Как сформировать лист ознакомления с должностной инструкцией

Возникновение и создание документа

Комиссия разрабатывает документ.

Обучение персонала безопасным производственным приемам и правилам нахождения на предприятии проводится по ИОТ. Они составляются в каждом отдельно взятом предприятии по каждому виду работ и профессий.

Разрабатывать этот документ начинают сразу, как только принимается решение о создании нового рабочего места, или возникает технологический процесс, или приобретается оборудование, которое ранее на предприятии не использовалось.

Работой по составлению инструкции занимается комиссия, утвержденная приказом , под руководством ответственного за охрану труда на предприятии. Как правило, в комиссию входит руководитель подразделения, который будет отвечать за работу нового оборудования или чьим подчиненным будут вменены новые профессиональные или должностные функции.

Кроме этого, в состав комиссии включаются следующие сотрудники:

• специалист (инспектор) по охране труда, который оказывает методическую помощь при разработке акта;
• юрист организации;
• инспектор отдела кадров;
• «узкие» специалисты при необходимости.

Разрабатывая этот локальный акт, комиссия опирается на множество документов, среди которых:

• типовые ИОТ;
• правила ведения работ, диктуемые отраслевыми ведомствами;
• методические рекомендации Министерства труда;
• паспорта и руководства изготовителей, раскрывающие вопросы эксплуатации приобретаемого оборудования;
• технологическая документация предприятия;
• нормативно-правовые акты;
• акты стандартизации, в том числе по СУОТ, ГОСТы;
• требования санитарных и гигиенических ведомств.

По завершении работы проект этого внутреннего документа представляется в профсоюзную организацию для рассмотрения и внесения поправок в случае появления вопросов. Если замечаний нет, то факт согласования фиксируется на титульном листе.

ИОТ утверждается главным инженером или лицом, которое отвечает за общую безопасность на предприятии. Подписывается руководителем участка, отдела, лаборатории (подразделения), который разрабатывал этот документ и инженером по ОТ, участвовавшим в работе над документом. Иногда возникает необходимость согласовывать этот новый локальный акт со специалистами, курирующими те участки предприятия, где эта инструкция будет действовать.

Например, «инструкция по охране труда для слесаря ремонтника» разрабатывается под руководством начальника участка, где имеются эти рабочие места. Однако согласовывается этот акт и инженером по , и главным механиком организации.

После согласований руководитель предприятия издает приказ о введении новой ИОТ и, затем, она заносится в «Журнал регистрации инструкций» в отделе ОТ. Далее сотрудники этого отдела распространяют ее по тем подразделениям, где этот документ актуален и включают его в программу , которая разрабатывается для каждого рабочего места.

Как правило, на предприятии имеется не менее 3-х экземпляров ИОТ. Один, контрольный, в отделе ОТ, второй в подразделении, где проводятся описываемые работы. Причем этот документ может быть как на руках исполнителя, так и на видном месте, чтобы каждый работник, кого он касается, мог в любое время его почитать.

Зачем вообще нужна должностная

Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.

Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:

• сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
• сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
• обязанности и права сотрудника.

По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.

Регистрация внутренних документов

Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника. Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах.

Это:

• Инструкции
• Положения
• Регламенты
• Приказы по основной деятельности
• Распоряжения (указания)
• Планы
• Графики
• Отчеты
• Акты
• Протоколы
• Записки всех видов (служебная, докладная, объяснительная) и т.д.

Все эти документы надо регистрировать отдельно друг от друга. Служебная записка и приказ не должны учитываться в одной и той же регистрационной форме, как и акт с протоколом, и указание с положением.

Журнал регистрации внутренних документов Несмотря на то, что все перечисленные выше документы нуждаются в «персональной» регистрации, для них будет достаточно одного журнала. Создадим его в формате .xlsx (для компаний, у которых работает СЭД, вопрос регистрации внутренних документов не стоит; всем остальным рекомендуется создать простой электронный журнал).

Выписка из должностной инструкции

Обратите внимание! Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ. Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

• ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
• ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.

Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:

• Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
• В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
• В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
• В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
• Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления отметки «Верно». При необходимости на выписке ставится печать организации.

