Составляем приказ на инвентаризацию при увольнении мол + пример + разъяснение

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Комментарий специалиста

Каменский Юрий

Юрист

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

1. Формирование заявления о расторжении договора.
2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
3. Проведение инвентаризации.
4. Сравнение данных по итогам проверки.
5. Передача дел новому сотруднику.
6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Требуется ли разрабатывать внутреннее положение?

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
4. Начальник отдела;
5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

• дату составления;
• место формирования;
• причины, по которым издается акт;
• данные ответственных лиц;
• визу и печать.

Что содержится в акте

В первую очередь, уже неоднократно упомянутые обязательные реквизиты, во вторую – важные подробности, уместные для отдельно взятого случая, допустим, об имеющихся дефектах или срок аренды. Просто необходимо предусмотреть место (пункт) для указания претензий – чтобы впоследствии было куда вписать свои требования о возмещении понесенного ущерба. Если предметом сделки становится не один объект, а целая их группа, причем разных по типу, стоимости, характеру, этот факт тоже нужно отразить.

Заполнять его следует хотя бы в 2 экземплярах – для каждой стороны, чтобы оставалась возможность впоследствии обратиться в суд и в свою пользу решить спорный вопрос.

Как передаются дела?

Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.

Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).

На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.

В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.

Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.

Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Нужно ли составлять распоряжение?

Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.

Должности, для которых требуется данная процедура:

• директор;
• главный бухгалтер;
• кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
• материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).

Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.

На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.

При уходе главного бухгалтера

Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:

• составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;
• осуществление инвентаризации;
• встреча бухгалтера с преемником;
• составление акта передачи с подробным списком дел.

Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.

Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.

Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:

• регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
• индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
• дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.

Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.

приказа о передаче дел и документов при увольнении главного бухгалтера – word.

О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ

В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.

В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.

Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:

• переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;
• проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
• составление акта передачи имущества новому специалисту.

Это важно знать: Увольнение совместителя по соглашению сторон

В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.

Мнение эксперта

Лебедев Сергей Федорович

Юрист-практик с 7-летним опытом. Специализация — гражданское право. Большой опыт в защите в суде.

Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.

Прием и передача дел при увольнении

Обычно порядок, по которому увольняющийся сотрудник должен передать дела новому работнику, компания может установить самостоятельно (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). В редких случаях этот процесс регулируют нормативно. Так, он установлен для руководителя кредитной компании, который при освобождении от должности обязан передать дела лицу из руководства этой организации (ч. 13 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности от 02.12.1990 № 395-1).

Если для компании порядок передачи дел нормативно не установлен, она может закрепить его в своих внутренних документах. Какой именно должен быть локальный нормативный акт, законодательно не установлено. Эту процедуру можно прописать, к примеру, в правилах внутреннего распорядка.

Работодатель по своему усмотрению решает, какие положения включить в данный документ. Обычно указывают, кому передаются дела, в какой срок и какие документы должны быть оформлены в рамках передачи.

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении сотрудника, законом не установлен. Он зависит от должности, которую занимает человек. Так, при увольнении гендиректора это могут быть учредительные документы, лицензии, документы бухучета, акты контрольных органов, печать, ключи от офиса и сейфа, за сохранность которых несет ответственность руководитель.

Помимо передачи дел при увольнении сотрудника рассматриваемая процедура включает в себя издание соответствующего приказа и подписание акта. В некоторых случаях дополнительно проводят инвентаризацию. А при прекращении трудовых отношений с обычным работником, который должен передать только некоторые документы или материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа.

Инвентаризацию проводят при увольнении:

— материально-ответственного лица. Таким лицом в силу своей должности является генеральный директор компании;

— сотрудника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества компании, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (по пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Такие выводы следуют из части 3 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, абз. 4, 5 п. 27 положения, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.

В своих внутренних документах работодатель может предусмотреть и другие случаи, когда потребуется инвентаризация при увольнении работников (ч. 3 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Проводится она по общим правилам, установленным Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Для этого создается инвентаризационная комиссия, которая проверяет фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денег и вносит результаты в специальные описи.

