Как перейти на эдо и сохранить нервы: опыт мегаплана

Правовые аспекты внедрения ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота должно отвечать правилам и положениям нормативно-правовых актов. Каждый этап подключения регулируется определенными законодательными актами:

п/п	Этап	Законодательное регулирование
1.	Принятие решение о внедрении ЭДО	Согласно, ст. 22.2 Трудового кодекса, внедрение системы должно быть осуществлено на основании локального акта, принимаемого работодателем. При введении необходимо также учесть мнение профсоюзной организации. Такой акт должен содержать — сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, срок уведомления работников о введении данной системы и иные сведения.
2.	Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)	Подпись должна соответствовать требованиям, указанным в Приказе ФСБ № 795. КЭП возможно получить в удостоверяющем центре. КЭП Возможно использование при представлении заявления, отчетности, заявки на торгах и т.п.
3.	Выбор оператора	Операторами признаются компании, которые оказывают услуги в сфере ЭДО. По сути это юридические лица, которые реализуют процесс передачи документации. Операторы проходят проверку на соответствие требованиям, указанным в Приказе № ЕД-7-26/546@. Перечень операторов размещен на сайте ФНС.
4.	Заключение договора с оператором	Согласно, ст. 779 ГК РФ при заключении договора оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги, а заказчик оплатить их. Договор заключается в письменном виде. В самом соглашение стороны должны прописать также все существенные условия, предусмотренные гражданским кодексом. В данном случае это будет предмет, то есть обязательно указать информацию об оказываемой услуге.
5. Организуйте работу системы в компании

Соблюдение всех установленных требований при подключении ЭДО, является фундаментом законного использования таких систем. Однако необходимо также учитывать требования к оформлению электронных документов.

Что такое ЭДО

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
Подписывает документ электронной подписью.
Отправляет файл получателю.
Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
Система ЭДО обновляет статус документа.
Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
УЦ, выдавший электронные подписи;
оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Регулирование работы операторов ЭДО — в ответственности налоговых органов и Минцифры.

Что такое электронный документооборот (ЭДО) и для чего он нужен

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами посредством интернета. С помощью ЭДО бухгалтеру проще обработать большое количество документации, подготовить отчетность, избегая бумажной волокиты.

Благодаря ЭДО можно мгновенно обмениваться первичными документами, договорами, письмами, сдавать отчеты, проводить платежи, подписывать документы, хранить их в электронном архиве, при этом иметь доступ к ним с любого устройства.

Преимущества ЭДО:

Экономия времени. Заполнять документы в электронном виде быстрее, чем в бумажном.

Экономия денег. Уменьшаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов

Это особенно важно для малых и средних предприятий, которые могут сэкономить значительные суммы, перейдя на электронный обмен документами.

Оперативность. Документы можно подписать и отправить в любой момент с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

Конфиденциальность

Благодаря использованию цифровых подписей и шифрования данных документы защищены от несанкционированного доступа и подделки. Это особенно актуально в государственной сфере, где требуется высокий уровень безопасности и конфиденциальности.

Минимизация рисков, связанных с передачей и хранением бумажных документов.

Несмотря на преимущества, многие компании и ИП все еще не принимают участие в электронном документообороте. Одна из причин — недостаточная осведомленность о возможностях и преимуществах ЭДО.

Переходите на электронную сторону

Если на этапе выбора типа электронной подписи вы остановились на КЭП, то все очень просто: после подключения ЭДО вы просто переходите на цифровой формат документов. В случае с НЭП и ПЭП необходимо заключить доп. соглашение о переходе на электронный документооборот «на бумаге».

Пропишите во внутренних локальных актах компании порядок ведения ЭДО, хранения документов, круг лиц, ответственных за процесс. А вот в учетную политику вносить изменения «в срочном порядке» не нужно. Достаточно в процессе ежегодного обновления учетной политики добавить в нее универсальную фразу: «Первичные учетные документы могут быть оформлены в электронном виде и подписаны электронной подписью».

Подключите контрагентов к ЭДО. Конкретные действия зависят от того, подключен контрагент к ЭДО или нет. Если он не подключен, необходимо официальным письмом пригласить его зарегистрироваться в ЭДО. Если подключен, но обслуживается у другого оператора – настроить роуминговое соединение между вашими операторами через службу поддержки. Проще всего, если контрагент подключен к тому же оператору, что и ваша компания: вы просто отправляете запрос о настройке взаимосвязи и обмениваетесь документами.

