Проверки
Каждый предприниматель должен проверять результаты организации учета на своем предприятии. Для внутреннего аудита надо создать специальную комиссию с начальником отдела кадров во главе.
Проверяющие собирают доказательства того, что все процедуры обновления, хранения, передачи сведений в военкомат осуществляются точно по Методическим рекомендациям и Положением о воинском учете. При выявлении нарушений составляют акт. После ликвидации недочетов сведения предоставляют в военкомат.
Сверку личной картотеки с данными военкомата проводят каждый год. До 1 ноября в комиссариат подают списки мужчин, достигших семнадцатилетнего возраста.
Сведения о принятых и уволенных военнообязанных надо направлять в военкомат в ближайшие 2 недели. За 3 дня подчиненных надо оповестить о получении повестки из военкомата.
При проведении проверки уполномоченные представители учитывают:
- Степень охвата учетом (включая регулярное обновление).
Качество ведения делопроизводства.
Достоверность данных в карточках личного учета (просматривают 1% документов).
Обеспечение коллегам возможности исполнить свои обязанности перед военкоматом.
Соблюдение требований ФЗ № 53 и Положения о воинском учете.
Организация ведения учета оценивается отметками «удовлетворительно» или «неудовлетворительно», достоверность и полнота сведений ─ «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно».
Итоги проверок заносятся в Журнал учета и должны соответствовать таким критериям:
| Наименование раздела | Оценка | Критерии оценивания |
| Организация воинского учета | Удовлетворительно | Обязанности по организации учета, установленные ФЗ, выполнены полностью. Документы подготовлены в полном объеме. Плановые мероприятия на момент проверки реализованы как минимум на 70%. Сверка сведений из картотеки с информацией военкомата проведена своевременно. |
| Неудовлетворительно | Не выполнены условия, удовлетворяющие выставлению предыдущей оценки. | |
| Полнота и достоверность сведений | Отлично | Персональная картотека заполнена без нарушений, между фактическими и зафиксированными данными расхождения не выявлено, при сверке сведений с военкоматами и органами самоуправления информация совпадает. Хранение документации устроено согласно Методическим рекомендациям. |
| Хорошо | Карточек с замечаниями отмечено не более 5%. Хранение документов организовано на должном уровне. | |
| Удовлетворительно | Карточек с выявленными нарушениями ─ 5-10%. Хранение личной картотеки устроено по Методическим рекомендациям. | |
| Неудовлетворительно | Не выполнены условия, удовлетворяющие выставление предыдущей оценки. |
Военкоматы и органы самоуправления (п. 33 Положения, ПП РФ № 719) проводят документарные и выездные плановые и внеплановые проверки (ФЗ № 294-ФЗ). Плановые проверки проводят после уведомления администрации: за 3 дня до начала аудита туда направляют копии распоряжения комиссара почтой или курьером.
Бланк журнала проверок воинского учета.
Вероятность санкций
Если подготовка к проверке не проводилась на должном уровне, руководитель по ст. 21.11 КоАП РФ привлекается к административной ответственности ─ штрафу в сумме 300-1000 руб. за:
- Несоблюдение сроков предоставления информации о сотрудниках, которые подлежат первичной постановке на учет.
- Непредставление сотруднику возможности вовремя явиться по повестке в военкомат.
- Несвоевременная подача информации об изменении личных данных военнообязанных граждан: семейного статуса, образования, должности.
В данной сфере срок привлечения к административной ответственности за различные нарушения ограничивается двумя месяцами с момента их совершения.
Как оформить журнал проверок
Ответственный работник обязан вести журнал проверок осуществления воинского учета. Его образец представлен в разработанном Генштабом положении и имеет строго определенный способ оформления.
На титульном листе должно располагаться название «журнал проверок воинского учета». Этот документ должен быть подшит, а значит, на странице проставляется дата начала ведения журнала. В верхней части указан отдел военкомата, в котором зарегистрирована организация. Ниже следует полное наименование самой организации (для нее указываются все реквизиты). Записываются фамилии и имена руководителя, а так же ответственного работника.
