Порядок действий при утере трудовой книжки

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы. 

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

• пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
• справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
• приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
• справки из Пенсионного фонда.

При наличии на руках копии ТК, нужно в отделе кадров каждого предприятия, где когда-то пришлось трудиться, заверить ее. Все собранные сведения отдают кадровику последнего или действующего места работы. На основании представленных данных работодатель выдает новую трудовую книжку.  

Подтвердить свой стаж можно только документами-подлинниками: выписки, копии, ксерокопии не всегда берут во внимание. Но надо сказать о следующем нюансе: человек может подстраховаться на случай утери и заверить копию ТК по всем правилам заранее

Тогда не придется бегать по всем местам, где работали, а из заверенной копии записи просто перенесут в новый трудовой формуляр. Это спасает и тогда, когда компания уже не существует и нельзя доказать по-другому, что там работал человек. Но из-за незнания мало кто пользуется таким приемом.

Как сделать дубликат трудовой книжки (порядок оформления, где взять образец)

Скачать образец дубликата

При оформлениивносятся следующие данные:

На начальном развороте книжки (титульный разворот) сверху справа делается надпись «Дубликат»

На оригинале документа (кроме случаев потери) указывается вверху: «Взамен выдан дубликат», также указываются реквизиты выданного дубликата (серия, номер, день, месяц, год выдачи).Важно: записи на титульную страницу дубликата заносятся действительные на дату, когда создавался дубликат.
Сведения об общем стаже, и (или) непрерывном стаже трудящегося до устройства к последнему нанимателю. Данные должны быть документально подтверждены (трудящийся своими силами, но при активном содействии администрации последнего нанимателя, восстанавливает данные по предыдущим местам работы).Изначально общий стаж трудящегося вписывается суммарно, не уточняя, где конкретно, когда и сколько работал сотрудник

Для примера: «Общий стаж работы до поступления в Общество с ограниченной ответственностью «Заря» 4 года, 3 месяца, 14 дней (четыре года, три месяца, четырнадцать дней)». Данные вписываются в графу «Сведения о работе», остальные графы остаются пустыми.Далее, соблюдая хронологию, заносятся подробные данные о каждом предыдущем месте работы (период трудовой деятельности, организация, подразделение, должность и т. д.). Если полные данные отсутствуют, вписывается все, что известно.
Данные о поощрениях и наградах трудящегося на последнем месте трудовой деятельности, то есть у последнего нанимателя.

Когда необходимо подтвердить или восстановить свой трудовой стаж

Необходимость в подтверждении трудового стажа возникает перед выходом на пенсию. Трудовой период влияет на сроки начисления пенсии и ее размер.

До начала пенсионной реформы в 2002 году трудовой стаж был основным показателем при определении размера выплат. А после реформы важным стал страховой стаж и суммы пенсионных отчислений в Пенсионный фонд России (сейчас вопросами пенсий занимается Социальный фонд России).

При этом для граждан, которые начали трудовую деятельность еще до 2002 года, длительность трудового стажа все еще остается важным показателем.

Трудовой стаж приравнивают к страховому с начислением баллов за каждый трудовой год. При этом отработанные годы переводят в денежную сумму страховых взносов.

В некоторых случаях определенный трудовой стаж дает возможность выйти на пенсию досрочно. Это относится к работникам горячих цехов, вредных и опасных производств, например.

Подтвердить трудовой период и восстановить его необходимо в ситуациях, когда документального подтверждения вашей занятости не сохранилось. Возможно также, что работодатель не зарегистрировал сотрудников, поэтому данных о них нет в СФР. Это частая ситуация для работников торговых точек, нянь и так далее.

В стаж также включают:

• срочную службу в армии;
• отпуск по уходу за ребенком;
• уход за гражданином с инвалидностью;
• период учета в Центре занятости населения (ЦЗН);
• проживание в отдаленных гарнизонах без возможности трудоустройства для супруг военнослужащих;
• период тюремного заключения, если гражданина реабилитировали.

Так, вопрос подтверждения трудового стажа актуален для всех, чья трудовая деятельность началась до 2002 года — до введения балльной пенсионной системы. При этом количество отработанных лет также влияет на возможность и размер некоторых социальных выплат, например больничных или декретных выплат. Некоторые работодатели также могут выдвигать условия для соискателей по определенному трудовому стажу.

