Как заполнить ефс-1 при увольнении работника в 2023 году

Какую кодировку использовать для разных причин расторжения трудовых взаимоотношений

В помощь кадровику законодателем собран классификатор, где перечислены все коды причин увольнения для отчета ЕФС-1, направляемого в Социальный фонд России.

Если понимаете, что в ЕФС-1 вам разобраться тяжело, приходите на курс «Клерка» по всем новым правилам 2023 года. Эксперты помогут, дадут рекомендации и советы.

В классификаторе содержится информация:

• непосредственно шифр для отчета;

• положения нормативного акта;

• формулировка оснований ухода от работодателя.

Классификатор оснований прекращения работыКлассификатор оснований прекращения работыКлассификатор оснований прекращения работы

Сведения о том, что работник прекратил работать в организации, вносятся в отчетный документ в виде кода и формулировки главных причин увольнения в соответствии со статьями ТК и иными специальными федеральными законами, регулирующими трудовые отношения.

Например, если работник получил инвалидность и не может больше по состоянию здоровья работать, в гр. 7 подраздела 1.1 ЕФС-1 специалист кадровой службы вносит код причины увольнения по классификатору: п5ч1с83тк с фразой «труд. договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с признанием работника полностью неспособным к труд. деят-ти в соответствии с мед. заключением», указывается полностью «пункт 5, части 1 номер статьи 83 ТК РФ».

В классификаторе перечислены основания для расторжения по законам о гражданской, муниципальной службе (закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, от 02.03.2007 № 25-ФЗ), о прокуратуре (закон от 17.01.1992 № 2202-1) и т. д.

Так, в таблице нетрудно найти, какой код причины увольнения по собственному желанию проставляется в случае прекращения трудовых отношений с пожарным:

• шифр – п1ч2с83фз141;

• основание – по соглашению сторон;

• нормативное обоснование – пункт 1 части 2 статьи 83 закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ.

В случае прекращения трудовых взаимоотношений по договору гражданско-правового характера кодировка в отчете для СФР не указывается (графа № 7).

Если работник уходит с работы по основаниям, не поименованным в классификаторе, проставляется признак «иное» с указанием на пункт, часть, статью и реквизиты нормативного документа – основания расторжения договора.

В целях упрощения работы специалисту кадровой службы рекомендуется указывать код причины увольнения в журнале учета увольнений по работникам организации – юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Сетки используемые для заполнения отчета

• 661 ЕФС1-ЗПГос Код катег.персонала Находится в обычных сетках. Она, скорее всего не потребуется большинству пользователей. Может быть полезна в том случае, если вас не устраивает возможность прописать код категории персонала в справочнике должностей, как это было описано выше. Например, если “код категории персонала” по каким-либо причинам меняется чаще, чем меняется сама должность и это надо отразить в отчете ЕФС. Или если у вас уже ведется какая-то своя собственная кодировка которую удобнее “превратить” в код категории персонала. Данная сетка задает преобразование “вашего кода” в код категории персонала для отчета ЕФС-1.
• 642 Подразделение — OID Находится в разделе “Прочие справочники организации” Сетка необходима для медицинских организаций (чтобы прописать для каких подразделений какие OID надо указывать в отчете). Сетка может быть полезна для любых других организаций, если вы хотите, чтобы в отчет попадали название подразделений не такими какими вы пользуетесь в своем справочнике. Для этого достаточно будет прописать другое название подразделение в столбце “Наименование для ЕФС-1.ЗПГос”

663 ЕФС-1 ЗПГос. Виды выплат Находится в разделе “Прочие справочники организации” Очень важная сетка для заполнения отчета ЕФС-1

Здесь вам надо перечислить используемые для начисления зарплаты виды начислений сгруппировав их по “кодам выплаты”, которые используются в отчете ЕФС-1 Для этого необходимо:
в столбце “Код выплаты” указать код выплаты по справочнику
в столбце “Виды Н-У” по справочнику видов Н-У выбрать все виды (клавишей Insert) которые соответствуют указанному коду выплат.
Обратите внимание: если эта сетка не будет настроена, то в отчете будут только те коды выплат, которые были исходно настроены в поставке.