Проведите внутреннее обучение сотрудников. Разошлите инструкции. Будьте готовы провести обучение новому формату работы с документами (например, с помощью вебинара). Донесите до сотрудников, чем будет полезен электронный документооборот. Например, он сэкономит время, избавит их от многих рутинных задач и сократит риски ошибок, потерь важных документов. Помните, чтобы документооборот работал эффективно и приносил пользу, сотрудники должны понять для себя его ценность и действительно начать обмениваться документами в электронном формате.

Итак, с одной стороны, польза ЭДО очевидна: он снижает расходы компании на распечатку, доставку, хранение и обработку бумажных документов в десятки раз и ускоряет процессы внутреннего согласования и обмена документами с контрагентами в 3-5 раз. Никаких гор бумаги, многочасовых поисков в архивах, путаницы, потерь важных документов и ошибок. С другой, процесс перехода на ЭДО в Росии идет не так быстро, как хотелось бы, законодательная база совершенствуется небыстро, и бизнес испытывает вполне понятные колебания. Переход на ЭДО требует определенных затрат времени и средств, необходимо провести достаточно большую подготовительную аналитическую работу и серьезно перестроить и процессы, и привычки людей.

Надеюсь, что эта статья сделала понятнее алгоритм трансформации документооборота и поможет сделать вам первые шаги в этом направлении.

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Что такое ЭДО

В современной бухгалтерии широко используются специализированные компьютерные программы, в контролирующие органы сдается электронная отчетность — остается ввести «электронное» общение с контрагентами.

Под ЭДО подразумевается форма организации работы с документами, при которой большая часть оригиналов (именно оригиналов!) создается, хранится и пересылается в электронном виде. Для того, чтобы иметь юридическую значимость, документы должны:

соответствовать утвержденным форматам;
снабжаться обязательными реквизитами;
заверяться электронной подписью (закон №63-ФЗ от 06.04.2011);
при пересылке контрагенту — отправляться с соблюдением правил обмена электронными документами.

Очевидные преимущества решения

Переход на электронный документооборот обеспечивает серьезную экономию времени и средств. Основные преимущества его в сравнении с «бумажным» можно представить так:

По времени

По денежным затратам

мгновенное заверение электронной подписью, возможность подписать все необходимые документы один клик;

время получения отправления не зависит от местонахождения адресата и исчисляется секундами;

документ, подписанный получателем, сразу же доступен обеим сторонам.

создание отдельных документов или пакета любого объема не требует материальных затрат (0 руб.);

стоимость пересылки не зависит от места назначения и составляет 5-9 руб., то есть на порядок дешевле любого почтового отправления;

отсутствует необходимость аренды помещения для хранения архива пересылки.

Выбор оператора при переходе на ЭДО

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая каналы связи для быстрого и безопасного обмена документацией. Аккредитацией таких организаций занимается ФНС, на сайте которой всегда можно посмотреть актуальный перечень операторов.

На что обязательно стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

Тарифы. Не всегда самый низкий тариф внутри системы — благо. Лучше собрать статистику и проанализировать совокупную стоимость пользования за месяц или квартал, учитывая при этом то, что у контрагентов могут быть другие операторы ЭДО

Безопасность данных — обратите внимание на место и время хранения документации, как предоставляется доступ к данным архива при расторжении договора. Возможность интеграции с конкретной учетной системой, применяемой в компании — у малого и среднего бизнеса это, чаще всего, 1С:Предприятие

Простота — насколько удобен и понятен интерфейс программы для специалистов, которые будут ежедневно ею пользоваться.

Техподдержка — есть ли в договоре прописанный уровень обслуживания (SLA), каково время реакции на инциденты.

Роуминг и его стоимость — этот критерий особенно важен для случаев, когда контрагенты пользуются другими сервисами.

Возможность использования для обмена с налоговой.

Перечислим пять крупнейших игроков на рынке обмена обычными документами — договоры, акты, накладные:

Вендор	Интеграция с 1с	Отправка в ФНС	Роуминг	Маркировка
АО ПФ СКБ Контур	+	+	+	+
ООО Компания Тензор	+	+	+	+
ООО Калуга Астрал	+	+	+	+
ООО «Такском»	+	+	+	+
Сбер	+	+	+	+

Обратите внимание: 1С:ЭДО разработан и поддерживается Калугой-Астрал. Как и другой продукт, 1С:Отчетность, который позволяет отправлять в ФНС налоговые и бухгалтерские формы.. У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы

Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы. Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично.

