Расчетный лист по зарплате: что такое расчетный листок и как его получить

Периоды и порядок уплаты страховых взносов

Расчет страховых взносов с зарплаты — обязанность работодателя, регулируемая главой 34 НК РФ. Применяемые тарифы регламентируются 425-430 статьями данного свода.

В 2019 году действуют следующие тарифы по страховым взносам:

Взносы на медицинское страхование взимаются в размере 5,1%.

Взносы на социальное страхование на случаи временной нетрудоспособности, материнства перечисляются с доходов менее 865 тыс. руб. в размере 2,9%; при превышении упомянутой суммы дохода ставка составляет 0%. Для временно находящихся в России иностранных граждан, не являющихся высококвалифицированными специалистами, применяется ставка 1,8%.

Срок уплаты установлен не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Также работодатели обязаны перечислять в ФСС «травматические» страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Размер тарифа колеблется от 0,2% до 8,5%, зависит от наличия сотрудников-инвалидов, степени риска производственной деятельности. Отметим, что ИП в единственном лице не обязан уплачивать данный вид взносов, обязанность наступает при приеме на работу сотрудника.

Расчет заработной платы и страховых взносов должен быть произведен отдельно по каждому работнику и по каждому виду взносов.

20 000*22% = 4400 руб. — в ПФР; 20 000*2,9% = 580 руб. — в ФСС; 20 000*5,1% = 1020 руб. — в ФОМС; 20 000*0,2% = 40 руб. — взнос за травматизм.

Из фонда оплаты труда будут перечислены общие за всех сотрудников взносы по 4 платежным поручениям.

Хранить или не хранить расчетные листки?

Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.

Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.

При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:

при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Расчетные листки: вкратце о главном

1. Основные данные

Раздел «Основные данные» включает в себя информацию о сотруднике и работодателе:

Полное наименование работодателя
ИНН и ОГРН работодателя
Фамилия, имя и отчество сотрудника
Дата и номер трудового договора

2. Заработная плата

Раздел «Заработная плата» содержит основную информацию о заработке сотрудника:

Ставка заработной платы
Количество отработанных часов
Размер начисленной заработной платы
Удержания и вычеты (налоги, страховые взносы и т.д.)
Итоговая сумма к выплате

3. Социальные отчисления

Следующий раздел — «Социальные отчисления» — включает в себя информацию о социальных и страховых взносах, которые будут удержаны из заработной платы:

Пенсионные взносы
Медицинские взносы
Страховые взносы

4. Вычеты и компенсации

Налоги на доходы физических лиц
Алименты
Профсоюзные взносы
Компенсации за больничный лист

Данная информация позволяет сотруднику точно определить сумму, которую он получит на руки.

5. Дополнительные сведения

Последний раздел — «Дополнительные сведения» — содержит информацию о дополнительных выплатах или удержаниях, которые могут быть применены к заработной плате:

Премии
Налоги на имущество
Добровольное медицинское страхование

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

на бумаге под роспись лично в руки;
в электронном виде на почту;
в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Как разобраться в документе?

В любом расчетном листке имеются следующие обязательные разделы:

Вводный или общий. В нем указываются:

Наименование организации, отдел, либо подразделение, либо филиал.
ФИО работника, а также его должность в данной организации и табельный номер.
Период, за который выдается расчетный лист. Чаще всего это месяц, но если сотрудник отработал меньший срок, то обозначаются границы последнего.
Оклад, если от него рассчитывается заработная плата работника. При этом указывается тарифная ставка.

Начисления. Здесь считается все обработанное время, которое впоследствии умножается на тарифную ставку для расчета итогового оклада. Сюда же вносятся:

Премии.
Начисления на период больничного.
Отпускные.
Любые другие дополнительные начисления.

Для всех пунктов указывается период, за который были проведены начисления, а также их характер и особенности, такие как работа в ночные часы, надбавка за вредность и т.д.

Вычеты. В этом разделе перечисляются все причины, по которым производились те или иные отчисления из зарплаты. К ним относятся:

НДФЛ.
Пенсионные отчисления.
При необходимости вычитается сумма для выплаты алиментов.
Выплаты в пользу профсоюза.
Штрафы.

Обязательно потребуется указать, за что были произведены те или иные удержания из зарплаты.

Если в процессе работы подразумевается выплата натуральным продуктом, например, всем известное молоко за вредность, этот тип «начислений» потребуется также указать в расчетном листке.

Подведение общих итогов. Отражается информация о сумме, которая будет получена сотрудником в кассе или переведена на банковскую карточку.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Чтобы не прописывать название и причину каждого типа начислений или удержаний, бухгалтерии многих компаний пользуются заранее определенными шифрами или кодами, состоящими из того или иного набора цифр. Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику.

