Ао-1. авансовый отчет

Правила и особенности заполнения бланка для подотчётных лиц

Для заполнения подотчётные лица обычно используют универсальную форму АО-1. Начинается процесс заполнения с лицевой стороны. Вот лишь некоторые данные, которые вносятся в первую очередь:

Графа о назначении аванса. Расходы бывают хозяйственными, либо представительскими.
Дата, когда отчёт был составлен.
Табельный номер.
Профессия или должность сотрудника.
Инициалы вместе с фамилией.

Оборотная сторона посвящается документам, подтверждающим те или иные траты. Для этого необходимо заполнять графы с первой по шестую.

Что необходимо писать в отчёте?

Подтверждающие документы нумеруются, в том же порядке, в котором они прикладываются к форме отчёта.

Дата выдачи документа вместе с порядковым номером проставляются в первых двух графах.
Третья должна содержать сведения о номере, который присвоен доказательствам.
В четвёртой пишут о том, расходы какого именно вида были понесены.
В пятой графе указывают сумму, если она исчисляется в рублях.
Шестая нужна тем, кто пользовался иностранной валютой при осуществлении деятельности.

Бланк авансового отчета 2024 года

Авансовый отчет является важным документом, позволяющим сотрудникам организации отчитаться о выдаче и использовании авансовых средств. Бланк авансового отчета для 2024 года предоставляет возможность заполнить этот документ по образцу, соответствующему требованиям формы АО-1.

Бланк авансового отчета содержит информацию о средствах, выданных сотруднику в аванс, а также о целях их использования. Данный отчет является основанием для расчета зарплат и возмещения авансовых сумм.

Важно правильно заполнить бланк авансового отчета 2024 года, учитывая все требования и нормативы. Для этого можно использовать примеры заполнения и образцы авансовых отчетов, представленные в программе 1С или доступные в форматах Excel, Word и PDF

Примеры заполнения бланка авансового отчета помогут сотрудникам разобраться, как правильно отчитываться о выдаче и использовании денежных средств

Важно указать все необходимые данные: дату выдачи аванса, цель его использования, сумму наличных и безналичных средств, а также другие детали, которые требуются для полной отчетности

Бланк авансового отчета 2024 года позволяет сотрудникам кассы сделать корректное и своевременное заполнение данного документа. Это обеспечивает прозрачность и контроль за использованием выданных средств, а также обеспечивает более эффективное планирование финансовых операций.

С помощью бланка авансового отчета сотрудники имеют возможность детально отчитаться о выдаче и использовании денежных средств, придерживаясь установленных норм и правил

Это важно для поддержания чистоты и прозрачности финансовых операций в организации и способствует более эффективному использованию ресурсов

Пример авансового отчета по командировке

Для большей наглядности рассмотрим образец заполнения авансового отчета по командировке.

Допустим, организация ООО «Компания» отправила своего сотрудника отдела продаж Куропатко Е. А. в командировку на два дня и выдала ему 20 000 руб. на билеты, проживание в гостинице и сопутствующие расходы. По итогам командировки Куропатко потратил 18 912 руб., из них 8 950 на ж/д билеты, 5 000 — на гостиницу, а 4962 — на еду и общественный транспорт.

Вот как может выглядеть авансовый отчет о поездке:

Авансовый отчет о командировке (образец)

На второй странице необходимо указать каждую категорию трат, а также приложить подтверждающие документы. Для суточных (или командировочных) подтверждения, как правило, не требуется.

Затем бухгалтер проверяет отчет и предоставленные документы, дозаполняет некоторые графы и утверждает отчет у руководителя подразделения и главного бухгалтера.

Если сотрудник не предоставляет отчет в течение трех дней с момента выхода на работу, то полученный сотрудником аванс считается его задолженностью и может быть удержан работодателем из его зарплаты (ст.137 ТК РФ).

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены очередные изменения в необходимый пакет для подтверждения командировки.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в «Итого» Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации — инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа «Бухгалтерская запись» заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера, а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Какие налоги можно уменьшать

Авансовый отчет дает возможность уменьшать налогооблагаемую базу для организаций на УСН (15%) и снижать суммы НДС.

Для УСН 15% это объясняется тем, что налогоплательщик учитывает произведенные расходы, подтверждая их чеками и первичной документацией по приобретенным товарам (услугам).

При приобретении товаров и услуг облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право уменьшить сумму налога на указанный НДС по чекам.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль. Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ. На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ

Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно

Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).

В случае, если сотрудник не отчитался по авансу (не предоставил авансовый отчет), выданные ранее суммы облагаются зарплатными налогами (страховые взносы и НДФЛ).

