Номенклатура дел организации

Утверждение

Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

• окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
• согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
• представить ее на утверждение руководителю предприятия.

Обратите внимание! Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

• дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
• передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.

В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

1. Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
2. Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
3. Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Общие требования к подсчету объемов работ в строительстве

Смета – это документ с перечнем предстоящих строительных работ и расценками к ним. И одним из самых трудных моментов в определении стоимости намеченных работ по строительству, ремонту, реконструкции или техническому перевооружению объекта является установление перечня этих работ и их объемов. Вот для чего необходимо считать объемы работ в строительстве, с этого, собственно, и начинается составление сметы.

Составляется специальная ведомость объемов. В ней коротко описываются сами работы и приведены формулы, по которым принято считать объемы работ в строительстве. Эта ведомость формируется на основании полного комплекта проектной документации, включающей в себя чертежи, спецификации, иные полагающиеся материалы. Все работы должны быть расписаны по номенклатурам, характеристикам и единицам измерения, согласно установленным законодательством сметным нормам.

Укрупненные общероссийские расценки в стране пока еще не приняты, поэтому при составлении смет для объектов гражданского и промышленного строительства специалисты отталкиваются от ФЕР-2001 (ТЕР-2001). Таким образом, считать объемы работ в строительстве необходимо в соответствии с правилами, предписанными ГЭСН-2001 (именно по ним и составлялись ФЕР-2001 (ТЕР-2001)).

При этом стоит заметить, что тут мало просто знать эти правила и придерживаться их. Необходимо еще уметь применять рациональный метод при выполнении подсчетов.

Инструкции не предписывают делать копии ведомости подсчетов, она составляется в единственном экземпляре и остается на хранении в проектной организации. Когда предстоит проверка и согласование сметы, организация, которая будет этим заниматься, делает запрос и получает ведомость в свое распоряжение на время проведения работ.

Ведомость – важный документ, который должен быть заполнен грамотно и четко. Помарки не допускаются, формулы и текстовые комментарии вписываются именно в отведенные под них графы, максимально разборчиво и в установленном порядке. К подсчетам прилагаются ссылки на чертежи (по номерам), их отдельные составляющие и иные материалы, имеющиеся в проекте.

Если речь идет о составлении смет для объектов, подлежащих капитальному ремонту, то расчеты ведутся на основании проекта, данных инвентаризационных планов и обмеров в натуре. При этом считать объемы работ в строительстве для отдельных элементов или видов работ необходимо именно в тех единицах измерения, которые прописаны в сметных нормах и главах СНиПов (а именно – в их технических частях).

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

• В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
• с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
• какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).

• 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
• В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Как не упустить главного

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Примечание

В графе “Примечание” указываются сведения, важные для хранения каждого конкретного дела. Это могут быть:

• информация о том, что документ электронный;
• информация о том, где находится оригинальный экземпляр документа, если в деле подразделения представлена копия;
• пометка экспертной архивной комиссии (ЭАК), означающая, что перед тем, как уничтожить дело, его необходимо просмотреть ЭАК (организации или государственного архива) и, возможно, продлить срок его хранения и т.п.

Составленная номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения. В нашем случае – начальником отдела кадров.

Если структурное подразделение настолько велико, что в нем действует собственная архивная комиссия, то дополнительно заполняется виза согласования с ней готовой номенклатуры дел подразделения.

Прежде чем подписывать составленную номенклатуру дел, нужно показать ее архивариусу или делопроизводителю, ответственному за архив. Только когда будут устранены все неточности в формулировках и оформлении (ответственный архивариус еще и перепроверит все сроки хранения), номенклатуру можно подписывать и передавать в канцелярию.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел отдела кадров негосударственной организации.

Пример 2.

Общество с ограниченной ответственностью «Виктория» Управление по персоналу НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 2021 На —- год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по Перечню	Примечание
Название раздела
03-01	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми, ст. 773
03-02	Штатное расписание	Постоянно, п. “а” ст. 71
03-03	Приказы о внесении изменений в штатное расписание и основания к ним	Постоянно, п. “а” ст. 71
03-04	Трудовые договоры с работниками	75 лет, ст. 657	ЭК
03-05	Приказы о приеме работников	75 лет, п. “б” ст. 19	ЭК
03-06	Приказы об увольнении работников	75 лет, п. “б” ст. 19	ЭК
03-32	Журнал регистрации запросов о выдаче копий документов, связанных с работой	Электронный
03-33	Приказы по основной деятельности. Копии	Оригиналы в деле 01-12
03-34	Номенклатура дел управления по персоналу	До замены новой и не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел, ст. 200(1)

Начальник управления по персоналу Головлев П.А. Головлев

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

• В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
• с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
• какой порядковый номер соответствует конкретному делу.

Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).

• 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
• В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
• В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
• В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Внесение изменений в утвержденную номенклатуру дел

Эта процедура подразумевает, что изменения будут вноситься в актуальную номенклатуру на протяжении года, для которого она утверждена. Такая необходимость возникает, например, при появлении новой группы дел, которые ранее в номенклатуру не входили.

Процесс внесения изменений зависит от способа утверждения номенклатуры. В тех случаях, когда для вступления в силу достаточно подписи руководителя на форме номенклатуры, кадровые служащие еще при ее составлении оставляют несколько свободных строк, которые используются по мере появления новых групп дел.

Если же номенклатура утверждалась приказом, то внесение изменений происходит в той же форме, т. е. издается приказ, которым вносятся дополнительные группы дел под индексом, присвоенным в порядке валовой нумерации.

Заполнение графы «Количество дел» по окончании календарного года не считается внесением изменений. Просто соответственные цифры проставляются в этой графе ответственным сотрудником отдела кадров от руки.

Случается и наоборот: предусмотренная группа дел в течение года прекращает существование, когда необходимость в сборе и хранении документов отпадает на протяжении года. Но даже если в группе не оказывается ни одного дела, вычеркивать ее из номенклатуры не следует. Однако при утверждении номенклатуры на следующий год такая группа в номенклатуру уже не вносится.

Определение срока хранения документов

Первым этапом составления номенклатуры дел кадровой службы будет экспертиза ценности документов. Для этого документы необходимо рассортировать по следующим группам:

• приказы по личному составу и основной деятельности;
• трудовые договоры;
• учетные документы;
• личные карточки;
• трудовые книжки и т.п.

Для каждой группы в соответствии со сроками, указанными в упомянутом выше Перечне, необходимо будет определить срок хранения.

Если при определении сроков хранения той или иной группы документов возникают трудности, на предприятии потребуется создать экспертную комиссию, включающую в себя наиболее компетентных в делопроизводстве и кадровом деле работников, и определить сроки хранения с учетом ее мнения.

По результатам экспертизы все документы опять же поделятся на группы:

• документы постоянного хранения;
• документы длительного хранения (свыше 10 лет);
• документы сроком хранения 5 лет и меньше;
• документы с истекшим сроком хранения.

Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в установленном в организации порядке с составлением акта.

📹 Видео

Номенклатура дел кадровой службыСкачать

1 часть: Архивное хранение документов — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполненияСкачать

Ролик «Номенклатура дел и учет мест хранения документов в 1С Документооборот 3.0»Скачать

Порядок формирования дел — Елена А. ПономареваСкачать

Как заполнить сведения о производственном контролеСкачать

Как сформировать номенклатура дел? . Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.А,Скачать

Кадровый учет «с нуля»Скачать

Документы при увольнении с 2023 — Елена ПономареваСкачать

Семинар: «Кадровое делопроизводство для начинающих» Дмитрищук С.А.Скачать

Заполнение справочников модуля Номенклатура дел ПК «Делопроизводство»Скачать

Требования к составлению номенклатуры делСкачать

Видеоролик «Порядок составления номенклатуры дел организации»Скачать

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара — Елена А. ПономареваСкачать

номенклатура дел бухгалтерии образецСкачать

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2021 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в КоАП РФ. Номенклатура дел отдела кадров на 2021 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Основное предназначение документа

Как уже говорилось, номенклатуры дел организации используются для систематизации документооборота. Рассмотрим подробнее, каким образом это достигается.

У предприятия складывается обширный документооборот. Все бумаги экспертно проверяются и сортируются в зависимости от структурного подразделения организации либо своей тематической направленности. Объединенные в одну папку, они составляют дело с индивидуальным названием и номером.

Номенклатура нужна для:

• распределения дел по структурным подразделениям;
• отражения количества отдельных томов в каждом деле;
• введения сроков хранения документов (например, отметка «ЭПК» (при необходимости проведения оценки экспертно-проверочной комиссией) указывает, что после проведения экспертизы документы могут быть переданы в архив; отметка «ДМН» (до минования надобности) подтверждает, что сроки хранения документов определяет организация).

Благодаря ведению номенклатуры упрощается поиск бумаг фирмы. Также легче отслеживать сроки хранения бланков. При наступлении крайней даты их можно своевременно отправить в архив (по результатам ЭПК) или аннулировать.

Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Составление номенклатуры дел — это часть архивной работы. Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов.

