Трудовая книжка: порядок заполнения и особенности бумажной и электронной трудовой

Обязанности работодателя в связи с ЭТК

Итак, вся информация о трудовой деятельности граждан находится в системе Пенсионного фонда. На её основе формируется ЭТК. У работодателей в связи с этим появились дополнительные обязанности. А также изменились привычные правила оформления кадровых мероприятий.

Передача сведений в ПФР

Чтобы в ЭТК отображались актуальные данные, каждый работодатель с начала 2020 года подаёт в ПФР форму СЗВ-ТД. При первичной подаче в этом отчёте указывались данные о работниках по состоянию на 01.01.2020. Таким образом, в информационном ресурсе Пенсионного фонда сформировались сведения о трудовой деятельности каждого гражданина, начиная с указанной даты.

С 01.01.2020 работодатель передаёт данные в ПФР при любом кадровом мероприятии. Это приём, увольнение, перевод на другую постоянную работу в той же компании, переименование работодателя или должности сотрудника, присвоение ему второй профессии или квалификации, принятие судом решения о запрете работнику занимать какую-то должность или выполнять определённую работу. Также СЗВ-ТД подаётся, если человек написал заявление на электронную трудовую книжку.

При приёме и увольнении сотрудника в 2022 году направить СЗВ-ТД в ПФР нужно не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях – не позднее 15 числа следующего месяца.

Наём работника с ЭТК

Когда компания принимает на работу человека, который ранее отказался от ведения бумажной ТК, с ним нужно заключить трудовой договор и выпустить приказ о приёме на работу. Физической трудовой книжки у такого работника нет, соответственно, запись работодателю сделать негде.

Не позднее следующего рабочего дня нужно подать в ПФР форму СЗВ-ТД. В итоге в информационном ресурсе фонда будет отражена информация о начале работы гражданина у конкретного работодателя.

Если сотрудник нанимается на первое место работы

С начала 2021 года в отношении физлиц, которые начинают свою трудовую деятельность, ТК ведётся исключительно в электронной форме. Бумажные трудовые на таких граждан не заводятся. В этом случае работодатель действует также, как при найме сотрудника, отказавшегося от бумажной ТК.

Выдача выписки при увольнении

Если работник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой, то при увольнении работодатель обязан выдать ему форму СТД-Р из приказа Минтруда от 20.01.2020 N 23н (Приложение 1). Это выписка из сведений, содержащихся в ПФР, включающая информацию о трудовой деятельности у данного работодателя.

Выдаётся СТД-Р в день увольнения. Если человек от обычной ТК не отказывался, она выдаётся также в последний день работы. В любом случае не позднее следующего рабочего дня в ПФР подаётся форма СЗВ-ТД на уволенного сотрудника.

Выдача выписки по запросу работника

Работник может запросить выписку из сведений о трудовой деятельности для собственных нужд. Работодатель обязан её подготовить, если сотрудник прежде отказался от бумажной ТК. Тому, кто не отказывался, такую выписку выдать тоже можно, но это не является обязанностью.

Предоставляется выписка также по форме СТД-Р. Для запроса сотрудник должен написать заявление в свободной форме. В нём нужно указать, в каком виде предоставить справку – на бумаге или в электронной форме (она должна быть подписана КЭП). На подготовку СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня с даты получения заявления.

Важно! Особенность формы СТД-Р в том, что такая выписка из электронной трудовой книжки включает данные о работе только в той компании, которая её выдаёт. Если сотруднику нужна полная выписка, то эта справка ему не подойдёт

Как посмотреть все данные о трудовой деятельности человека, которыми располагает ПФР, расскажем далее.

Подтверждение трудовой деятельности

У тех, кто отказался от ведения бумажных ТК, трудовой путь теперь подтверждается двумя документами:

• до начала 2020 года – классической трудовой книжкой на бумаге;
• после – сведениями из информационного ресурса ПФР.

Это создаёт определённые неудобства. Однако с марта 2021 года каждый может обратиться в ПФР с просьбой внести в ЭТК подробную информацию о трудовой деятельности за период до 01.01.2020. Для этого нужно подать заявление в территориальный отдел фонда или на Портале госуслуг в разделе «Корректировка индивидуального лицевого счета в ПФР».

