Составляем акт приема-передачи во временное пользование

Правила составления

Актовые бумаги составляют на обычном форматном (А4) листе, в двух экземплярах. При участии в сделке третьего лица, добавляют еще один бланк. Все экземпляры необходимо подписать и заверить печатью (если их используют). При передаче оборудования обычно прикладывают техническую документацию. Приложения необходимо перечислить отдельным пунктом.

В актовом документе указывают реквизиты, идентифицирующие покупателя и продавца (арендодателя и арендатора) и определяют суть сделки (п. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Вот как оформить передачу оборудования во временное пользование и других ТМЦ актовыми регистрами:

Поставьте подписи представителей, расшифруйте и зафиксируйте печатью, в случае их использования.

Как правильно составляется документ

Для оформления таких справок необходимо участие нескольких сторон. Большей частью прием-передача с целью сдачи в аренду выполняется исключительно в присутствии представителей как поставщика, так и приемщика. В некоторых случаях может присутствовать третье лицо в качестве представителя еще одной организации. Все особенности проведения процедуры должны быть отражены в специальных документах, которые обязательно заверяются уполномоченными представителями сторон по завершении всех действий, необходимых для оформления. Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон, участвующих в процедуре приема-передачи ТМЦ.

В составленном документе всегда должны отображаться такие данные:

• название;
• номер документа и день его подписания;
• детальная информация о получаемой технике;
• данные о зафиксированных технических неполадках;
• данные о средствах, включенных в комплектацию техники;
• подписи сторон, участвующих в процессе приема-передачи.

В отдельных случаях в качестве приложения к справке добавляется необходимая техническая документация с соответствующим указанием в основном документе. В зависимости от уровня сложности передаваемого оборудования процедура приема может быть ориентированной на качество и на количество. В подобных ситуациях требуется составление нескольких дополнительных документов. Прием сложных в техническом плане изделий довольно часто выполняется в несколько этапов.

С дополнительной информацией можно ознакомиться в таком видео:

Полный список документов для сделки

ДОКУМЕНТ	ОПИСАНИЕ	НАЗНАЧЕНИЕ
Договор аренды	Оформляется сторонами сделки с указанием типа передаваемого оборудования (характеристик), сроков, цены и других обязательных реквизитов.	В большинстве случаев является обязательным (ст. 609 ГК РФ). Служит для сопровождения сделки (фиксации обязанностей и ответственности сторон).
Акт приема-передачи	Оформляется сторонами на основании договора, с указанием количества и качества передаваемого.	Фиксация факта перехода оборудования арендатору и первичный документ для бухгалтерии.
Акт оказанных услуг	Составляется сторонами сделки при возвращении оборудования арендодателю.	Подтверждает факт полностью оказанных услуг и возврата оборудования в надлежащем состоянии.

҉  ИнфоСлужба РВ

Условия составления

Представляя собой документ, позволяющий установить состояние получаемого актива, акт составляется в присутствии передающей и принимающей сторон после осмотра передаваемой номенклатуры. В случае, когда принимаемый объект отличается сложностью и требует монтажных работ, для его приёмки создаётся комиссия, состоящая из специалистов разных профессий.

Составленный сторонами документ подлежит утверждению со стороны руководителя принимающей актив организации и затем передаётся в бухгалтерию для оприходования поступившего объекта.

Для оптимизации учёта полученного оборудования организация имеет возможность использовать для оформления документа существующие унифицированные формы.

В договоре может быть также предусмотрено оформление документа в произвольной форме. Однако при любом способе оформления составляется в 2 экземплярах, которые предназначены по одному на каждую сторону.

Процесс актирования получаемого оборудования может проходить как в течение одного, так и на протяжении нескольких этапов, на что оказывает влияние сложность передаваемого объекта. Некоторое оборудование нуждается в предварительных испытаниях и проверках, которые фиксируются отдельными актами.

В случае приобретения нового актива при составлении приёмочного документа возможно использование формы ОС-1, в которую нет необходимости вносить сведения о продавце.

