Протокол. образец протокола. форма и бланк протокола

Внешний вид документа, описание его полей и содержание

Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.

Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

заголовочный;
содержательный (текстовый);
оформляющий (завершающий).

Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.

Заголовочный раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Название организации.	Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).	Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).	При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия	Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).	—
Содержательный или текстовый раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.	Повестка дня	Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания	ФИО и должность.
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).	Слушали	Ставится номер параграфа. Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется). Описывается суть доклада.
Выступили	Ставится номер параграфа. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику. Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)	Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»). Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Содержание части	Особенности заполнения
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.	Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.

Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.

Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

на основе стенограммы совещания;
на основе аудиозаписи;
во время ведения заседаний (онлайн).

Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.

Содержание протокола

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Отличные протоколы означают лучшие последующие действия

Не зря в крупных компаниях и корпорациях традиционно назначают человека, который ведет протокол важных совещаний: это работает.

Возможность проследить за тем, что было обсуждено, помогает поддерживать единство и концентрацию внимания, устраняя риск двусмысленности и забывчивости. Прелесть эффективных протоколов собраний заключается в последующих действиях, поэтому tl;dv является простым и асинхронным инструментом контроля для компаний любого размера.

Если вы хотите повысить производительность и добиться лучших результатов, начните вести протоколы более эффективно на следующем собрании. И обязательно используйте такой инструмент, как tl;dv, потому что вы получите множество дополнительных преимуществ — при минимальных усилиях!

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Напишите свой вопрос юристу в форму ниже:

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
Тематика совещаний примерно одна и та же.
Выступающие все, кто приходит на совещание.
Продолжительность поведения оперативки небольшая.
Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Общие требования к оформлению решений общего собрания

Согласно ст. 181.2 ГК РФ, принятое на общем собрании профсоюза путем голосования решение оформляют письменным протоколом. Этот документ подписывает председатель и секретарь собрания. При этом в протокол заседания первичной профсоюзной организации включают следующую обязательную информацию (п. 4 и 5 ст. 181.2 ГК РФ):

дата, время и место проведения собрания;
сведения об участниках заседания;
данные лиц, проводивших подсчет голосов;
сведения об участниках собрания, проголосовавших против принятия решения и потребовавших занести это в текст протокола;
результаты голосования и принятое в итоге решение.

Аналогичные требования следует соблюдать, оформляя протокол заседания профсоюзного комитета соответствующего общественного объединения.

Срок составления таких документов, как правило, закреплён в уставе компании и законодательно не уточнен. Однако желательно, чтобы он был оформлен в течение 1-3 дней с даты проведения заседания (например п. 3.34 приказа Росархива от 11.04.2018 № 44).

Виды протоколов

Существует множество разновидностей протоколов, в зависимости от области права, регламентирующей те или иные события. Так, выделяются:

процессуальные протоколы, фиксирующие ход судебного заседания, следственных действий или допросов;
договорные протоколы или соглашения, являющиеся приложением к договору;
международные договорные протоколы, по сути являющиеся соглашением стран-участниц какой-либо Конвенции;
дипломатические протоколы, то есть своды правил и традиций в области дипломатического регламента;
протоколы об административном правонарушении, то есть фиксация события правонарушения. Протокол об административном правонарушении становится основанием для возбуждения дела об административном правонарушении.

Ниже мы рассмотрим основные и наиболее распространенные виды протоколов. В данной рубрике имеется подборка консультаций по правилам оформления того или иного вида протоколов. Вам потребуется лишь выбрать нужный вам вид из списка.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это официальный письменный отчет о том, что обсуждалось и решалось на собрании. Они помогают убедиться в том, что участники совещания и отсутствующие заинтересованные стороны находятся на одной волне. В них должны быть кратко изложены принятые решения, сделанные выводы и полученная информация. Самое главное — задокументировать пункты действий, вытекающие из встречи.

Звучит достаточно просто, верно? Так и есть… но только если вы знаете, как правильно их принимать.