664 ЕФС-1 ЗПГос. Система оплаты труда Находится в разделе “Прочие справочники организации” Принцип примерно тот же что и у сетки 663

Только здесь вам надо указать на наличие каких видов в ЛС надо смотреть программе чтобы выбрать нужную систему оплаты труда для отчета ЕФС-1.

• 665 ЕФС-1 ЗПГос. Специальные часы работы Находится в разделе “Прочие справочники организации” Используется аналогично сетке 663. Здесь указываются группы видов Н-У из которых можно брать рабочее время в качестве “специального” (сверхурочные, выходные и т.п.)

667 ЕФС-1 ЗПГос. Специальные условия занятости Находится в разделе “Прочие справочники организации” Очень специфичная сетка. Потому что специальные отраслевые условия занятости заполняются только мед.организациями. Эта сетка может быть полезна только в том случае, если у вас стабильно повторяются определенные сочетания кодов СОУЗ и таким уникальным сочетаниям вы готовы указать свой условный код, и пользоваться этим кодом в каком-либо поле кадровой части. Но основной способ задания кодов СОУЗ — справочник должностей (см.выше).

668 ЕФС-1 ЗПГос. ПКГ
Находится в разделе “Прочие справочники организации”
Предназначена для ситуаций, когда в организации уже активно пользовались ПКГ, но закодированными числовыми кодами (в справочнике должностей и/или кадровой части)

Данная сетка позволит настроить соответствие используемых числовых кодов ПКГ символьным кодам ПКГ для формы ЕФС-1.Обратите внимание: Есть альтернативное решение. Если при использовании ПКГ вы пользовались справочником из файла p_k_g.tab то, с помощью специалиста по внедрению можно настроить соответствие непосредственно в этом справочнике

Для этого потребуется импортировать информацию о ваших ПКГ в файл обновленной структуры (где добавлен столбец “Код ПКГ для ЕФС-1”).

Настройки для формы ЕФС-1. Раздел 1.3

Настройки находятся по пути: Настройка -> 5. Настройки таблиц и форм печати -> >> Справки и отчеты для ПФ (страховые, персонифицированная…) -> >> ЕФС-1 -> 1. ЗПГос сведения о заработной плате

Настроек для данной формы достаточно много. Но большая часть настроек однотипная (указать поле КЧ, где хранятся данные для того или иного столбца формы или указать сетку, по которой можно “перекодировать” используемые вами значения в значения для ЕФС-1).

Для облегчения поиска нужных настроек, они сгруппированы по графам формы отчета, на которые влияют данные настройки.
Ниже приведено описание для всех настроек.

Данные, которые можно указать в справочнике должностей

В справочнике исполняемых должностей (”штатное расписание”) можно указать дополнительно четыре реквизита, которые будут взяты в отчет в том случае, если при вводе должностей в кадровой части вы пользуетесь должностями из справочника должностей.

Для должности в справочнике должностей можно указать:

Код наименования должности (столбец 5 формы отчетности). Значение вводится по специальному справочнику должностей. К сожалению для новой формы не используется справочник должностей и профессий по ОКПДТР.

• Код категории персонала (столбец 6 формы отчетности) Заполняется по справочнику. Код категории персонала точно будет знаком тем, кто сдает “ЗП-формы” статистической отчетности. Тем же, кому их сдавать не требуется, этот столбец можно не заполнять. В этом случае в отчетность сотрудники будут попадать с кодом 600.

• Код ПКГ (столбец 12 формы отчетности) Профессиональная квалификационная группа. Не имеет практически ничего общего с теми ПКГ которые были раньше. Заполняется тоже по своему справочнику.

• СОУЗ или специальные отраслевые условия занятости (столбцы 8 и 9 формы отчетности) В настоящий момент заполняется только медицинскими организациями. Возможно в будущем другие ведомства тоже захотят подтянутся. В отличие от предыдущих реквизитов в СОУЗ допускается одновременный выбор нескольких значений для одной должности. Значения выбираются по справочнику.