Потеря трудовой работодателем — порядок действий

Такое встречается крайне редко, но бывает, что оригинальный экземпляр трудового формуляра теряется по вине работодателя. В этом случае на нем и ответственность. Если речь о массовой пропаже ТС, тогда создают независимую комиссию для установления трудового стажа всех работников, чьи книжки потерялись.

В комиссию входят:

• сотрудники профильного ведомства или иного органа госвласти;
• профсоюзные деятели;
• независимые эксперты.

Если не удастся раздобыть точных сведений о прежнем стаже и местах работы, сотруднику придется найти двух свидетелей, которые подтвердят его информацию. Комиссия отразит это в акте, и на основе свидетельских подтверждений восстановит прежние записи в новой трудовой.

Когда речь о массовой утере ТК, организацию могут наказать штрафом за ненадлежащее хранение. Если компания потеряла трудовую одного сотрудника, то может дать запрос в Пенсионный фонд, обратиться в другие инстанции и всячески содействовать работнику в сборе доказательной базы.

Действия сотрудника

За отказ в помощи, когда по вине работодателя пропадает трудовая книжка, сотрудник при увольнении может потребовать компенсацию, а «надавить» на нерадивых кадровиков получится через Трудовую инспекцию.  

Можно обратиться и в суд — это особенно уместно, если работник сможет доказать, что в действиях работодателя заведомо присутствовал злой умысел. И теперь он либо отказывается восстанавливать документ, либо вовсе отрицает тот факт, что гражданин трудоустраивался в его компанию. 

В этом случае судебный орган обяжет выдать дубликат пострадавшему. Несмотря на то что пошлина не взимается за трудовые споры, поход в суд — это как крайняя мера, ибо все равно она влечет за собой потерю времени и нервов.

Какие трудовые периоды могут не учесть

Стаж в советское время

Нередко не учитывают стаж работы именно в советское время. Часто ошибки встречаются у граждан, которые ушли на пенсию в начале 90-х. В это время пропали архивы части предприятий.

Стаж до 2002 года

Такой период используют для расчета по стажевой группе. Стаж могут не учесть из-за ошибок в расчете Социального фонда или из-за того, что ваш работодатель не передал достоверные данные в фонд.

Сельский стаж

Жители сел, которые проработали в сельской местности более 30 лет, могут получать повышенную страховую пенсию — плюс 25% фиксированной выплаты к страховой пенсии. Если какой-то период работы в селе не включают в общий стаж, то можно лишиться права на повышенную пенсию.

Период ухода за нетрудоспособным гражданином или человеком с инвалидностью

Каждый такой год может принести 1,8 балла. Однако не всегда в фонде есть сведения об уходе за нетрудоспособным человеком или человеком с инвалидностью.

Как подтвердить свой трудовой стаж

Какие документы могут подтвердить трудовой период

Порядок подтверждения трудового стажа зависит от того, какие бумаги у вас есть. Основным документом, который может подтвердить период работы по трудовому договору до 1998 года, когда граждан стали регистрировать в системе обязательного медицинского страхования, является трудовая книжка.

Если трудовой книжки нет или в ней содержатся неправильные сведения, которые не могут исправить, то подтвердить трудовой период можно:

• письменным трудовым договором, оформленным по всем требованиям трудового законодательства, которые действовали на момент его подписания. Актуальные правила заполнения трудового соглашения регулирует ст. 57 Трудового кодекса РФ, уточнения также есть на трудовой инспекции;
• трудовой книжкой колхозника — основным о трудовой деятельности членов колхозов;
• справками работодателей или государственных и муниципальных органов;
• выписками из приказов;
• лицевыми счетами и зарплатными ведомостями;
• договором ГПХ.

Что делать, если документов нет

В этом случае нужно обратиться в архив предприятия, если оно ликвидировано, или в отдел кадров предприятия, если оно еще работает. Сформировать и направить запрос помогут сотрудники Социального фонда.

Можно ли устанавливать трудовой стаж на основании свидетельских показаний

Если документы утрачены в связи со стихийным бедствием, в результате других ситуаций не по вине работника, доказать трудовой период можно в суде на основании показаний свидетелей.