Авансовый отчет

Предустановленной и обязательной к применению формы авансового отчета в настоящее время не существует. Однако ранее действовавшая обязательная форма АО-1 не утратила своей актуальности и широко применяется в бухгалтерской работе.

То есть предприятия и организации вправе как использовать прежнюю унифицированную форму, так и разрабатывать собственные варианты форм авансового отчета. При самостоятельной разработке потребуется включить в форму отчета следующие данные:

номер отчета и дату его составления;
графу для утверждения авансового отчета руководителем предприятия;
наименование и основные реквизиты предприятия (организации);
сведения о работнике, направленном в командировку, включая место его работы и должность;
сведения о получении командированным работником авансового платежа;
сумму выданных работнику командировочных (с указанием валюты);
цель выдачи командировочных и рамки, в пределах которых они могут быть потрачены;
перечень расходов и финансовых операций, расположенный в таблице с двумя окнами. Левое окно заполняется работником и содержит сведения о полученной сумме, сумме остатка или сумме перерасхода. Правое окно заполняется сотрудником бухгалтерии и содержит сведения о движении сумм, выданных в качестве командировочных;
количество прилагаемых в подтверждение расходов документов;
возвращенную сумму или сумму компенсации перерасхода;
подпись сотрудника бухгалтерии и подпись работника.

Оборотная сторона авансового отчета содержит перечень прилагаемых к отчету документов, подтверждающих расходы работника. По каждому из прилагаемых документов указывается их вид, дата выдачи, содержащаяся в них сумма затрат и сумма субсчета, по которому они проводятся.

Заполняется авансовый отчет в одном экземпляре и передается работником в бухгалтерию не позднее чем через 3 дня после возвращения из командировки.

Поскольку авансовый отчет по командировке относится к документам строгой отчетности, помарки и исправления в нем недопустимы. Заполненный авансовый отчет подписывается сотрудником бухгалтерии (главным бухгалтером) и кассиром.

В отрезную часть авансового отчета должна быть включена расписка бухгалтера, получившего от работника документы, подтверждающие затраты на командировку.

Как заполнить оборотную сторону отчета

В таблице на оборотной стороне вносятся реквизиты документов, которые подтверждают подотчетные расходы. Информация заполняется бухгалтером и работником совместно. Сотрудник указывает:

Порядковый номер записи.
Дату, название и № документа – это чеки, БСО, квитанции, акты, счет-фактуры, накладные и т.д.
Сумму по расходам – работник вносит суммы в графы 5 (рубли) и 6 (валюта). Итоговая величина расходов приводится в конце таблицы.
Бухгалтер предприятия записывает суммы, которые приняты к учету, в графах 7 и 8. По графе 9 заполняются номера бухсчетов, которые дебетуются на соответствующие расходы.

После уточнения всех данных бухгалтер организации направляет отчет главбуху также на проверку. Затем документ передают руководителю компании на утверждение, после чего отчет возвращается в бухгалтерию и служит основанием для проведения операций в учете. Срок хранения заполненных авансовых отчетов составляет 5 лет.

Правила оформления отчета подотчетным лицом

В отчете обязательно указывают сумму, которую получил специалист, и фактический расход. Отчет подкрепляют документами, подтверждающими расходы. Остаток средств подотчетные лица должны вернуть обратно. Если этого не сделать, необходимую сумму удержат из зарплаты.

Подотчетное лицо заполняет отчет в одном экземпляре. К нему специалист прикладывает все подтверждающие расходы документы, например, чеки, накладные, акты работ и т. д. Чеки, сформированные контрольно-кассовой техникой, должны содержать QR-код. Электронные чеки также нужно распечатать и приложить к отчету.

Если специалист оплачивал расходы своей банковской картой, то дополнительно к авансовому отчету нужно приложить выписку из банка.

Подотчетное лицо должно заполнить с первой по шестую графы. Это перечень документов и суммы затрат по этим бумагам

Важно подписать документ и поставить расшифровку подписи

Нужно пронумеровать документы так, как они перечислены в отчете. После бухгалтерия должна принять авансовый отчет и выдать расписку о принятии документов к проверке.

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2023 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.

Новшества придется учесть и в расчетах с подотчетными лицами. Не допускается принимать у работников отчетность и документы, которые не соответствуют июльским изменениям. Чем это грозит? Компания не сможет зачесть расходы по авансовым отчетам при налогообложении. Чтобы избежать неприятностей с ФНС, предупредите сотрудников заранее. Распечатайте памятку, и раздайте сотрудникам:

Выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Достаточно приказа или другого распорядительного документа руководителя. Если выдаете деньги под отчет руководителю организации, он сам подписывает приказ. Нет запрета оформлять общий приказ на несколько сумм.