Скорее всего вам потребуется вводить для многих (нескольких) должностей какие-то одинаковые значения из упомянутых справочников. Вы можете облегчить ввод однотипной информации через массовый ввод данных по выбранным записям. Для этого необходимо:

1. выделить требуемые записи в справочнике должностей. Это можно сделать либо клавишей Insert, выделяя в “ручном режиме”. Либо по клавише Shift+F5 задав условия поиска записей и нажав “Выделить”
2. Встать в столбец, по которому необходимо внести для всех выделенных записей одно и тоже значение.
3. Нажать F3
4. В появившемся окне ввести нужное значение (или выбрать его из справочника)
5. После нажатия на кнопку “ОК” всем выделенным записям в текущем столбце пропишется указанное значение

Обратите внимание: возможно вы по каким-то причинам отключали ведение должностей по справочнику, в этом случае информация из справочника должностей не попадет в отчет. Проверьте настройку “6

Общие настройки системы -> 6. Настройки режимов корректировки. -> Способ хранения должностей в КЧ” там должен быть 0, чтобы была привязка того, что вы вводите в кадровой части к общему справочнику должностей.

Какая предусмотрена ответственность, если ЕФС- 1 (отчет при увольнении сотрудника) не сдан?

В случае, если ЕФС-1 при увольнении сотрудника будет предоставлена на бумажном носителе вместо электронной формы, то штраф составит 1000 руб. За непредоставление в срок или предоставление недостоверных сведений работодатель будет оштрафован на 500 руб. в отношении каждого увольняемого работника (п. 2 ст. 8, ст. 17 закона РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Также, законодательством РФ предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере 300-500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Особенности заполнения формы

В подразделе 1 разд. 1 в поле «Статус ЗЛ» надо указать статус зарегистрированного лица:

• ГРФ – граждане РФ;

• ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России;

• ВЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, временно проживающие в России, а также беженцы;

• ВПИГ – иностранцы или лица без гражданства (за исключением ВКС);

• ВКС – иностранные высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие в России.

В подразделе 1.1 подразд. 1 разд. 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД, но сейчас нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ. В частности, в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ дата начала периода работы по договору ГПХ и дата окончания этого периода.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» мероприятия указываются так: НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ, ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывается один из двух кодов – РКС или МКС.

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» не заполняется.

Согласно Порядку заполнения для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции» также указывается один из следующих буквенных кодов: ДГПХ, ДАВТ, ДОИП, ИЗЛД, ЛДПИ.

При этом Пенсионный фонд уточнил, что вместе с буквенным кодом указывается цифровой код по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к Порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п3ч1с77тк. В СЗВ-ТД код не указывали. Если в графе 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении действия договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подразд. 1 разд. 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавлены графы, например:

• 5 – районный коэффициент;

• 11 – индивидуальный номер рабочего места;

• 12 – класс (подкласс) условий труда.

При этом убрали графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица / сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным».

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например по «вредникам», лицам с чернобыльскими льготами, лицам, работающим на государственных должностях, находившимся в отпуске по уходу за ребенком до трех лет или отпуске без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 разд. 1 указывают сведения по страхователю. Их представляют вместе с подразд. 1.2 подразд 1. разд. 1. Поле «Отчетный период» должно иметь значение, равное или больше «2023».

В подразделе 3 разд. 1 в таблице отражают те же показатели, что в отчете ДСВ-3.

В подраздел 2.1 разд. 2 вносят показатели, аналогичные показателям в таблице 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили графу 4 «На начало отчетного периода».

В подразделе 2.1.1 подразд. 2.1, подразд. 2.2, 2.3 разд. 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 формы 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 заполняют страхователи:

• которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);

• учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;

• физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Таблицу 1.1 отчета 4-ФСС заполняли только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включала таблицу 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

* * *

В заключение отметим еще несколько моментов, по которым дал разъяснения Пенсионный фонд.

