Состав личного дела работника

Содержание

Чтобы грамотно формировать и вести личное дело работника, нужно знать, какие документы должны приобщаться к папке, а какие нет. Об этом рассказываем далее.

Первой странице ЛД является титульный лист. Он должен быть оформлен по правилам, предусмотренным для внутренней организационной документации. Образец обычно имеется у кадрового сотрудника в программе. А можно взять его в интернете.

Вверху, посередине титульной страницы указывается название трудовой организации, в которую устраивается человек. Наименование должно быть полным. Ниже прописывается название документа: «Личное дело №…», с обязательным присвоением номера. Под названием вписывается ФИО человека. При этом склонять имя не нужно.

Внизу, под именем, проставляется дата начала открытия дела. И пропечатывается отдельная графа для конечной даты, которая проставляется в день закрытия дела. В нижнем правом углу указывается количество листов: «Дело на 30 листах». Еще ниже проставляется срок хранения.

Не следует забывать про внутреннюю опись, которая формируется одновременно с делом. Опись личного дела работника необходима для учета документов в процессе хранения. Для описи введена специальная форма. Она утверждена Приложением №10 к основным правилам работы архивов. Опись нужно заполнять на протяжении всего периода ведения дела.

В ЛД должны присутствовать следующие данные о работнике:

1. Анкетные: ФИО, адрес, семейное положение, количество детей.
2. Резюме.
3. Рекомендательные и характеризующие сведения с предыдущих трудовых мест (при их наличии);
4. Копии документов: паспорта, ИНН, СНИЛС, документа об образовании, профессии и квалификации, о воинском учете и др. То есть, все документы, которые должен иметь человек на руках, вкладываются в ЛД копиями;
5. Разного рода справки: о судимости (ее наличии или отсутствии), о факте уголовного преследования, если такое имело место быть в биографии претендента на работу. Все медицинские справки тоже прикладываются к папке по мере их поступления. Например, после больничного, травмы и т. д.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае
. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале
— в случае личного дела и их систематизации — в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом
, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

• когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
• если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Как заполняется анкета сотрудника

Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:

• об образовании;
• об интересах человека;
• о стаже работы;
• о предыдущих местах работы;
• о семейном положении;
• о наличии или отсутствии детей;
• вопросы о поле, возрасте человека;
• о вредных привычках;
• об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
• о квалификации;
• об профессиональных навыках;
• о профессиональных достижениях;
• другую информацию

Хранение личных дел сотрудников

Многие документы в составе личных дел содержат персональные данные, подлежащие защите в соответствии с требованиями федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006г. И сколь бы ни было важным правильное оформление личного дела сотрудника (образец-2017 поможет сделать все верно), нельзя забывать об условиях его хранения.

Речь идет о документах ограниченного доступа. Следовательно, на обложке папки должен быть соответствующий гриф. Для хранения папок с персональной документацией отводится безопасное место: металлический шкаф или сейф с надежным замком. Все дела регистрируются в книге или журнале учета, а ответственный за хранение сотрудник регулярно проверяет их наличие.

При необходимости работодатель организует ревизию наличия и состояния личных дел работников, делая на каждой папке пометку о факте проверки. Пропажа одной или нескольких папок оформляется специальным актом, проводится служебное расследование. Перед сдачей в архив оформляется лист-заверитель личного дела.

Сроки хранения личных дел определяются их составом. В настоящее время хранению в течение 75 лет подлежат все дела, заведенные до 2003 года. Документы по личному составу, созданные в 2003 году и позже, будут храниться 50 лет (согласно изменениям, внесенным в федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации», другим федеральным законом №43-ФЗ от 2.03.2016г.).

Исключение составляют дела, которые заводились на руководителей организаций и сотрудников, имеющих государственные награды и звания — для таких документов предусмотрен постоянный срок хранения.

На бланке описи следует указать номер дела, к которому она прилагается. Каждое личное дело имеет свой индивидуальный номер, который и следует указать в описи. Номера личным делам следует присваивать таким образом, чтобы можно было удобно в них разбираться.

Саму внутреннюю опись удобно оформить в виде таблицы, в которой могут присутствовать следующие графы:

• индекс документа — его индивидуальный номер;
• дата формирования документа описи;
• заголовок документа;
• номера листов документа в личное деле;
• примечание.

При внесении нового документа в личное дело, делается запись в опись — заполняются новая строка.

Внутренняя опись поможет быстро найти нужный документ, понять, есть ли нужный бланк в деле.

Опись может быть оформлена на нескольких листах, если документов в личном деле много. Внизу описи следует указать количество ее листов, количество документов, в ней отраженных.

Работник, ответственный за ведение личного дела и за оформление внутренней описи, ставит свою подпись и дату.