Рабочая таблица содержит 5 полей. Работник по вопросам ВУ обязан обеспечить достаточное количество записей для случая, если проверка будет внеплановой. Поля содержат информацию, которая заполняется инспектором, осуществляющим надзор.
- Дата текущей проверки выставляется в первой графе в любом формате, указывающем число, месяц и год.
- Информация о проверяющем. Сюда входят не только инициалы и фамилия, но и должность, которую он занимает в своем подразделении.
- Все результаты, включая нарушения, а также постановления проверяющего вносятся в отдельное поле.
- На основании выявленных нарушений руководитель должен принимать определенные меры. Его решения и отчет о проделанной работе заносится в четвертое поле. В некоторых версиях документа это поле разделяется на две составляющие.
Первые три поля несут информацию о проведении контроля. Они заполняются исключительно инспектором. Остальные два поля могут быть заполнены непосредственно руководителем или ответственным лицом.
Результаты проверки излагаются инспектором в развернутом виде. Запись должна содержать информацию о временных рамках проверки, указывается, по линии какого ведомства проводится контроль. Выезд инспектора не является спонтанным и произвольным решением. Он производится на основании приказа или постановления. В журнал носятся его номер и дата.
Отдельно оформляется акт, который представляет собой номерной документ. Номер акта о проведении проверки также выставляется в журнал. Нарушения фиксируются с указанием статьи положения. Здесь же определяются нарушители. В помощь инспектору могут быть выделены дополнительные кадры. Их фамилии и должность записывается во вторую графу.
По результатам проведения проверки может быть выставлена одна из оценок. Если правовая база соблюдена на 70%, в таком же соотношении пребывает достоверная информация, однако абсолютно все военнообязанные сотрудники охвачены учетом, то может быть выставлена оценка «Удовлетворительно», которая сопровождается соответствующими замечаниями.
Первым делом проверяющий может затребовать годовой план работы отдела и проверить заполнение личных карточек. Сверяя информацию с имеющейся в военкомате, устанавливается соответствие данных. При расхождениях до 10% или при отсутствии 10% информации выставляется оценка «Хорошо». Отсутствие замечаний тоже указывается в журнале проверки.
Контроль за ведением учетной документации проводится один раз в год для организаций с количеством работником более 500. Более мелкие организации проверяются реже, без уточненного графика. Не только предстоящие взыскания, но и возможные последствия при возникновении реальной опасности должны мотивировать всех привлеченных работников к грамотному ведению воинского учета.
Бронирование граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ)
Инструкция по воинскому учету включает в себя и такое отдельное направление, как бронирование граждан, пребывающих в запасе. Его цель — обеспечить кадрами, трудовыми ресурсами в период мобилизации и в военное время. Бронирование заключается в предоставлении лицам, пребывающим в запасе (руководителям, специалистам, высококвалифицированным кадрам), отсрочки от призыва на военную службу в военное время.
Забронированные граждане, пребывающие в запасе, подлежат учету, но они освобождаются от призыва на военную службу по мобилизации и последующих призывов в военное время на срок действия предоставленной отсрочки и от призыва на военные сборы.
Нормативное и методическое обеспечение и контроль за всем осуществляет межведомственная комиссия Вооруженных сил РФ, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и частных компаниях.
Для бронирования лиц, пребывающих в запасе, работодателю направляют утвержденные перечни должностей и профессий (выписки из перечней) и выписки из нормативных документов.
Соответствующие решения принимаются на заседаниях комиссии по мобилизации в отделе специальных мероприятий (в администрации муниципального образования) при непосредственном участии представителя отдела ВК. Иногда решения принимаются на уровне субъекта, как это делает Крым или Севастополь. Впоследствии это решение доводится до предприятия путем его вручения уполномоченному лицу работодателя под подпись.