Если работодателю нужно будет сдавать корректирующие, отменяющие или дополняющие сведения персонифицированного учета за отчетные периоды до 01.01.2023, они представляются по действующим до этой даты формам (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3).

Сведения по форме «Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)» за декабрь 2022 года необходимо было представить до 16.01.2023. За периоды начиная с января 2023 года представление сведений по форме СЗВ-М отменяется.

При определении формы, по которой представляются сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД или ЕФС-1), следует ориентироваться на период, в котором издан приказ о кадровом мероприятии. Если приказ был издан до 01.01.2023, нужно было представить форму СЗВ-ТД, если после 01.01.2023 – форму ЕФС-1.

Раздел 2

Раздел состоит из нескольких подразделов, но большинство страхователей заполняют только 2.1 и 2.3.

Перед первой таблицей Раздела 2 указывают:

• номер корректировки (первичная – «000»);
• код периода (год – «12»);
• год – 2023;
• среднесписочную численность работников;
• численность застрахованных от травматизма;
• количество инвалидов, если есть;
• количество лиц, трудящихся во вредных / опасных условиях.

Если компания в процессе ликвидации, нужно поставить отметку «Прекращение деятельности». Если есть льготы по взносам на травматизм, отмечается поле «Льгота».

В таблице Подраздела 2.1 указывают суммовые показатели с начала года (графа 3), на конец предыдущего отчетного периода (графа 4) и за каждый из трех последних месяцев (графы 5, 6, 7). Нужно отразить:

1. Выплаченные застрахованным лицам суммы.
2. Суммы, не облагаемые взносами на травматизм.
3. Базу, то есть разницу между пунктом 1 и 2.
4. В том числе выплаты в пользу инвалидов.
5. Размер тарифа.
6. Скидку к тарифу, если применяется.
7. Надбавку к тарифу, если установлена фондом.
8. Финальный размер тарифа.
9. Суммы страховых взносов на травмы и профзаболевания, исчисленные как База х Тариф.

Подраздел 2.1.1 заполняют не все плательщики взносов, а лишь организации с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), некоторые государственные учреждения, а также страхователи, которые начисляют взносы по нескольким основаниям. Подробно об этом модуле сказано в разделе XI Порядка заполнения.

Подраздел 2.2 предназначен для тех, кто временно направляет своих работников в другие компании. Если вы относитесь к таким страхователям, рекомендуем ознакомиться с Разделом XII Порядка заполнения.

Подраздел 2.3 заполняют все – в нем указывают данные о медосмотрах и спецоценке условий труда. Перед таблицей вписывают:

• численность работников, которые должны проходить медосмотры, или «0», если таких нет;
• численность тех, кто прошел медосмотр – на основании актов медкомиссий.

В таблице указывают:

• в графе 3 – общее число рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка условий труда;
• в графе 4 – число рабочих мест, по которым СОУТ проведена;
• в графах 5-11 распределяют рабочие места из графы 4 по классам условий труда.

Мы рассказали, как заполнить новую форму ЕФС-1 в 2024 году. Когда в отчете будут сформированы все нужные модули, на титульном листе ставится дата его создания, должность, фамилия и инициалы директора, а также его подпись.

Новый реквизит «Код категории» в форме расшифровки мероприятий

С 2023 года для каждого застрахованного лица в сведениях о трудовой деятельности необходимо заполнять новый реквизит Код категории. Он может принимать одно из пяти значений:

• ГРФ – граждане Российской Федерации;
• ПЖИГ – иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации.
• ВЖИГ — иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 N 4528-1 «О беженцах» <1>
• ВПИГ – иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» <2>), временно пребывающие на территории Российской Федерации.
• ВКС – иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», временно пребывающие на территории Российской Федерации.

Кто обязан предоставлять

Подавать сведения о трудовой деятельности с 01.01.2023 года необходимо при кадровых изменениях, указанных в таблице.

Вид договора

Заполнять отчёт нужно в том числе на сотрудников, которые работают дистанционно или по совместительству.

