Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

Как заполнить СТД-Р

Для формирования отчета СТД-Р в 2023 году используется бланк из Приказа Минтруда от 10.11.2022 N 713н. Работодатель не имеет права вносить в него какие-либо корректировки, к примеру, дополнять или убирать строки и столбцы. Можно только вносить информацию в имеющиеся поля или оставлять их пустыми при отсутствии данных.

Заполнить СТД-Р несложно, делается это в несколько этапов. Полное описание формирования СТД-Р содержится в разделе II приложения N 3 Приказа Минтруда N 713н.

Этап 1. Сведения о сотруднике

Укажите ФИО работника. Отчество может отсутствовать, к примеру, у иностранцев. Информация указывается на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений, не заменяя имя и отчество на инициалы.

Внесите дату рождения физлица (формат ДД.ММ.ГГГГ) и СНИЛС (формат XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX).

Информация, указываемая в блоке, должна быть аналогична той, которая зафиксирована в документах о регистрации сотрудника в системе персучета СФР.

Этап 2. Сведения о работодателе

Укажите регистрационный номер работодателя в СФР, который присвоен ему при постановке на учет в качестве страхователя.

Впишите наименование юрлица согласно учредительной документации (или ФИО без сокращения для ИП согласно документа, который удостоверяет его личность).

В строке «ИНН» укажите номер юрлица или физлица (для ИП) согласно свидетельству о постановке на учет в ИФНС.

В строке «КПП» проставбте код причины постановки на учет для юрлица. Для ИП поле не заполняйте, поскольку по нему этот код отсутствует.

Этап 3. Сведения о трудовой книжке

Этот блок работодатели заполняют только по тем сотрудникам, которые подали требуемое заявление.

Отразите информацию о дате подачи заявления на электронную трудовую книжку или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Этап 4. Сведения о кадровых мероприятиях

Наиболее сложный к заполнению блок, который вызывает трудности у специалистов и сопряжен с разными ошибками. Строки заполняются так:

• в столбце 1 — номер записи в хронологической последовательности;
• в столбце 2 — дата кадрового мероприятия (к примеру, приема, увольнения и т. д.) в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• в столбце 3 — название кадрового мероприятия (их всего 7 — ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ, УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ), УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ). Последние два введены из-за мобилизации, о чем сказано выше;
• в столбце 4 — сведения о трудовой функции, например, должности, квалификации и т. д., а также структурном подразделении работодателя. Подразделение прописывают, когда условие о работе в нем зафиксировано в трудовом договоре. Наименование трудовой функции указывают по штатному расписанию;
• в столбце 5 — код выполняемой функции по классификатору ОК 010-2014. Формат записи — ХХХХ.Х, где первые четыре цифры обозначают код названия группы занятий, а пятая цифра — контрольное число;
• в столбце 6 — причина увольнения, в т. ч. пункт, часть статьи, статья ТК РФ;
• в столбцах 7, 8, 9 — соответственно название, дата и номер документа, которым оформлено кадровое мероприятие;
• в столбце 10 — признак отмены записи в формате «Х», когда данные по заполненной строке отменили.

Этап 5. Сведения о заверении документа

Если документ оформляется в бумажном виде, то проставляются дата заполнения документа, а также должность, подпись и ее расшифровка уполномоченного лица (обычно руководитель работодателя). Ставится печать (если есть).

Если документ оформляется в электронном виде, его подписывают УКЭП уполномоченного лица.

После прохождения всех этапов документ считается заполненным, и его можно выдавать сотруднику. Если форма выдается в бумажном виде, сотрудник расписывается о ее получении в журнале выданных справок по форме СТД-Р. Регламентированной формы журнала нет, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Как выглядит электронная трудовая книжка

С 2020 года предусмотрено ведение трудовых книжек в электронном виде. Работник вправе оставить ведение бумажного варианта документа или отказаться от него, перейдя на электронную ТК. Независимо от выбора сотрудника в базу СФР (ранее — ПФР) поступают сведения, формирующие его электронную трудовую книжку с 2020 г. Как выглядит документ, где его можно увидеть и получить – расскажем об этом в нашем материале.

• Кто будет вести электронную трудовую книжку
• Как выглядит электронная трудовая книжка
• Форма электронной трудовой книжки для работодателей
• Электронная трудовая книжка 2023: как выглядит форма для работников
• Как получить из СФР сведения из электронной книжки

Кто будет вести электронную трудовую книжку

Законодательство возлагает на СФР (ранее — ПФР) обязанность по хранению сведений о трудовой деятельности всех граждан. Сам Фонд записи о трудовой деятельности не формирует. Все данные поступают от работодателей. Отчитаться компании и ИП, имеющие наемных работников, должны в оговоренные законом сроки.