Бланки формы №4 (удостоверения об отсрочке) по доверенности от предприятия выдают в местном ВК. Работников бронируют по специальному перечню, в нем указаны требования к ГПЗ — профессии, возрасту, званию. После подбора отвечающих требованиям кадров в штате компании необходимо заполнить форму.
ВАЖНО!
Ответственными лицами испорченные бланки СВУ сдаются в военный комиссариат не реже раза в квартал. Самостоятельно их уничтожать запрещено.
Подробнее: Удостоверение о брони Ф-4
Какие журналы по воинскому учету должны быть в организации
Анастасия Синицына
главный редактор Системы Кадры, эксперт по трудовому законодательству
В каждой организации, которая ведет воинский учет сотрудников, должен быть оформлен журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе. Форму журнала утвердили в приложении № 29 к Инструкции № 700. В такой журнал вносят сведения о проверках военкомата, выявленных нарушениях и предписаниях об их устранении. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации (п. 62 Инструкции № 700).Также в организации должен быть журнал учета листков сообщений и корешков к ним. В нем фиксируют факт выдачи работнику листка сообщения об изменении сведений. Унифицированной формы журнала нет, поэтому его можно оформить в произвольной форме (приложение 13 к Методическим рекомендациям).Компании, которые ведут бронирование граждан, также должны оформить и вести книгу по учету бланков специального воинского учета. В книге регистрируют прием и передачу оформленных удостоверений и извещений об отсрочке от призыва (п. 17 приложения 17 к Методическим рекомендациям). Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасеЖурнал учета листков сообщений и корешков к нимКнига по учету бланков специального воинского учета (форма № 13)Также рекомендуем оформить и вести в компании:
- журнал учета исходящей корреспонденции;
- журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету, по форме № 10;
- журнал оповещения гражданина о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов;
- журнал направления граждан в военный комиссариат.
Закон не обязывает работодателя вести такие журналы в организации. Однако часто военкоматы при проверке требуют их от ответственных за воинский учет.В журнале учета исходящей корреспонденции рекомендуем регистрировать факт направления документов в военкоматы. Например, уведомлений о приеме и увольнении сотрудников, сведений о гражданах, обязанных, но не состоящих на воинском учете, и других документов. Такой журнал можно оформить в произвольной форме.Журнал учета карточек граждан, подлежащих воинскому учету, не предусмотрен Инструкцией № 700 и Методическими рекомендациями. Поэтому работодатель может разработать журнал в произвольной форме и вести его для удобства пользования картотекой карточек по форме № 10.Унифицированной формы журнала оповещения гражданина о вызовах по повесткам закон также не установил. Поэтому работодатель может разработать такой журнал в произвольной форме и фиксировать в нем факт оповещения сотрудников о вызовах в военкомат.Журнал направления граждан в военный комиссариат работодатель также может оформить в произвольной форме, унифицированной – закон не установил. В таком журнале рекомендуем фиксировать факты направления в военкомат сотрудников, у которых нет отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности или отметок в военном билете о постановке на воинский учет.Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью ответственного лица и скреплены печатью организации, если она есть. В случае проверки такие журналы будут дополнительным подтверждением того, что работодатель выполняет все обязанности в области воинского учета.
Журнал проверки по воинскому учету
Набор личных карточек с содержащимися сведениями образует общую картотеку. Отдельно должны храниться документы по ведению бронирования граждан.
Они должны быть поставлены на учет через 10 дней после успешного прохождения испытаний, которые утраивает работодатель.
Как оформить журнал проверок Ответственный работник обязан вести журнал проверок осуществления воинского учета.
Его образец представлен в разработанном Генштабом положении и имеет строго определенный способ оформления.
Методические рекомендации Генерального штаба вооруженных сил РФ от 01.01.2007
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях
Порядок осуществления органами военного управления Вооруженных Сил Российской Федерации, военными комиссариатами и органами местного самоуправления контроля за ведением организациями воинского учета, показатели, по которым оценивается деятельность организаций по осуществлению воинского учета, и критерии оценки деятельности указанных организаций
Опубликован: Документ опубликован не был
Редакции документа
Любое использование материалов
допускается только с согласия правообладателя.
