Бланк командировочного удостоверения

Командировочное удостоверение отменили или нет?

Командировочный лист был обязательным документом для служебных поездок со времен СССР. В нем подтверждаются полномочия работника при выполнении задач. Командировочное удостоверение было обязательным отчетным документом на законодательном уровне, что подтверждено Постановлением Правительства России №749 от 13.10.2008 г. В 2023-м этот документ применяется в организациях добровольно. Начиная с 8 января 2015 года, он исключен из списка обязательной отчетности Правительством РФ (Постановление №1595 от 2014 года).

Согласно существующим правилам подтверждением командировки в 2023 году служат:

• приказ (уведомление) руководства о служебной поездке;
• служебная записка сотрудника или непосредственного начальника;
• билеты и другие документы за проезд к месту назначения и обратно;
• документы о проживании в гостинице или найме жилья;
• прочие расходные чеки.

Однако, некоторые компании прописывают в учетной политике и других внутренних документах обязательное использование командировочного удостоверения для упрощения делопроизводства и расчетов в бухгалтерии. В листе указывается вся необходимая информация: цель поездки, срок, отметка о прибытии и отъезде. Кроме того, удостоверение подтверждает статус лица, направленного на другое предприятие, и не требуется объяснять это на словах.

Размеры гарантированных выплат

По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:

1. Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
2. Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
3. Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
4. Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.

Некоторые специалисты ошибочно полагали, что Налоговый кодекс РФ регламентирует предельные значения. Разберемся в спорной ситуации.

Практические советы по эффективному использованию командировочных

Командировки могут быть интенсивными и требовательными по времени. Чтобы максимально эффективно использовать командировочные средства, следуйте этим практическим советам:

• Планируйте заранее: составьте список необходимых расходов и рассчитайте приблизительные затраты. Это поможет избежать неожиданных расходов и позволит более осознанно использовать командировочные средства.
• Используйте бюджетирование: следите за своими расходами во время командировки и не выходите за рамки установленного бюджета. Это поможет избежать необходимости дополнительного финансирования и повысит эффективность использования командировочных средств.
• Не забывайте о документации: храните все квитанции, счета и другие документы, связанные с командировкой. Эти документы помогут подтвердить ваши расходы и обеспечат гарантию возмещения командировочных средств.
• Планируйте заранее: очередность и своевременность планирования командировок поможет вам сэкономить время и деньги. Не оставляйте планирование на последний момент и учитывайте возможные изменения планов.
• Используйте корпоративные скидки и льготы: узнайте о возможности получения скидок на отели, авиабилеты и другие услуги во время командировки. Это позволит сэкономить деньги и эффективнее использовать командировочные средства.
• Будьте гибкими: по возможности, выбирайте более экономичные варианты, такие как дешевые авиабилеты или бюджетные отели. Это позволит сэкономить командировочные средства и распределить их на другие нужды.
• Окончательное расписание: имейте окончательное расписание командировки и придерживайтесь его. Это поможет избежать лишних расходов на переносы или адаптацию к новому расписанию.

С помощью этих практических советов вы сможете эффективно использовать командировочные и оптимизировать расходы в рамках предоставленных средств. Постоянное планирование, бюджетирование и гибкость помогут вам достичь максимальных результатов и сохранить финансовую дисциплину во время командировок.

Актуальные лимиты и правила для различных категорий служащих

Согласно действующим нормативам, размер суточных при командировках по России зависит от категории служащего.

Для руководителей и специалистов высшего уровня, суточные составляют 5 000 рублей. Эта категория включает руководителей и специалистов с высшим образованием и опытом работы от 10 лет.

Следующая категория — руководители и специалисты среднего уровня. В зависимости от опыта работы (от 5 до 10 лет) и уровня образования (высшее или среднее специальное), размер суточных составляет от 3 000 до 4 500 рублей.

Для служащих с начальным уровнем квалификации и опытом работы менее 5 лет размер суточных составляет 2 000 рублей.

Важно отметить, что эти лимиты могут быть изменены и уточнены в соответствии с обновлениями законодательства и решениями руководства организации

Как определить количество суточных за день в командировке?

Для определения количества суточных за день в командировке необходимо учесть несколько факторов.

Во-первых, необходимо установить период командировки. Для этого определите дату начала и дату окончания командировки.

Во-вторых, выясните, какой режим работы применяется в вашей организации для расчета суточных. Обычно это режим, когда суточные начисляются только за полные сутки нахождения в командировке или за каждый день командировки вне места постоянной работы.