Пример оформления

Составление внутренней описи личных дел сотрудников является важной частью документооборота любого предприятия. Назначение этого документа – облегчение поиска нужной информации в папке с личным делом работника

Как составить и вести опись личного дела и как правильно заполнить бланк этой описи, читайте в материалах данной статьи.

Из этой статьи вы узнаете:

• как составляется опись личного дела работника;
  
• как ведется внутренняя опись документов личного дела;
  
• как заполнить бланк описи документов в личном деле работника.
  

Причин, по которым работодатели стремятся к систематизированному хранению личной информации о своих сотрудниках, может быть несколько:

1. оптимизация поиска нужных сведений о работнике;
2. защита персональных данных от распространения;
3. оперативное внесение изменений и уточнений в существующее дело.

В 2017 году законодательство не обязывает руководителей заводить личное дело на каждого сотрудника. Впрочем, это не касается государственных и муниципальных служащих. На них личные дела заводятся в обязательном порядке. Делается это для того, чтобы сохранялась возможность отслеживания всех изменений в персональных данных государственных и муниципальных служащих.

Для частных же предприятий требование заводить личные дела на своих сотрудников не является обязательным. Объяснить это можно тем, что для небольших компаний ведение персональных дел экономически невыгодно, а для крупных, где текучесть кадров подчас очень высока, — непродуктивно.

Следует подчеркнуть, что закон не обязывает, но и не запрещает частным предпринимателям иметь в своей компании архив дел сотрудников. Единственное условие: в случае принятия в организации системы ведения дел работников, она должна быть закреплена локальным нормативным актом предприятия.

Это может быть приказ или распоряжение, которые регламентирует правила заполнения, ведения, обращения и хранения личных дел. Кроме того, этот акт должен определять ответственность за сохранность персональных данных
каждого сотрудника.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее.
  Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках—регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов — канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома.
  На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее — Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую—то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во—первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во—вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• к личным делам;
• к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также » , не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

• личное ;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• выписка из приказа о приеме на работу;
• выписки из протоколов об избрании на должность;
• выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;

• выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
• копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
• копии документов об образовании, повышении квалификации;
• служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
• акты, уведомления и т. д.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку — «дело». В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: «ДЕЛО» — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка «дела» оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».

На заведенное на работника «дело» оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

дела со сроком хранение более 10 лет;
дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Распространенные вопросы, связанные с личным делом

Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?

Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.

Обязательно ли нужна?

Комплект документации, который подается соискателем при приеме на работу указан Трудовым кодексом России, и он не включает в себя анкету для личного дела.

Все трудоспособные граждане, претендующие на занятие должности в органах муниципальной и государственной власти в обязательном порядке предоставляют работодателю заполненную должным образом на унифицированном бланке анкету, которая в дальнейшем является неотъемлемой составляющей личного дела.

Работодатели, юридические лица которых отнесены к другим формам собственности или организационным формам также зачастую предлагают соискателям заполнить соответствующую анкету.

Использование представленного документа обусловлено удобством выяснения определенной информации о будущем сотруднике, что облегчает последующее заполнение личного дела.

Анкета представляет собой бланк с перечнем вопросов.

Однако, если для государственных служащих используют идентичный набор вопросов (личные данные – фамилия имя отчество, дата рождения, место рождения, проживания, состав семьи и пр.), то частные предприятия вправе составлять текст анкеты на свое усмотрение с учетом необходимых работодателю для выяснения ведомостей.

Как правило, данные из анкеты должны подтверждаться подаваемыми работодателю официальными документами (об удостоверении личности, об образовании, о семейном положении, о наличии детей, о наличии специальных прав (например, водительское удостоверение) и пр.), что в дальнейшем проверяется сотрудниками службы безопасности.

Анкета заполняется лично соискателем, без использования компьютерной техники. При дистанционной подаче документов на прием на работу допускается передача отсканированной копии, заполненной и подписанной вручную анкеты.

Сведения, внесенные в представленный бланк должны отвечать действительности, поскольку документ в дальнейшем проверяется на подлинность данных и их некорректность может стать причиной отказа в приеме на работу.

К анкете также прикладывается фото работника, которое будет находиться в его личном деле.

Все поля анкеты обязательны для заполнения и документ должен содержать ответы на все предусмотренные в нем вопросы.

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа	Как заполнять
Название организации	Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер	Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника	Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела	Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела	Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле	Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Название раздела титульного внутренней описи	Как заполнять
Номер документов личного дела	Здесь указывается номер по порядку
ФИО сотрудника	Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника
Порядковый номер	Указывается порядковый номер записи в описи
Индекс документа	Индекс документа указывается при наличии
Заголовок документов, краткое содержание	В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу»
Номера листов дела	Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле
Дата включения документа в личное дело	Указывается дата, когда документ был включен в личное дело
Примечание	Раздел для любой дополнительной информации
Количество документов прописью	В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи
Количество листов внутренней описи	Здесь указывается количество страниц в описи
Ответственный сотрудник	Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата

Как заполнить личное дело работника

Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.