Если раньше СЗВ-ТД подавался только по работникам, с которыми заключён трудовой договор, то теперь в 2023 году сведения о трудовой деятельности нужно заполнять и для застрахованных лиц, работающих в рамках:

Список лиц

Вносить сведения в ЕФС-1 не нужно, если на оплату по договору не начисляются страховые взносы. Это касается ГПД-договоров по аренде, купле-продаже, договоров займа, мены или дарения.
Также отчёт не надо подавать, если по сотруднику не было кадровых изменений. Нулевой отчёт не подаётся.

Сроки предоставления

Сведения о трудовой деятельности работника необходимо предоставлять:

• Не позже следующего рабочего дня. Если работодатель принимает (увольняет) сотрудника, возобновляет (приостанавливает) ТД или заключает (расторгает) договор ГПХ.
• Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчётным. При остальных кадровых мероприятиях.

Если крайний срок подачи сведений выпадает на выходной день, то у работодателя есть право отчитаться в следующий рабочий день.

Например, Алексеев И. И. заключил трудовой договор с организацией «Фрукт» в пятницу, 20 января 2023 года. Если работодатель не успеет подать сведения в этот же день, то может отчитаться в понедельник — 23 января.

Форма подачи

Отправлять отчёт в Социальный фонд России (СФР) нужно в электронном или бумажном виде.

Если у работодателя 11 и более застрахованных лиц, то подавать сведения обязательно нужно в электронном виде. Когда застрахованных лиц меньше 11, то сдать отчёт можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Настройки для формы ЕФС-1. Раздел 1.3

Настройки находятся по пути: Настройка -> 5. Настройки таблиц и форм печати -> >> Справки и отчеты для ПФ (страховые, персонифицированная…) -> >> ЕФС-1 -> 1. ЗПГос сведения о заработной плате

Настроек для данной формы достаточно много. Но большая часть настроек однотипная (указать поле КЧ, где хранятся данные для того или иного столбца формы или указать сетку, по которой можно “перекодировать” используемые вами значения в значения для ЕФС-1).

Для облегчения поиска нужных настроек, они сгруппированы по графам формы отчета, на которые влияют данные настройки.
Ниже приведено описание для всех настроек.

Сведения о застрахованном лице заполняйте, когда сдаете любую из форм первого раздела

Раздел 1 отчета ЕФС-1 состоит из четырех подразделов. Первый, в котором будете указывать информацию о сотруднике НКО или исполнителе по ГПД, заполняйте каждый раз, когда подаете любую из форм раздела ЕФС-1. Инструкция, как заполнить сведения о застрахованном лице из НКО — дальше.

В поле «СНИЛС» укажите страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника НКО или исполнителя, с которым НКО руководитель заключил договор гражданско-правового характера. СНИЛС состоит из 11 цифр. Формат: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX (п. 3.1. Порядка заполнения). Информация в отделе кадров или у бухгалтера НКО по работникам должна быть, ведь пластиковую карточку с номером или форму АДИ-РЕГ приносит тот, с кем в НКО заключают трудовой договор (ст. 65 ТК). Отчисления по договорам ГПХ НКО тоже производит, поэтому СНИЛС исполнителя должен быть в реквизитах договора или в акте приема-передачи. 

В поле «ИНН» укажите идентификационный номер налогоплательщика, если сотрудник или исполнитель предоставил свидетельство из ФНС (п. 3.2. Порядка заполнения). Свидетельство — документ не обязательный, и требовать его у сотрудника НКО или исполнителя по ГПД Вы не имеете права. Подтверждают это и специалисты Роструда.

Поля «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняйте на русском языке в именительном падеже полностью. Например: Петров Георгий Сергеевич. Сокращать или заменять имя и отчество инициалами нельзя. Фамилию и имя сотрудника или исполнителя по ГПД укажите обязательно, так как без этой информации отчет в СФР не примут ( п. 3.3. Порядка заполнения).

