Правила деловой переписки

Содержание

Сопроводительное письмо в налоговую — это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

• Высылаем Вам…
• Направляем Вам…
• Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

04.08.2013 № 08-13/048На № 245 от 31.07.2013

РуководителюИФНС России № 2 по г.Санкт-ПетербургуА.Н. Воронину

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Генеральный директор

Величко

Величко Л.П.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

Скачать

Скачать образец сопроводительного письма в налоговую в формате doc

Образец сопроводительного письма в налоговую с описью документов проверен на актуальность 06.08.2013

Что делать, если допущена ошибка в платежном поручении?

Знакома ли вам ситуация, когда вы в спешке оформили платежку на перечисление налога, банк исполнил поручение, а впоследствии вы обнаружили ошибку в КБК — что делать в данной ситуации?

Выход прост: нужно оформить заявление в налоговую об уточнении платежа. Об этом говорит и Минфин в письме от 19.01.2017 № 03-02-07/1/2145.

Аналогичным образом следует поступить, если допущена ошибка в других полях платежного поручения, таких как:

ВАЖНО! Ошибка в названии банка — получателя платежа является непоправимой (п. 4 ст

45 НК РФ). В этом случае выход один — отправить новый платеж с правильными реквизитами, уплатить пени и написать в ФНС заявление о возврате платежа, уплаченного на неверные реквизиты.

Помните, что уточнить платеж можно только при соблюдении трех условий. Прочитайте о них подробнее в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Рассмотрим порядок оформления и образец письма об уточнении платежа в налоговую при неверном указании КБК.

Виды писем

Мы разобрались, как писать письма. Теперь разберемся, для чего мы это делаем.

Есть четыре стандартные ситуации, в которых нужно писать письма, но мы этого не делаем.

После каждой встречи нужно фиксировать итоги письмом, потому что резюме встречи – это фиксация ваших договоренностей. Когда вы через две недели придете к коллеге и скажете: «Мы же это обсудили и договорились», он этого может просто не вспомнить. И тут вы достаете из почты письмо с резюме встречи, где видно, о чем вы договорились, и в какой срок. И коллеге ничего не остается, кроме как извиниться и выполнить договоренность.

Просьбы и поручения. Фиксируйте, что конкретно вы попросили у человека, и в какой срок это нужно сделать. Это удобнее делать в почте, чем в мессенджере. Потому что в мессенджере сообщение может просто затеряться, особенно если вы постоянно взаимодействуете с коллегой

А про устные договоренности о том, что вы просили, человек может просто забыть, особенно если у него высокая загруженность.

Сопроводительное письмо важно писать в основном к вложениям, чтобы человек, открыв письмо, сразу понимал, что в этом файле, что ему нужно сделать и когда. Тогда коллега не будет тратить время на выяснения, что, зачем и почему, или вообще забыть и отложить в долгий ящик.

Информационные письма

Казалось бы, зачем это? Мы достаточно часто передаем информацию коллегам или ставим в известность по какому-либо вопросу, например о статусе дел по задаче или о проведении мероприятия.

В этих четырех ситуациях очень важно начать писать письма

Как написать деловое письмо отправляя резюме: примеры и фразы

Ваше электронное письмо с резюме, должно быть кратким. Лучше со старта уважать время HR-менеджеров, соблюдая правила деловой переписки. Если есть необходимость написать большой сопроводительный текст, то выделите его в отдельный документ на ряду с вашим резюме.

• Почему вы пишете
• На какую работу вы претендуете
• Какая у вас квалификация для работы
• Что вы можете предложить компании
• Как получатель может с вами связаться

Как оформлять письмо предлагая свою кандидатуру на вакансию

Вот несколько советов, как составить деловое письмо.

Тема письма. Поскольку менеджеры по найму получают много писем, упростите им фильтрацию писем от приложений. Включите свое имя и должность, на которую вы претендуете, в строке темы сообщения. Например:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника SEO-специалиста SweetCV

Приветствие. Если возможно, адресуйте свою электронную почту конкретному человеку. Иногда вы можете определить это, просмотрев веб-сайт компании или позвонив в их офис, чтобы узнать, кто управляет их поиском работы. Если имя недоступно, вы можете начать с «Уважаемый менеджер по найму».