Предприятие может сдавать отчетность в Контур.Экстерн, потому что бухгалтерия так привыкла и там всё хорошо. А ЭДО организовать на СБИС, потому что крупнейшие контрагенты компании, с которыми идет самый иинтенсивный обмен документами, тоже используют СБИС и так получается проще и дешевле.

Большинство операторов ЭДО, которые не попали в таблицу, имеют онлайн-версии, поддерживают интеграции с востребованными учетными системами и предоставляют роуминг с другими операторами.

Индивидуальная ЭЦП каждому сотруднику нужна только одна, ей можно подписывать любые электронные документы в любых ЭДО.

С чего начать переход на ЮЗДО

Перед тем, как перейти на ЮЗДО, нужно понимать, какие потребности переход закроет, и донести ценности участникам процесса. Бывает так, что не все клиенты и контрагенты компании хотят переходить на электронный документооборот. Например, торговая сеть хочет перейти на ЮЗДО, а поставщики не хотят потому, что не понимают ценности. Шаги, которые помогут облегчить контрагентам переход:

Расскажите о возможностях, которые они получат после перехода: ЭДО избавит от рутинной работы с бумагой, ускорит обмен.
Обучите сотрудников компании и контрагентов. Расскажите, как устроен новый процесс, выслушайте обратную связь и доработайте процесс, если нужно. Внедряйте электронный документооборот постепенно. Например, переводите контрагентов группами.

Опасаться перемен — нормально. Сначала вы, возможно, столкнетесь с трудностями, но постепенно из месяца в месяц увидите результаты: сократятся часы работы сотрудников, которые тратили время на подготовку бумажных аналогов, снизите затраты на бумагу и её хранение.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три пункта подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Подключение ЭЦП

Подключение зависит от вида ЭЦП. Согласно, статьи 5, ФЗ №63, подписи делятся на:

простую электронную подпись (“ПЭП”);
неквалифицированную электронную подпись(“НЭП”);
квалифицированную электронную подпись(“КЭП”).

Порядок получения каждого вида подписи отличается друг от друга.

ЭЦП является аналогом собственноручной подписи

Простая электронная подпись

Приобретение ПЭП отличается своей простотой. ПЭП создается при оформлении электронного документа посредством паролей, кодов и т.п.

Одна сторона заполняет документ, вторая сторона для подтверждения подписи, отправляет пароль на доверенный номер или адрес. Введение полученного кода в соответствующее поле, означает подписание документа.

Как правило, ПЭП используется при подаче заявлений в государственные органы.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП образуется посредством получения криптографического преобразования с помощью специального ключа.

С помощью НЭП можно идентифицировать отправителя и подтвердить, что документ не менялся.

Ее можно использовать внутри организации. Например, при обмене документацией в управленческих системах, по электронной почте и т.п.

Комментарий специалиста. Как и в случае с ПЭП, НЭП может являться аналогом собственноручной подписи, но только при условии, что стороны предварительно договорились об этом, или если имеется соответствующее требование законодательства.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП является прототипом обычной подписи “от руки”. Наличие квалифицированной электронной подписи является достаточным основанием в части подтверждения действительности документа.

КЭП возможно получить в специальном удостоверяющем центре (если заявитель является физическим лицом)(сведения о наличии аккредитации можно посмотреть здесь) или в удостоверяющем центре ФНС России (для юридического лица, нотариуса и т.п.).

КЭП возможно использовать:

при представлении заявлений на регистрацию в ИФНС;
при передаче отчетной документации;
для участия в торгах;
при представлении документов в суд;
в иных случаях.

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать

Система ЭДО широко применяется коммерческими компаниями с помощью операторов, которые ее организуют. Однако некоторые организации предпочитают обмениваться электронными документами через обычную электронную почту, отказываясь от услуг операторов ЭДО.