Традиционно одному человеку в компании обычно поручалось вести протокол собрания. Этот человек должен быть пассивным слушателем и эффективно печатать. Он собирал записи, печатал их в правильном формате, а затем отвечал за их передачу соответствующим заинтересованным сторонам.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

«__»________ 20__ г. _____________________

Вводная часть протокола делового совещания

Вводная часть начинается опять с заголовка, который отражает суть проводимого совещания, после чего необходимо сделать перечень лиц, которые присутствовали на заседании в качестве председателей и секретаря (обязательно фамилии и инициалы). Затем перечисляются все присутствующие, в алфавитном порядке с инициалами и фамилиями, а также надо указать должность, которую человек занимает на предприятии.

Если на деловом совещании были люди из других организаций, то они считаются «приглашенными» и после «присутствующих» составляется список, также с фамилиями и обязательно с указанием должности и той организации, откуда прибыл приглашенный.

Вся вводная часть отражает кратко суть совещание, также это называется «повестка дня». Обычно вводная часть делиться на вопросы, которые кратко записываются в протокол совещания, с указанием того, кто выступил и о чем оповестил присутствующих. Лучше всего если все вопросы будут пронумерованы арабскими цифрами по порядку выступления на совещании.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

Номер по порядку и дата проведения собрания.
Полное наименование организационной структуры.
Каков вид документа о проведении собрания.
Указать какое мероприятие проводится.
Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Типовые правила оформления протокола

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

Заголовочная часть протокола

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

Открытое акционерное общество Агентство «Распространение, обработка, сбор печати» (ОАО Агентство «Роспечать»)

Изменения в протоколе

Законом запрет на исправления в протоколе совещания не оговорен. Интересно, что данный документ может быть изменен и переписан через несколько недель, месяцев и даже лет после подписания.

Но вносить изменения можно лишь при наличии серьезных оснований и руководствуясь двумя правилами:

Протокол совещания не переписывают и не перепечатывают. В старом протоколе делают отметку о том, что в документ внесены изменения, ставят номер нового документа и дату изменений. Если изменения вносятся в распорядительную часть документа, все участники совещания должны быть проинформированы о сути изменений в недельный срок.

За правильность ведения протокола и соответствие его содержания реалиям совещания отвечает секретарь.

Назначение протокола

Принятие важных решений в организации в некоторых случаях может выходить за рамки компетенции одного руководителя.

Совещание — то есть собрание руководителей (а иногда и привлечение сторонних лиц) для обсуждения определенного круга вопросов и принятия важных решений, является одним из самых эффективных методов оперативного управления.

Стоит сразу отметить, что протоколом оформляется не любое совещание. Например, ежедневная планерка у руководителя в протоколе не нуждается. А вот собрание учредителей организации по вопросу назначения генерального директора, на основании которого издается соответствующий приказ — да.

Обязанность оформлять протоколом некоторые виды совещаний может быть определена ведомственными документами, а также локальными нормативными актами.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Для чего составляют

Этот документ отражает все события, обсуждаемые вопросы, принятые решения и другие важные моменты любого совещания. С такой бумагой проще оформлять постановления руководства или собрания, контролировать их выполнение и так далее. Руководство компании принимает решение самостоятельно, требуется ли вести такие записи, и если да, то в каких условиях и что в них отражается. Самый простой вариант — записи о теме и базовых решениях, которые приняты во время обсуждения проблемы. Сложнее — заметки о том, что, когда и по какому поводу говорит тот или иной работник компании.

В большинстве крупных фирм записи ведутся только тогда, когда обсуждаются глобальные вопросы, способные оказать серьезное влияние на будущее всей организации или отдельных ее структурных подразделений.

Нужно провести собрание жильцов дома?

Используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы все сделать правильно. Если ошибетесь, то принятые решения и последующие изменения в доме будут незаконными.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения. Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Образец документа:

           _____________________________________________________
                 (полное наименование юридического лица)
                              ПРОТОКОЛ N _____
                        ПРОИЗВОДСТВЕННОГО СОВЕЩАНИЯ
г. _________________
                                                  "___"___________ ____ г.
   Присутствовали:
   1. ___________________________________________________________________.
                      (должность, фамилия, имя, отчество)
   2. ___________________________________________________________________.
   Приглашенные:
   1. ___________________________________________________________________.
                      (должность, фамилия, имя, отчество)
   2. ___________________________________________________________________.
   Дата проведения производственного совещания: "___"__________ ____ г.
   Место проведения производственного совещания: _____________________.
   Время начала производственного совещания: _________________.
   Время окончания производственного совещания: ______________________.
   Председатель собрания: _______________________________________.
   Секретарь собрания: __________________________________________.
                               Повестка дня:
   1. __________________________________.
   2. __________________________________.
                         Решения по повестке дня:
   1. Слушали:
   По вопросу ___________________________ выступил _____________ (Ф.И.О.).
                   (суть выступления)
   В обсуждении приняли участие:
   ______________ (Ф.И.О.), который предложил ___________________________.
                                                   (суть предложения)
   ______________(Ф.И.О.), который предложил ____________________________.
                                                   (суть предложения)
   Голосовали: "За" - ____. "Против" - ______. "Воздержались" - ______.
   Решение принято.
   Постановили:
   ______________________________________________________________________.
                            (содержание решения)
   2. Слушали информацию ________ (Ф.И.О.) по теме "____________________".
                                                    (тезисы выступления)
   По данной теме поступили заключения от ______________ и _______________
(прилагаются).
   Выступили:
   1. ____________________ (Ф.И.О.) _____________________________________.
                             (краткое содержание предложений и замечаний)
   2. ____________________ (Ф.И.О.) _____________________________________.
                             (краткое содержание предложений и замечаний)
   Голосовали: "За" - ____. "Против" - ______. "Воздержались" - ______.
   Решение принято.
   Решили:
   1. Одобрить ______________ в целом.
   2. Исполнителям ______________ (Ф.И.О.) и _____________ (Ф.И.О.) в срок
до "___"________ ____ г. _________________________________________________.
                                           (поручение)
   3. ____________________ (подразделение) рекомендовать ________________.
   4. Представить _______________________ (адресат) ______________________
(что) в течение ___________________ (срок).
   Председатель ___________________ ___________________________
                     (подпись)                (Ф.И.О.)
   Секретарь ___________________ ___________________________
                  (подпись)                (Ф.И.О.)
   Дата составления протокола: "___"____________ ____ г.

Особенности составления

Протокол совещания может быть заполнен в форме:

краткой (сокращенной);
полной (развернутой).

При заполнении бланка краткого протокола полный ход собрания не фиксируется. В нем указана только информация о поднятых вопросах и решение. При заполнении краткой формы документа обязательно указывают фамилии лиц, выступающих во время совещания и лиц, ответственных за принятие решения.

В краткой форме обычно ведут:

протокол рабочего совещания;
протокол оперативного совещания.

Полная форма документа более информативна и содержит подробную информацию о ходе совещания:

хронологическую запись выступлений сотрудников;
полную запись выступлений или подробное изложение докладов и комментариев участников;
позицию сотрудников и руководства.

Основной порядок ведения документа и параграфы сохраняются. В полной форме обычно протоколируются собрания с перспективой на год и заседания с участием сторонних лиц.

Протоколируются освещения, проводимые при участии директора и в его отсутствие. По решению руководства ведут протоколы рабочих совещаний, и конспектируют ход собраний, на которых рассматриваются годовые программы предприятия. Протокол совещания при директоре обычно подписывает он сам.

Для оформления данного документа используют бланк предприятия. Если бланка и индивидуально разработанной формы протокола совещаний нет, информацию записывают на листе формата А4 по стандартному образцу.

Срок, в течение которого оформляется и подписывается протокол совещания, законодательно не оговорен. Но лучше оформлять его по ходу совещания и сразу после завершения.