Первый абзац

В первом абзаце вашего письма важно объяснить, почему вы пишете. Укажите, где вы видели заявление о приеме на работу, дату, когда оно было опубликовано, и как вы нашли это объявление (например, представленное на веб-сайте компании, размещенное на доске поиска работы и т

д.).

Основная часть. В этом разделе письма вы можете коротко представить свою кандидатуру. Почему вы подходите для этой работы? Что вы можете предложить компании? Выделите свои наиболее важные должности и обязанности, а также свои достижения. Не копируйте свое резюме напрямую. 1-3 предложения будет достаточно.

Последний абзац: используйте это место, чтобы поблагодарить получателя за то, что он прочитал ваше письмо, и упомяните, что ваше резюме прилагается. Это также место, где можно поблагодарить получателей за рассмотрение вашей заявки. Проявите инициативу и подтвердите свою заинтересованность в работе в их компании, попросив время поговорить по телефону или провести собеседование, чтобы обсудить, как вы можете быть активом для их бизнеса.

Завершение. Используйте вежливое закрытие, например «С уважением», чтобы подписать письмо, затем введите свое полное имя.

Подпись электронной почты: вы также можете включить свою подпись электронной почты, что является простым способом предоставления контактной информации получателям. Укажите свое имя, номер телефона, адрес электронной почты и URL-адрес профиля LinkedIn, если он у вас есть. Например:

Маргарита Шумская margaret@gmail.com +1 000 800 00 00 linkedin.com/in/margaret

Прикрепите свое резюме: Не забывайте о своем резюме. Прикрепите его к электронному письму в формате, запрошенном работодателем. Если определенный формат не требуется, отправьте его как документ PDF.

Образец делового письма: заявка на вакансию

Для вдохновения, посмотрите на следующий хороший пример деловой переписки:

Тема: Маргарита Шумская — заявка на вакансию помощника редактора SweetCV Уважаемый менеджер по найму: Ваше объявление о вакансии помощника редактора вызвало у меня интерес. Ваше описание рабочих обязанностей на должности помощника директора близко соответствует моему опыту, поэтому я рада представить вам свое резюме на ваше рассмотрение. В моей должности помощника директора по связям с общественностью компании ABC я писала статьи для веб-сайта компании, редактировала и публиковала статьи, а также писала и рассылала подписчикам еженедельные информационные бюллетени по электронной почте. Я также внедрила автоматизированный инструмент электронной почты, благодаря которому база подписчиков компании выросла на 40% за шесть месяцев. Мое резюме прилагается. Если я могу предоставить вам дополнительную информацию о моем прошлом и квалификации, пожалуйста, дайте мне знать. С нетерпением жду Вашего ответа

Спасибо за внимание. Искренне, Маргарита

Маргарита Шумская margaret@gmail.com +1 000 800 00 00 linkedin.com/in/margaret

Четкая структура — залог успеха деловой переписки. Позаботьтесь о том, чтобы вашему собеседнику было просто понять суть письма и ваши намерения.

Рассрочка или отсрочка налоговых выплат

До 1 декабря большинство граждан обязаны внести плату за некоторые виды налогов, к примеру, на землю, транспорт или имущество. Но случается, что человек попадает в сложную ситуацию, когда финансовое положение становится крайне нестабильным. В этом случае можно обратиться в налоговую с просьбой перенести дату налогового платежа или разбить сумму на более мелкие части. В учреждение нужно принести заявление по следующей форме.

Заявление с просьбой отсрочить платёж помешается на один лист

Форма данного заявления очень проста, скачать её также можно с официального сайта Федеральной налоговой службы. Обсудить заполнение второй части документа можно с налоговым инспектором, рассказав ему о сложившейся жизненной ситуации.

Предлагайте комплексный подход

И дайте клиенту продающее письмо под ключ. На практике это выглядит так:

— Вы сами не только пишете, но и оформляете письмо для рассылки в html коде.

