Состав личного дела:
- Документ удостоверяющий личность (внутренний паспорт, паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание и другие документы) все эти документы в лично леле находятся в копии;
- Копии ИНН, СНИЛС;
- Копии документов об образовании;
- Копии свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации;
- Копия военного билета для военнообязанных;
- Копии документов о составе семьи (свидетельства о рождении детей, свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака и т.д.);
- Оригинал заявления о приеме на работу;
- Копия приказа по личному составу;
- Копия трудового договора;
- Документы внутренние, при осуществлении трудовой деятельности в данной компании (приказы о поощрения, приказы о дисциплинарном взыскании, приказы (распоряжения) о повышении квалификации, приказы о предоставление основного/дополнительного отпуска и т.д.);
- Прочие дополнительные бумаги (результаты медицинских комиссий, допуск к опасным участкам работы, документа на право пользования определенных льгот и т.д.)
- При увольнении в личное дело подшиваются бумаги (Приказ об увольнении (сокращении), заявление, если увольнение произошло в связи с неисполнением служебных обязанностей, то соответственно подшиваются документы о служебном расследовании и т.д.).
Как составлять внутреннюю опись документов личного дела
На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:
- каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
- использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).
Документ должен содержать в себе ряд сведений:
- наименование предприятия,
- должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
- список описываемых документов,
- полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).
К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.
Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.
Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).
Особенности описи дел постоянного хранения
В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.
Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».
Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.
Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.
Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.
К каким делам требуется прилагать опись
На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:
- к личным делам;
- к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.
В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .
Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.
Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также » , не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.
Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:
- личное ;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность;
- выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
- выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
- копии документов об образовании, повышении квалификации;
- служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
- акты, уведомления и т. д.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.
Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.
Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.
Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.
Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.
Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.
Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).
Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.
дела со сроком хранение более 10 лет;
дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.
Применяемые формы
В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):
- постоянного хранения (Приложение 14);
- по личному составу (Приложение 15);
- временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
- электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
- электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
- структурного подразделения (Приложение 23);
- электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).
Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:
- Титульный лист.
- Предисловие.
- Список сокращений.
- Указатели.
Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.
Порядок проведения описи личного дела работника
За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:
- Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
- Опись может составляться вручную или печататься.
- Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
- Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
- Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
- При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
- Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.
Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:
- Порядковый номер.
- Регистрационный номер.
- Дата оформления.
- Название документа.
- Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
- Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.
Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:
- Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
- Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
- Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
- Количество страниц описи.
- Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.
Особенности оформления внутренней описи
В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:
А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:
А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.
Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.
Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.
Последовательность составления внутренней описи дел
Порядковый номер.
Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
Индекс документа.
В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
Дата документа.
Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации
В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
Заголовок документа
представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
Номера листов.
Примечание.
Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
Итоговая запись
, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи
Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.
На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.
Для чего нужна опись
Опись личного дела считается простым в составлении документом, формируемым наиболее часто непосредственно при трудоустройстве гражданина. С ее помощью фиксируется вся документация, передаваемая гражданином будущему директору.
В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.
Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.
Судебная практика содержит несколько примеров разбирательств, когда работники обращались в суд на компании, потерявшие те или иные важные документы.
Является ли обязательной
По закону компании могут не составлять опись разных документов, содержащихся в личном деле каждого сотрудника предприятия. Но имеются некоторые дела, для которых делать опись нужно в обязательном порядке.
К ним относится:
- папки передаются в архив для долгосрочного хранения, поэтому срок их хранения превышает 10 лет;
- личные дела обладают стандартным заголовком «личное дело», поэтому отсутствует возможность понять, какая имеется документация.
Что входит в личное дело сотрудника и зачем оно заводится? Ответы в видео:
Если в этих случаях руководитель предприятия все равно не назначает ответственное лицо для составления описи, то он может привлекаться к ответственности.
Кто занимается составлением документа
Занимается процедурой составления описи назначенный в компании специалист, который наделяется нужными полномочиями путем издания соответствующего приказа руководителем предприятия.
Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь.
Если процедура составления описи выполняется в маленькой компании, то нередко занимается процессом непосредственный руководитель фирмы. Для этого нужно обладать соответствующей квалификацией, чтобы грамотно составить документацию.
