Ведение воинского учета в организации

Какие обязанности обычно поручают?

Работу, которую вменяют в обязанности работнику, выбирают по нормативным требованиям этого направления. Для того, чтобы понять какой объем работы предстоит выполнять исполнителю следует разработать должностную инструкцию с подробным описанием всех обязанностей.

Данная инструкция составляется на основании Методических рекомендаций по ведению воинского учёта, действующих в 2020 году. Содержание закреплённых обязанностей от числа военнообязанных трудящихся не зависит. По направлениям работу можно поделить на три части и соответственно также разбить должностную инструкцию.

	Краткая характеристика выполняемой работы	Конкретные обязанности работников ответственных на ВУ
Часть 1	Принятие на военучет устраивающихся на работу соискателей Снятиес учёта гражданина при разрыве с ним трудовых правоотношений	Проверяет существование пометок в гражданском паспорте о наличии воинской обязанности; изучает подлинность документов военучета Проверяет записи в предоставленных бумагах о постановке на учет по месту прописки или регистрации Оповещает трудоустраивающихся особ о порядке мобилизационных мероприятий Разъясняет степень ответственности за игнорирование выполнения ФЗ
Часть 2	Сбор, хранение и обработка полученных сведений	Занесение данных сотрудников в личные карточки Создание картотеки учетных форм
Часть 3	Поддержание в актуальном состоянии информации о воинском учете	Проведение сверки документов военнообязанного лица Подготовка сводных данных Составление отчетности Информирование военкомата о нарушениях, касающихся проведения мероприятий по военучёту

Назначение ответственного сотрудника происходит на основании приказа, изданного администрацией. Перед подписанием работником введённого в действие приказа, его предварительно согласовывают с руководством райвоенкомата.

Если ответственный работник, отбывает в отпуск, то работодатель обязан назначить в приказном порядке другого уполномоченного человека осуществлять обязанности отсутствующего по временному положению. При этом все требуемые для деятельности документы, передаются по внутреннему акту.

Выполнение Инструкции по ведению военно-учетной документации

Все работы, связанные с воинским учетом на предприятиях, делятся на два этапа:

1. Проведение подготовительных мероприятий, включающих в себя регистрацию работодателя в военном комиссариате по месту, где будет осуществляться деятельность организации. Регистрация проводится в пятидневный срок после вхождения предприятия в ЕГРЮЛ.
2. Состоит из мероприятий текущих: оформления личных карточек, информационной работы с соответствующей категорией работников, сверки полученных данных с последующей передачей в соответствующий военкомат.

Обработка данных новых работников включает в себя следующие мероприятия:

1. Проверяется документация, предъявленная сотрудником.
2. На каждого работника заводится личная карточка унифицированной формы (форма Т-2) либо его аналога, утвержденного нанимателем, в которую вносятся сведения, касающиеся его отношения к военной службе.
3. Карточка заверяется подписью ответственного сотрудника, а также самого работника.
4. В двухнедельный срок с момента поступления на работу извещение направляется в местный военкомат. Аналогичным образом военный комиссариат извещается об увольнении сотрудника.

В документах по воинскому учету содержится следующая информация:

• ФИО, дата, место рождения, местожительство;
• Семейное положение;
• Основные антропометрические данные;
• Образование;
• Место работы;
• Годность по здоровью к прохождению армейской службы;
• Наличие военно-учетных специальностей и профпригодности касательно подготовки по ним;
• Прохождение военной либо альтернативной службы или сборов;
• Владение иностранными языками;
• Наличие спортивных разрядов;
• Наличие факта возбуждения (прекращения) уголовного дела или судимости.

Сообщение в военкомат о приеме или увольнении работников

В какой срок нужно сообщать в военкомат о трудоустройстве работника? 

Организации обязаны информировать военные комиссариаты о трудоустройстве военнообязанных работников в течение 5 дней со дня их приема на работу на основании трудового договора. Для этого при заключении с сотрудником трудового договора организация должна представить в военкомат сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, по форме, приведенной в приложении № 2 к постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. В этой форме следует указать серию и номер паспорта, СНИЛС, полную дату рождения и должность, на которую был принят военнообязанный сотрудник.