— Вы сами заливаете его в сервис рассылки писем.

— Вы сами выбираете время отправки и устанавливаете дополнительные настройки

Как вы понимаете, у этого подхода есть плюсы и минусы.

Минусы. Их всего два.

Первый — нужно научиться пользоваться сервисами рассылки. Это, кстати, не так уж и сложно. Достаточно научиться работать с переменными выражениями, чуть знать язык html и, конечно же, пользоваться приёмами для улучшения читабельности писем.

Второй — теперь вся ответственность на вас. Отвертеться и сказать, что низкая конверсия — вина клиента, не получится. А еще нужно будет делать всё вовремя и быстро.

Плюсов намного больше.

Первый и самый главный — комплексная услуга стоит дороже. Примерно на 25%. Вдумайтесь сами — клиент видит как минимум две услуги в одной (а то и все 3-4). А стоимость — почти такая же.

Второй — больше клиентов, больше лояльности. Около трети наших с вами клиентов просто не умеют пользоваться этими самыми сервисами рассылок. Еще процентов пять ленятся. Им нужен человек, который сделает всю работу за них.

И, конечно же, к такому спецу приходят ещё и ещё. Потому что он делает всё, а не просто пишет.

Кстати, знаете, почему позиционирование копирайтеров-маркетологов сильнее, чем просто копирайтеров? Потому что копирайтер — это просто тот, кто написал. А маркетолог — и написал, и сделал, и проследил, и улучшил.

Третий, дополнительный — вы сами видите результаты. Не сухие цифры 1-3%, а живую статистику. Она может рассказать многое о ваших удачах или промахах. И, конечно же, заветные цифры можно забрать себе в портфолио.

Налоговый вычет

Процедура возврата тринадцати процентов для плательщиков подоходного налога может быть связана с разными событиями: покупкой недвижимости, оплатой медицинских или образовательных услуг и так далее. Два названных нами типа вычета – имущественный и социальный, наиболее распространённые. Они позволяют вернуть достаточно существенные денежные суммы – к примеру, максимум для имущественного возврата составляет 260 тысяч рублей.

Сотрудники налоговой службы принимали заявление от граждан в вольной форме до 2016 года. Сейчас в действие вступила фиксированная форма, по которой следует заполнять бланк заявления. Скачать форму мы рекомендуем с официального сайта налоговой службы nalog.ru, так как сторонние источники дают риски получить неподходящую бумагу. Заявление входит в стандартный пакет документов для получения вычета, поэтому его неверное написание может стать основанием для отказа в возвращении средств. Формат этого заявления несколько похож на декларацию, но интуитивно понятен и сложностей вызвать не должен.

Первая страница заявления с личными данными гражданина

Заявление составляется на нескольких листах, которые должны содержать данные гражданина, полную сумму вычета, на который он претендует и год понесённых трат. Далее указываются контактные данные и адрес плательщика, расчётный счёт для возврата средств, наименование банка, код бюджетной классификации и количество листов и приложений, из которых состоит заявление. Напоминаем, что каждая страница заверяется подписью.

Как создать и отформатировать электронное письмо

Как создать черновик письма

• В Outlook. Нажмите ГлавнаяСоздать сообщение, а затем выберите Сохранить.
• В Gmail. Нажмите кнопку Написать. Черновики сохраняются автоматически. Чтобы найти черновик, перейдите в папку «Черновики».

Инструкции

Как создать письмо во всплывающем окне Gmail

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В левом верхнем углу экрана нажмите на значок «Написать письмо» .
3. Добавьте получателей в поле «Кому». Также получателей можно добавить:
   • В полях «Копия» и «Скрытая копия».
   • В список получателей также будут автоматически добавлены все контакты, которых вы упомянете в теле письма в формате «+imya» или «@imya».
4. Введите тему письма.
5. Введите текст сообщения.
6. Внизу страницы нажмите Отправить.

Совет. Чтобы добавить отдельных получателей с назначенными ярлыками и созданные вами группы контактов, нажмите на поле Кому.