В 2023 году сведения о приеме и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня, о прочих изменениях сообщают не позже 25 числа следующего месяца. При отсутствии кадровых изменений отчитываться в СФР не нужно.

Каждая запись в электронной книжке создается на основании информации, переданной в Социальный фонд работодателем.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Фактически, электронная трудовая книжка – это сведения о работе, хранящиеся в компьютерной базе СФР. Она содержит такие же данные, что и привычный бумажный экземпляр книжки (за исключением награждений и поощрений). Для всех участников документооборота: работодателей, сотрудников и Социального фонда разработаны свои формы, отражающие информацию о трудоустройстве каждого человека. Сведения в них одни и те же, только каждый работодатель отражает данные по периоду работы именно у него, а СФР формирует записи по всем местам работы человека.

Форма электронной трудовой книжки для работодателей

ИП и компании в 2023 году заполняют для СФР форму ЕФС-1 (утв. Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 N 245п ). На каждого сотрудника составляется отдельный документ. В бланке указывается фамилия, имя, отчество, СНИЛС работника, а также сведения о его трудовой деятельности.

Если сотрудников в отчетном месяце 25 и более, отчет передается электронно. Спецоператоры связи уже учли нововведения и дают возможность компаниям заполнить и отправить сведения по утвержденному формату.

У компаний с меньшей численностью есть выбор – они могут предоставить бумажные экземпляры утвержденной формы либо направить отчетность в электронном формате. Скачать бесплатную программу для подготовки сведений можно на официальном сайте СФР.

Электронная трудовая книжка 2023: как выглядит форма для работников

Для передачи сотрудникам Минтруд разработал форму «Сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем» СТД-Р (обновлена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ представляет собой фактически выписку из трудовой книжки. Трудовой кодекс РФ позволяет передавать сотруднику как бумажный документ, так и его электронную форму, подписанную усиленной ЭЦП.

Запросить форму у работодателя можно в любое время. Документ выдается в течение 3-х рабочих дней. В нем будет отражена информация по последнему месту трудоустройства (ст. 66.1 ТК РФ).

В обязательном порядке бланк выдается работнику при увольнении. При невозможности вручения формы сотруднику в день увольнения, СТД-Р нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением (иначе невыдача может расцениваться как нарушение трудовых прав работника).

Как получить из СФР сведения из электронной книжки

По запросу граждан электронная трудовая книжка доступна для просмотра и распечатки. Минтруд предписывает использовать форму СТД-СФР для предоставления гражданам сведений об их трудовой деятельности из информационной базы Социального фонда (Приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н).

Где можно будет получить документ:

• в любом МФЦ;
• в любых отделениях Социального фонда.

Запросить сведения можно и через личный кабинет СФР или портал Госуслуг. Для этого гражданин должен быть авторизован на указанных сайтах.

Итак, как выглядит электронная трудовая книжка? Фото ее представить нельзя, поскольку она не имеет физического носителя, а представляет собой информацию о работе человека в цифровом формате, предоставляемую работодателями и хранящуюся в базе СФР.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе

Цифровой документ работы

С 2020 года в России ввели ЭТК. Электронную трудовую книжку — в новом формате хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей деятельности. А работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на цифру добровольный. И позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) не предполагает физического носителя. И будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения современной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России. Или на портале Госуслуг. А также через соответствующие приложения для смартфонов.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажного документа , получат ее на руки. Сведения об их деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Преимущества электронной трудовой книжки

Цифровизация данных на серверах ПФР в перспективе имеет очевидные плюсы. Рассмотрим, какие улучшения несет переход на электронный формат:

1. Комфортный, простой и быстрый доступ к данным. Получить нужную информацию о работнике, стаже, квалификации можно на портале Госуслуг или через онлайн-сервисы пенсионного фонда. Формирование выписки занимает несколько минут. Обычная ТК находится в архиве отдела кадров у работодателя. Чтобы сделать копию с бумажного носителя или получить выписку нужно: подать заявление, дождаться рассмотрения и одобрения (что занимает 2-3 дня).
2. Снижение количества ошибок. Преимущество перед бумажной версией — в унифицированной форме отчета СЗВ-ТД. Работодатели четко соблюдают регламент, правила заполнения документа. В противном случае сведения не будут приняты.
3. Безопасность данных. Цифровые ячейки пользователей надежно защищаются на сервере фонда, их нельзя потерять (резервное копирование данных), носитель не придет в негодность из-за внешних факторов: влажности, старения, огня и т.д.
4. Комфортное начисление пенсий и социальных выплат. Для обработки данных о работниках не нужно документального «бумажного» подтверждения. Все сведения передаются по электронным каналам между ведомствами. Сотруднику не надо тратить личное время, чтобы получить выплаты или оформить пенсию.
5. Удаленное трудоустройство. Это преимущество приобретает большую актуальность из-за пандемии коронавируса. Наличие информации о трудовом стаже гражданина РФ в базе пенсионного фонда позволит поступить на работу без личного посещения отдела кадров.