Правовые аспекты, причины и сроки

ПРИЗНАК	ОПИСАНИЕ	КОММЕНТАРИИ
Основания	Причиной служит договор аренды. Акт оформляется приложением, являющимся неотъемлемой его частью.	Арендодатель занимается подготовкой соглашения, а затем передает его на согласование арендатору.
Законы	Любая хозяйственная операция оформляется первичным документом (ч. 1, ст. 9 ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011) и, следовательно, его наличие необходимо.	Правильное документационное оформление поможет в случае возникновения споров о состоянии, в котором было передано оборудование.
Сроки	Действие акта ограничено сроком договора аренды. Он определяется сторонами и фиксируется в договоре.	Срок может быть ограничен конкретным временным периодом или календарными датами.
Хранение	На основании норм статьи 550 перечня УД 2020 года данный документ хранится на протяжении пяти лет после окончания действия договора.	Срок отчитывается с начала года, следующего за годом завершения делопроизводства.

Ответственность сторон

В этом разделе обговариваются ситуации, при наступлении которых Стороны несут материальную ответственность. В данный пункт по взаимному согласию Контрагентов можно включить множество обстоятельств. Мы же остановимся на тех, которые являются основными:

Стороны несут материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему договору. Ссудодатель несет ответственность за недостатки сданного им во временное пользование оборудования, которые мешают нормальному пользованию им. В случае если такие недостатки оговаривались сторонами при заключении сделки, Ссудодатель ответственности не несет. Риски по потере, порче или краже имущества берет на себя Ссудополучатель.

Предмет

Информация о предмете соглашения прописывается в начальном разделе документа. Предметом в нашем случае будет выступать непосредственно само оборудование

В пунктах договора важно дать исчерпывающую характеристику инструменту, который передается в пользование Ссудополучателю. Выглядит это следующим образом:

Ссудодатель передает Ссудополучателю право пользования инструментами на оговоренное настоящим договором время. К этим инструментам относятся: Аккумуляторная цепная пила Makita DUC355Z (в комплекте прилагается аккумулятор и зарядное устройство); Сетевой перфоратор Makita HR2641; Аккумуляторная УШМ Makita DGA504RF. Данные инструменты должны использоваться Ссудодателем по их целевому назначению. Передаваемое оборудование находится в исправном состоянии и принадлежит Ссудодателю на праве собственности. Настоящий договор заключается на срок: 11 (Одиннадцать) месяцев с момента подписания Сторонами документа. По окончанию действия соглашения имущество передается Арендодателю в надлежащем состоянии либо, по взаимному согласию Сторон, срок договора может быть продлен.

Права и обязанности сторон

Следующим неотъемлемым условием является раздел о правах и обязанностях сторон. В этом разделе указываются обязательства, которые стороны обязуются исполнять надлежащим образом в рамках настоящего соглашения. Исходя из принципа свободы договора, который закреплен в Российской Федерации в настоящее время, Контрагенты могут указать различные обязательства по взаимному согласию. Мы же постараемся выделить основные положения. Выглядит это следующим образом:

Ссудодатель обязуется: Передать право пользования на указанное в пунктах настоящего документа оборудование, которое находится в надлежащем состоянии и соответствует заявленным характеристикам. Проверить качество сдаваемых во временное пользование инструментов в присутствии Ссудополучателя. Провести инструктаж по правилам использования указанных инструментов. Осуществлять ремонт инструментов, если их поломка случилась не по вине Ссудополучателя. Оплачивать расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией инструментов. Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением. Ссудополучатель обязуется: Использовать указанное в пунктах настоящего соглашения оборудование строго по их целевому назначению. В случае поломки оборудования известить Ссудодателя об этом в течение 1 (Одного) календарного дня. Бережно относиться к предоставленному во временное пользование имуществу. Соблюдать технику безопасности во время эксплуатации инструментов. Исполнять свои обязательства в строгом соответствии с настоящим соглашением.