Как включить подсказки при вводе писем

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. На вкладке «Общие» найдите пункт «Умный ввод».
4. Выберите Включить подсказки при вводе или Отключить подсказки при вводе.

Примечание. Функция умного ввода работает на английском, испанском, французском, итальянском и португальском языках. Умный ввод не дает ответы на вопросы, а информация в предлагаемых вариантах может содержать неточности.

Как получать подсказки при вводе текста

• В Outlook. Используйте средства проверки правописания.
• В Gmail. Получайте варианты написания для текста и персональные подсказки по вводу.

Инструкции

Как включить или отключить проверку правописания

1. Откройте Google Gmail на компьютере. 
2. Нажмите на значок настроек Настройки.
3. В верхней части страницы нажмите Общие.
4. Включите или выключите следующие инструменты:

• Грамматика
• Правописание 
• Автокоррекция

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Как включить или отключить подсказки при вводе текста писем

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. На вкладке «Общие» найдите пункт «Умный ввод».
4. Выберите Включить подсказки при вводе или Отключить подсказки при вводе.

Примечание. Функция умного ввода работает на английском, испанском, французском, итальянском и португальском языках. Умный ввод не дает ответы на вопросы, а информация в предлагаемых вариантах может содержать неточности.

• В Outlook. Применяйте форматы в окне письма.
• В Gmail. Применяйте простое форматирование в окне письма. Чтобы использовать расширенное форматирование или таблицы, отредактируйте письмо в сервисе «Google Документы» и отправьте прямо из него.

Инструкции

Как изменить стиль текста по умолчанию

Вы можете задать стиль текста, который будет использоваться в ваших письмах по умолчанию.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок настроек Все настройки.
3. Найдите пункт «Стиль текста по умолчанию».
4. Задайте нужные параметры форматирования.
5. Нажмите Сохранить изменения внизу страницы.

Как создать черновик письма в Google Документах

1. Откройте Google Документы на компьютере.
2. В левом верхнем углу страницы выберите Вставка > Элементы > Черновик электронного письма.
3. Чтобы добавить получателей в поле «Кому», введите «@» и найдите нужные контакты, или укажите адреса электронной почты.
4. Вы можете добавить тему, написать текст письма и форматировать черновик.

Как настроить подписи для электронных писем

• В Outlook. В окне сообщения выберите СообщениеПодпись.
• В Gmail. В окне письма нажмите «Вставить подпись» .

Инструкции

Как создать подпись

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки» Все настройки.
3. На вкладке Общие найдите раздел Подпись и нажмите Создать.
4. Введите название подписи и нажмите Создать.
   Указанное вами название – это не сама подпись, а название ее шаблона.
5. В поле справа добавьте текст подписи.
6. Используйте панель форматирования, чтобы изменить цвет шрифта, добавить изображение или ссылку.
7. Внизу нажмите Сохранить изменения.

Как разместить логотип и подпись рядом друг с другом

1. Откройте документ Google на компьютере.
2. Нажмите ВставкаТаблица и создайте таблицу с 2 столбцами и 1 строкой.
3. В левой ячейке вставьте логотип.
4. В правой ячейке введите подпись.
5. Нажмите на таблицу правой кнопкой мыши и выберите Свойства таблицы.
6. Нажмите Цвет и сделайте границу таблицы белой.
7. Выберите ИзменитьВыбрать все.
8. Нажмите ИзменитьКопировать.
9. Откройте Gmail и перейдите к созданной подписи.
10. Нажмите правой кнопкой мыши и вставьте логотип и подпись.
11. Прокрутите страницу вниз и выберите Сохранить изменения.

Вы должны отправить электронное письмо, подтверждающее ваш первый рабочий день?

Написать электронное письмо, подтверждающее ваш первый рабочий день, — хорошая идея. Это гарантирует, что вы начнете в правильный день и получите всю информацию, необходимую для подготовки к первому дню. Это электронное письмо — ваш шанс задать другие вопросы, которые могут у вас возникнуть, например:

• Какие часы работы?

• Какой дресс-код?

• Где мне припарковаться?

• Нужно ли мне приносить свои материалы?