При этом важно получить справку с места работы, где произошло происшествие, с указанием даты и описанием ситуации. Также может потребоваться пояснение организации об уничтожении бумаг или приложение из архива об отсутствии таких сведений

Сколько свидетелей необходимо для подтверждения страхового и общего трудового стажа

В суде стаж можно подтвердить на основании показаний минимум двух свидетелей, которые работали вместе с вами в тот период

Обратите внимание, что учитываются только свидетельские показания граждан, у которых сохранились документы о работе на том месте. При этом характер работы показаниями свидетелей подтвердить нельзя

Продолжительность стажа, установленного на основании свидетельских показаний, не может превышать половину страхового стажа, требуемого для назначения страховой пенсии. В 2023 году для назначения страховой пенсии по старости необходим страховой стаж 14 и более лет. Так, подтвердить свидетельскими показаниями можно до семи лет страхового стажа.

В 2024 году необходимый стаж составит уже 15 лет. Свидетельскими показаниями можно будет подтвердить до 7,5 года страхового стажа.

Возьмите с работника заявление об оформлении дубликата

Генеральному директоруООО «Гаспром»Иванову И.И.от Лескова А.П.
Заявление

В связи с утерей трудовой книжки прошу оформить ее дубликат.

Лесков 07.10.2024

В дубликат надо внести сведения о работе и в вашей компании, и у предыдущих работодателей. Для этого работник должен получить у них подтверждающие документы — заверенные копии приказов о приеме на работу и увольнении, справки о периодах работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В первой строке раздела «Сведения о работе» укажите общий стаж работы у предыдущих работодателей. Посчитайте его по документам, которые представит работник. Далее распишите этот стаж в хронологическом порядке, делая записи о работе у каждого работодателя. В последнюю очередь внесите запись о работе в вашей организации (п. 7.2 Инструкции).

Все ходы записаны

Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и сотрудником. Она может прийти в негодность в результате потопа, пожара, неудачно разлитой чашки кофе или другой неприятности. 

Взамен утерянной или пришедшей в негодность трудовой книжки выдается дубликат. Он выглядит так же, только на первой странице работодатель в обязательном порядке делает пометку «дубликат».    

В документе указывается полная информация о трудовой деятельности и поощрениях сотрудника, а также другие записи с предыдущих мест работы. Выписать дубликат имеет право последний работодатель, а вот поиск подтверждающих документов – это обязанность сотрудника вне зависимости от того, кто или что стало причиной утраты документа. 

Почему могут «потерять» трудовой стаж

Благодаря выписке гражданин может понять, что какой-то период его работы не отражен в индивидуальном лицевом счете. Неправильная информация может появиться по нескольким причинам.

Ошибки в программе СФР

В 2019 году на сайтах региональных отделений Пенсионного фонда возникали сообщения о проблемах с отражением стажа за 2017 и 2018 годы при расчете пенсии. Сотрудники фонда объяснили это техническим сбоем и обещали восстановить данные. О возможных проблемах предупреждали и в начале 2023 года, когда Пенсионный фонд объединили с Фондом социального страхования. Многие опасались возможных проблем при учете данных во время объединения фондов в единый Социальный фонд.

Ошибки работодателя

Некоторые предприятия могут передавать недостоверные данные в СФР. Кроме того, работодатель может перечислять взносы за работника не в полном объеме.

Особое внимание будущему или уже состоявшемуся пенсионеру необходимо обратить на сведения о трудовом стаже, которые передали до периода регистрации в системе обязательного страхования. Сотрудники Пенсионного фонда собирали данные о трудовом стаже работников до конца 2001 года в течение трех лет — с 2002 по 2005 год

При этом некоторые застрахованные лица не передали необходимую информацию, а значит, в их ИЛС может не быть сведений о трудовом стаже.

Уничтожены архивы предприятия

До 1990 года получение данных для начисления пенсии было простой и понятной процедурой. Человек мог обратиться в архив или отдел кадров и получить всю необходимую информацию. После начала процессов приватизации, ликвидации госпредприятий, развития частного бизнеса процесс получения данных усложнился: документы часто были утрачены

Часть руководителей не осознавала важности сохранения документов по личному составу. Некоторые архивы были утрачены в результате стихийных бедствий

При этом такие бумаги важны для назначения пенсии работнику, они подтверждают факт его работы, размер заработной платы и должность (последнее особенно важно для права на досрочную пенсию).

