая должностная инструкция – документ, написанный для какой-либо должности без привязки к определенному человеку и, соответственно, не содержащий никакие данные о ФИО.

Давайте рассмотрим на примерах, при каких обстоятельствах какой вид инструкции выбрать. 

Итак, в отделе связей с общественностью управляющей компании работают два ведущих специалиста по работе с обращениями граждан – Оксана и Кристина. Оксана отвечает на звонки, поступающие на «горячую линию», а Кристина отрабатывает обращения, которые пришли на электронную почту, регистрирует входящие письма и заводит их в систему документооборота. Должности у Оксаны и Кристины одинаковые – ведущий специалист, а задачи они выполняют разные, поэтому и должностные инструкции у них должны быть персонифицированные, то есть индивидуальные, содержащие ФИО и конкретный трудовой функционал.

Еще одна ситуация: в мебельной компании работают сборщики мебели. У них идентичные служебные обязанности – это ежедневная сборка мебели, согласно утвержденному графику. Индивидуальных требований к работе у них нет, поэтому бессмысленно разрабатывать для каждого сборщика мебели персонифицированную инструкцию. Выбирайте типовую. В ней укажите название должности и распишите функционал.

Отметим, что выбор вида должностной инструкции в каждой конкретной ситуации – это все-таки решение работодателя.

Основные различия
Индивидуальная должностная инструкция	Типовая должностная инструкция
Разработана под определенную должность	Разработана под определенного сотрудника в организации
Содержит данные по ФИО сотрудника	Без указания фамилии, имени и отчества
Необходимость утверждения при смене кадрового состав	При приеме на работу новых сотрудников не требует нового утверждения
Применяется, когда в компании идентичные должности, но есть необходимость разграничить рабочие функции.	Есть смысл использовать, когда в компании работает много специалистов на идентичных должностях с одинаковым функционалом

Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон

Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).

Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.

Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.

Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований)

Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.

Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:

• грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
• приказом.

Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.

Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.

Самые распространенные ошибки при составлении должностной инструкции

Не нужно переписывать слово в слово пункты статей из Трудового Кодекса, которые касаются прав и обязанностей работника. В инструкции должны быть конкретные формулировки п обязанностям на той или иной должности, например: «разрабатывает шаблоны развернутых ответов на обращения граждан по вопросам вывоза строительного мусора, формирует перечень актуальных типовых ответов».

Включение в текст общих фраз и канцеляризмов.

При составлении текста старайтесь не использовать общие формулировки, конкретизируйте функционал сотрудника, его права и ответственность, а также требования к лицу, занимающему должность. Так будет проще и работнику, и руководству.

Желание разработать объемный документ.

Не растекайтесь мыслью по древу – в должностной инструкции пишите все максимально понятно, четко и конкретно, без лишней «воды». Пусть это будет понятный структурированный документ на одном листе, а не портянка на 15 страниц с фразами, не имеющими ничего общего с реальной работой ваших сотрудников.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)

Приказ № 45

г. Ижевск

«12» августа 2020 года

Об утверждении инструкции по делопроизводству

В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
2. Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.

Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Второй раздел

Составление должностной инструкции

Для составления правильной должностной инструкции необходимо обращаться к официальным документам, регулирующим трудовые отношения. В инструкции должны быть четко определены обязанности, права и ответственность сотрудника на данной должности.

Опишите каждый этап работы, указывая порядок и контрольные точки. При этом, не стоит детализировать процесс в мелочах: достаточно указать ключевые моменты и особенности, которые должен знать сотрудник, но не описывать каждый шаг до мелочей.

Применение должностной инструкции

Должностные инструкции являются неотъемлемой частью трудового договора и могут быть использованы как средство контроля за выполнением своих обязанностей. Также, инструкции могут быть использованы при проведении аттестации сотрудников или в качестве основы для обучения новых сотрудников.

Составление таблицы процессов

При составлении таблицы процессов следует определить виды работ, необходимые для выполнения работ по данной должности, а также определить их циклы и их последовательность

Важно не только описать работу, но и указать ключевые ИТ-ресурсы и программное обеспечение, используемые в процессе работы, а также необходимые для работы документы

• Обеспечьте понимание терминологии, используя однотипные обозначения работ и ресурсов.
• Составьте структуру таблицы процессов: укажите название работ, циклы, последовательное выполнение работ, сроки выполнения и необходимость смирения с результатами.
• Не забывайте вести учет изменения в должностной инструкции, т.к. они могут спровоцировать изменение таблиц процессов.

Как подобрать благонадежных сотрудников и сохранить репутацию компании?

Составление должностных инструкций – это один из шагов на пути к формированию надежного кадрового состава организации. Документ помогает закрепить, каким требованиям должен соответствовать будущий работник, какими профессиональными знаниями владеть и какими будут его задачи на рабочем месте. Должностная инструкция обеспечивает защиту от рисков при судебных разбирательствах, да и просто вносит ясность во взаимоотношения работодателя и сотрудника. 

Также защитить от рисков репутацию компании помогает оценка уровня благонадежности будущих сотрудников еще на этапе подбора персонала.