АКТ ПРИЕМКИ ОБОРУДОВАНИЯ В ЭКСПЛУАТАЦИЮ

___________________________________________________________________________ (наименование системы, агрегата)

смонтированного в __________________________________________________________

(наименование здания, сооружения)

входящего в состав __________________________________________________________

(наименование стройки, ее очередь,

___________________________________________________________________________

пускового комплекса)

«__» ________________ 200_ г.

Рабочая комиссия, назначенная _______________________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование организации, назначившей рабочую комиссию)

приказом от «__» ________________________ 20__ г. №

в составе:

председателя _______________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, должность)

членов комиссии ____________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества, должности)

представителей привлеченных организаций _____________________________________

___________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества, должности, организации)

произвела осмотр оборудования и проверку монтажных работ, выполненных ___________________________________________________________________________

(наименование монтажной организации)

и составила настоящий акт о нижеследующем:

1. К приемке предъявлено следующее законченное монтажом оборудование:

___________________________________________________________________________

(перечень смонтированного оборудования и его краткая техническая характеристика)

2. Монтажные работы выполнены по проекту ____________________________________

___________________________________________________________________________

(наименование проектной организации, № чертежей и дата их составления)

3. Дата начала монтажных работ _______________________________________________

4. Дата окончания монтажных работ ___________________________________________

5. Рабочей комиссией произведены следующие дополнительные испытания и опробования оборудования (кроме испытаний и опробований, зафиксированных в исполнительной документации, предъявленной генподрядчиком)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

6. Имеющиеся недостатки в предъявленном к приемке оборудовании не препятствуют его вводу в эксплуатацию и подлежат устранению организацией в сроки, указанные в приложении № ____________________________________________________________

7. Перечень приемо-сдаточной документации, прилагаемой к акту:

Решение рабочей комиссии

Работы по монтажу предъявленного оборудования выполнены в соответствии с проектом, стандартами, строительными нормами и правилами, действующими техническими условиями и отвечают требованиям его приемки в эксплуатацию.

Предъявленное к приемке оборудование, указанное в п. 1 настоящего акта, считать принятым в эксплуатацию

Председатель рабочей комиссии _______________________________________________

(подпись)

Члены рабочей комиссии _____________________________________________________

(подписи)

Представители привлеченных организаций ______________________________________

(подписи)

Процесс оформления

Хотя, как уже говорилось, имеется возможность оформления приёмо-передаточной документации в произвольном виде, на практике чаще всего ориентируются на унифицированную форму ОС-14. Но независимо от избранной формы составления она должна быть обязательно зафиксирована в нормативной документальной базе организации.

При этом документ, составленный по любой форме, должен содержать в себе пункты с:

• реквизитами получателя;
• основаниями для составления акта в виде договора, контракта, приказа;
• названием акта;
• датой, местом составления и его регистрационным номером;
• названием изготовителя, поставщика, монтажной организации в случае необходимости монтажных работ;
• информацией о дате приёмки оборудования на склад получателя;
• данными в виде наименования, заводского номера, марки, количества, цены, массы полученного оборудования;
• выводами комиссии с отметками о комплектности и обнаруженных дефектах объекта;
• подписями представителей сторон, членов комиссии, материально-ответственного лица, который отвечает за хранение полученного объекта.

Правила составления акта приема передачи оборудования

Несмотря на то, что закон разрешает заполнять данный акт в свободном стиле, здесь все-таки нужно указывать важные данные. Сюда относятся реквизиты обеих компаний. Также отмечаются, какие именно сотрудники представляют интересы фирмы в данной сделке. Отмечаются те же данные, которые прописаны в контракте или договоре. Вся информация должна в точности совпадать. Даже ошибка в одной букве может стать причиной неприятностей. Известны случаи, когда в акте имя поставщика было написано с ошибкой. В итоге получается, что по договору оборудование было куплено у одной компании, а в акте указано, что оно получено у другой компании.

(Видео: «Передача оборудования в монтаж — 1C Предприятие 8.0»)

Когда описывается оборудование, необходимо указать его марку, производителей, стоимость, серийные номера и другую информацию

Стоит обращать внимание не только на то, как устройство выглядит внешне. Немаловажным является и техническое состояние

После составления документа его должны заверить управленцы предприятий, между которыми совершалась сделка.