Ответив на все эти вопросы, вы сможете почувствовать себя подготовленным и уверенным в свой первый рабочий день. Это также покажет вашему новому работодателю, что вы готовы начать работу и хотите произвести хорошее первое впечатление.

Попробуйте другие методы

Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»

Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.

Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.

Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.

Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.

Прежде чем приступить к написанию вступительного письма

Но прежде чем напечатать первые слова, уделите время размышлениям о нескольких важных вещах. Не обдумав их, писать будет трудно, и вы будете чувствовать себя потерянным.

Вот некоторые моменты, которые следует иметь в виду.

Придумайте цель вводного письма.

Независимо от того, какое письмо или письменное произведение вы собираетесь написать, знание цели — это первый (и очень важный) шаг. Это может показаться очевидным, но стоит напомнить об этом еще раз.

Придумайте четкую и ясную цель вашего письма. Какова ваша цель, помимо представления себя и своего бизнеса? Может быть, ваша цель — это:

• показать получателю ваши ценности,
• представить нового сотрудника,
• свяжитесь с нами для демонстрации продукта,
• обсудить сотрудничество в области маркетинга,

или какой бы ни была ваша цель, убедитесь, что она светится в вашем письме.

🧍🏻 Определить получателя

Кто тот человек или группа людей, которым вы отправляете электронное письмо? Определение адресата необходимо, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было прочитано, а не просто проигнорировано или, в худшем случае, удалено.

Прежде всего, изучите человека, с которым вы собираетесь поговорить.

Подумайте о положении вашего собеседника в компании. Являются ли они серьезными людьми, чья цель — вести бизнес? Возможно, вы пишете человеку, которого хотели бы иметь в качестве наставника, а он совсем не формален.

Знание того, кто получит ваше письмо, определяет многие другие аспекты письма, например, тон голоса и язык. Вы ведь будете по-другому разговаривать с директором по маркетингу, чем со стажером по маркетингу?

Более того, знание того, кому вы пишете, позволяет вам создать индивидуальный и соответствующий языковому стилю стиль общения. Корректируйте информацию, которую вы запрашиваете (и отправляете), в зависимости от того, кем является ваш получатель.

Определитесь с тоном и стилем вашего вступительного письма

Выбор голоса и стиля может сделать или сломать вступительное письмо. Понимание предпочтений, личностных особенностей и приоритетов ваших получателей облегчает принятие решения о том, какой стиль общения использовать.

Кроме того, применяя тон, вы можете настроить свое сообщение так, чтобы оно резонировало с ними на более глубоком уровне.

Давайте рассмотрим различные тона голоса, которые вы можете использовать.

Спасибо за ваше время и внимание. ️ Ваше время и размышления высоко оценены

Для меня было бы честью, если бы вы согласились стать моим наставником. ️ Дайте мне знать, если вы согласитесь на наше сотрудничество. Я буду очень рада!

Помните, что адаптация сообщения к ценностям другого человека может помочь вам убедить его. Тем не менее, оставайтесь собой. В целом, первый обмен сообщениями — не лучшее место для шуток или сарказма, но не создавайте фальшивую версию себя.

Когда вы встретитесь с получателем лично или в сотрудничестве, все ложные впечатления будут раскрыты.

Подумайте о том, что другие могут подумать о вашем сообщении

Поставьте себя на чье-то место

Представьте, что вы — ваш получатель, — какие письма потенциально могут привлечь ваше внимание? Какое сообщение вы бы с любопытством открыли, если бы были бизнесменом (или кем бы он там ни был)? Что заставило бы вас продолжить чтение?. Подумайте, заполнит ли ваш продукт или услуга пробел на рынке

Если да, включите эту информацию в свое сообщение, чтобы привлечь внимание читателя

Подумайте, заполнит ли ваш продукт или услуга пробел на рынке

Если да, включите эту информацию в свое сообщение, чтобы привлечь внимание читателя

Иногда изменение перспективы может привести к появлению новых, лучших идей. Так почему бы не попробовать это?

ХОРОШО! Теперь пришло время потренироваться.