Вариант №2. Компания может оформить доверенность на своего сотрудника и выдать деньги для приобретения ТМЦ. Сотрудник идет в магазин, предъявляет доверенность и реквизиты своей компании. Это уже сделка между юридическими лицами, поскольку сотрудник выступает от имени организации. Здесь мы подходим к совсем свежим изменениям. С 1 июля 2023 года вступил в силу ряд положений закона от 03.07.2023г. № 192-ФЗ. Если покупателем является юридическое лицо, чек ККТ или БСО дополняются следующими реквизитами:

Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

• отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами; • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ; • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Порядок составления авансового отчета (форма АО—1)

Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы.Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные:1. Название организации;2. Дата составления;3. Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.);4. Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность;5. Информация о размере последнего аванса;6. Сумма подотчета, выданного кассиром;7. Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО—1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных;8. Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:

порядковый номер. Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;
номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
название документов, приобщенных к АО—1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет—фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

После того, как подотчетник сдал АО—1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы. Для подтверждения того, что отчет по форме АО—1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка. После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО—1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету.

Сотрудник отчитывается о выдаче авансового отчета

Каждый сотрудник, получивший авансовый отчет, обязан представить отчет о расходовании выданных ему средств. Авансовый отчет является документом, в котором отражаются все полученные наличные или безналичные денежные средства, а также их расходы.

Примеры заполнения авансовых отчетов в 2024 году могут быть представлены как в формате бланка, который можно использовать для заполнения отчета в Excel, Word или PDF, так и в виде примеров, которые помогут сделать правильное заполнение отчета в программе 1С.

Отчет должен быть подробным и включать информацию о каждой сумме, использованной сотрудником. Также необходимо указать цель и основание выдачи авансовых средств, чтобы оправдать их использование.

Если сотрудник осуществлял расходы в наличных средствах, то необходимо указать номер кассового чека, а также дату и место его получения. Для расходов, осуществленных безналично, требуется указать номер документа (например, счета-фактуры) и дату его получения.

Отчёт о выдаче авансовых средств является важным инструментом для контроля и учета расходов сотрудника, поэтому его заполнение должно быть выполнено внимательно и точно.

Особенности заполнения авансового отчета

Если подотчетное лицо сделало ошибку при заполнении отчета, бухгалтер или сам специалист могут ее исправить. Ошибочные данные зачеркивают и вписывают правильные. Рядом указывается дата исправления и подписи лиц, составивших документ.

При этом подотчетнику могут выдать новую сумму, даже если он не отчитался по старой. В этом случае он должен дополнительно заполнить «Предыдущий аванс — остаток».

Пример заполнения авансового отчета в коммерческой компании

Сроки подготовки

Период, в который подотчетное лицо должно составить авансовый отчет, утверждает руководство компании. При этом срок подготовки отчета по командировкам не может быть больше трех рабочих дней после возвращения из нее. В эти же дни подотчетник должен вернуть неизрасходованную сумму.

Также руководство компании утверждает сроки для проверки авансового отчета бухгалтером и для окончательного расчета с подотчетником.

Утверждение

Когда бухгалтер проверит отчет, исправит ошибки и сверит документы, его передают на утверждение руководителю. Срок для этого также устанавливает руководитель. Он вписывает в шапку документа итоговую сумму, дату утверждения документа, должность, подпись и ее расшифровку.

После этого отчет могут принять к бухгалтерскому учету.

Расчеты с подотчетным лицом

Если специалист израсходовал не все выданные ему деньги, он сдает остаток в кассу по приходному кассовому ордеру. Деньги также можно вернуть переводом. При этом в назначении платежа нужно указать: «‎Возврат подотчетной суммы».

Если специалисту, наоборот, даже пришлось израсходовать собственные средства, то недостающую сумму ему должны выдать по расходному кассовому ордеру или перечислить перерасход на его карту.

Сроки окончательного расчета с подотчетным лицом устанавливает руководитель.

Вкладка Билеты

На вкладке Билеты по кнопке Заполнить или Добавить автоматически указываются билеты, приобретенные организацией для данного работника из справочника Билеты.

Перевозчик

В графе Перевозчик указывается наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.