Название раздела титульного листа	Как заполнять
Название организации	Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник
Порядковый номер	Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела
ФИО сотрудника	Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии
Дата открытия личного дела	Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу
Дата закрытия личного дела	Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника
Количество листов в личном деле	Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив

Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:

• литерные номера листов;
• конверты с подшитыми вложениями в них;
• поврежденные листы;
• листы с фотографиями;
• пропущенная нумерация страниц

Внутренняя опись состоит из следующих разделов.

Название раздела титульного внутренней описи	Как заполнять
Номер документов личного дела	Здесь указывается номер по порядку
ФИО сотрудника	Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника
Порядковый номер	Указывается порядковый номер записи в описи
Индекс документа	Индекс документа указывается при наличии
Заголовок документов, краткое содержание	В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу»
Номера листов дела	Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле
Дата включения документа в личное дело	Указывается дата, когда документ был включен в личное дело
Примечание	Раздел для любой дополнительной информации
Количество документов прописью	В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи
Количество листов внутренней описи	Здесь указывается количество страниц в описи
Ответственный сотрудник	Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате. По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

По какой форме вести журнал учета личных дел работников?

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек. Сроки хранения личных дел:

Сроки хранения личных дел:

• личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
• личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Дополнительные бумаги

В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:

1. Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
2. Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
3. Копии:

• докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
• приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
• трудовой книжки.

4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.

5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).

6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.

Как оформлять личное дело сотрудника?

Для того, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами, кадровым сотрудникам нужно учитывать многочисленные нюансы, относительно оформления личных дел сотрудников.

Оформляем обложку личного дела

Документы каждого личного дела работающего должны размещаться в отдельную папку. Существуют регламенты по оформлению таких папок. 

Заголовком личного дела является фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже. В ситуации, когда фамилия была изменена, старую нужно зачеркнуть, а новую записать над ней. 

С учетом журнала личных дел, на папке нужно указать регистрационный индекс. 

Здесь же отражается дата начала и окончания ведения личного дела. Даты необходимо прописывать арабскими цифрами.

Обложка личного дела должна содержать название организации, а также структурного подразделения. Сокращенное наименование может быть также указано, но в скобках и только после полного.

Когда работник увольняется, в личном деле проставляется общее количество листов.

Все записи должны быть осуществлены четко, разборчиво. Допускается распечатка титульника, набранного на компьютере, а затем наклеенного на обложку личного дела. 

Как отразить изменение фамилии работника

Если в течение трудового договора сотрудница выходит замуж и меняет девичью фамилию на фамилию мужа, возникает вопрос: как правильно отразить данные изменения в личном деле. 

Такая ситуация требует включения в личное дело приказа об изменении фамилии сотрудницы. Основанием для этого является свидетельство о заключении брака. 

Личное дело должно содержать копию приказа о смене фамилии. Прежняя фамилия на обложке личного дела берется в скобки, а актуальная должна быть записана сверху над ней.

Заполнение личного листка

Обязательное условие – заполнение листка собственноручно поступающим на работу сотрудником. Основные документы, сведения которых нужно вносить – паспорт, трудовая книжка, свидетельства о получении образования, военный билет и др.

После того, как сотрудник заполнил листок, кадровый работник должен проверить внесенные сведения на их соответствие документации.

Ответы на поставленные вопросы не предполагают односложных ответов. Все графы должны быть заполненными, ни в одну из них нельзя ставить прочерки.

Сведения, отраженные в данном документе, не подлежат изменению. Никакие дополнения в него вноситься не должны.

Как должна быть оформлена автобиография

Такой документ, как автобиография, должна быть составлена самим сотрудником в произвольной форме на обычном листе белой бумаги формата А4. 

При написании автобиографии необходимо придерживаться изложения этапов деятельности в хронологическом порядке. Завершается документ личной подписью и указанием даты составления документа.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

• Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
• Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
• Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
• Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
• Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
• Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
• Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
• Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
• Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Распространенные ошибки, связанные с личным делом

Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.

Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:

• трудовой договор;
• приказы;
• анкеты;
• трудовую книжку;
• другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)

Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:

• ИНН;
• СНИЛС;
• паспорта;
• военного билета;
• свидетельства о браке;
• свидетельства о рождении детей и т.д.

Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.

За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.

На кого будет наложен административный штраф	Размер штрафа, в рублях
На физическое лицо	1 000 – 3 000
На должностное лицо	5 000 – 10 000
На юридическое лицо	30 000 – 50 000