учета
Как оформить загранпаспорт
- Поиск
- Как оформить развод
- Как получить материнский капитал
- Вступление в наследство по завещанию
- Как получить паспорт на квартиру
- Навигация и возможности
- Помощь
- Образец нового полиса ОМС
- Статьи и обзоры
- О сайте
- О системе
- Регистрация граждан
- Реклама на сайте
- Документы для открытия ИП
- Условия использования сайта
- Технические требования
Сайт использует файлы cookie.Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.
Журнал проверок осуществления воинского учета
Принципиальным требованием как к ведению данного журнала, так и к воинскому учету в целом, выступает обеспечение достоверности и полноты вносимых данных (о количестве призывников и мобилизационных трудовых ресурсов, а также об их качественном состоянии).
В основной раздел журнала входят такие колонки:
- дата проверки;
- должность, ФИО проверяющего;
- результаты по итогам проверки (сюда вписывают выявленные недостатки и общие выводы по проверке);
- решение руководителя на основании полученных результатов;
Проверка военкоматом: готовим документы
К документам, подлежащим проверке, относятся: Первым из названных документов является приказ об организации воинского учета (см. Пример 1). Многие компании не имеют подобного приказа.
Отметим, что несмотря на то, что в Методических рекомендациях установлены требования к данному документу – как к его форме, так и к содержанию, компания может разработать собственную форму приказа.
Руководителям организаций целесообразно согласовывать с военным комиссаром муниципального образования кандидатуры военно-учетных работников перед назначением их на должность, а также направлять в адрес военного комиссара копии приказов о назначении на должности работников, осуществляющих воинский учет в организациях.
Почерк должен быть ясным и разборчивым.
Возможную ошибку зачеркивают с надписью об исправлении, дате и подписями участников комиссии.
Организации и предприятия России в обязательном порядке осуществляют учет движения военнообязанных сотрудников, как требует Министерство Обороны РФ.
Основной реестр содержит также данные о деятельности контролирующих органов, проведении и результатах проверок, нарушениях и замечаниях.
Правила хранения документов воинского учета
Они должны храниться в сейфе с противопожарным покрытием. Его дверь должна закрываться на ключ. В этом шкафу пространство разделяют на несколько отсеков. В первом хранят личные карточки Т-2. И здесь установлены определенные правила. Условия хранения зависят от должности военнообязанного сотрудника.
Карточки нужно расположить в таком порядке:
- раздел 1 – карточки офицеров запаса;
- раздел 2 – карточки матросов, старшин, солдат, сержантов, мичманов запаса и прапорщиков;
- раздел 3 – карточки военнообязанных граждан женского пола (находящихся в запасе);
- раздел 4 – личные карточки призывников.
Также в шкафу должны храниться журналы проверок и сверок документации, ведомости выдачи бланков и прочих документов.
Проверки от военкомата
Ведение воинского учета проверяют раз в году (если коллектив превышает 500 работников) или раз в 3 года (для малочисленных предприятий). Если фирма не поддерживает отношений с военкоматом, ее будут проверять вне очереди.
Что именно надо приготовить для проверяющих? Это:
- Приказ об организации учета военнообязанных (состав и обязанности сотрудников, ответственных за ведение учета, план работы на год и его согласование с комиссариатом).
- Картотеку персональных карточек военнообязанных.
- Инструкцию о специальном делопроизводстве.
- Журнал проверки состояния учета.
Особое внимание уделяют грамотному заполнению журнала. Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой с чернилами синих или черных тонов
Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой с чернилами синих или черных тонов.
Заполняют бумаги четким и разборчивым почерком, без помарок и непринятых сокращений ( Приложение № 7 к Методическим рекомендациям).
Ошибки, сделанные вручную, корректируют неправильный фрагмент зачеркиванием одной чертой. При этом исправленный текст должен хорошо просматриваться. Здесь же должна быть надпись «Исправлено», подписи участников процедуры и дата исправления документа.