Счет затрат / Подразделение

В графе Счет затрат/Подразделение заполняются сразу два поля:

счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат PDF. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную;
подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное. PDF

Подразделения заполняется только в том случае, если включена Настройка плана счетов Учет затрат по подразделениям. PDF

Субконто

В графе Субконто отражается статья затрат статья затрат из справочника Статьи затрат
Вид расхода — Командировочные расходы.

:

Общие правила

Начиная с 2013 года, оформление авансового отчета на специальном бланке не регламентируется, поэтому компании вправе применять свои собственные формы бланков. Тем не менее, на практике в большинстве случаев для составления авансового отчета используют стандартную форму АО-1.

Авансовый отчет заполняет подотчетное лицо, то есть сам сотрудник, которому ранее были выданы денежные средства. Затем бухгалтер проверяет отчет и приложенные к нему подтверждения трат и фиксирует проводками суммы по документам.

Предоставить авансовый отчет в бухгалтерию сотрудник должен в течение трех дней с момента выхода на рабочее место (возвращения из командировки или из отпуска/больничного).

Неизрасходованные средства, т.е. остаток по авансовому отчету, сотрудник возвращает в кассу. Если денег было потрачено больше, чем выдано, компания возмещает сотруднику перерасход.

Правила составления отчета

Госкомстат РФ рекомендует в Постановлении № 55 использовать унифицированный бланк АО-1. В шаблоне есть все необходимые графы и поля, которые нужно просто заполнить. Однако закон не настаивает на обязательном его использовании. Поэтому некоторые компании предпочитают использовать бланки, разработанные индивидуально и закрепленные в учетной политике.

В последнем случае бухгалтер и руководитель должны обязательно внести в документ поля для обязательных сведений:

об организации, выдавшей деньги;
о «подотчетнике»;
о точной сумме;
о целях, для которых предназначены деньги.

Законодательство не утверждает конкретный комплект документов, которые необходимо прикладывать к авансовому отчету. Однако его невозможно составить без чека ККТ либо аналогичных документов, подтверждающих расходы. Поэтому их тоже надо отразить здесь. Кроме того, авансовый отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Чтобы чек сохранил все данные, так как они могут, например, выцвести, желательно запрашивать документ у продавца в электронном виде. Второй рабочий метод: продублировать необходимые данные в чека в отчет.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка	Операция
На дату выдачи денег под отчет
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику выданы деньги под отчет
На дату утверждения авансового отчета
Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71	Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы
Дебет 50 — Кредит 71	От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег
Дебет 71 — Кредит 50	Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
Расчеты с использованием пластиковой карты
Дебет 55 — Кредит 51,52	Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте
Дебет 71 — Кредит 55	Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)
Дебет 73 — Кредит 55	Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами
Дебет 50 — Кредит 73	Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов
Дебет 70 — Кредит 73	Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка	Операция
Д 94 — К 71	Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок
Д 70 — К 94	Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Авансовые отчеты в 2023-2024 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Авансовый отчет оформляется как в бумажной, так и в электронной форме. При предоставлении отчета в электронной форме, требуется применить электронную подпись всех участников процесса (согласно письму Минфина от 20 августа 2015 N 03-03-06/2/48232).

За 2022 и 2023 годы поправок в правилах заполнения авансовых отчетов не произошло, в ближайшее время тоже не планируется, и он также остается необходимым документом для заполнения.

Давайте разберем условный пример:

Предположим, что 21 января 2023 года ООО «Альянс» выдает своему сотруднику Гречишникову А.Т. аванс в сумме 23500 рублей для покупки 4 компрессоров. Из них сотрудник потратил 21765 рублей (без НДС, так как продавец применяет УСН), и вернул нерастраченные деньги в сумме 1735 рублей в кассу в момент представления отчета в бухгалтерию через 2 дня, 23 января.

Образец по заполнению авансового отчета, приведен ниже.

Авансовый отчет по форме АО-1

Унифицированная форма АО-1 была утверждена Постановлением Госкомстата РФ в 2001-м году, а упразднена в 2013-м – с этого момента все подотчетные сотрудники получили право составлять и сдавать авансовый отчет фактически в свободной форме.

Однако на практике унифицированная форма АО-1 и по сей день продолжает активно использоваться в компаниях, так как этот документ проверен временем и считается достаточно привычным и удобным.

Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным лицом и бухгалтером компании. На лицевой стороне указывается:

информация об организации: название, реквизиты;
информация о документе: номер и дата заполнения;
информация о подотчетном сотруднике: ФИО, должность, подразделение;
информация об авансовых средствах: назначение, суммы.

