Как правильно заполнить и подать отчетность по форме ефс-1

Структура ЕФС-1

Сведения о взносах по травматизму, о трудовой деятельности, о стаже и другие данные в форме ЕФС-1 отражаются в соответствующих разделах и подразделах. Для каждого из них установлены свои сроки представления в отделения СФР.

Форма ЕФС-1 состоит из трех частей.

Титульный лист

На титульном листе указываются данные о страхователе: регистрационный номер в Пенсионном фонде, ИНН, КПП, статистические коды, ОГРН.

Титульный лист нужно оформлять независимо от того, какие разделы и подразделы включены в форму ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 1

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» обязаны заполнять и сдавать все работодатели, у которых есть наемные работники (в том числе дистанционные), а также совместители.

Если страхователь заключил с физическими лицами договоры ГПХ и уплатил с вознаграждений по ним страховые взносы, ему также необходимо заполнить и подать разд. 1.

Раздел 1 состоит из трех подразделов:

1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица»:

• подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»;

• подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» – заполняется, когда подаются сведения о страховом стаже (например, при назначении пенсии);

• подраздел 1.3 «Информация о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» (коммерческие организации данный раздел не заполняют).

2. «Основание для отражения данных о периодах работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии в соответствии с частью 1 статьи 30 и статьей 31 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – предназначен для отражения информации о досрочном назначении пенсии.

3. «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» – в нем указываются сведения о лицах, за которых перечисляют дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Обязательным для заполнения в разд. 1 является подразд. 1. При этом разд. 1 по трудовой деятельности заполняют отдельно на каждого сотрудника.

Другие подразделы отчета заполняются только при наличии соответствующих данных. Так, при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3 подразд. 1 заполняется в обязательном порядке (п. 1.11 Порядка заполнения).

Раздел 2

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» также должны сдавать все работодатели.

Исключение в правилах сделано только для налогоплательщиков, применяющих АУСН.

В свою очередь, разд. 2 состоит из следующих подразделов:

• 2.1 «Расчет сумм страховых взносов»;

• 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ или для организаций – государственных (муниципальных) учреждений, часть деятельности которых финансируется из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников (частичное финансирование), а также страхователей, исчисляющих страховые взносы по нескольким основаниям»;

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

• 2.2 «Сведения для исчисления взносов страхователями, указанными в п. 2.1 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ»;

• 2.3 «Сведения о результатах обязательных предварительных и периодических медосмотрах и проведенной СОУТ на начало года».

Подразделы 2.1 и 2.3 обязаны заполнять все страхователи независимо от фактической уплаты взносов по травматизму.

Остальные разделы заполняются при выделении подразделений в СКЕ (подразд. 2.1.1) и при передаче сотрудников по договорам аутстаффинга (подразд. 2.2).

Раздел 2 формы ЕФС-1 заполняют нарастающим итогом на всех сотрудников страхователя.

Сетки используемые для заполнения отчета

• 661 ЕФС1-ЗПГос Код катег.персонала Находится в обычных сетках. Она, скорее всего не потребуется большинству пользователей. Может быть полезна в том случае, если вас не устраивает возможность прописать код категории персонала в справочнике должностей, как это было описано выше. Например, если “код категории персонала” по каким-либо причинам меняется чаще, чем меняется сама должность и это надо отразить в отчете ЕФС. Или если у вас уже ведется какая-то своя собственная кодировка которую удобнее “превратить” в код категории персонала. Данная сетка задает преобразование “вашего кода” в код категории персонала для отчета ЕФС-1.
• 642 Подразделение — OID Находится в разделе “Прочие справочники организации” Сетка необходима для медицинских организаций (чтобы прописать для каких подразделений какие OID надо указывать в отчете). Сетка может быть полезна для любых других организаций, если вы хотите, чтобы в отчет попадали название подразделений не такими какими вы пользуетесь в своем справочнике. Для этого достаточно будет прописать другое название подразделение в столбце “Наименование для ЕФС-1.ЗПГос”

663 ЕФС-1 ЗПГос. Виды выплат Находится в разделе “Прочие справочники организации” Очень важная сетка для заполнения отчета ЕФС-1

Здесь вам надо перечислить используемые для начисления зарплаты виды начислений сгруппировав их по “кодам выплаты”, которые используются в отчете ЕФС-1 Для этого необходимо:
в столбце “Код выплаты” указать код выплаты по справочнику
в столбце “Виды Н-У” по справочнику видов Н-У выбрать все виды (клавишей Insert) которые соответствуют указанному коду выплат.
Обратите внимание: если эта сетка не будет настроена, то в отчете будут только те коды выплат, которые были исходно настроены в поставке.

664 ЕФС-1 ЗПГос. Система оплаты труда Находится в разделе “Прочие справочники организации” Принцип примерно тот же что и у сетки 663

Только здесь вам надо указать на наличие каких видов в ЛС надо смотреть программе чтобы выбрать нужную систему оплаты труда для отчета ЕФС-1.

• 665 ЕФС-1 ЗПГос. Специальные часы работы Находится в разделе “Прочие справочники организации” Используется аналогично сетке 663. Здесь указываются группы видов Н-У из которых можно брать рабочее время в качестве “специального” (сверхурочные, выходные и т.п.)