Обратите внимание! Прежний опыт работы подтверждается бумажной трудовой книжкой. Ничем иным его подтвердить нельзя! Поэтому даже если человек отказался от ведения ТК на бумаге, в его собственных интересах эту книжку сохранить

Как передавать Социальному фонду сведения о сотрудниках

Все данные о трудовом стаже и любых кадровых событиях работодатели передают вместе с отчётностью. Раньше для этой цели подавали СЗВ-ТД. После объединения Пенсионного и Социального фондов в одно учреждение прежнюю форму отменили. Теперь по данным о сотрудниках отчитываются в ЕФС-1.

Формат подачи документа зависит от количества людей в штате:

• если у компании или ИП числится не больше 10 человек, можно отчитаться в бумажном или электронном виде, на своё усмотрение;
• при наличии 11 и больше сотрудников форма подаётся только в цифровом виде.

Заполнять каждый раз весь документ не нужно. Можно подавать отдельные разделы с теми данными, которые нужно сообщить.

Сроки сдачи ЕФС-1 следующие:

Характер кадрового события	Дедлайн для сдачи отчёта
Приём/увольнение, заключение/окончание ГПХ-договора	Следующий рабочий день после издания приказа о приёме/увольнении или после заключения/расторжения ГПХ-договора
Смена должности, оформление электронной ТК, переименование компании, судебный запрет занимать какую-то должность и т.д.	25 число следующего месяца

Если кадровых событий в текущем месяце нет, сдавать форму не нужно.

Посмотрим на примере. Сотрудник подал руководству заявление о переходе на ЭТК. Работодатель подаёт ЕФС-1. В отчёте заполняет:

• Титульный лист;
• подразделы 1 и 1.1 Первого раздела.

Титульный лист содержит поля для информации о работодателе:

• регистрационный номер в Социальном фонде;
• название компании, полное и сокращённое, или ФИО предпринимателя;
• ИНН;
• КПП;
• код деятельности по ОКВЭД;
• ОГРН или ОГРНИП;
• контактный телефонный номер. Заполняется без знаков препинания и пустых ячеек между цифрами;
• электронная почта.

Подраздел 1 Первого раздела включает сведения о сотруднике, по которому отчитываются:

• ФИО;
• СНИЛС;
• ИНН;
• дата рождения;
• код статуса. Например, гражданин России — ГРН, иностранец на ПМЖ без гражданства — ПЖИГ, временно находящиеся в стране высококвалифицированные специалисты — ВКС;
• код гражданства. Для россиян проставляют код 643. Если у человека нет гражданства, указывается код 000.

В подразделе 1.1 передают информацию о трудовой деятельности застрахованного лица. Очень похоже на то, как заполняли предыдущий СЗВ-ТД, но немного иначе.

В этом подразделе указаны два варианта:

1. Подано заявление о продолжении ведения ТК.
2. Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Так как нужно отчитаться о втором, при заполнении формы выбирают этот вариант. Галочки ставить не нужно — напротив выбранной строки пишут дату, когда работник подал заявление.

Форма отчёта регламентирована постановлением Правления ПФР № 245п. В документе можно подробнее прочитать о порядке заполнения ЕФС-1 при каждом из возможных кадровых событий.

Пропустить сроки подачи отчёта или не предоставить его в фонд совсем — это нарушение. Об этом обязательно сообщат Трудовой инспекции. За нарушение порядка подачи сведений о страховом стаже должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей в соответствии со %20%D0%B2%20%D0%BE%D1%80%D0%B3%D0%B0%D0%BD%D1%8B%20%D0%9F%D0%B5%D0%BD%D1%81%D0%B8%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE%20%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4%D0%B0 «статьёй 15.33.2 КоАП РФ»). Если они продолжат нарушать закон, инспекторы могут приехать для личной проверки.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Как будет переноситься информация со старых трудовых книжек

Со старых книжек работодатели передадут в электронную базу Пенсионного фонда только информацию о последнем месте работы. Для этого есть новый отчет СЗВ-ТД.

Более ранняя информация о трудовом стаже работника не пропадет – она уже есть в базах ПФР, ведь с 1997 года с вступлением в действие закона №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» работающим гражданам открыли индивидуальные лицевые счета и на них по отчетам работодателей выгружали сведения о страховом стаже.

Правда, по этой информации можно узнать стаж и название компании, а вот занимаемую должность – нет. При устройстве на новую работу человек сможет подтвердить должности, которые занимал до 2020 года, только по бумажной трудовой, которая будет у него на руках. В электронных трудовых такой информации не будет.