Что еще скачать по теме «Опись»:
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
- Все договоры
- Все бланки
- Авторский договор, авторский заказ
- Агентский, субагентский договор и соглашение
- Договор аренды, субаренды: недвижимости, имущества
- Договор банковского счета, вклада-депозита, обслуживания
- Брачный договор, контракт, семья
- Договор безвозмездного пользования, оказания услуг
- Договор возмездного оказания услуг
- Договор гарантии и гарантийного обслуживания
- Договор дарения, пожертвования
- Договор доверительного управления
- Договор займа, беспроцентного займа
- Договор задатка, аванса
- Договор залога недвижимости, имущества, прав
- Договор комиссии, субкомиссии на покупку, продажу
- Договор концессии, франчайзинга
- Договор купли-продажи товара, имущества, акций
- Договор лизинга, сублизинга, финансовой аренды
- Лицензионный, сублицензионный договор
- Договор мены, бартера, обмена
- Договор найма, поднайма жилого помещения
- Договор на выполнение работ, оказание услуг
- Договор обучения, стажировки, переподготовки
- Договор перевода долга
- Договор подряда, субподряда
- Договор поручения, договор поручительства
- Договор поставки товара, продукции, оборудования
- Договор представительства: юридического, коммерческого
- Договор о совместной деятельности
- Договор страхования, перестрахования
- Договор уступки требований, договор цессии
- Договор хранения товара, имущества
- Трудовой договор, контракт, соглашение
- Удостоверительная надпись
- Прочие договора
- Акт
- Анкета
- Аренда
- Белстат
- Бухучет
- Бюджет
- Ведомость
- Госкомимущество
- Доверенность
- Должностная инструкция
- Жалоба
- ЖКХ
- Журнал
- Зарплата
- Заявление
- Здравоохранение
- Инструкция
- Исковое заявление
- Контракт
- Минздрав
- Минтранс
- Минюст
- МЧС
- Отчет
- Отчетность
- Положение
- Приказ
- Протокол
- Рабочая инструкция
- Расписка
- Совмин
- Соглашение
- Справка
- Труд
- Уведомление
- Устав
- Форма
- Ходатайство
- Экономика
- Юрлицо
Бланк описи личного дела работника
Законодательно ничем не закреплено ведения описи документов в личном деле сотрудника (работника). В связи с этим организации самостоятельно разрабатывают бланк описи, либо могут воспользоваться готовым бланком, который имеется в документе «Правило работы архива» (приложение №10).
В описи личного дела рекомендовано, чтобы содержались следующие реквизиты и информация:
- Порядковый номер документа (бумаги);
- Дата издания документа, либо дата, когда документ был подшит в папку;
- Наименование документа;
- Каждому листу документа присваивается номер: Например, копия паспорта — лист листы 1-6, копия свидетельства о регистрации брака – лист -7 и т.д.
- В колонке описи примечание указывается дополнительная информация (срок истечения медицинской комиссии, срок окончания водительского удостоверения) или какой-то документ был вынут для проверки службой безопасности и т.д.
- Внизу бланка описи проставляется общее кол-во бумаг и общее кол-во листов в деле.
Опись личного дела подписывается сотрудником, который формировал это личное дело с указанием даты и расшифровкой ФИО и должности.
|
· ОПИСЬ · списка документов личного дела № _04-52__ |
| №
п/п |
Индекс
документа |
Дата
документа |
Заголовок документа | Номера
листов дела |
Примечание | ||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||||||
| 1. | 23 | 22.07.2016 | Трудовой контракт (договор) | 1–4 | |||||||||||
| 2. | 113-2/147 | 22.07.2016 | Приказ «О приеме на должность …» | 5 | |||||||||||
| 3 | Б/н | 25.08.2016 | Должностная инструкция | 6–8 | |||||||||||
| 4 | б/н | 22.07.2016 | Копия паспорта | 9-13 | Вынут СБ для проверки 15.03.2017г. | ||||||||||
| 5 | б/н | 22.07.2016 | Копия военного билета | 14-20 | |||||||||||
| Итого | 5 (пять) | документов | |||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||
| Количество листов внутренней описи | 1 (один) | ||||||||||||||
| (цифрами и прописью) | |||||||||||||||
| И.о. начальника отдела кадров | Иванов | Иванов И.И. | |||||||||||||
| (подпись) | (расшифровка) | ||||||||||||||
| Дата | 21.03.2024 | ||||||||||||||
Текст документа:
Внутренняя опись документов личного дела N 5
---
Петрова Анна Александровна
----------------------------
(фамилия, имя, отчество)
---------------------------------------------------------------------------
¦ N ¦ Название и ¦ Дата ¦ Индекс ¦Номера ¦ Дата ¦Примечание ¦
¦п/п¦ заголовок ¦документа ¦документа¦листов ¦ включения ¦ ¦
¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ дела ¦ документа ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ в личное ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дело ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦Дополнение к ¦ ¦ ¦ 1, 2 ¦01.02.2007 ¦ ¦
¦ ¦личному листку ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦по учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 2 ¦Личный листок по¦01.02.2007¦ ¦ 3-6 ¦01.02.2007 ¦ ¦
¦ ¦учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 3 ¦Автобиография ¦01.02.2007¦ ¦ 7 ¦01.02.2007 ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 4 ¦Копия диплома о ¦29.06.1999¦ ¦ 8 ¦01.02.2007 ¦ ¦
¦ ¦высшем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦образовании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 5 ¦Заявление о ¦01.02.2007¦ 65 ¦ 9 ¦01.02.2007 ¦ ¦
¦ ¦приеме на работу¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 6 ¦Копия приказа о ¦01.02.2007¦ 75-к ¦ 10 ¦01.02.2007 ¦Оригинал в ¦