Работники со стажем вправе сделать выбор в пользу привычной книжки, но при этом все сведения с текущего года будут также подаваться в цифровую базу. В чем плюсы бумажного формата? Этот документ учитывает весь стаж, награждения и поощрения работника, сведения о вахтовом методе (если такой период был). В некоторых ситуациях удобнее сохранить старую версию, чтобы не потерять важные данные.

Порядок перехода пошагово

Переход являлся постепенным и включал в себя следующие этапы:

1. Каждый работодатель до наступления 1 июля 2020 года был обязан уведомить каждого из своих работников о возможности перехода и о том, что теперь все данные о трудовом стаже граждан будут храниться в Пенсионном Фонде РФ.
2. После того, как все сотрудники были проинформированы о возможности перехода, им должны были быть выданы бланки заявлений на согласие или отказ от ведения бумажного документа.
3. Далее все работодатели должны были провести проверку правильности ведения имеющихся бумажных трудовых книжек. Это необходимо для дальнейшего корректного ведения отчета по форме СЗД-ТД.
4. Заключительный этап – проверка и изменение внутренней документации компании и внесение новых положений с учетом обновленных положений ТК РФ.

Отчеты работодателя по трудовой деятельности для ПФР и сотрудников: условия и порядок предоставления

Отчет по форме СЗВ-ТД для передачи в ПФР

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

• сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;

• персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;

• информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия ():

1. Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

   • когда принимаете сотрудника на работу;

   • когда увольняете сотрудника.

2. Форму нужно сдать до 15 числа следующего месяца:

   • когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;

   • когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;

   • когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Отчет по форме СТД-Р для передачи работнику

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

• при увольнении — в день увольнения;

• по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

По какой форме следует предоставить сведения о трудовой деятельности сотрудника

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

 

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

 

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

 

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Электронная трудовая книжка: как она выглядит?

Вопросе решен: с 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Новости про это уже облетели все СМИ. Но многих волнует вполне логичный вопрос – как выглядит электронная трудовая книжка? Придем пример и фото.

• Выписка из электронной книжки СЗИ-ТД
• Как работодателю перейти на электронные трудовые

Внедрение электронных трудовых книжек: этапы

Электронные трудовые книжки начнут вводить с 2020 г. При этом те, у кого есть бумажная трудовая книжка, могут в течение 2020 года подать своему работодателю заявление о том, что они хотят сохранить бумажную трудовую книжку. Тогда работодатель должен будет одновременно вести электронную трудовую книжку и вносить записи в бумажную книжку.

Если работник не подаст такое заявление работодателю, то в конце 2020 года работодатель выдаст бумажную книжку на руки работнику. А с 2021 года будет вести только электронную трудовую книжку.

А вот те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года, вообще не увидят бумажных трудовых книжек. На них сразу будут заводиться электронные книжки.

С 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР сведения для электронной трудовой книжки.

Также см.

Электронный формат трудовой книжки

Электронный формат трудовой книжки предусматривает, что при приеме на работу человек должен будет предъявлять бумажную трудовую книжку, только если она есть у него в наличии. Тот, кто ранее подал заявление о выборе электронных сведений о трудовой деятельности, обязан при приеме на работу представить выписку из своей электронной трудовой. Сведения в электронном формаате можно будет получить:

• у работодателя по последнему месту работы на бумаге;
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• через портал госуслуг.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Далее расскажем про образец электронной трудовой книжки.

Работодатели сейчас выдают копии трудовых книжек по запросам сотрудников. Например, чтобы работник мог получить кредит. При увольнении работник получает оригинал бумажного документа. Также выдать оригинал книжки надо, если сотрудник оформляет пенсию.

Если ведется электронная трудовая книжка, то порядок будет другим. Каждый сотрудник сможет в любой момент в течение трех дней получить у своего работодателя сведения о работе — выписку из электронной трудовой. Если работник увольняется, то выписку надо будет предоставить ему непосредственно в день увольнения. Планируют, что такую выписку со сведениями будут выдавать по форме СЗИ-ТД.

• выписка из электронной базы данных – это и есть электронная трудовая книжка.
• как выглядит электронная трудовая книжка? Она выглядит в виде выписка по форме СЗИ-ТД.