Сами работники в дальнейшем могут воспользоваться указанными в листке кодами для расшифровки указанной информации, чтобы правильно читать и понять документ.

Что нужно знать, чтобы правильно рассчитать заработную плату

При трудоустройстве соискатель обязательно оговаривает с работодателем размер зарплаты. И когда работник слышит сумму, он не задумывается, что в реальности выплаты будут другими. Та сумма, которая оговаривается при трудоустройстве — это оклад (фиксированный размер оплаты труда). Он будет отображен в трудовом договоре. Но сколько работник будет получать на руки, зависит от множества факторов.

Вот что нужно брать во внимание:

Подоходный налог вычитается из средств работника, тогда как страховые отчисления работодатель делает из своих средств.
Работник может получать аванс.
Работник может иметь обязанности по выплате алиментов или другим платежам по исполнительным листам.
К зарплате работника могут применяться надбавки, коэффициенты, ему может быть начислена премия и другие дополнительные выплаты.

Все эти факторы либо увеличивают зарплату на руки, либо уменьшают ее. Забывая о них, нельзя правильно рассчитать подлежащую к выплате сумму.

Временные рамки

Каждый сотрудник должен знать срок предоставления расчетного листа по заработной плате

Также важно определить частоту выдачи документа на руки

Сроки отчёта и расшифровка

В обязанности работодателя входит разъяснение сотруднику о каждом разделе расчетного листа. Аналогичное правило действует и в отношении работника, который должен четко понимать обоснование отражения каждой из сумм. Важными составляющими являются расшифровка кодов и сроки хранения документа.

Документы могут содержать следующие обозначения:

1210	Полный доход.
2330	Процентные выплаты.
2400	Чистая прибыль.

Все коды отражены в интернете или могут быть взяты в бухгалтерии. Если сотруднику что-либо не понятно из документа, он может обратиться за разъяснениями.

Для учета данных по бумагам ведется специальный журнал. Он отражает фактическое получение работником листа под роспись. Если правило будет не соблюдено, работодатель должен все время хранить документы у себя.

Частота получения

Выдача листов производится при перечислении каждой части зарплаты. При этом передача должна быть подкреплена документально. Иначе у работодателя будет отсутствовать возможность доказательств выдачи.

Во втором случае лист выдается под роспись. Она ставится в специальном журнале учета работником в момент передачи документа.

Обязанность или право

Чтобы понять, что же представляют собой обязанности и права, рассмотрим их определения:

Право

Право — это совокупность норм и правил, устанавливающих юридические возможности и свободы граждан, а также их полномочия и защиту интересов.

Примеры обязанностей и прав граждан:

Обязанность граждан России соблюдать законы страны
Право граждан на свободу слова и выражение своего мнения
Обязанность граждан выполнять воинскую службу по призыву
Право граждан на защиту своих прав в суде

Когда гражданин заполняет расчетный листок, он имеет как обязанности, так и права в соответствии с действующим законодательством.

Среди обязанностей гражданина при заполнении расчетного листка:

Предоставить все необходимые сведения о доходах, вычетах и взносах
Соблюдать сроки и порядок заполнения и подачи расчетного листка
Проверить правильность заполнения и рассчитывания налогов

Одновременно с обязанностями у гражданина есть и определенные права:

Право на получение информации о своих доходах и налоговых вычетах
Право на конфиденциальность персональных данных
Право на обжалование решения налоговых органов

Таким образом, обязанности и права взаимосвязаны и обусловливаются друг другом. Гражданин обязан соблюдать законы и правила, но в то же время имеет право на защиту своих интересов и свободу действий в пределах установленных рамок.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.

Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.

Ответственность и штрафы за невыдачу

В случае установления факта не выполнения статьи 136 ТК РФ в части выдачи листков, а именно отсутствие письменных уведомлений работников о начислении им заработной платы, надбавок и удержаний на организацию будут наложены денежные штрафы.

Согласно Кодексу административных правонарушений за подобное нарушение грозит:

должностным лицам штраф от 1000 до 5000 рублей;
предпринимателям штраф от 1000 до 5000 рублей;
юридическим лицам штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае вторичного правонарушения сумма штрафа увеличивается должностным лицам до 10 000 рублей, юридическим до 70 000 рублей.

Форма документа, бланк и образец скачать, расшифровка полей

Дан образец заполнения расчетного листка с отпуском.