Приняли на работу сотрудника из другого города. Он прописан в Иркутске, а работает в Москве удаленно. Какой именно военкомат нужно оповестить о трудоустройстве работника – по месту его прописки или месту учета организации?

Сведения о приеме граждан на работу и об их увольнении организации обязаны представлять в военные комиссариаты муниципальных образований по месту жительства или месту пребывания граждан (п. 33 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом ВС РФ от 11.07.2017). Если работник зарегистрирован и фактически проживает в Иркутске, а работу осуществляет дистанционным способом, то сведения о его трудоустройстве организация должна подать в иркутский военкомат по месту жительства сотрудника. 

Бухпросвет

• Воинский учет с 5 августа 2023 года: новые обязанности для работодателей
• Должны ли ИП вести воинский учет: что говорит закон и судьи
• Вправе ли работодатель принимать на работу лиц без военного билета или приписного свидетельства
• Штрафы за воинский учет с 1 октября 2023 года

Какой военкомат нужно уведомлять о трудоустройстве иногородних сотрудников, которых компания трудоустраивает на срок до 1 года?

Воинский учет граждан осуществляется военными комиссариатами по месту их жительства, а граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев, – по месту их пребывания (п. 7 «Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом ВС РФ от 11.07.2017). 

Если организация трудоустраивает иногороднего сотрудника на срок более 3 месяцев, то о заключении и расторжении трудового договора с таким сотрудником она должна уведомить военкомат по месту временного пребывания сотрудника. Другими словами, уведомить нужно военкомат по месту учета самой организации (если место учета организации и место временного пребывания сотрудника совпадают в пределах одного и того же муниципального образования).

О каких изменениях в персональных данных военнообязанного сотрудника работодатель должен сообщать в военкомат?

Работодатели в обязательном порядке должны информировать военкоматы об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, а также состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете. Информацию об изменении перечисленных сведений необходимо направлять в военкомат в течение 5 дней со дня изменения соответствующих сведений (пп. «е» п. 32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Законодательные основы деятельности ответственного специалиста

За начало воинского учета в организации принимается регистрация, как юрлица. После этого руководитель должен издать приказ об организации воинского учета, ссылаясь на федеральный закон о воинской обязанности. Данный приказ определяет способы сбора информации о кадрах и взаимодействия с компетентными органами по ведению воинского учета в муниципальном образовании. Сформулировано также поручение для отдела кадров, суть которого заключается в том, что подлежит разработке должностная инструкция для лица, ответственного за воинский учет.

Разрабатываются специально функциональные обязанности ответственного за ведение воинского учета, которые представляют собой документ, заверенный работодателем. Он сформулирован произвольно, однако основная его идея согласована с п. III Методических рекомендаций, прописанных в положении о воинском учете.

Для того чтобы заключить документальное отношение с сотрудником, на которого будут возложены функции ответственного за вур (военно-учетную работу), руководитель издает приказ о назначении ответственного работника, согласно которому все соответствующие обязанности возлагаются на лицо в штате компании, но в некоторых случаях вводится дополнительная штатная единица.

Необходимо отметить, что деньги из федерального бюджета, обеспечивающие проведение мероприятий воинского учета, выделяются только для финансирования военно-учетного стола в административных округах, где нет военного комиссариата. Наличие в организации свыше 4000 работников подразумевает работу двух специалистов в интересующей нас области. Для них оборудуется специальное рабочее место с закрытыми сейфами под документы. Образуется отдел, который называется военно-учетный стол. Их зарплата также начисляется за счет средств организации.

Ведение воинского учета в организациях в 2023 году

Сколько ответственных за ведение воинского учета работников должно быть в организации? Могут ли эти работники вести воинский учет по совместительству?