Из уст в уста

Преимущества устных рекомендаций:

• Доступность: получить информацию в устной форме гораздо проще, чем изучить официальные документы.
• Естественно, устные советы могут быть более понятными, поскольку их можно адаптировать к конкретным потребностям и уровню понимания.
• Примеры и иллюстрации: устные советы могут использовать примеры и иллюстрации, чтобы объяснить сложные концепции и сделать их более доступными.
• Обязательность: устные советы позволяют задавать вопросы, объяснять информацию и давать немедленные ответы.
• Актуальность: устная информация может быть более своевременной, поскольку налоговые правила и нормы могут меняться.

Основные моменты для обращения в налоговую инспекцию:

1. Идентификация: при обращении в налоговую инспекцию вам придется предоставить личные данные, такие как имя, адрес и НДС.
2. Вопрос: стоит четко и ясно объяснить проблему, с которой вы столкнулись. Если вам нужен совет, помогите заполнить документы или предоставить другую информацию.
3. Документация: убедитесь, что она готова и правильно оформлена.
4. Обратная связь: узнайте, как получить ответы на свои вопросы и запросы. Узнайте, ждут ли вас лично или могут связаться с вами по телефону или электронной почте.

Уста — уста» — это ценный ресурс, который поможет вам разобраться в налоговых вопросах и найти решения, отвечающие вашим потребностям. Не стесняйтесь обращаться в налоговую инспекцию за конкретной и уточняющей информацией. Таким образом, вы можете быть уверены в своих действиях и соблюдении налогового законодательства страны.

Как писать пояснение в ответ на уведомление в налоговую – образец

Письмо должно в обязательном порядке содержать следующие данные:

В шапке документа, в верхнем правом углу необходимо написать обращение в виде: «Начальнику ИФНС № (шифр инспекции, к которой приписан налогоплательщик) по г. (город и регион нахождения отделения налоговой службы) от (далее – либо паспортные данные физического лица с указанием места постоянной регистрации или название и все реквизиты юридического лица, либо ИП).

Договор реализации жилья

Далее документ комплектуется сопроводительными официальными бумагами и направляется в инспекцию ФНС тем же путём, каким была сдана первоначальная отчётность.

Письмо в налоговую о разъяснении – образец можно посмотреть на официальном сайте инспекции ФНС. Следует учесть, что при отсутствии под рукой реальных примеров, письмо рискует быть непринятым.

При составлении пояснения в налоговую по налогу на имущество бланк и образец уже составленного и принятого письма от третьих лиц должен всегда быть под рукой.

Какие еще письма нужно и важно писать кандидатам и сотрудникам

Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.

Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.

Отказы

Особую роль в общении с кандидатами играют письма с отказами. В зависимости от того, как было написано такое послание (и было ли написано вообще!), сформируется отношение кандидата к вашей компании: соискатель может в дальнейшем откликнуться на другую вакансию и стать вашим новым коллегой или начать писать гневные сообщения на сайтах с отзывами о работодателях.

Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо

Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали

Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:

• Укажите причину отказа — честно, но деликатно. Если есть возможность, дайте кандидату рекомендации по профессиональному развитию или даже прикрепите ссылки на полезные ресурсы.
• Поблагодарите кандидата за участие в интервью или выполнение тестового задания.
• Призовите кандидата продолжать откликаться на вакансии и пробовать свои силы вновь или сообщите, что его резюме будет сохранено в вашей базе и вы обратитесь к нему, когда откроется подходящая вакансия.
• Сохраняйте единый стиль общения на протяжении всего процесса подбора. Если с самого начало вы обращались к кандидату на «ты» и писали в неформальном стиле, не нужно переходить к бюрократическим формулировкам.
• Не забывайте придерживаться tone of voice вашего бренда и в письме с отказом.

Цепочка приветственных писем

Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день. 

Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.

 
 

Поздравления с днем рождения

Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.

 
 

Дайджесты

Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.

Приветственные письма от новичков

Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.

Пишите проще

Фото: Flickr

Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит, в ваших предыдущих сообщениях уже была вся необходимая информация.

Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.

Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.

Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.

Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.

Вот пример короткого письма:

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?