В Трудовом кодексе нет четких требований. В какой форме выдавать зарплатный квиток сотрудникам и каким способом это делать. Минтруд разрешает рассылать листки на электронную почту сотрудников. (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 № 14-1/ООГ-1560). Главное, чтобы в нем были следующие данные:

составные части зарплаты, причитающейся сотруднику. (аванс, вторая часть, премии и т. д);
удержания из зарплаты;
общая сумма зарплаты к выплате. то есть сколько сотрудник получит «на руки».

Форму расчетного листка утверждают приказом (.docx 15Кб) руководителя. Делают это в учетной политике. Вместе с другими разработанными документами. (часть 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса). Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже согласуйте.

Расшифровка полей

Сотрудникам можете выдать пояснения, откуда берутся суммы в расчетке. Тогда бухгалтеру по зарплате не придется каждый раз отвечать на одни и те же вопросы. Вот трафарет расчетного листка (формат Ворд, 55 Кб). В нем расшифровки для сотрудника и формулы, по которым бухгалтерия считает суммы.

Образец листка

Поскольку на сегодняшний день единой унифицированной формы не существует. Поэтому, как правило, форма разрабатывается самим работодателем в соответствии с требованиями выдвинутыми законом.

Смотреть образец квитка по заработной плате.

В документе следует обозначить сумму средств выплаченных за работу. А также указать средства, которые были удержаны. Это могут быть займы, суммы удержанного НДФЛ, и прочее. На практике, в организациях и предприятиях часто используется форма листка, которая предусмотрена в учетной программе

Также, очень важно утвердить форму. В противном случае работодателю может грозить административный штраф

Данный документ не требует подписи лица, которое составило документ. Также нет необходимости заверять документ печатью.

Когда сотрудник, находясь в ежегодном отпуске, заболевает. Или получает травму. Ему следует выплатить больничное пособие. А отпуск продлить или перенести его часть. Сумма больничного пособия отражается среди других выплат.

Основные детали

Расчетный листок по заработной плате является важным документом для сотрудника и самого работодателя. Необходимо знать требования законодательства по поводу его выдачи, а также основные обязательства руководства учреждения перед работником.

Почему он важен

Расчетные листы предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Если они не буду выдаваться, организация может быть привлечена к ответственности Трудовой инспекцией.

Согласно закону работник должен направить иск при незаконном увольнении в течении месяца после получения приказа или трудовой книжки. Если рассматриваются другие споры, то ему отводится три месяца.

При несвоевременной подаче заявления работодатель к ответственности не будет привлечен. При этом суды отмечают, что многие работники не знают от нарушении прав ввиду отсутствия листа заработной платы. Поэтому отсчет времени на подачу идет с момента выяснения работником о нарушении его прав.

Таким образом, работник имеет право на обращение в суд в течение трех месяцев после выдачи листа. Если документ не выдан, гражданин может в любой момент доказать свои права.

Обязательно ли нужно это

В Трудовом кодексе РФ (ч.1 ст. 136) прописывается, что при перечислении денежных средств обязательно должна производиться выдача расчетного листка по заработной плате.

Письменное оповещение делается для ознакомления сотрудника с:

частями заработной платы в каждом периоде;
начисленными суммами (компенсациями) при нарушении сроков выплат;
полной суммой зарплаты;
удержанной частью зарплаты;
выплаченной суммой.

Работодатель обязан предоставить лист независимо от того, каким образом (наличный или безналичный расчет) переводятся денежные средства.

При этом получать его должны все сотрудники:

основные;
совместители;
надомные работники;
дистанционные сотрудники.

При подготовке, но не выдаче листа и разъяснении права на его получение, нарушение трудового законодательства будет на лицо. Разработка формы листа входит в обязанность работодателя. Можно воспользоваться бланком, представленным в бухгалтерской программе.

Правила по закону

На основании статьи 129 Трудового кодекса РФ, заработной платой является вознаграждение за выполненные работником трудовые обязанности. Она включает в себя выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Выдача листков производится при любых платежах. Не учитывается способ передачи средств сотруднику.

Порядок передачи расчетных листов при получении зарплаты на карту пока не определен. Но его можно принять с помощью локального документа.

Обязанность организации

Письмом Роструда №739-6-1 определяется порядок выдачи расчетных листов. Документ отмечает, что получение бумаги работником должно производиться не позже даты, установленной в качестве расчетной. Если зарплата перечисляется на карту, это не предусматривает отсутствие листа.

Хранение расчетных листов не требуется. Однако при нарушении требований ТК РФ (отсутствии выдачи) может наступить административная ответственность. При повторных нарушениях возможна дисквалификация на 1–3 года.