Требуется ли разработка на предприятиях должностных инструкций в полном соответствии с профессиональными стандартами либо на их основе?

Для начала определим, есть ли у современных предприятий необходимость формировать должностные инструкции по профстандартам.

Должностная инструкция — документ, составление которого не предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных нормативных актов для некоторых профессий, в частности:

• врачей (подп. 1 п. 2 ст. 73 закона «Об охране здоровья граждан в РФ» от 21.11.2021 № 323-ФЗ);
• охранников (приказ МВД РФ от 22.08.2021 № 960) и пр.

Когда составление должностной инструкции необязательно, она может формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:

• официального закрепления квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство;
• установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он, подписывая документ, выражает согласие;
• детальной регламентации трудовых функций сотрудника для повышения эффективности его работы.

Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы обеспечить наполнение документа корректными и актуальными формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой разрабатывается должностная инструкция.

Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным нормативным актом.

Но даже если это не так, то характеристики квалификации, отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций, используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК РФ).

Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают работодателям формировать должностные инструкции (если таковые используются как источники требований к квалификации) на основе профстандартов.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлена должностная инструкция работника в общем случае, а также каким образом она может быть заполнена с применением профстандартов.

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: общие положения

В силу ст. 22 ТК РФ работодатель имеет право издавать локальные акты. С ними он обязан знакомить всех служащих, которых такие акты затрагивают. Принимаемые на работу трудящиеся также должны знакомиться с положениями локальных актов, которые были изданы в организации, согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Чтобы работодатель мог доказать факт ознакомления служащих с локальной документацией, необходимо в письменном виде фиксировать сведения об этом.

Один из самых удобных способов фиксации сведений об ознакомлении трудящихся с локальными актами — это их внесение в специальный журнал. Ответственным за ведение и заполнение журнала может назначаться любой кадровый работник, либо сотрудник бухгалтерии.

Форма журнала законодательно не закреплена. Она может быть утверждена локальным актом руководителя организации. Рассмотрим, какие сведения следует отразить в журнале и как структурировать их.

Основные моменты

Должностные инструкции не являются обязательным документом, которые должны разрабатываться внутри предприятия. Однако трудовые договоры часто ссылаются на них. Это приводит к тому, что в организации все же оформляют локальный акт такого рода.

Составление документа необходимо для каждой имеющейся в организации должности.

В нем отражаются:

• функции;
• права;
• полномочия;
• трудовые условия.

Составляет документ чаще всего юрисконсульт. Однако нередко к процедуре привлекаются и начальники отделов, специалисты кадровой службы. Вместе они учитывают все нюансы трудовой деятельности и особенности законодательства по данному вопросу.

Далее к ознакомлению привлекаются сотрудники, для которых разрабатывался документ. Факт прочтения фиксируется под роспись в специальном журнале. Обязанность такого заверения отмечается в статьях 22 и 67 Трудового кодекса РФ.

Ознакомиться с документом должен как новый работник, так и сотрудники, уже оформленные кадровой службой. Также в соответствии с пунктом 8 статьи 86 обязательно доведение до граждан локальных нормативно-правовых актов, которые регулируют обработку персональных данных.

Ознакомление с должностными инструкциями преследует не только задачу доведения до сотрудника основных прав и обязанностей. Документ необходим для построения трудовых отношений между работником и работодателем в соответствии с законом.

Законодательно не отражается порядок доведения до работников локальных документов. Но чаще всего используется журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями.

Лист ознакомления с инструкцией по от

Противопожарный инструктаж подразделяется по характеру и времени проведения на:

• вводный;
• первичный;
• повторный;
• внеплановый;
• целевой.

Такие виды приведены в пункте 9 Норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Подробная информация о видах противопожарного инструктажа представлена в таблице. Факт проведения соответствующего вида инструктажа зафиксируйте в журнале учета инструктажей по пожарной безопасности.