Если в организации работает меньше 500 военнообязанных сотрудников, вести воинский учет может один работник, выполняющий соответствующие обязанности по совместительству. При наличии в компании военнообязанных работников от 500 до 2000 человек вести воинский учет должен также один работник, но уже на полную ставку, а не по совместительству. Если же в организации от 2000 до 4000 военнообязанных сотрудников, то воинский учет должны осуществлять уже два работника, объединенных в военно-учетный стол (п. 12 и п. 13 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Нужно ли вести воинский учет сотрудников, работающих по договорам ГПХ?

Нет, не нужно. Воинский учет организации осуществляют на основании документов воинского учета, представляемых гражданами при заключении с ними договорных отношений. При этом сотрудники обязаны предоставлять соответствующие документы только при оформлении с работодателем трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Если сотрудник привлекается к выполнению работ на основании гражданско-правового договора, то организация не вправе запрашивать у него документы воинского учета. В таких случаях нет документальной базы для ведения какого-либо учета. Поэтому организации в настоящее время освобождены от ведения воинского учета сотрудников, работающих по договорам ГПХ.

Нужно ли вести воинский учет, если в организации нет сотрудников призывного возраста?

Да, нужно. Обязательному воинскому учету подлежат не только лица призывного возраста (18–27 лет), но и все военнообязанные работники, пребывающие в запасе. В частности, нужно вести обязательный учет всех работников мужского пола, отслуживших в армии, работников, уволенных с военной службы с зачислением в запас ВС РФ, а также работников, прошедших альтернативную гражданскую службу (пп. «б» п. 14 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Подлежат ли женщины воинскому учету в 2023 году?

Организации обязаны вести воинский учет работников женского пола, только имеющих военно-учетные специальности. К подобным профессиям, в частности, относится картография, геоинформатика, издательское дело, лечебное дело, стоматология, фармация, сестринское дело, лабораторная диагностика, гидрология, метеорология, геодезия и т.д.

Полный перечень данных специальностей приведен в приложении № 1 к постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Если у сотрудниц организации нет такой специальности, воинскому учету они не подлежат.

Нужно ли вести воинский учет работников, которые не служили в армии и которым уже больше 27 лет?

Да, нужно. Работники, не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва или не призванные на военную службу по любым другим причинам, но которым уже исполнилось 27 лет, подлежат воинскому учету на общих основаниях. 

Наряду с ними воинскому учету подлежат работники, не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва, а также работники, завершившие обучение на военных кафедрах при ВУЗах по программам военной подготовки офицеров, сержантов и старшин (пп. «б» п. 14 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Нужно ли вести воинский учет работников, которые уехали из России, но продолжают работать в организации?

Нет, не нужно. Сотрудники, работающие в российских организациях, но при этом постоянно проживающие за пределами территории РФ, не подлежат воинскому учету в военных комиссариатах, органах местного самоуправления и частных организациях (п. 15 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Наряду с ними воинскому учету не подлежат работники, проходящие военную службу, отбывающие наказание в виде лишения свободы, а также освобожденные от исполнения воинской обязанности. Соответственно, организации не обязаны вести воинский учет всех перечисленных работников.

Что делать, если работник вообще не состоит на воинском учете в военкомате? 

В таких случаях работодатель должен направить в военный комиссариат по месту регистрации работника сведения о выявлении гражданина, не состоящего, но обязанного состоять на воинском учете. Данные сведения нужно направить в военкомат по форме, установленной в приложении № 10 к «Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом ВС РФ от 11.07.2017. При этом самому работнику нужно выдать направление в военкомат для постановки на воинский учет. Для этого нужно использовать форму направления, утв. приказом Минобороны от 10.09.2007 № 366/789/197.

Как проверить результаты предписанной законом работы?

Чтобы проконтролировать, правильность проведения военучёта в организации до прихода проверки из контролирующих органов можно провести внутреннюю ревизию этой службы. Задача выполняемого аудита – убедиться, что все действия по получению и должной сохранности документов проходят в соответствии с Положением о воинском учете. При проверке также изучается проводимое обновление сведений и передача их в райвоенкомат.