Ошибки в трудовой книжке

Иногда ошибку могут совершить сотрудники отдела кадров, например неправильно указать должность или дату трудоустройства или увольнения гражданина.

Как подтвердить нестраховые периоды

Такие периоды можно подтвердить только документально. Например, если вы супруга военного и находились вместе с ним в отдаленном гарнизоне или в иностранном государстве до 2009 года без возможности трудоустройства, то может быть предоставлена справка из воинской части или комиссариата вашим супругом и свидетельство о браке. После 2009 года — дополнительно потребуется справка государственного учреждения службы занятости населения. Периоды проживания за границей супругов работников с представительскими полномочиями можно подтвердить справкой организации, которая направила сотрудника на работу за границу.

Период ухода за ребенком можно подтвердить справкой с места работы или из архива и свидетельством о рождении или справкой о совместном проживании от жилищной организации.

Военную службу также можно будет подтвердить военным билетом или справкой из военкомата.

Уход за пенсионером или человеком с инвалидностью можно подтвердить справкой о совместном проживании или показаниями нетрудоспособного лица или членов его семьи, а также актом, составленным работником СФР.

Если вы ухаживали за ребенком с инвалидностью, необходимы свидетельство о рождении ребенка или справка медико-социальной экспертизы.

Какой стаж имеет значение для назначения пенсии

Кроме понятия страхового стажа, часто можно встретить понятия общего трудового, специального и непрерывного стажа.

Общий трудовой стаж — это все периоды работы, независимо от занимаемых должностей, до 2002 года. В такой стаж включают:

• работу на предприятиях, где сотрудники подлежали обязательному пенсионному страхованию;
• предпринимательство;
• работу в вооруженной охране на гособъектах и органах спецсвязи;
• службу в организациях системы МВД, разведки, ФСБ, органах исполнительной власти, где необходима военная служба;
• временную нетрудоспособность и наличие инвалидности I или II группы из-за заболеваний или травм, полученных на производстве.

В некоторых случаях в общий трудовой стаж засчитывают период обучения, проживание с супругом-военным без возможности трудоустройства, уход за человеком с инвалидностью или ребенком до трех лет.

Специальный трудовой стаж — понятие, которое использовали до 2002 года. Это трудовой период, который дает право выхода на пенсию раньше срока. Возможность выйти на пенсию раньше для некоторых работников существует и сейчас, но при соблюдении определенных условий, например наличии 30 пенсионных баллов.

Так, пожарные и спасатели могут выйти на пенсию в 50 лет, если отработали в сфере пожарной охраны не менее 25 лет, такой же стаж требуется для досрочного выхода на пенсию сельским врачам и учителям, независимо от возраста.

Страховой стаж учитывают при назначении и определении размера пенсии по старости или инвалидности. В страховой стаж включают работу и другую деятельность, во время которой в Пенсионный или Страховой фонд поступали страховые взносы, которые прописывает Федеральный закон от 28.12.2013 № 400-ФЗ (ред. от 18.03.2023) «О страховых пенсиях»

При этом для назначения выплат важно иметь определенный трудовой стаж. В 2023 году он составляет 15 лет

Как узнать свой трудовой стаж

Лично

Чтобы получить выписку, можно обратиться в любое отделение Социального фонда или МФЦ. В заявлении нужно указать паспортные данные и страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Заказным письмом

Отправить письменный запрос можно через Почту России. Заказное письмо можно отправить в любое отделение СФР, но лучше сделать это по адресу ближайшего к вам отделения. Так письмо придет быстрее. Найти адрес ближайшей клиентской службы можно на сайте Социального фонда в разделе «Адреса клиентских служб».

Через «Госуслуги» или сайт СФР

Если у вас есть учетная запись на «Госуслугах», узнать данные ИЛС можно за несколько минут. Запрос формируется автоматически, никаких заявлений подавать не нужно.

Вы также можете войти в личный кабинет СФР с помощью учетной записи на «Госуслугах». На сайте фонда в поиске введите услугу «Получение информации о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажмите кнопку «Получить услугу».

В течение нескольких минут портал сформирует документ. Его можно сохранить в PDF-формате или отправить по электронной почте.

Через банк

Если ваш банк имеет соглашение с Социальным фондом, вы можете получить выписку через финучреждение. Ее можно заказать в личном кабинете на сайте, в мобильном приложении или в ближайшем отделении банка.