Используя сервис проверки соискателей и сотрудников от SpectrumData, вы сможете убедиться в надежности кандидата или, наоборот, – отказаться от сотрудничества с ним. Проверка займет всего три минуты – именно через такое время после запроса вы получите развернутый отчет о соискателе.

Информация об интересующем вас кандидате или сотруднике выгружается из более чем 70 государственных и коммерческих баз данных, при этом с соблюдением всех требований закона о персональных данных. Вы сможете без труда проверить правовую благонадежность гражданина, начиная от различного рода правонарушений до участия в арбитражных делах и нахождения в розыске, действительность его документов, финансовое положение, а также выполнить проверку соцсетей и мессенджеров.

Набор проверок в пакете зависит от потребностей компании – мы предлагаем тариф-конструктор, где вы платите только за необходимые именно вам данные. Оставьте заявку на демо-доступ, чтобы познакомиться с наполнением отчетов.

Чтобы оценить достоверность и объективность данных, предоставляемых сервисом, оформите бесплатный тестовый доступ, с помощью которого можно провести несколько бесплатных проверок реальных кандидатов.

Заполнение основных разделов должностной инструкции

Теперь рассмотрим, что именно следует писать в каждом из разделов должностной инструкции.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:

• название структурного подразделения;
• подчиненность работника;
• порядок назначения и освобождения от должности, замещения должности в период временного отсутствия работника;
• требования к профессиональной подготовке и квалификации.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

Помимо упоминания актов общего действия (например, «соблюдение Трудового кодекса» или «соблюдение законодательства РФ») сюда надо включить перечень внутренних организационных и распорядительных документов. Это устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.

В разделе II «Функции» или «Должностные обязанности» формулируется основная задача работника, которую он должен выполнить на своей должности, предмет его непосредственной ответственности, участок работы. Далее следует описать конкретные виды работ, из которых складывается выполнение трудовой функции.

Необходимо отметить, что состав работ в конкретной должностной инструкции всегда должен быть индивидуален.

Раздел III «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него задач, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся:

• доступ работника к определенной информации;
• принятие решений;
• получение данных, необходимых в работе;
• право визирования определенных видов документов;
• право контроля за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.

Содержание раздела «Права» напрямую взаимосвязано с набором функций. Оно устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

Раздел IV «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности за результаты и последствия деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к обязанностям сотрудника. В инструкции может быть описана уголовная, административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность работника.

Изменение должностной инструкции по инициативе работодателя

Ввиду того, что должностная инструкция является локальным актом, принимаемым работодателем, издает приказ и подписывает его именно работодатель. Инициатива при этом исходит именно от руководства.

Нередко инструкция изменяется, хоть и по инициативе работодателя, но с согласия сотрудника. В этом случае можно сделать вывод, что изменения производятся по соглашению сторон.

При этом важно понимать, что даже в том случае, когда работник подал работодателю заявление об изменении условий инструкции и последний согласился, инициатива будет исходить именно от работодателя. Говорить о том, что изменения произведены по инициативе работника, некорректно

Однако произвольное изменение условий инструкции по воле работодателя могло бы повлечь нарушение прав сотрудников, которые при трудоустройстве, получается, имели бы одни обязанности, а впоследствии — совершенно другие. В связи с этим по общему правилу работодатель не имеет права менять должностные инструкции без согласия трудящихся, которых она затрагивает.

Структура инструкции по профстандарту

Должностная инструкция состоит из 5 основных разделов

Следует понимать, что профессиональный стандарт не является должностной инструкцией. Это всего лишь документ, позволяющий правильно описать профессиональную деятельность, но никоим образом не стандартизирует должностные обязанности.

Стандарты не предусматривают систему оплаты труда, для этого работодатель должен опираться на установленные внутри компании локальные документы.

Работодатель вправе опираться при ранжировании оплаты труда в зависимости от квалификации и других показателей на Приказ Минтруда от 12.04.2021 года № 148н, устанавливающий градацию должностей и профессий.

На уровне законодательства не предусмотрено унифицированной формы должностной инструкции. Однако опираясь на распространенную практику, можно выделить следующие обязательные разделы:

• общие положения;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• заключительные положения.

В самом начале документа вверху ставится отметка о его утверждении руководителем предприятия.

В первом разделе прописываются сведения о том, каким образом происходит назначение на должность, подчиненность. Указываются предъявляемые требования к опыту, уровень образования, необходимые навыки и знания, которые потребуются для выполнения должностных обязанностей.

Информацию о наименовании должности и код ОКЗ берется из профстандарта из графы «Группа занятий». Название должности из графы «Возможные наименования должностей».

В разделе «Функциональные обязанности» фиксируются типовые действия, которые предписываются определенной профессии, а также развернутые характеристики, присущие ей.

Раздел «Права» посвящается правам, которые доступны на должности. Прописываются возможные связи с другими подразделениями и сотрудниками. Права, выражающиеся в получении доступа к определенным данными и документам, которые аккумулируются в других подразделениях.