Преимущества работы через операторов ЭДО:

Безопасность и защита данных. Операторы обладают специальными техническими средствами и навыками, чтобы обеспечивать конфиденциальность и целостность электронных документов. Они предоставляют возможности шифрования и подписания документов, что гарантирует их безопасную передачу и исключает возможность подделки. Компании, выбирающие операторов ЭДО, могут быть уверены в сохранности своих документов и информации.
Эффективность и скорость обмена документами. Операторы предоставляют современные технологические решения, позволяющие автоматизировать процессы обработки и передачи документов. Компании могут значительно сократить время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций, таких как печать, сканирование и доставка документов. Обмен документами происходит мгновенно, что способствует ускорению бизнес-процессов.
Универсальность и совместимость. Операторы обеспечивают возможность обмена документами с различными партнерами и клиентами, использующими разные системы и форматы. Это делает систему ЭДО простой в использовании и позволяет эффективно взаимодействовать со всеми участниками бизнес-процессов. Компании, предпочитающие обмен электронными документами через обычную почту, рискуют столкнуться с проблемой несовместимости и сложностями в обработке документов разных форматов.

Таким образом, система ЭДО через операторов предоставляет немало преимуществ по сравнению с обычной электронной почтой. Коммерческие компании, стремящиеся к повышению качества своих бизнес-процессов, найдут в лице оператора ЭДО надежного партнера и незаменимый инструмент для успешного ведения деятельности.

Документы, отправленные через систему ЭДО и подписанные электронной подписью, обладают той же юридической силой, что и бумажные оригиналы, имеющие собственноручную подпись.

При подключении к оператору электронного документооборота не требуется заключение договора. Достаточно зарегистрироваться в системе ЭДО, загрузить сертификат ЭП и оплатить тариф. Основные заботы перекладываются на оператора, который уведомляет ФНС о вашем присоединении к обмену, следит за соответствием форматов и гарантирует соблюдение законодательства.

В России существует несколько десятков подобных сервисов, например:

Контур.Диадок;
СБИС;
Калуга.Астрал;
Инфотекс Траст.

Выбирают оператора на основе качества оказываемых услуг, скорости реакции техподдержки, наличия помощи в подключении контрагентов, предлагаемых возможностей и консультантов-аналитиков, которые готовы помочь внедрить сервис в работу.

Штрафы за отсутствие электронных документов

Штрафы за отсутствие электронных документов могут быть довольно серьезными. Согласно законодательству России, невозможность предоставить необходимые электронные документы будет наказываться штрафами.

Сумма штрафа

Нарушения при неправильном оформлении электронных документов, грозят такими же штрафами, как и нарушения при работе с бумажными документами.

Для ИП и малых предприятий штраф может составлять от 30 до 40 тысяч рублей, а для среднего и крупного бизнеса — от 100 до 200 тысяч рублей.
При первом нарушении компанию ждет штраф в размере до 10 тысяч рублей, а при повторном — до 20 тысяч рублей, что указано в статье 15.11 КоАП РФ.

Обратите внимание

Например, если компания не предоставит электронную форму счета-фактуры, размер штрафа может составлять до 5% от стоимости продукции или услуг, указанных в счете-фактуре.

Образец письма о переходе на ЭДО

Письмо о переходе на электронный документооборот — типовой документ. Составить подобное заявление несложно. Ниже представляем пример письма об использовании ЭДО:

Уведомление о переходе на электронный документооборот

Генеральному директору ООО «Компания» Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович,

Мы перешли на работу с электронными документами. Приглашаем и вас подключиться к электронному документообороту. Для этого вам понадобится выбрать систему ЭДО и получить КЭП — квалифицированную электронную подпись. Она гарантирует документам юридическую силу.

Мы предлагаем обмениваться в рамках ЭДО следующими документами:

Электронный документооборот регулируется законодательно. Его регламентирует закон «Об электронной подписи», Налоговый кодекс РФ, иные нормативно-правовые акты. Благодаря ЭДО мы сможем быстро подписывать договоры и соглашения, оперативно получать и отправлять документы. Наше сотрудничество станет более эффективным.

Образец письма о переходе на ЭДО нужно составить один раз. Затем шаблон можно отправлять каждому контрагенту, подставляя нужные реквизиты. Если вы работаете в системе ЭДО Диадок, можете скачать образец приглашения на электронный документооборот и официального письма о переходе на ЭДО. В нем содержатся само приглашение и подробная инструкция для ваших партнеров.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно загрузить документы от поставщика по электронной почте?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» (релиз 3.0.42.84).

Существенно упростить процесс обмена документами между контрагентами, а также снизить затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов поможет переход на электронный документооборот (ЭДО). С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. Подробнее об обмене электронными документами см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».

Если же контрагенты не являются участниками ЭДО, то упростить процесс регистрации первичного учетного документа в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте.