Если применяется режим начисления только за полные сутки, то количество суточных будет равно разности между датой окончания и датой начала командировки плюс один день. Например, если командировка начинается 10 марта и заканчивается 15 марта, то количество суточных за день будет равно шесть.

Если же применяется режим начисления за каждый день, то количество суточных будет равно разности между датой окончания и датой начала командировки плюс один. Например, если командировка начинается 10 марта и заканчивается 15 марта, то количество суточных за день будет также равно шесть.

Исходя из указанных факторов, вы можете определить количество суточных за день в командировке и произвести необходимые расчеты.

Обязательные документы

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Командировка — что необходимо сделать до отъезда руководителя

Руководитель — такой же сотрудник, как и любые другие в штате компании. Несмотря на это, командировка проходит с некоторыми нюансами. Ну хотя бы тот факт, что для руководителя норма, что он сам себе оформляет и подписывает документы перед отпуском. Об этом праве гласит письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009.

Командировка сопровождается оформлением приказа на поездку. Здесь два варианта — использовать унифицированную форму Т-9 или документ, который ранее приняли в организации для этих целей. Приказ фиксируют в журнале регистрации. 

Задача руководителя — самостоятельно составить служебную записку и подписать ее. Поэтому на документе две подписи и обе от гендиректора. Одна подтверждает постановку задания, а вторая — ознакомление с ним.

Служебную записку руководителя составляют по форме Т-10а. В ней указывают для кого командировка и размер аванса. Выданную сумму определяют с учетом всех затрат:

• цена билетов на основной транспорт — самолет, поезд;
• стоимость трансфера — например, такси до вокзала или аэропорта;
• суточные — командировка также требует денег на дополнительные расходы, связанные с пребыванием в другом городе или стране;
• аренда жилья — квартира, номер в отеле для руководителя;
• представительские расходы — ужины, бизнес-ланч с партнерами, услуги переводчика.

Командировка для руководителя иногда оплачивается со счета компании. В таком случае в аванс эту сумму не включают. Чтобы выделить средства на представительские расходы для руководителя, издают отдельный приказ. 

Помимо самой поездки, остается решить, к кому перейдут обязанности руководителя. Для этого директор составляет доверенность (можно в свободной форме), заверяет подписью и печатью

Важно прописать данные работника, выполняющего временно обязанности, перечень полномочий, дату составления документа и срок его истечения. Если задачи, которые придется выполнять, входят в должностные обязанности, размер оплаты труда не указывают

В качестве доверенного лица можно выбрать одного из работников компании. Это может быть кто угодно, но чаще всего временно исполняет обязанности гендиректора заместитель руководителя, соучредитель или даже бухгалтер. Обязательно нужно получить согласие этого сотрудника в письменном формате. 

Одновременно можно выбрать несколько доверенных лиц, чтобы не столкнуться с тем, что некому выполнить обязанности. Случиться может всякое, например, сотрудник заболеет или уйдет в отпуск за свой счет по личным причинам. Тогда получится, что руководителя некому будет заменить.

По форме Т-10 оформляют командировочное удостоверение. Документ не только подтверждает факт отъезда, но также цель и продолжительность поездки. Удостоверение на имя генерального директора содержит его личные данные, отметку о приезде в пункт назначения и о возвращении обратно.

Командировка подразумевает и ряд организационных вопросов:

• бронирование жилья — удобно использовать варианты с бесплатной отменой брони, чтобы не терять деньги, если командировка не состоится;
• покупка билетов — здесь тоже не будет лишним позаботиться о возможности возврата/обмена;
• бронирование автомобиля — машина для руководителя, на случай, если нужно ездить по филиалам;
• оформление визы — если командировка за пределами страны, где документ обязательный — при передаче полномочий на оформление другому сотруднику также оформляется доверенность.

Отправить гендиректора с рабочим заданием немного проще, если он обычный сотрудник, а не владелец компании.

Расходы на проезд

1. В пункте 10 Положения уточняется, что возмещению подлежат расходы по проезду к месту командировки и обратно только при проезде автомобильным транспортом регулярного сообщения. При этом проезд подлежит возмещению по фактической стоимости, указанной в проездном документе без учета обязательных требований к его содержанию, установленных законодательством.

2. Пункт 13 Положения дополняется нормой, что при ежедневном возвращении работника к месту жительства и отсутствии проездных документов (билетов) возмещение расходов по проезду к месту командировки и обратно в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону за каждый день командировки.