• Предыдущая запись
• Следующая запись

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
• Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Недостатки электронных трудовых книжек

Недостатков у новых цифровых технологий хватает. Главный из них — отсутствие уверенности в 100% безопасности информации. Мы то и дело читаем новости об утечках баз данных пользователей даже в банках. А недавно хакеры смогли получить доступ к базе данных пользователей системы госуслуг целого региона. На продажу были выставлены полные личные данные — адреса, ИНН, СНИЛС, сведения о банковских картах. Примечательно, что утечка была обнаружена и перекрыта только после появления в интернете самих баз данных граждан, а не в момент их похищения. Между этими двумя событиями прошло больше двух недель. Где гарантии, что подобное не произойдет с электронными трудовыми книжками?

Еще одна опасность, вытекающая из первой — риск утраты информации. На серверах системы может произойти сбой, возникнуть ошибка, в результате которой сведения обо всем стаже человека или о его определенном периоде пропадут. Придет время оформлять пенсию, а 10 лет стажа как не бывало.

Другие вопросы по ЭТК

Ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Нужно ли заводить бумажные трудовые в переходном 2020 году?

Да, если в 2020-м году к вам поступает на работу человек, у которого еще нет трудовой, вы обязаны завести на него бумажную трудовую, и одновременно отправить сведения о приеме по форме СЗВ-ТД до 15 числа следующего месяца. Не нужно будет заводить бумажные трудовые только с 1 января 2021 года.

Нужно ли специальное ПО для перехода и ведения ЭТК?

Нет, вести электронные трудовые будет ПФР. Задача работодателя только отправлять туда данные об изменениях. Если до этого у вас уже был электронный документооборот с ПФР, новый отчет вы будете отправлять в том же порядке, что и раньше. Если раньше вы «общались» с ПФР только на бумаге, при необходимости нужно будет обеспечить возможность отправлять отчеты в электронном виде.

Готовьтесь к изменениям вместе с сервисом «Моё дело»

С нами вы сможете заполнять любые отчёты, получать консультации специалистов и будете первыми узнавать о новостях.

Получить бесплатный доступ к интернет-бухгалтерии

Кто будет иметь доступ к сведениям по ЭТК?

Только Пенсионный фонд и сами граждане по своей трудовой деятельности. Работодатели при приеме сотрудников будут получать сведения о предыдущих местах работы от самих сотрудников в электронном или бумажном виде.

Как получить сведения о своей трудовой деятельности?

Получить такие сведений после перехода на ЭТК можно:

• у своего работодателя (только по периоду работы у него). Для этого нужно обратиться к нему с заявлением лично или по электронной почте, где указать, в каком виде нужны сведения: в бумажном или электронном виде. Работодатель должен предоставить их по форме СТД-Р не позднее трех рабочих дней, а при увольнении – в день увольнения.
• в отделении ПФР, в МФЦ;
• через личный кабинет на сайте ПФР или на Едином портале предоставления государственных услуг (госуслуги).

Соответственно, при устройстве на новую работу человек будет давать работодателю уже не бумажную трудовую (если отказался от нее) а сведения из электронной базы.

Что делать тем, кто по во время перехода на ЭТК не имел трудовых отношений?

Допустим, человек имеет трудовой стаж, и бумажная трудовая у него есть, но какое-то время он не работал и по состоянию на 31.12.2020 года не был трудоустроен. За ним сохраняется право подать заявление о выборе способа ведения трудовой, когда устроится на работу.

То же самое касается тех, кто был трудоустроен, но в переходный период не работал и до конца 2020 года заявление не подал (был отстранен от работы, находился в отпуске или на больничном).

Что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит + закон

Начнём разбираться с нововведением с основного понятия:

Электронный документ по составу очень схож с его бумажным собратом и содержит следующие поля:

Структура электронного бланка практически полностью повторяет все разделы классической бумажной трудовой книжки. Однако, существует и одно незначительное отличие.

В ЭТК нет раздела, в котором фиксируются награждения работника. Эта информация требуется при оформлении различных почётных званий и льгот. Например, «Ветеран труда».

Регулируется порядок оформления целым рядом федеральных законов и правительственных постановлений.

Основные из них представлены в таблице:

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

Кто и какой формат трудовой книжки может использовать

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку ().

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю ().

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат ().

Какой формой трудовой книжки может пользоваться работник в зависимости от стажа

Как теперь подтвердить свой стаж и где получить о нем сведения

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

• бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;

• выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

Подведем итоги

Коротко о главном:

1. Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:

• • больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
  • станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
  • исправить ошибку просто;
  • процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.

1. Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
2. У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
3. При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.