Обычно делается две копии документа. Но бывают ситуации, когда в сделке участвуют третьи лица. Если они заинтересованы, количество экземпляров может быть увеличено. Естественно все копии подписываются участниками сделки. Когда передаче подлежит достаточно сложное устройство, нередко вместе с ним передается и техническая документация. Конечно, этот факт также следует внести в документ.

Следующая информация является крайне важной:

• Подробные данные о сторонах;
• ФИО руководителей и их должности;
• Список передаваемого оборудования. Фиксируются прилагаемые комплектующие, данные о состоянии, дополнительные параметры;
• Количество экземпляров документа зависит от количества сторон, принимающих участие в сделке.

При передаче сложного устройства его техническое состояние определяет специалист узкого профиля. Достаточно часто можно столкнуться с ситуацией, когда передаче подлежит большое количество устройств и оборудований. При этом их можно указать не только в акте, но и отдельным документом. Он станет приложением к акту, где максимально подробно будут описываться передаваемые объекты. Естественно, управленцы компаний должны заверить такое приложение своими подписями.

Правила составления

В акте указываются реквизиты обеих сторон сделки, поэтому они должны строго совпадать с теми, что указаны в основном документе — договоре

Это важно, чтобы не получился казус, когда из-за опечатки или неточности окажется, что соглашение составлено с одной организацией, а оборудование принято у другой

В документе, подтверждающем приемку-передачу, обязательно присутствует список оборудования с указанием следующих сведений:

• наименования;
• марки;
• производителя;
• серийного номера;
• реквизитов документа поступления на склад;
• количества;
• стоимости.

Помимо этого фиксируются сведения, которые обнаружены в ходе предварительного осмотра оборудования:

• внешний вид, состояние;
• комплектация;
• наличие или отсутствие неисправностей, а также их полное описание, если имеются.

Заверяется документ всеми участниками комиссии и руководителями организаций, заключивших соглашение на передачу. Каждый экземпляр должен содержать оригинальные подписи.

Как правильно составить

При принятии технических средств на склад, для дальнейшего использования на производстве в качестве основных средств данные заносятся в бланк передачи по форме № ОС-14, а при отправке техники для его монтажа заполняется бланк по форме № ОС-15. Иногда могут использоваться особенные правила приемки-передачи техники, соответствующие условиям заключенного соглашения.

1. Унифицированные формы № ОС-14 и № ОС-15 содержат следующие сведения:
2. Реквизиты сторон.
3. Причины создания комиссии для составления акта (соглашение, приказ).
4. Название бланка.
5. Номер, дата написания бланка и место.
6. Название производителя механизмов, поставщика, монтажного учреждения.
7. Сведения о времени приемки техники на склад.
8. Технические данные механизмов (название, заводской номер, модель, количество, цена, масса и т.д.).
9. Выводы комиссии (замечания и найденные дефекты).

Подписи участников приема-передачи (представители сторон, в том числе монтажной фирмы (при монтаже), материально-ответственного лица, несущего ответственность за хранение техники.

Заверенный бланк подается на утверждение руководителю учреждения и бухгалтеру, для постановки на учет.

Документ оформляется в 2-х экземплярах, с отсылкой одного – в бухгалтерию заказчика, другого –  в бухгалтерию поставщика.

• Скачать бланк № ОС-14 (doc)
• Скачать бланк № ОС-15 (doc)

Содержание документа

Приемно-передаточный акт технических средств – это бланк, обеспечивающий подтверждение передачи техники между различными учреждениями. Акт является добавлением к соглашению купли-продажи, договора об аренде или под монтажные работы.

Как осуществляется такое передвижение оборудования?

При заключении договора о приобретении оборудования, оба учреждения берут на себя ответственность, о выполнении условий соглашения по условиям доставки оборудования и финансовых обязательств. Факт доставки оборудования подтверждается приемно-передаточным актом.  При этом надо иметь ввиду, что нельзя сразу после транспортировки груза его использовать. Каждый элемент полученного оборудования должен обследоваться обеими сторонами, а при необходимости выполнять тестирование.