Перечень основных документов по воинскому учету
Кроме законодательных документов Федерального уровня на местах обязаны присутствовать локальные акты, которые регулируют всю деятельность учетного отдела. Это, прежде всего, приказ руководителя о создании ВУС или о принятии на работу сотрудника по военно-учетной работе. Планирование работы отдела ведется по нескольким направлениям. Это взаимодействие с военкоматами, работа с кадрами, обновление информации и сверка данных.
На каждого вновь прибывшего сотрудника заводится личная карточка, форма которой установлена правительственным постановлением. В нее вносится информация, согласно предоставленным документам, о гражданине, его семейном положении, образовании и воинской обязанности. После проверки достоверность данных визируется лицом, их предоставившим.
Набор личных карточек с содержащимися сведениями образует общую картотеку. Отдельно должны храниться документы по ведению бронирования граждан. Они должны быть поставлены на учет через 10 дней после успешного прохождения испытаний, которые утраивает работодатель.
Следующим важным документом для любого проверяющего служит книга учета бланков. Это, по своей сути, журнал регистрации, который обеспечивает сохранность бланков и конфиденциальность их содержания. Регистрации подлежит передача уведомлений о бронировании, удостоверений об отсрочке забронированных граждан, возврат неиспользованных бланков, передача военных билетов для оформления записей.
Правила оформления
В первую очередь надо оформить титульную страницу и заверяющую надпись.
На титульном листе должно быть полное название Журнала.
Дата начала и окончания работы с журналом. Срок хранения документа.
Потом ─ название военкомата, полное и сокращенное, в том числе фирменное наименование ЮЛ / ФИО ИП. Адрес исполнительного органа ЮЛ/место жительства или предпринимательской деятельности (если они разные) ИП.
Номер записи о госрегистрации ЮЛ/ИП, идентификационный № налогоплательщика (для ИП); № записи в реестре и дата включения сведений в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.
ФИО и должность ответственного за ведение журнала учета. ФИО руководителя предприятия, ИП. Подпись и печать.
На следующих страницах должны быть такие обязательные разделы:
- Дата проведения аудита.
ФИО и должность контролирующих представителей.
Результаты проверки, недочеты и выводы (оценка качества учета).
Решение главы компании по итогам аудита. Отметка об устранении недостатков.
На последней странице заносится информация о количестве прошнурованных и пронумерованных страниц.
Для выявления несанкционированного доступа Журнал проверок воинского учета можно опломбировать номерной индикаторной пломбой. Номер пломбы надо обязательно вписать в соответствующую строку ─ без этого Журнал не признается опломбированным.
Первые три графы заполняются проверяющими контролерами, последний раздел ─ руководителем предприятия. В журнал заносятся подробные сведения о результатах аудита:
- День начала и конца мероприятий.
Общее время аудита (для ИП и МП ─ в часах).
Наименование органов надзора.
Дата и номер приказа о проведении аудита.
Цель, задачи и предмет контроля.
Тип проверки: для плановой – ссылка на годовой план проведения аудита; для внеплановой – дата и номер решения прокуратуры о согласовании ее проведения.
Дата и номер акта результатов аудита, дата его вручения руководителям ЮЛ и ИП.
Выявленные нарушения (со ссылкой на положение правового акта и данными лица, допустившего халатность).
Дата, номер и указания об устранении нарушений, выданного руководителю.
ФИО и должность уполномоченного для проверки лица.
ФИО, должности экспертов, если они были привлечены к аудиту.
Подпись уполномоченных лиц, принимавших участие в проверке.
Также предлагаем узнать об оформлении и ведении таких журналов: регистрации служебных записок, входящей и исходящей документации, трудовых договоров, приказов по основной деятельности и вводного инструктажа. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое книга учета бланков строгой отчетности, выдачи трудовых книжек, рабочего времени и огнетушителей.