Документы учетной системы Счет покупателю, Реализация (акт, накладная), Счет-фактура выданный можно отправить контрагенту по электронной почте (по кнопке Отправить по электронной почте с изображением конверта). Документ отправляется в виде приложенного к письму файла в формате, выбранном пользователем. Также к письму приложен файл, предназначенный для загрузки получателем в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).

Загрузить полученные от поставщика документы можно в формах списков документов.

Счета на оплату загружаются в форме списка документов Платежные поручения. Накладные и акты – в списке Поступление (акты, накладные).

Получатель может загрузить документы вида ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД из файлов с расширением xls, mxl или в формате, утвержденном ФНС России. Загружать документы можно из файла или из электронной почты. Выбрать способ загрузки можно в форме списка документов поступления по кнопке Загрузить. При загрузке программа проверяет соответствие формату и сообщает о результатах проверки.

При загрузке документов ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД создается документ учетной системы Поступление (акт, накладная), в котором автоматически заполняются необходимые реквизиты. К документам поступления дополнительно может быть создан документ Счет-фактура полученный.

Если товар или услуга поступает к получателю от поставщика впервые, и номенклатуры покупателя и поставщика не синхронизированы, то в открывшейся форме Сопоставление данных по номенклатуре необходимо заполнить поле Номенклатура, выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура, и нажать на кнопку Записать и закрыть .

Настройка учетных записей электронной почты осуществляется в разделе Администрирование – Органайзер. Адрес электронной почты контрагента должен быть указан в форме элемента справочника Контрагенты.

Шаг 4. Выбираем оператора

Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.

Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.

Чтобы выбрать оптимального оператора, стоит сравнить несколько предложений. Вот несколько базовых критериев, на которые нужно ориентироваться в первую очередь:

Безопасность. Очень важен уровень защиты, предлагаемый оператором. Заранее узнайте, как система будет защищать файлы при доступе к системе, обмене данными, отправке, хранении. Отдельно стоит уточнить, будет ли оператор обеспечивать безопасность после того, как закончится лицензия.
Интерфейс. Оцените, удобно ли пользоваться программой, всё ли понятно, сможет ли новый сотрудник быстро разобраться в системе.
Роуминг. Если у бизнеса есть контрагенты или партнёры, которые используют другой сервис, понадобится роуминг. Заранее проверьте его наличие.
Отдел техподдержки. Изучите комментарии и узнайте, насколько оперативно работает техподдержка. Уточните, какие услуги входят в стоимость.
Набор возможностей. Узнайте, какие функции будут доступны в рамках оплаты, а какие понадобится докупить. Сравните с другими предложениями в той же ценовой категории. Выбирайте тот, что предложит наиболее исчерпывающий функционал, закрывающий все потребности бизнеса.

ФНС выбрала операторов федерального уровня и собрала их в одном перечне. Если хотите с самого начала выбирать сервис из списка надёжных, ориентируйтесь на рекомендации налоговой.

Бизнес может поменять оператора, если захочет. Не обязательно дожидаться окончания периода обслуживания, достаточно расторгнуть договор и подписать новый с другой компанией. Но время полного перехода зависит от условий сотрудничества с прежним оператором. Например, если у пользователя есть неизрасходованные исходящие, придётся потратить время на оформление возврата.

Какая ЭЦП нужна для бизнеса и как ее получить

Мероприятия по переходу на электронный документооборот включают в себя получение электронной цифровой подписи для уполномоченных сотрудников. С января 2022 года ее выдают только в налоговой службе или удостоверяющих центрах. Перечень последних есть на сайте Минцифры России. К заявке на получение ЭЦП следует приложить:

паспорт;
СНИЛС;
указать ИНН;
сертифицированный носитель — USB токен.

Есть три вида электронной подписи:

Простая, которая подтверждает определенные действия, например, через смс-код или логин и пароль, введенные пользователем в системе. Она не придает документам юридической силы без дополнительных соглашений.
Усиленная неквалифицированная (НЭП) — создается при помощи криптографических программ, позволяет подтвердить личность подписанта, а также отследить изменения в документе, внесённые после подписания. Также требует дополнительных соглашений для придания документам юридической силы.
Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает всеми свойствами НЭП, а также по умолчанию наделяет подписанный документ юридической силой. Без нее не обойтись при ведении внешнего ЭДО, подписании ряда кадровых документов и некоторых других.

Таким образом, для совершения большинства действий преимущество имеет квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр сроком на 1 год, по истечении которого требуется перевыпуск КЭП.