Исключим любую возможность штрафов за ошибки в кадровом учёте

Оставить заявку

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций

К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).

Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.

В какие сроки вносить записи в электронную трудовую книжку?

Работодатель обязан передать в СФР информацию по форме ЕФС-1 (в части подраздела 1.1 раздела 1) — тем самым, внося записи в электронную ТК:

1. Об оформлении на работу (увольнении) — в срок не позднее дня, что идет за тем, в котором подписан приказ о приеме на работу (о прекращении трудового контракта).
2. О начале (окончании) действия гражданско-правового контракта — также в срок не позднее дня, идущего за днем подписания (прекращения) контракта.

3. До 25 числа месяца, идущего за тем, в котором произошли — о кадровых мероприятиях:

• переводе на иную должность;
• установлении либо присвоении сотруднику дополнительной профессии (квалификации);
• запрете в отношении работника занимать определенную должность;
• приостановлении трудового контракта (как и о его возобновлении впоследствии).

Важно! Еще одно основание для отправки ЕФС-1 до 25 числа — получение от работника, применяющего бумажную ТК, заявления о добровольном переходе на ЭТК (подп. 1 п

5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Поскольку сведения о ТД (подраздел 1.1 раздела 1) — только часть формы ЕФС-1, работодателю также необходимо заполнить ряд других ее составляющих, а именно:

• титульный лист;
• подраздел 1 в разделе 1.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Что отражено в ЭТК

В электронной трудовой сначала представлена общая информация о человеке: ФИО, дата рождения, СНИЛС, дата подачи заявления о выборе формы ТК. Дальше идёт таблица с данными о трудовой деятельности. Информация о периодах до 01.01.2020 и после этой даты различается:

1. О предшествующих периодах есть только краткие записи: название работодателя, дата приёма и увольнения.
2. О периодах работы после начала 2020 года в ЭТК содержится более подробная информация. В дополнение к сведениям из пункта 1 указаны должность (профессия, специальность, квалификация) и основание для кадрового мероприятия – название документа (например, приказ), его дата и номер.

Кроме того, в электронной ТК может содержаться информация о работе по совместительству, присвоении новой квалификации или специальности, запрете занимать определённую должность, работе на Крайнем Севере.

Соглашение с ПФР и программа формирования СЗВ-ТД

Срочно напишите заявление! СЗВ-ТД электронной трудовой не отправить без нового соглашения с ПФР

Не позднее 17 февраля работодатели, у которых были кадровые движения, должны сдать новый отчет в Пенсионный фонд .

Но ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. И в ней необходимо зарегистрироваться, даже если вы раньше подписывали соглашение с ПФР об электронном документообороте. Иначе отчет не будет принят в Пенсионном фонде.

Чтобы зарегистрироваться, надо направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Оно должно быть подписано лично страхователем. Учтите, что рассмотрение заявления в ПФР занимает до двух рабочих дней.

Сделать это можно в электронном виде — через ту же систему, с помощью которой вы сдаёте отчётность. Заявление нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Выданной на имя руководителя организации.

Программа подготовки данных ЭТК

ПФР разместил на своем сайте обновленную версию программы ПУ-6. В которой теперь можно сформировать сведения по форме СЗВ-ТД. (Добавление, редактирование, удаление, печать, выгрузка и импорт XML файлов). Она появилась 27 января 2020 года в версии 1.1.14.1023.

29 января 2020 вышла еще более новая версия 1.1.15.1023, в которой были исправлены некоторые ошибки.

Скачать последнюю версию программы ПУ-6 для подготовки сдачи данных ЭТК можно здесь.

Протестировать сформированный в ней файл можно с помощь другой бесплатной программы ПО ПД 2.0.68 (версия от 22.01.2020).

Что будет с бумажными трудовыми книжками

После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года.

Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная. Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.

Но возможность сохранить бумажную трудовую есть только у тех, кто уже ее имеет или впервые устроится на работу в этом году. С 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут, и у тех, кто устраивается на работу впервые, выбора не остается: будет только цифровой вариант.

Для того, чтобы уже работающие сотрудники знали о предстоящих изменениях и о своем праве оставить бумажную трудовую, работодатели обязаны известить их об этом письменно, попросить определиться с выбором и написать заявление до конца 2020 года. Подробнее об этом чуть ниже в пошаговой инструкции о переходе на ЭТК.