3. Пункт 14 Положения дополняется порядком возмещения расходов по проезду от места проживания в командировке к месту командирования и обратно в случае, когда место проживания в командировке отличается от места командировки – на основании подтверждающих документов.

Данный порядок предусматривается в пункте 14 Положения поскольку, наниматель на практике может определить иное место проживания работника в командировке относительно населенного пункта (населенных пунктов), куда он командирован.

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями. По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет

Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.)

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках

И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства

Пример

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

• даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
• сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Выделим два изменения, внесенных в Положение о командировках, о которых должны знать кадровики. Во-первых, фактический срок командировки определяется по проездным документам (п. 7 Положения).

Во-вторых, термин «распоряжение работодателя» сменился термином «решение работодателя», оставив неизменным остальные составляющие понятия командировки (п. 3 Положение о командировках). Причин для второго уточнения пока не видно. Возможно, данное «косметическое» уточнение предугадывает последующие законодательные новеллы, например, расширение полномочий профсоюзов или подготовку к введению в ТК РФ требования о согласии работника для направления его в командировку. А возможно, либеральным разработчикам поправок не понравилась жесткость формулировки.

Впрочем, такое изменение во всех случаях представляется довольно удивительным, особенно с учетом того, что ст. 166 ТК РФ по-прежнему оперирует понятием «распоряжение работодателя». Более того, именно термин «распоряжение» в настоящий момент, по нашему мнению, является правильным. Ведь распоряжение – это реализация управомоченного лица своего права и одновременно акт (документ, устное распоряжение), направленный вовне и требующий однозначной реакции от других лиц. А решение – это явление во внешний мир внутренней воли, реализация которой требует последующих действий либо лица, изъявившего волю (издание распоряжения, приказа, устное волеизъявление), либо третьих лиц, которых такое решение касается. В целом данная правка, на наш взгляд, не несет смысловой нагрузки, незначительным образом смещая акценты.

Можно продлить или перенести командировку?

В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.

Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.

Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.

Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.

На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.

Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.

Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.

В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.

Как рассчитать суточные при командировках в 2024 году

Определение суточных при командировках играет важную роль при расчете затрат на проживание и питание во время работы в поездках. В 2024 году установлены определенные нормы компенсации суточных, которые необходимо учесть при составлении отчета о командировочных расходах.

Для рассчета суточных при командировках в 2024 году следует использовать таблицу, установленную Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 114-ФЗ «О порядке предоставления и компенсации затрат на командировки служащих организаций и государственных должностных лиц». Таблица содержит информацию о регионах и классах командировок, а также устанавливает соответствующие нормы суточных.

Для расчета суммы суточных при командировках умножьте количество дней пребывания в командировке на норму суточных, соответствующую классу командировки. Например, если вы отправляетесь в командировку на 5 дней первого класса, сумма суточных составит 5 * 4000 = 20000 рублей.

Сдача отчетов по командировке

Комплект документов указывается в учетной политике предприятия. Сюда могут входить:

• отчет о служебной поездке по утвержденной форме;
• командировочное удостоверение;
• авансовый отчет.

Они сдаются в установленные приказом сроки. Раньше для этого законодательно был определен срок – 3 дня после прибытия работника. Некоторые предприятия продолжают руководствоваться этим сроком.

Компаниям, которые по роду своей деятельности регулярно отправляют сотрудников в служебные поездки, целесообразно создать отдельное положение, в котором будут прописаны:

• формы и бланки используемых документов;
• порядок оформления командировок;
• отчеты.

Чтобы бесплатно скачать бланк командировочного удостоверение и образец заполнения на нашем сайте, заполните регистрационную форму. Это займет не больше минуты, после чего вы сможете скачивать бланки, знакомиться с нормативными документами, новостями и читать статьи наших экспертов.

Командировка как факт хозяйственной жизни

Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную ­командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Необходимо учитывать, что поскольку командировка для работодателя – это факт хозяйственной жизни, то и правила приема расходов по ней четко регламентированы. Более того, ранее расходы еще и строго нормировали. Например, в п. 6 утратившего силу постановления Сов­мина СССР от 17.01.1980 № 46 «О служебных командировках в пределах СССР» было указано, что командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения на основании оплаченных счетов, но не свыше 4 рублей в сутки – при командировании в Москву, ­Ленинград и столицы союзных республик.