Форма такого журнала приведена в приложении 1 к Нормам пожарной безопасности, утвержденным приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Об этом говорится в пункте 10 Норм пожарной безопасности, утвержденных приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645. Более подробно о проведения противопожарного инструктажа см. http://www.1kadry.

ru/#/document/130/50630/.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны. На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Если же выполнять работы придется во вредных или опасных условиях труда, обучение обязательно, даже если опыт работы в должности имелся, и перерыва в работе не было.

Главной особенностью, в отличие от инструктажа, является то, что работник может приступить к выполнению обязанностей, не пройдя обучение. Также для обучения характерны следующие черты. Требования к обучению по охране труда зависят от категории персонала.

Для рабочих установлены одни, а для специалистов и руководителей – другие. Порядок, продолжительность, периодичность и форма обучения устанавливаются работодателем самостоятельно в соответствии с нормативными актами, регулирующими безопасность конкретного вида работ.

Пример Обучая работников предприятий, учреждений и организаций морского транспорта, необходимо выполнять требования РД 31.87.03-95 (утверждены извещением Минтранса России от 24 августа 1995 г. № 5-95).

Ознакомление с инструкцией по охране труда под роспись: для чего необходимо?

Такие правила установлены пунктами 5.9, 5.10 Методических рекомендаций, утвержденных постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80. Также прочитайте о назначении ответственного за охрану труда более подробно.

Учет инструкций по охране труда для сотрудников осуществляется службой охраны труда (специалистом по охране труда либо иным лицом, ответственным за охрану труда) работодателя.

При этом работодатель ведет Журнал учета инструкций по охране труда для сотрудников и Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для сотрудников подразделений (приложения № 9 и 10 к Методическим рекомендациям, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 г. № 80).

Образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Вводный инструктаж должен провести специалист по охране труда или сотрудник, на которого приказом руководителя организации возложены эти обязанности.

Первичный, повторный, внеплановый и целевой инструктаж должен провести непосредственный руководитель сотрудника (мастер, прораб, преподаватель и т. д.), который прошел специальное обучение по охране труда.

Такие виды инструктажа установлены в пункте 2.1 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 13 января 2003 г.

№ 1, Минобразования России от 13 января 2003 г. № 29. Более подробно о проведении обучения работников по охране труда см. http://www.1kadry.ru/#/document/130/51289/, по проведения инструктажа см.

http://www.1kadry.ru/#/document/130/51290/. В случае если Ваша организация относиться к опасному производственному объекту, то существуют дополнительные правила: http://www.1kadry.

ru/#/document/130/50730/.

Лист ознакомления с должностной инструкцией. Бланк и образец заполнения 2021 года

Со своей должностной инструкцией работник организации должен быть ознакомлен под подпись. С целью фиксации факта ознакомления применяется лист ознакомления с должностной инструкцией.

Файлы в .DOC:Бланк листа ознакомления с должностной инструкциейОбразец листа ознакомления с должностной инструкцией

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

• с ПВТР и Коллективным договором;
• с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
• с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
• с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Зачем вообще нужна должностная

Было бы неверным сказать, что ознакомление с должностной инструкцией нужно только для того, чтобы работодатель, получив желаемую подпись, в один прекрасный день мог без проблем объявить работнику замечание или выговор.

Должностная инструкция — это основной документ, регламентирующий трудовую функцию работника. В ней содержатся:

• сведения о подразделении и его месте в структуре организации, а также структура подчиненности внутри подразделения;
• сведения о местонахождении рабочего места сотрудника;
• обязанности и права сотрудника.

По сути, без изучения должностной инструкции работник не будет в полной мере осведомлен о своих обязанностях и правах, а значит, априори не сможет исполнять надлежащим образом функцию, возложенную на него трудовым договором.

Кто и как должен ознакомлять

Как правило, с ДИ вновь принимаемых работников ознакомляет сотрудник кадровой службы. Ознакомление уже работающих сотрудников в случае обновления документа осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения или работник канцелярии — в зависимости от заведенного порядка.

Для этого сотрудники приглашаются в канцелярию или иное подразделение, читают инструкцию (получают на руки ее копию) и ставят свою подпись:

• в журнале ознакомления с ДИ;
• или на листе ознакомления с конкретной должностной инструкцией (как правило, он прилагается к инструкции);
• или на листе ознакомления с ЛНА, являющемся приложением к трудовому договору (этот способ подходит для ознакомления вновь принятых работников).