Что касается обходного листа, то он не является обязательным документом (письмо Минтруда РФ от 16.09.2020 № 14-2/ООГ-14959). Однако по нему будет легко проверить, какие документы или материальные ценности, находящиеся у сотрудника, переданы им при увольнении. Требование об обязательном оформлении обходного листа при прекращении трудовых отношений со своим работником компания может зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или другом внутреннем документе.

В жизни возможна ситуация, когда работник отказывается передавать дела при увольнении. Если порядок передачи дел установлен внутренними документами компании и работник с ним ознакомлен, то работодатель вправе объявить ему дисциплинарное взыскание. Если же в локальных актах предприятия такой порядок не урегулирован, требовать от работника передачи дел невозможно, как и наказать за отказ. В этом случае непосредственный руководитель, который должен быть в курсе объема работы увольняющегося сотрудника, может составить опись дел, которые у этого работника находились в момент увольнения. По данной описи можно передать дела другому работнику или распределить на нескольких сотрудников.

Передаем дела

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.

Информация, которая содержится в приказе:

1. Данные об организации.
2. Номер и дата составления.
3. ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
4. Причина и сроки выполнения приема-передачи.
5. Перечень дел, которые будут передаваться.
6. Состав комиссии и данные о ее председателе.
7. Срок вступления в силу.
8. Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
9. Лицо, ответственное за процедуру.

• приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением
• приказа о приеме-передаче дел в связи с увольнением

Приказ о приеме дел в связи с увольнением подписывается генеральным директором. Лица, упомянутые в приказе, также должны поставить свои подписи.

Это важно знать: Как уволить внешнего совместителя по инициативе работодателя

Общие понятия процесса

Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:

1. Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
2. Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
3. Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
4. В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.

Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.

Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.

Какие документы участвуют

В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности. Читать так же: Право подписи первичных документов

Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:

• журналы;
• кассовые и годовые книги;
• печати и ключи от сейфов;
• налоговая и уставная документация;
• бланки доверенностей.

Работник отдела кадров обязан оставить:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые книжки;
• графики отпусков;
• распоряжения.

Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:

• проектные решения;
• чертежи;
• протоколы совещаний;
• акты на скрытые работы;
• планы;
• нормативная документация.

Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.

Дополнительные документы

Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:

• распоряжение о материальной ответственности;
• положение о порядке приема-передачи дел;
• порядок проведения пересчета.

Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.

Как правильно составить акт передачи дел при увольнении

Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:

• наименование компании;
• дата проведения;
• регистрационный номер;
• замечания (если возникают);
• личные данные участвующих лиц;
• отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.

Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.

В нем должно быть отображено:

• дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
• проведение подробного пересчета материалов;
• выполнение проверки учета.

Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.

Нужно ли разработать положение

План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями. Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:

главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст

402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
рядовые работники с материальной ответственностью.. Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня

В свое личное время они не обязаны этим заниматься

Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня. В свое личное время они не обязаны этим заниматься.

Обязанности при передаче дел

Перед увольнением сотрудника важно установить четкие правила и обязанности по передаче его дел. Это необходимо для обеспечения бесперебойности работы и сохранения информации, которая может быть важна для дальнейшей деятельности компании

Ниже приведены основные обязанности, которые следует выполнять при передаче дел.

1. Подготовка документов

Перед началом передачи дел необходимо подготовить все необходимые документы, которые связаны с работой сотрудника. Это могут быть контракты, договоры, отчеты, записи о выполненных задачах и другие документы, которые могут быть полезны для нового сотрудника или для архивации информации. Все документы должны быть аккуратно упорядочены и подготовлены для передачи.

2. Передача информации

Один из основных пунктов при передаче дел – передача информации. Сотрудник, который увольняется, должен передать все необходимые сведения и знания своим коллегам или назначенному лицу. Это может быть информация о текущих проектах, контактные данные партнеров или клиентов, доступы к системам и прочие сведения, которые могут быть важны для бесперебойного продолжения работы. Передача информации должна быть полной и детальной, чтобы избежать возможных проблем и задержек.

3. Передача оборудования и материалов

Если у увольняющегося сотрудника есть владение оборудованием или материалами, которые используются в рамках работы компании, необходимо организовать их передачу. Обычно это касается ключей, электронных устройств, инструментов, секретных документов или других материальных ценностей. Передача должна быть документально оформлена с указанием всех переданных предметов, их состояния и подтверждения наличия передачи со стороны нового ответственного лица.