На первом листе формы есть две таблицы. Левую таблицу заполняет подотчетный сотрудник, декларируя выданную сумму, фактические расходы, а также оставшиеся или перерасходованные средства. Правую — заполняет бухгалтер компании, прописывая в ней бухгалтерские счета и операции, а также субсчета для проводки средств с суммами.

Под таблицей обязательно указывается количество документов, подтверждающих обоснованность совершенных сотрудником трат, которые далее прикрепляются к авансовому отчету в в виде приложений на отдельных листах.

Подробная информация о прилагаемых документах содержится на оборотной стороне авансового отчета. Сюда входит полный перечень документов с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров или поставщиков услуг, а также детализацией по каждому расходу.Для каждого подтверждающего документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.

Обратите внимание, что внизу лицевой стороны формы АО-1 есть отрезная часть, которая является распиской между подотчетным лицом и бухгалтером компании. В отрезной части авансового отчета указывается ФИО подотчетного сотрудника, дата и номер отчета, сумма выданных средств, а также количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов

Далее на ней ставит подпись само подотчетное лицо, подтверждая верность внесенных данных, и бухгалтер компании, подтверждая принятие авансового отчета

В отрезной части авансового отчета указывается ФИО подотчетного сотрудника, дата и номер отчета, сумма выданных средств, а также количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов. Далее на ней ставит подпись само подотчетное лицо, подтверждая верность внесенных данных, и бухгалтер компании, подтверждая принятие авансового отчета.

Проводим расходы правильно

Прежде всего, при оформлении документов, необходимо проставить дату и номер авансового отчета. Он идет в порядковом исчислении с начала года. Прописываем подотчетное лицо, сумму авансового отчета.

На лицевой стороне укажите:

остаток или перерасход подотчетного лица от предыдущего аванса;
сумму аванса, полученную подотчетным лицом (выданные наличные денежные средства и перечисленные на карту указывайте в разных строках);
сумму израсходованных средств, равную сумме в графах 7-8 авансового отчета;
сумму остатка или перерасхода с учетом предыдущего авансового отчета;
номера счетов (субсчетов), соответствующих графе 9 оборотной стороне авансового отчета.
в строке «Приложение документов на листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Все строки авансового отчета должны быть заполнены. Если подотчетник – сотрудник организации, то проставляем структурное подразделение, в котором он работает, табельный номер и должность. Если же авансовый отчет заполняется иным физическим лицом, то эти строки остаются пустыми.

Пропишите назначение аванса. В наименованиях показателей укажите информацию о ранее выданных денежных средствах: остаток суммы, либо перерасход (при наличии).

Важно прописать каким образом выдаются деньги: из кассы, либо на банковскую карточку (сотрудника, или корпоративную карту организации). Ниже пропишите конечное сальдо с учетом ранее выданным авансом и уже израсходованными суммами

В случае примера сотруднику выданы 40 000,00 рублей, из которых он потратил 33 355,27 руб. Остаток в размере 6 644,73 рублей он вернул в кассу тем же числом, которым оформлял авансовый отчет. В приложение он предоставил документы на 2 листах (количество оформленных чеков).

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты. Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета в графах 1-5 указываются под порядковым номером дата и номер документа, вид документа (чек, копия чека) и сумма. В строках 7-9 проставляются суммы расходов, принятых к учету и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы. Обычно эту информацию проставляет бухгалтер, либо руководитель организации. Если учет ведется в 1С, то при настройке программы, она проставит бухгалтерские счета сама. Сотрудник эти строки не заполняет.

Только на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо ставит свою подпись. Авансовый отчет составляется на ту сумму, на которую предоставлены документы и только она будет отображаться на оборотной стороне.

В авансовом отчете необходимо проверить целевое использование израсходованных средств, наличие оправдательных документов (чеков, копий чеков), правильность заполнения документов и правильность подсчета указанной суммы в отчете. То есть, нужно просмотреть в чеках, что именно было приобретено и подсчитать суммы чеков.

Чек без указания ТМЦ будет подтверждать только расходы и не позволяет поставить на приход товар, поэтому необходимо запрашивать у продавца первичные документы, подтверждающие приобретение товара.

Подводим итоги

Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание. Вторая сторона документа (таблица с указанием расходов и наименований платёжных документов) заполняется ответственным работником. Отчёт должен быть сдан в бухгалтерию в срок не более трёх рабочих дней после выполнения поручения.

Авансовый отчёт допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере. Чтобы не ошибиться с заполнением полей, рекомендуется ознакомиться с представленным выше образцом документа. Бланки формы АО-1 для работы в Word и Excel можно скачать по приведённым в предыдущих разделах ссылкам.