Законом какой-либо конкретный способ не оговорен. Работодатель может использовать любой с учетом специфики организации делопроизводства.

В случае с обновленными инструкциями время, в течение которого работник должен быть ознакомлен с новой ДИ, определяется распоряжением руководителя организации.

Заполнение формы

Утвержденной законодательно формы листа ознакомления с ДИ не существует. На нашем сайте имеются бланк и образец листа ознакомления с должностной инструкцией, которые можно скачать и использовать для своих нужд.

Структура листа ознакомления, как правило, включает в себя:

1. «шапку», в которой указано название организации, название должностной инструкции и ее номер и, если лист ознакомления является приложением к трудовому договору, реквизиты самого трудового договора;
2. ФИО, должность, структурное подразделение работника;
3. дата доведения должностной инструкции до сведения работника (проставляется самим работником при ознакомлении). Также возможно собственноручное проставление надписи «ознакомлен»;
4. подпись работника.

Сколько хранить

Хранятся листы ознакомления, как правило, в кадровой службе и в том подразделении, где хранятся сами должностные инструкции. В 2020 году приказом Росархива от 20.12.2019 года №236 был утвержден новый типовой перечень, изменивший сроки хранения ДИ (они теперь хранятся 50 лет вместо 75 лет).

Несмотря на то, что срок хранения листов ознакомления с должностными инструкциями законодательно не установлен, рекомендуется хранить их столько же, сколько хранятся должностные инструкции.

Видео:Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Состав листа учета Должностных Инструкций

В журнале, фиксирующем должностные инструкции, в обязательном порядке должна быть отражена сведения о самом акте документа, которая что записывается в информационную таблицу.

Структура ее полей обуславливается каждым предприятием самостоятельно.

Информационная таблица может содержать в себя последующие графы:

• Порядковый госномер журнала.
• Дата принятия Должностных Инструкций.
• Дата внедрения во влияние.
• Основание для внедрения в действие (в случаи если данное потребуют внутренние утверждения по документообороту).
• Наименование должности, для которой разработана Должностная Инструкция.
• Наименование подразделения, в структуру которого введена должность.
• Если существовали изменения, то номер области, в который изменения записывались.
• Дата внесения этих перемен.
• Место сохранения подлинников (оригиналов).
• Место сохранения ксерокопий (копии).

Если в журнале не имеется бланк с закреплением отвечающих за его ведение, то в таком случаи следует дополнить поля с Фамилией Имя Отчество  и личной роспись отвечающего.

Зачем ознакомлять

Законом на работодателя возложена обязанность ознакомлять как вновь трудоустроенных, так и уже работающих сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), напрямую касающимися их деятельности и трудовой функции в данной организации (статьи 22, 68 ТК РФ).

Так, работники должны быть ознакомлены:

• с ПВТР и Коллективным договором;
• с правилами внутриобъектового режима и пропускного режима, если они существуют на конкретном предприятии;
• с положением о службе/отделе и должностной инструкцией;
• с издаваемыми в их отношении приказами по личному составу и ЛНА и т.п.

Если подпись работника об ознакомлении отсутствует, к примеру, на приказе о назначении ответственным за пожарную безопасность в подразделении или в должностной инструкции, то наказать его за неисполнение каких-то их пунктов будет невозможно. То же касается и других ЛНА.

Порядок ведения документации для регистрации проведения тестирования

Из этой статьи вы узнаете:

• как проходит разработка и учет должностных инструкций;
• как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
• для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Журнал регистрации должностных инструкций Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Разработка и учет должностных инструкций на предприятии Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Правила заполнения

Журнал проведения вводного инструктажа по охране труда должен содержать следующие данные:

• наименование организации;
• порядковый номер записи, согласно принятому на предприятии регламенту;
• дата проведения инструктажа;
• данные сотрудника, его личная подпись, указание должности или структурного подразделения;
• данные лица, проводящего инструктаж, его допуска.