В поле «Дата рождения» укажите дату рождения сотрудника НКО или исполнителя, с которым заключили ГПД (п. 3.4. Порядка заполнения). В каком формате указывать дату рождения в порядке заполнения отчета не написали. Есть уточнение, что Ф. И. О., дата рождения и СНИЛС должны совпадать в отчете и в документе, который подтверждает регистрацию в фонде — СНИЛС или АДИ-РЕГ (п. 3.5. Порядка заполнения). 

В поле «Код категории ЗЛ» нужно указать код, который обозначает, к какой категории относится сотрудник НКО или исполнитель по ГПД, о котором отчитываетесь (п.3. 6. Порядка заполнения). Подобрать код поможет таблица ниже.
 

Таблица. Код категории застрахованного лица для отчета НКО в СФР

Код для отчета НКО	Сотрудник НКО или исполнитель по ГПД:
ГРФ	Гражданин Российской Федерации
ПЖИГ	Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее на территории Российской Федерации
ВЖИГ	Иностранный гражданин или лица без гражданства, временно проживающее на территории Российской Федерации, а также временно пребывающие на территории Российской Федерации иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище в соответствии с Федеральным законом от 19.02. 1993. № 4528-1 О беженцах
ВПИГ	Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации. Исключение-высококвалифицированные специалисты
ВКС	Иностранный гражданин или лицо без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающих на территории Российской Федерации

В Поле «Гражданство (код страны)» проставьте код в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п 3.7. Порядка заполнения). В классификаторе, утв. Постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст, у каждой страны есть буквенный и числовой код. В сведениях о застрахованном нужно указывать числовой. Таблицу со списком кодов скачайте здесь. Если отчитываетесь о лице без гражданства, укажите код «000».  

Присоединяйтесь к «Помощнику кадровика» в социальных сетях

«Помощник кадровика: Эксперт» в соцсетях — это:

• оперативные оповещения о важных изменениях в трудовом законодательстве, обновлениях системы и ближайших мероприятиях;
• возможность пообщаться с коллегами и решить свои рабочие вопросы;
• эксклюзивные видеоролики о работе с системой.

Как подписаться:

Телеграм-канал «Помощник кадровика»	Сообщество в социальной сети «ВКонтакте»
✓ отсканируйте QR-код:	✓ отсканируйте QR-код:
✓ найдите по названию «Помощник кадровика: Эксперт»;	✓ найдите по названию «Помощник кадровика: Эксперт»;
✓ откройте по прямой ссылке: https://t.me/kadrovik_news	✓ откройте по прямой ссылке: https://vk.com/public212050950

Когда отчитываться по форме ЕФС-1

Срок сдачи отчета и набор разделов, которые в него включаются в том или ином случае, с прошлого года не изменились. Сама форма также не содержит существенных новшеств.

Важно! Применять обновленную форму ЕФС-1 нужно с отчетности за 2023 год. Однако региональные органы СФР заявили, что до момента доработки программного обеспечения будут принимать отчет и на новом, и на старом бланке (утв

постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п). Но о сроках не сообщалось. Так что страхователям, которые планируют подавать годовой отчет за 2023 год на старом бланке, рекомендуем уточнить возможность этого в своем территориальном отделении СФР.

Конкретные отчетные сроки 2024 года и набор разделов (кроме титульного листа – он оформляется всегда), представлены ниже.

Сроки представления ЕФС-1 в 2024 году

	Обстоятельства	Крайний срок	Модули
1	Прием на работу, увольнение, начало или конец ДГПХ*, приостановление или возобновление ТД**	Не позднее следующего рабочего дня после дня оформления кадрового приказа или договора	Подраздел 1, Подраздел 1.1 Раздела 1
2	Если в течение месяца были прочие кадровые события, например, перевод или подача заявления на отказ от бумажной трудовой	25 января, 25 февраля, 25 марта, 25 апреля и так далее каждый месяц до конца года	Подраздел 1, Подраздел 1.1 Раздела 1
3	Все страхователи должны отчитаться по отчислениям на травматизм	25 января, 25 апреля, 25 июля, 25 октября	Раздел 2
4	В отчетном периоде страхователь перечислял дополнительные взносы за работников	25 января, 25 апреля, 25 июля, 25 октября	Подраздел 3 Раздела 1
5	В 2023 году были работники с особым порядком начисления страхового стажа (п. 3 ст. 11 закона № 27-ФЗ)	25 января	Подраздел 1, Подраздел 1.2 Раздела 1
6		Подраздел 2 Раздела 1

*ДГПХ – договор гражданско-правового характера.