Если комиссионной проверкой будут выявлены недоработки, то их необходимо зафиксировать специальным документом-актом. Определить сроки допустимых исправлений или доработок. О результатах проверки сообщить в райвоенкомат.

За правонарушения в деятельности осуществления воинского учета установлена админответственность. К ней разрешено привлекать не только руководителей компаний, но и должностных особ, которые являются ответственными за эту работу.

Основные задачи воинского учета в организации

Согласно Федеральному законодательству воинский учет является формой учета соответствующих человеческих ресурсов с целью реализации воинской обязанности в невоенное время. Учетные мероприятия определяют количество и качество подлежащих мобилизации и призыву граждан и регламентируют плановую работу по систематизации их данных.

Какую отчетность, связанную с ведением воинского учета, организации представляют в военкомат?

Исходя из требований статьи 65 ТК РФ, при поступлении на работу каждый сотрудник обязан предъявить работодателю учетные документы: призывное удостоверение либо военный билет. С этой документацией руководитель или уполномоченное лицо ведет дальнейшую работу.

Важно! В обязанности специалиста, работающего с учетной документацией, входит проведение сбора, анализа, регистрации данных о призывных и мобилизационных ресурсах и их передача в соответствующие военкоматы. Работы по бронированию на предприятиях лиц, находящихся в запасе, регламентируются инструкцией от 22.12.1999 N 144, утвержденной Постановлением специальной Межведомственной комиссии

Работы по бронированию на предприятиях лиц, находящихся в запасе, регламентируются инструкцией от 22.12.1999 N 144, утвержденной Постановлением специальной Межведомственной комиссии.

Согласно Пошаговой инструкции при количестве военнообязанных в организации не более 500 человек учетом занимается один из кадровых работников по совместительству. Если это число достигает отметки в 2000 человек, то для учетной работы выделяется одна штатная единица, до 4000 – две штатные единицы, до 7000 — необходимы 3 сотрудника. На каждых последующих 3000 военнообязанных сотрудников требуется по одному специалисту.

За соблюдение требований по воинскому учету в организациях несут ответственность их руководители.

Кого можно обязать

Согласно законодательству ответственность за организацию и осуществление учёта возлагается на первого руководителя. Но разрешено вменить эти обязанности на другого сотрудника с возложением ответственности за проведенную работу. Условия, которые делают возможным такое делегирование обязанностей следующие:

• Назначаемый сотрудник владеет необходимыми для качественной работы знаниями.
• Ответственность прописывается в договоре работника с администрацией либо в его должностной инструкции с перечнем возложенного функционала.

Если профиль задач выбранного сотрудника не пересекается с учетной кадровой работой, то вменить обязанности разрешено исключительно при оформлении совместительства внутри конторы.

На предприятие может быть нанят отдельный сотрудник для выполнения проведения в/учёта. Вообще количество уполномоченных лиц, ответственных за его ведение, напрямую зависит от числа военнообязанных, работающих в этом заведении.

Руководство обязано предоставить для работников, осуществляющих учетную работу, помещения специально оснащённые для такой деятельности. Оборудовать их металлическими шкафами, которые обеспечат сохранность документации.

Составление плана работы военно-учетного стола

Руководитель организации утверждает план, который составляется согласно приложению №17 к «Рекомендациям» или по образцу, разработанному им. Инструкция предусматривает указание точных сроков проведения мероприятий, а также должностную инструкцию работников, ведущих учет. Она прописывает следующие задачи:

• Порядок ведения картотеки;
• Подготовку годового плана;
• Порядок обмена документацией с военным комиссариатом;
• Ведение контроля над подлинностью документов и т.д.

Другой необходимый документ — журнал проверок, образец которого дается в приложении №1 к «Рекомендациям».

Помимо этого, в отдельных папках ведется учет входящей и исходящей документации: запросов, выписок, справок, переписки с местными военными комиссарами. Переписка ведется в 2 экземплярах, один из которых требуется направить адресату, а другой – подшить в отведенную для этого папку.

Срок хранения переписки с военкоматом составляет 3 года.