Страницы журнала должны быть обязательно пронумерованы, прошнурованы (узел шнура на обратной стороне журнала проклеивается бумагой, на которой ставится оттиск печати предприятия). Во время заполнения не допускается пропуск страниц, внесение правок и изменений. Если ошибка все же была совершена, необходимо взять ошибочную запись в скобки, внизу указать новые данные, дату исправления и запись о том, что информация была дополнена или изменена.

Приказ об утверждении

Многие фирмы не создают должностные инструкции для работников. Но документ является важным для обеспечения эффективного взаимодействия между работодателем и сотрудником.

Для того, чтобы должностные инструкции получили юридическую силу, необходим соответствующий приказ. Если подтверждение официальной бумагой не будет произведено, то они не будут признаны правомерными. Поэтому Трудовая инспекция и суд могут признать работника правым, а работодателя привлечь к ответственности.

Часто проблемы возникают при увольнении работника в связи с нарушениями обязательств согласно должностной инструкции. Если она не будет подкреплена приказом, то сотрудник может восстановиться через судебные органы.

Форма приказа о подтверждении факта создания должностных инструкций в учреждении не определена на законодательном уровне.

Но кадровики часто используют образец, в котором отражаются три основных блока:

1. Обязательно прописывается наименование документа.
2. Далее формулируется необходимость подготовки бумаги.
3. В третьем блоке приводится резолюция.

Акт подписывается руководством учреждения.

• корректировку;
• учет;
• разработку;
• внесение изменений в должностные инструкции.

Бланк приказа можно скачать в интернете.

Общество с ограниченной ответственностью

г. Москва

ПРИКАЗ №48-п

от 26.09.2016 г.

об утверждении должностных инструкций

В связи с разработкой должностных инструкций и необходимостью придания им статуса нормативно-правового акта для новых должностей ООО «Маяк»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести утверждение должностных инструкций в качестве правовых актов, разработанных для следующих категорий должностей:

• старшего менеджера;
• специалиста по продажам;
• системного администратора;
• веб-дизайнера.

1. Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение пяти дней после подписания приказа распечатать и передать должностные инструкции для моего утверждения.
2. Начальнику кадровой службы Кривокрысенко Л.И. в течение двух дней после утверждения инструкций провести ознакомление с документами старшего менеджера Корниенко Э.С., специалиста по продажам Музыкина К.С., системного администратора Стукалова А.М., веб-дизайнера Антонова А.С. под роспись в журнале учета ознакомления с должностными инструкциями.

Генеральный директор ___________________ Андреев В.Я.

С приказом ознакомлен ___________________ Кривокрысенко Л.И.

Работодателем может не производиться утверждение должностных инструкций. Это обусловлено тем, что обязательства отсутствуют в Трудовом кодексе РФ

Но при введении инструкций в документооборот важно закрепить их использование юридические с помощью приказа

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ
предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Этого уже достаточно. Если внутренних документов в компании немного, то не нужно ничего выдумывать и можно остановиться на этом. Второй способ – посложнее. Заключается в присвоении документу кроме числового номера еще и буквенного индекса.

При этом если номер у каждого документа будет свой, то буквенный индекс не меняется и служит для того, чтобы по одному индексу можно было понять, что за документ перед нами. Буквенные индексы пишутся после порядкового номера через косую черту.

Внимание

Примеры буквенных индексов для внутренних документов: Акты – /А Приказ — /П Протоколы — /Пр Инструкции — /И и т.д. Каждая организация может разработать собственную удобную для себя систему буквенной индексации

Полные регистрационные данные документов в этом случае могут выглядеть следующим образом: Приказ от 02.11.2015 №123/П Приказ от 03.11.2015 №124/П Приказ от 04.11.2015 №125/П и так далее.

Кто ведет, где и сколько хранится

Такой журнал обычно ведет сотрудник кадровой службы предприятия.

Срок хранения журнала определяет директор организации, поскольку этот период не установлен законом. Однако иногда требуется установить продолжительные сроки хранения. Это относится к ситуациям, когда ЛНА имеют постоянный срок хранения или срок хранения 10 лет.

Предприятие также обязано хранить внутренние нормативные регламенты, срок действия которых завершен. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.