**ТД – трудовой договор.

Расшифровка аббревиатуры ЕФС-1 – единая форма сведений, ведь документ заменил несколько старых отчетов. На каждую отчетную дату у разных страхователей набор модулей ЕФС-1 будет индивидуальным. Например, в отчет к 25 января нужно включить:

• Раздел 2 по взносам на травматизм – всем работодателям;
• Подразделы 1 и 1.1 Раздела 1 – тем, у кого в декабре были кадровые события (помимо указанных в строке 1 таблицы);
• Подраздел 1.2 Раздела 1 – тем, у кого в 2023 году были работники с особым порядком начисления пенсионного стажа. Дополнительно в отчет включается Подраздел 2 Раздела 1 – если среди них были работники, трудящиеся в условиях, которые дают право на досрочную пенсию;
• Подраздел 3 Раздела 1 – тем, кто в 2023 году перечислял за работников дополнительные страховые пенсионные отчисления.

Далее рассмотрим порядок отражения данных в отчете.

Основные тонкости заполнения

При заполнении подраздела 1.1 необходимо руководствоваться Порядком заполнения ЕФС-1, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п. Представлять подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 в СФР можно отдельно от остальной формы, но обязательно с заполненными титульным листом и подразделом 1 раздела 1 формы ЕФС-1.

Данные, которые указываются в полях СНИЛС, Фамилия, Имя, Отчество и Дата рождения, должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

При подаче заявления о переходе на ЭТК табличную часть подраздела 1.1 заполнять не надо – достаточно указать дату заявления подачи в соответствующем поле.

В графе 2 указывается дата кадрового мероприятия.

В графу 3 вносится наименование кадрового мероприятия, например, при увольнении указываем — УВОЛЬНЕНИЕ.

Графа 4 заполняется только в отношении зарегистрированных лиц, которые работают (в том числе по договорам ГПХ) в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

В графе 5 указываются должность, структурное подразделение, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор. Если в нем нет подразделения – только должность. При ГПД графу не заполняют.

Кодовое обозначение занятия (графа 6) должно соответствовать занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности. Код состоит из пяти цифровых знаков. Формат записи — XXXX.X. Код включает:

• код наименования группы занятий в ОКЗ – первые четыре знака;
• контрольное число – пятый знак.

В графе 7 указывают причину увольнения и код. Последний необходимо взять из классификатора к порядку заполнения. Если в графе 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

Основание кадрового мероприятия (графы 8-10) включает в себя:

• наименование (приказ, договор),
• дата в формате ДД.ММ.ГГГГ,
• номер – число без знака N.

Графу 11 заполняют только в корректирующей форме, чтобы дополнить, уточнить или исправить сведения о трудовой деятельности.

Как заполнить ЕФС-1 при увольнении?

Форма и порядок заполнения отчета ЕФС-1 регламентированы приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Форма состоит из:

раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» — указываются сведения о трудовой деятельности (работе по договору ГПХ) каждого сотрудника, стаж и размер заработной платы, а также, сведения о сотрудниках, по которым были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию или которым положена досрочная пенсия;

раздела 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» — применяется для расчета сумм страховых взносов, а также, для отражения сведений о медосмотрах и о специальной оценке условий труда.

Бланки:
Новый отчет ЕФС-1 с 2024 года: порядок заполнения

Однако, немаловажным при формировании отчета является указание мероприятий, требующих отражения в ЕФС-1. Среди распространенных действий, требующих обязательного фиксирования в форме, является кадровое мероприятие «Увольнение».