В четвертом разделе фиксируется ответственность, предусмотренная на уровне законодательства и локальными документами предприятия.

В заключительном разделе прописываются общие положения, которые не вошли в остальные разделы.

В самом конце работник, для которого написана инструкция, ставит свою подпись.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации

Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Как грамотно составить должностную инструкцию: объясняем по шагам

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо действовать, согласно алгоритму. Рассмотрим основные этапы. 

Этап №1. Изучение необходимых профстандартов и нормативных документов.

Работа на некоторых должностях (специалисты, чья работа связана с вредным производством, строители и т.д.) должна быть регламентирована профессиональными стандартами, поэтому важно перед составлением инструкций ознакомиться с нормативными документами. Многие компании используют выдержки из профстандартов в качестве справочного материала – берут основные «выжимки» и адаптируют их под задачи конкретной должности, добавляя свои формулировки.. Этап №2

Разработка должностных инструкций.

Этап №2. Разработка должностных инструкций.

Рекомендуем не поручать этот процесс кому-то одному, лучше если в нем будет задействовано несколько профильных специалистов, знающих специфику работы на определенных должностях, тех, кто может проверить соблюдение норм трудового права и корректность оформления инструкции. Например, ее могут совместно разрабатывать специалист по кадрам, юрисконсульт, начальник отдела. К этому процессу можно также привлечь и самого работника, для которого составляется инструкция. 

Этап №3. Проверка составленного документа у специалистов юротдела.

Не пропускайте этот этап

Важно, чтобы должностная инструкция была составлена в соответствии с нормами закона и внутренней политикой компании.. Этап №4

Подписание и утверждение.

Этап №4. Подписание и утверждение.

Кем подписывается должностная инструкция? Ответ – руководителем отдела, к которому относится данный документ. А вот утвердить должен директор компании. 

Этап №5. Ознакомление специалиста с должностной инструкцией под роспись. 

Данный этап обычно следует после подписания работником ТД либо же при переводе сотрудника на иное место работы в организации.

Этап №6. Обеспечить хранение документа.

Должностная инструкция должна быть составлена в двух экземплярах: один хранится непосредственно у работника, а второй – в отделе кадров, либо у начальника отдела. Для индивидуальных инструкций срок хранения определен 50 годами, типовые могут храниться 3 года (сроки указаны в статьях 442 и 443 Перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.19 № 236)

Требования к оформлению должностной инструкции и как оформить ее в соответствии с ГОСТом

Единой утвержденной формы должностной инструкции не существует. В том случае, если работодателем принято решение разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, а не как приложение к ТД, можно взять на вооружение ГОСТ Р 7.0.97-2016 в части общих требований.

При составлении должностной инструкции рекомендуется:

• использовать нумерацию, если должностная инструкция составлена на двух и более листах, нумеровать со второй страницы. Ставить номера по центру, сверху;
• указывать название компании в соответствии с уставными документами;
• прописать название документа и должности, по которой он составляется;
• проставить регистрационный номер (если предусмотрена регистрация документов).

Не все работодатели соблюдают требования ГОСТа при разработке должностных инструкций. Тем не менее, даже такая инструкция будет действительна для исполнения. Работодатель не несет ответственность за то, что составил данный документ не по ГОСТу. 

Чьи автографы должны наличествовать в документе

Поскольку все приказы издаются от имени директора, он первым должен поставить под данным распоряжением свою подпись.

Кроме него в бланке должны отметиться все лица, к которым он имеет отношение, а также те сотрудники предприятия, на которых возложена ответственность за исполнение приказа. Следует сказать, что работники организации в некоторых случаях могут оставить свои автографы об ознакомлении не непосредственно в самом приказе, а в отдельном акте или ведомости (это особенно актуально в крупных компаниях, где большое количество персонала).

Печать в документе не является строго обязательным условием его подлинности, но если указание на ее применение есть в нормативно-правовых актах фирмы, то приказ все же следует завизировать при помощи штемпельного изделия.

Инструкции по охране труда: досрочный пересмотр

Приказ об охране труда свидетельствует (Пунктом 5.7), что существует несколько ситуаций, когда досрочный пересмотр инструкций по охране труда является обязательным. К таким случаям можно отнести:

• Когда приказ об охране труда применяется для пересмотра отраслевых и межотраслевых типовых инструкций, на основе которых разрабатывались инструкции предприятия;
• Когда организация занимается внедрением новых технологий или переходит на новую технику;
• Если на производстве произошла авария или работники получили травмы, сотрудникам диагностировали профессиональные заболевания, причину которых выделяют в трудовых условиях (и это подтверждено профессиональным расследованием);
• Органы охраны труда могут заказать досрочно пересмотреть инструкцию в Москве и не только.

Инструкции могут быть продлены на следующий срок даже в ходе пересмотра, но исключительно, если трудовые условия или требования к условиям работы не поменялись

В Москве заказать пересмотр инструкций можно у специалистов нашего портала по разумной цене, а после пересмотра важно, чтобы обновленные материалы были доступны для ознакомления. Например, представлены на доске объявлений на производстве или опубликованы на сайте