Принцип обязательности организации сохранности документов в компании закреплен в статье 17 закона «Об архивном деле» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ. Нормы этой статьи распространяются на организации любой формы собственности, если речь идет о сохранности архивных документов, к которым, в частности, отнесены и документы по личному составу. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел.

Процесс организации документооборота детально прописан в Основных правилах работы архивов, утвержденных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Эти правила обязательны для всех государственных учреждений, а для остальных — в части организации хранения документов, отнесенных к категории государственной собственности. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании.

Раздел 3.4 Основных правил работы архивов посвящен номенклатуре дел. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать. А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Приложение 7 — это сводная номенклатура организации, а приложение 8 — номенклатура отдельного структурного подразделения.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

• классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
• определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество единиц хранения;
• сроки хранения и номера статей по перечню;
• примечания к номенклатуре.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

Основные правила составления приказа об утверждении номенклатуры дел

Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел. Поэтому предприятиям разрешено составлять его в произвольной форме, или по образцу, только для этого его необходимо разработать и утвердить в учетной политики предприятия.

Независимо от того, какой способ выберет предприятие по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел, он должен содержать обязательные параметры, а именно:

• Номер и дату, когда составлялся приказ;
• Полное наименование предприятия;
• Сведение об утвержденной номенклатуре: ее номер, год на который она составляется, а так же другие данные, если в них есть необходимость;
• Указываются ответственные лица, которые отвечают за исполнение данного приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Заголовок дела

Заголовок дела должен «четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела» {amp}lt;3{amp}gt;, например:

• штатное расписание;
• личные карточки работников;
• приказы о внесении изменений в штатное расписание и служебные записки к ним;
• приказы о направлении работников в командировку;
• переписка с Федеральной службой по труду и занятости и т.д.

Для сравнения приведем примеры того, как нельзя формулировать заголовки дел:

• входящие письма;
• приказы;
• разное.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке уменьшения значимости дел. Начать следует с таких фундаментальных документов, как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, трудовые договоры с работниками, а закончить можно всевозможными копиями и материалами, присланными «для сведения».

При увольнении работника в текущем календарном году его трудовой договор подлежит изъятию и помещению в дело «Трудовые договоры с уволенными работниками». С личными карточками уволенных поступают аналогично (их перемещают в дело «Личные карточки уволенных работников»).

Для наглядности приведем пример номенклатуры дел отдела кадров.

Общество с ограниченнойответственностью «Октябрь»(ООО «Октябрь»)НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ21.12.2010 1 УТВЕРЖДАЮ———— N ——- Директор ООО «Октябрь»г. Нижний Новгород Конев Р.Д. Конев——————— ——- ————(место составления) Подпись Расшифровкаподписи2011 21.12.2010На ———— год ———-Дата

Индексдела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок храненияи N статей поПеречню	Примечание
1	2	3	4	5
03. Отдел кадров
03-01	Законодательныеи нормативные акты в сфере трудовых отношений. Копии	До минования надобности
03-02	Приказы по основной деятельности. Копии	До минования надобности
03-03	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год, ст. 773	После замены новыми
03-04	Положение об отделе кадров	Постоянно, ст. 55
03-05	Должностные инструкции работников	75 лет, ст. 77
03-06	Приказы по личному составу(прием, увольнение, перевод и др.)	75 лет ЭПК, п «б» ст. 19
03-07	Приказы по личному составу(о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, взысканиях, краткосрочных командировках)	5 лет ЭПК, п. «б» (2)ст. 19
03-08	Штатное расписание и изменения к нему. Копия	До минования надобности
03-09	Трудовые договоры и соглашения	75 лет ЭПК, ст. 657
03-10	Трудовые договоры уволенных работников	75 лет ЭПК, ст. 657
…	…	…	…	…
03-17	Документы (анкеты, резюме, заявления и др.) лиц, не принятых на работу	3 года, ст. 663
03-18	Книга учета движения трудовых книжеки вкладышей в них	75 лет, п. «в»ст. 695
…	…	…	…	…
03-26	Протоколы заседания аттестационной комиссии	15 лет ЭПК, ст. 696
03-27	Табели учета рабочего времени	5 лет, ст. 586
…	…	…	…	…

Начальник отделадокументационного обеспеченияЛукшева /А.Д. Лукшева/19.12.2010Начальник архиваШлакова /Р.Л. Шлакова/19.12.2010СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНОПротокол ЭК Протокол ЭПК архивногоучреждения18.12.2010 3 12.12.2010 18от ———— N ———- от ———- N ————Т.В.Шадрина

Предлагаем ознакомиться Приказ по обучению персонала

Эксперт журнала

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2024 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи «Как составить номенклатуру дел в организации?».

• закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.