Согласно порядку заполнения ЕФС-1, увольнение сотрудника нужно отражать следующим способом.

Где в ЗУП 3.1 найти раздел ЕФС-1 – аналог СЗВ-ТД

Заполнение Подразделов 1, 1.1 Раздела 1 ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) реализовано в ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308. Для формирования сведений о трудовой деятельности с 2023 года используем прежний документом СЗВ-ТД (Кадры – См. также – Электронные трудовые книжки) – в него была добавлена печатная форма ЕФС-1. Если Дата документа указана 01.01.2023 г. и позднее, файл выгрузки формируется в новом формате, утвержденном для ЕФС-1.

В заполнение документа СЗВ-ТД для формирования Раздела 1 ЕФС-1 с 2023 года внесены изменения:

• В форме расшифровки мероприятий появился новый реквизит Код категории.
• В файл выгрузки добавлено поле Код причины увольнения.
• Реализовано заполнение мероприятий по договорникам ГПХ.

Разберем новшества в заполнении сведений о трудовой деятельности подробнее.

Где указывается шифр оснований расторжения договора в ЕФС-1

Нововведением в предоставлении отчетности по кадровым перемещениям сотрудников стало указание сотрудником кадровой службы организации (индивидуального предпринимателя) на код причин увольнения сотрудника в случае расторжения трудового договора (договора гражданско-правового характера) вместо привычной формулировки со ссылкой на статью ТК.

Требование установлено для заполнения формы ЕФС-1 для СФР (образовался с 2023 года в результате объединения Пенсионного фонда и Фонда социального страхования), где указывается код причины и основания увольнения в графе 7 подраздела 1.1 «Сведения о труд. (иной) деятельности».

Форма ЕФС-1 утверждена постановлением правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. В документе подробно указано, как заполняется отчет, в каких графах проставляется расшифровка по кадровым мероприятиям, где в ЕФС-1 указывается код причины увольнения, дата и реквизиты приказа и иные сведения.

Все информация в отчет вносится на основании первичных кадровых (бухгалтерских) документов.

Ранее информация о кадровых мероприятиях направлялась по форме СЗВ-ТД. Сведения вносились аналогичным образом, за исключением графы 7. В нее заносятся коды причины увольнения с 2023 – в этом отличие СЗВ-ТД от ЕФС-1.

Подраздел 1.1 отчета в СФР

В случае принятия решения об уходе с работы и издания соответствующего приказа в 2022 году заполняется и направляется СЗВ-ТД. Форма ЕФС-1 применяется в отношении кадровых мероприятий, которые произошли с 2023 года.

Титульный лист

На титульной странице данные обычно вносятся в блок «Сведения о страхователе». Но если отчет подает правопреемник, то их вписывают в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Необходимо указать:

• регистрационный номер компании в СФР;
• название организации или Ф.И.О. ИП;
• коды – ИНН / КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП, основной ОКВЭД. Для физических лиц введен новый реквизит – код категории страхователя из п. 28 Порядка заполнения. ИП указывают «ИП01». Бизнес не должен указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО;
• телефон компании – только цифры;
• адрес электронной почты.

Новый тег «Код причины увольнения» в файле выгрузки

Вместе с форматом выгрузки для ЕФС-1 был утвержден справочник причин увольнения. Код причины увольнения – это новый тег в выгружаемом файле, его заполнение обязательно. При этом прежний тег Нормативный документ (основание увольнения) не убрали. Его заполняем так же, как и раньше.

Для целей заполнения тега Код причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности в ЗУП 3.1.23.458 / 3.1.24.308 реализован новый справочник Причины увольнения ПФР (Настройка – Классификаторы).

Новый справочник связан со справочником Основания увольнения (Настройка – Классификаторы), который используем в документе Увольнение (Кадры – Приемы, переводы, увольнения) и затем его значение подтягивается в документ СЗВ-ТД. В карточке Основания увольнения появилась ссылка на Причину увольнения ПФР. Выбранная причина увольнения попадает в файл выгрузки ЕФС-1 с 2023 года.