Что это и для чего он нужен

Расчетный лист – это документ, в котором работодатель информирует работника о полученной заработной плате, а также о произведенных удержаниях. В нем также указывается сумма подоходного налога и другие сведения, к примеру, премии за выслугу и т. д.

Он представляет собой выписку, которая должна выдаваться работнику при получении им заработной платы.

Их выдача в первую очередь направлена на защиту прав работника. Он должен получать документированное подтверждение о своевременной и полной заработной плате. Если без указания причин зарплата не соответствует той, которая была указана при заключении трудового договора, с помощью данного документа работник может в судебном порядке оспорить это.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте,как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: (Москва) (Санкт-Петербург) (Остальные регионы)

Как проверить расчетный листок

	Расшифровка
Начислено	Сумма начисленного заработка (оклад, премии и надбавки), оплата за отпуск, оплата больничного листа, материальная помощь и прочие выплаты.
Удержано	НДФЛ, удержания по исполнительным листам (например, алименты), удержания по заявлению работника (например, благотворительные взносы).
Выплачено	Сумма, выданная работнику в течение месяца — аванс, зарплата, отпускные и так далее.
К выплате	Сумма, которую работник получит на руки, то есть после вычета всех прошлых выплат и удержаний.

Можно ли запросить расчетный листок раньше срока

Вы можете попросить предоставить расчетный лист за любой период с момента, когда вы устроились в организацию. Работодатель обязан выдать документ в течение трех дней.

Заявление пишется в свободной форме. Вот пример подобного обращения.

Что делать, если работодатель не выдает расчетный листок или выдал неверный

Невыдача расчеток — это административное нарушение. Штраф для должностных лиц и ИП — 1–5 тыс. рублей, для юрлиц — 30–50 тыс. рублей. За первое нарушение могут выписать только предупреждение, но если работодатель повторно нарушает правила, штрафы назначают выше, а должностным лицам грозит дисквалификация сроком до трех лет.

Если работодатель не выдает документ, напомните ему о его обязательствах. Если спокойный разговор не помог, обращайтесь в трудовую инспекцию. Сделать это можно разными способами:

Важно! Анонимные жалобы трудовая инспекция не рассматривает. Однако раскрытия тайны обращения можно избежать, если в заявлении попросить сохранить конфиденциальность

Тогда инспекторы обязаны сохранить данные заявителя в секрете.

Как расшифровать и понять лист по заработной плате?

Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — .

Для учета выданных документов можно вести журнал регистрации расчетного листков или ведомость учета.

Поэтому форма бланка может быть в каждой организации своя.

Однако, в листке по заработной плате обязательно присутствуют разделы:

Начислено. Здесь указаны все начисленные за месяц суммы: зарплата, премия, надбавки, оплата ночного времени, доплата за стаж, пособие, отпускные и др.
Удержано. Отражается информация об удержаниях: НДФЛ, по исполнительным листам, приказам о взыскании ущерба и т. п.
Выплачено или межрасчетные выплаты. Обычно, здесь отображается выплата аванса. Но, могут быть и другие платежи. Например, выплата пособия по больничному листу была произведена раньше дня выплаты зарплаты, или работодатель оплатил отпускные.
К выплате или задолженность. Сумма в этой колонке складывается по формуле: начислено – удержано – выплачено. Если она получается с минусом, то обозначается задолженность. Это может случиться, если, например, аванс по каким — то причинам оказался больше, чем начисленная зарплата.

Как передать работнику расчётный лист

Шаг 2: Выберите способ передачи

Есть несколько способов передать расчётный лист работнику:

Электронная почта. Если у вас есть возможность отправить документ по электронной почте, это самый быстрый и удобный способ.
Личная встреча. Если работник находится в близости, лучше всего передать расчётный лист лично. Вы можете обсудить с ним все возникшие вопросы и уточнения.
Почтовая служба. Если вы не можете встретиться с работником лично, можно отправить расчётный лист почтой. Убедитесь, что документ будет доставлен вовремя.

Шаг 3: Сообщите работнику о передаче

Важно уведомить работника о том, что расчётный лист будет передан. При этом напомните о важности ознакомления с документом и возможности задать вопросы, если что-то не понятно

Шаг 4: Передайте расчётный лист

Процесс передачи расчётного листа зависит от выбранного вами способа. В случае электронной почты, отправьте документ с указанием темы письма и приложите файл. Если вы решили передать лист лично, встретьтесь с работником и передайте ему документ в печатном виде или файлом на флешке. При отправке почтой, упакуйте расчётный лист в конверт и отправьте его с доставкой с уведомлением о получении.

Шаг 5: Следите за подтверждением получения

Важно: Передача расчётного листа должна осуществляться в соответствии с законодательством и внутренними правилами компании