¦ ¦приеме на работу¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ОК-10 ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 7 ¦Аттестационная ¦25.08.2008¦ ¦ 11 ¦13.08.2008 ¦ ¦
¦ ¦характеристика ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 8 ¦Аттестационный ¦28.08.2008¦ 5 ¦ 12 ¦13.08.2008 ¦ ¦
¦ ¦лист ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦ 9 ¦Копия приказа о ¦29.08.2008¦ 15-к ¦ 13 ¦29.08.2008 ¦Оригинал в ¦
¦ ¦присвоении I ¦ ¦ ¦ ¦ ¦деле ОК-10 ¦
¦ ¦квалификационной¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦категории ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦10 ¦Копия приказа об¦01.09.2009¦ 58-к ¦ 14 ¦01.09.2009 ¦ ¦
¦ ¦изменении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦фамилии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------+----------+---------+-------+-----------+-----------+
¦11 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
----+----------------+----------+---------+-------+-----------+------------
Итого _______________________________________________ документов <*>
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи <*> _____________________________
(цифрами и прописью)
--------------------------------
<*>Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.
Как оформить опись документов личного дела
Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.
Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.
При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.
Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).
Правила ведения и оформления
В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.
Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.
По определению ГОСТ Р 7.0.8-2022 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.
Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены.
- оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
- собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
- увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).
Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Что такое личное дело сотрудника
Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
- копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
- документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
- документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
- прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
- документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне
Что относится — перечень
Согласно действующим нормативам, документы по личному составу разделяют на четыре большие группы.
К ним относятся:
- Свидетельства трудовой деятельности работников (в том числе на предприятиях с вредными и/или опасными условиями труда) – бумаги о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнениях, отпусках, присвоении званий, иные документы. Примерами наиболее известных объектов являются организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, трудовые договоры, служебные контракты, распоряжения).
- Кадровая документация – трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников, журналы учета, персональные документы. Личные карточки относятся к этой категории только в том случае, если они составлены по унифицированным правилам – форме Т-2,Т-2ГС (МС) и Т-4.
- Документы по охране труда и смежным направлениям – списки на льготы, сертификаты о прохождении курсов обеспечения промышленной безопасности, путевые листки, акты или заключения о вредности/опасности факторов, расследования несчастных случаев и прочее.
- Документы по расчетам заработной платы, премий, пособий и иных выплат – лицевые счета, расчетно-платежные или расчетные ведомости, табели учета рабочего времени, акты выполненных работ и многое другое.
Порядок и сроки хранения
Все условия документооборота по личному составу отображены в Федеральном законе №125-ФЗ. Сроки хранения подробно описаны в статье 22.1 настоящего закона.
Нормативы хранения таковы:
- документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет;
- законченные после 1 января 2003 – сохраняются 50 лет.
По истечении срока документы должны проходить повторную экспертизу ценности, после чего их либо отправляют на утилизацию, либо повторно направляют на хранение (на срок не менее 50 лет).
Однако есть нюансы:
Документы по личному составу, связанные с прохождением государственной службы лиц, но при этом не являющиеся гостайной, должны храниться минимум 75 лет.
Журналы регистрации несчастных случаев необходимо хранить 45 лет.
Документы третьей степени важности (расчетные листы на выдачу зарплаты, журналы учета отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях) должны храниться в течение 5 лет.
Документы передают в архив в строго установленные строки: для документации по личному составу он определяется периодом не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства.
Формировать дело для архива нужно таким образом:
- освободить листы от файлов, скрепок, скоб, а также пронумеровать листы карандашом в правом верхнем углу;
- расположить документы в хронологическом порядке (вначале – более старый документ);
- подготовить титульный лист, внутреннюю опись и лист-заверитель.
Если в дело идут оригиналы крупных объектов (например, военный билет или трудовая книжка), их нужно прикладывать вместе с пронумерованным конвертом.