В зависимости от уровня сложности получаемого груза, его прием может выполняться поэтапно:

• по количеству
• по качеству.

Если при приеме груза нельзя проверить его проверить, оборудование принимает по результатам визуального осмотра в соответствии с определенными документами и заполнением всех полей в акте.

Грамотно заполненный акт передачи оборудования отсылается в бухгалтерию, где он становиться основанием для учета основных средств учреждения.

Для приема объектов применяется три варианта акта:

Форма № ОС-14. В бланк заносятся данные при передаче механизмов в производство. Акт оформляется членами комиссии в 2-х экземплярах и направляется руководству для утверждения.

Форма № ОС-15. В бланк заносятся данные при отправке техники под монтаж. При передаче техники монтажному учреждению в комиссии участвуют заказчик, представитель монтажного учреждения и представитель генподрядчика. Акт соответственно распечатывается в 3-х экземплярах.

Форма № ОС-16. В данной форме отображаются обнаруженные замечания и дефекты, а также возникающие разногласия между членами комиссии.

При принятии технических средств, отличающегося от приведенных вариантов приемно-передаточный акт может оформляться в произвольной форме.

В этом случае в оформленном документе должны отображаться следующие данные:

• Название бланка.
• Присвоенный номер.
• Дата написания документа и место.
• Основание (договор, соглашение).
• Реквизиты сторон, по желанию отображаются банковские реквизиты.
• Дата приема оборудования.
• Список оборудования.
• Итоги осмотра оборудования.
• Подписи членов комиссии, участвующих в операции.

По согласованию сторон в бланк могут заноситься добавочные сведения. К примеру, технические характеристики оборудования, его состояние, сведения о повреждениях и т. д. На новую технику прикладываются паспорта завода.

После окончания деятельности комиссии документ отсылается на утверждение руководителю учреждения, принявшего оборудования, с последующей передачей в бухгалтерию и второй передающей стороне.

Как составить акт приема передачи оборудования в 2024 году?

Существует две разновидности документов, которые подтверждают передачу оборудования:

Простой. Составляется в простой письменной форме в качестве приложения к договору купли-продажи, аренды и т.п.

Унифицированный. При поступлении основного средства на склад, а затем передаче в монтаж, используются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

В любом случае в комиссии должны присутствовать представители обеих сторон сделки. Они подтверждают факт передачи оборудования, его состояние на этот момент и количество. Отражаются в акте следующие сведения:

• наименование документа;
• номер акта и дата подписания;
• характеристики принимаемой техники;
• указание на дополнительную комплектацию при ее наличии;
• присутствие и детальное описание неполадок и дефектов;
• подписи участников комиссии.

Передаточный акт печатается в том количестве экземпляров, сколько сторон присутствует в процедуре приемки. Чаще всего их две, но в случае привлечения третьей стороны, дополнительно передается экземпляр и ей.

Дополнительными документами к договору и акту могут прилагаться технические паспорта и иные бумаги, характеризующие оборудование. Их необходимо упомянуть в тексте основного документа.

При поставке оборудования в несколько этапов рекомендуется каждый раз составлять акт. Это в большинстве случаев касается технически сложных изделий и крупных партий. В каждом случае будет указываться то количество, которое передается по факту, с приложением технических документов, соответствующих этой поставке.

Что представляет собой форма ОС-14 (акт о приемке оборудования)

По форме ОС-14, введенной в оборот постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении форм по учету ОС» от 21.01.2003 № 7, оформляется специальный акт, удостоверяющий приемку оборудования, подлежащего последующему монтажу и включению в состав основных фондов, на склад. Делается он в 2 экземплярах. Данный документ должен составляться специальной комиссией, которая имеет полномочия, связанные с приемом соответствующего оборудования. Акт подлежит утверждению руководителем предприятия либо иным лицом, имеющим на то необходимые полномочия.

Какие сложности могут возникнуть с вычетом НДС по оборудованию к установке, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе К+ можно получить бесплатно.