Чтобы понять, что документирование данной процедуры всегда было довольно сложным и требовало определенной кропотливости в подборе документов как от работника, так и от организации, достаточно обратиться к письму ФНС РФ от 25.11.2009 № МН-22-3/890 «О документальном подтверждении командировочных расходов (командировочное удостоверение)». Из него следует, что первичным документом, содержащим информацию о хозяйственных операциях, является авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие фактически понесенные работником в процессе командировки расходы.

При этом, как отмечалось в письме, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными.

Кто ставит отметки в командировочном удостоверении

Основное внимание работодатель обращает на оборотную сторону документа. По ней видно, где и когда сотрудник находился во время поездки

Первую подпись и печать ставит работодатель с отметкой о выбытии.

По прибытию в место назначения, командируемое лицо обращается за отметкой о прибытии в кадровую службу организации, в канцелярию, либо к секретарю, в зависимости от того, на кого возложены соответствующие обязанности. Когда задание выполнено, проставляется отметка о выбытии.

Если организаций, которые необходимо посетить, несколько, и они находятся в разных населенных пунктах, отметка о прибытии и выбытии ставится в каждом из них. Если в организации или ИП не предусмотрена печать, достаточно подписи и расшифровки уполномоченного лица.

Бывает, что по каким-то причинам отметку поставить некому. В этом случае подтверждением будут служить другие документы:

• приказ или распоряжение о направлении в командировку;
• служебное задание и отчетом о его выполнении;
• проездные документы с указанием даты прибытия в место назначения и выбытия из него;
• счет гостиницы с указанием периода проживания.

Плюсы и минусы командировочного удостоверения

Плюсы командировочного удостоверения:

• Легальность: Командировочное удостоверение подтверждает законность пребывания сотрудника в другом регионе для выполнения служебных обязанностей. Это помогает избежать проблем с законом и в случае проверки со стороны правоохранительных органов.
• Финансовые преимущества: Во многих случаях, командировочное удостоверение позволяет получать дополнительные выплаты и компенсации за командировку, такие как оплата проживания, питания, расходы на транспорт и прочие расходы. Это значительно снижает индивидуальную финансовую нагрузку на сотрудника.
• Ускорение решения официальных вопросов: Командировочное удостоверение может упростить процедуру получения нужных разрешений и документов для проведения работ или решения служебных вопросов в другом регионе. Это может быть особенно полезно в случае срочных деловых визитов.

Минусы командировочного удостоверения:

• Ограничения: Командировочное удостоверение может быть ограничено во времени и географии. Сотруднику могут быть назначены строгие сроки, в рамках которых он должен завершить свою работу и вернуться в штатное место работы. Кроме того, командировка может быть разрешена только внутри определенных границ.
• Психологическая и физическая нагрузка: Командировки могут быть связаны с длительными перелетами, адаптацией к новым условиям проживания и работе, отсутствием близких людей и родных. Это может вызвать стресс и физическую усталость, особенно для сотрудников, отправляющихся в командировку на регулярной основе.
• Личные и семейные проблемы: К командировке сотрудника может быть привязано множество личных и семейных проблем, таких как отдельное проживание от супруга, временное отсутствие родителей для детей и проблемы с обеспечением ухода за домашними животными. Это может вызывать дополнительные неудобства и стресс для командированного сотрудника.

Как определить валюту, в которой выплачивать суточные

Когда сотрудник выезжает с территории РФ, суточные за день пересечения границы выплачиваются в иностранной валюте, как за дни нахождения за рубежом. При въезде в Россию за день пересечения границы РФ суточные выплачиваются в рублях, как за дни нахождения на территории РФ (п. 18 Положения).

Пример. Сотрудник направляется в командировку из Москвы в Азербайджан. Самолет вылетает из Москвы 9 сентября в 16.20 и прибывает в Баку 19.50 того же дня. Работник получит суточные за 9 сентября в иностранной валюте.

Если сотрудник направлен в командировку на территорию двух и более иностранных государств, то за день, когда он пересекает границы между государствами, положены суточные в иностранной валюте того государства, куда работник направляется (п. 18 Положения).

Даты пересечения границы для расчета суточных работодатель определяет по отметкам пограничных органов в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения).

Часто у работодателя возникает вопрос, как определять даты пересечения границы РФ при командировках в страны СНГ, если не проставляются отметки о въезде и выезде. В таком случае даты пересечения границы РФ определяются по проездным билетам (п. 19 Положения).