4. Организация работы

Передача дел – это не только передача индивидуальных задач и дел, но и организация процессов работы. Необходимо убедиться, что все необходимые люди информированы о передаче, знают о новом ответственном лице и знают, куда обращаться для решения вопросов и получения информации. Это поможет избежать возможных проблем и непредвиденных ситуаций.

5. Закрытие учетных записей и доступов

Важным шагом при увольнении сотрудника является закрытие его учетных записей и доступов, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к системам и информации. Все аккаунты, пароли и прочие доступы должны быть отозваны или изменены перед увольнением. Это позволит обезопасить данные компании и предотвратить возможные угрозы.

Выполняя вышеперечисленные обязанности при передаче дел, можно обеспечить бесперебойность работы и сохранение важной информации. Это позволит сократить риски, связанные с увольнением сотрудника, и обеспечить эффективное функционирование компании

Как передаются дела при увольнении завхоза

Если человек не подписывал договор об ответственности, но выполнял контроль за имуществом учреждения, работник обладает правом отказаться от выполнения процедуры передачи документации преемнику. Акты не числились за сотрудником, и по закону человек не отвечает за них.

Подобный договор заключается не со всеми сотрудниками, а лишь с теми, кто в той или иной степени несет ответственность за материальные ценности организации. К таким сотрудникам можно отнести тех, в чьи обязанности входит прием, отпуск, хранение материальных ценностей, доставка или продажа товаров и т.д.

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

1. Составляется нотариально заверенный документ, в котором заявляется смена лица, занимающего должность с правом подписи.
2. Оформляется один документ из перечисленных, в зависимости от внутреннего устава предприятия: приказ об увольнении, протокол собрания общества держателей акций или решение владельца.
3. Создаётся комиссия, обязующаяся выполнить инвентаризацию и сам процесс приёма-передачи всех документов, которые предоставляет уходящий с должности руководитель.
4. Назначается лицо, замещающее вакантную должность. Если такового ещё нет, вместо него будет исполняющий обязанности руководителя.

• Составление увольняющимся заявления об увольнении. Оно должно быть оформлено по всем правилам и подписано непосредственным руководством и начальником отдела кадров.
• Прохождение инвентаризации — сверка фактических и указанных в акте данных о материально-технических ценностях.
• Проверка сопутствующей документации.
• Передача обязанностей новому сотруднику и введение его в курс дел.
• Закрытие оформленного акта приёма-передачи документов при увольнении сотрудника подписями участников.

Правила передачи дел

В процессе увольнения сотрудника с компании, особое внимание должно быть уделено передаче дел. Правильная и своевременная передача дел гарантирует сохранность информации и бесперебойность рабочих процессов

Вот несколько основных правил, которые необходимо соблюдать при передаче дел:

1. Оповещение о намерении уволиться

Сотрудник, намеревающийся уволиться, обязан в установленном порядке и в установленные сроки сообщить свое намерение руководству компании. Такие сроки и порядок определяется трудовым законодательством и внутренними правилами организации.

2. Составление списка дел

Перед передачей дел необходимо составить подробный список всех дел, включая их названия, содержание и текущее состояние. Этот список будет служить основой для контроля и проверки передачи дел.

3. Организация встречи с последующим сотрудником

Постарайтесь организовать встречу между увольняющимся сотрудником и его последующим заместителем или новым сотрудником, который будет продолжать работу по переданным делам. В ходе встречи нужно детально обсудить особенности каждого дела, его текущее состояние, основные задачи и специфические требования.

4. Оформление документации

Передача дел должна сопровождаться оформлением необходимых документов, например, приказа или протокола о передаче дел. Это позволит установить точную дату и время передачи, а также зафиксировать ответственных лиц.

5. Проверка передачи дел

После передачи дел необходимо провести проверку, чтобы убедиться в полном объеме переданных данных и правильности передачи. В случае необходимости, осуществить корректировку или дополнительное расследование.

Соблюдение этих правил позволит обеспечить эффективный процесс передачи дел и сохранность информации компании, несмотря на изменения в составе сотрудников.