667 ЕФС-1 ЗПГос. Специальные условия занятости Находится в разделе “Прочие справочники организации” Очень специфичная сетка. Потому что специальные отраслевые условия занятости заполняются только мед.организациями. Эта сетка может быть полезна только в том случае, если у вас стабильно повторяются определенные сочетания кодов СОУЗ и таким уникальным сочетаниям вы готовы указать свой условный код, и пользоваться этим кодом в каком-либо поле кадровой части. Но основной способ задания кодов СОУЗ — справочник должностей (см.выше).

668 ЕФС-1 ЗПГос. ПКГ
Находится в разделе “Прочие справочники организации”
Предназначена для ситуаций, когда в организации уже активно пользовались ПКГ, но закодированными числовыми кодами (в справочнике должностей и/или кадровой части)

Данная сетка позволит настроить соответствие используемых числовых кодов ПКГ символьным кодам ПКГ для формы ЕФС-1.Обратите внимание: Есть альтернативное решение. Если при использовании ПКГ вы пользовались справочником из файла p_k_g.tab то, с помощью специалиста по внедрению можно настроить соответствие непосредственно в этом справочнике

Для этого потребуется импортировать информацию о ваших ПКГ в файл обновленной структуры (где добавлен столбец “Код ПКГ для ЕФС-1”).

Настройки для формы ЕФС-1. Раздел 1.3

Настройки находятся по пути: Настройка -> 5. Настройки таблиц и форм печати -> >> Справки и отчеты для ПФ (страховые, персонифицированная…) -> >> ЕФС-1 -> 1. ЗПГос сведения о заработной плате

Настроек для данной формы достаточно много. Но большая часть настроек однотипная (указать поле КЧ, где хранятся данные для того или иного столбца формы или указать сетку, по которой можно “перекодировать” используемые вами значения в значения для ЕФС-1).

Для облегчения поиска нужных настроек, они сгруппированы по графам формы отчета, на которые влияют данные настройки.
Ниже приведено описание для всех настроек.

Как определить код выполняемой функции

Классификатор включает в себя 10 основных групп:

Код	Наименование группы
1	Руководители
2	Специалисты высшего уровня квалификации
3	Специалисты среднего уровня квалификации
4	Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием
5	Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности
6	Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства
7	Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий
8	Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители
9	Неквалифицированные рабочие
10	Военнослужащие

Далее рассмотрим 3 способа поиска кода. Попробуйте каждый на практике и остановитесь на наиболее удобном. Для наглядности возьмем конкретный пример: в ООО «Сенат» трудоустраивают Ивана Брунева — бухгалтера. Мы должны найти код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД, заполнить форму и отправить в ПФР.

По должности

• Откройте ОКЗ. Нажмите сочетание клавиш «CTRL+F».
• В строку поиска введите название должности. В нашем случае — бухгалтер.
• Система найдет нужное значение в таблице кодов профессиональной деятельности для СЗВ-ТД. Для нашего примера — это «2411.6».

К сожалению, этот простой способ помогает не всегда. Если поиск не дал результатов, переходите к следующему варианту.

По комментариям общероссийского классификатора занятий (ОКЗ)

Представим, что Ивана берут в компанию главным бухгалтером. Первым способом эту должность найти не получилось. Поэтому воспользуемся комментариями из ОКЗ по всем типам занятий и предложенными должностями:

• Откройте ОКЗ. Нажмите сочетание клавиш «CTRL+F».
• В строку поиска введите «главный бухгалтер».
• Откроется страница с описанием занятия «1211 — Управляющий финансовой деятельностью», к которому относится должность «главный бухгалтер».

Остается найти код этого занятия с контрольным числом. Воспользуйтесь привычным поиском и вставьте в строку «Управляющий финансовой деятельностью». В нашем случае — это «1211.1».

Специально для читателей мы составили небольшую шпаргалку с популярными должностями, которые не найти в справочнике кодов профессиональной деятельности первым способом:

Должность	Код	Род занятий
Директор	1120.9	Руководители учреждений, организаций и предприятий
Руководитель службы маркетинга	1221.4	Руководители служб по сбыту и маркетингу
Менеджер по продажам	2433.9	Специалисты по сбыту продукции (исключая информационно-коммуникационные технологии)
Директор по персоналу	1212.5	Управляющие трудовыми ресурсами
Руководитель стройки	1323.3	Руководители подразделений (управляющие) в строительстве
Руководитель отдела по закупкам	1324.7	Руководители служб по снабжению, распространению товаров и аналогичным видам деятельности
Курьер	9621.9	Посыльные, доставщики пакетов и багажа и подобные работники

По описанию выполняемых действий

Чтобы выбрать правильный код, сверяйтесь с описанием групп и подгрупп. Вернемся к «главному бухгалтеру» или «управляющему финансовой деятельностью» (код — 1211.1). В классификаторе дается характеристика:

«Управляющие финансовой деятельностью направляют и координируют финансовую деятельность предприятия или организации…»

Это совпадает с функциями главного бухгалтера, что подтверждает правильность выбора. Кстати, здесь же дается описание основных обязанностей. Пользуйтесь этим способом, чтобы избежать случайных ошибок в спорных ситуациях.

Что такое код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД

Код выполняемой функции (графа 6 в СЗВ-ТД) — это цифровое обозначение должности, вида трудовой деятельности и осуществляемых сотрудником функций на рабочем месте. Порядок заполнения установлен Постановлением Пенсионного фонда РФ от 25 декабря 2019 года № 730п.

Он состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», где:

• первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
• пятый знак — контрольное число.

Изначально код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД должен был стать обязательным с 1 июля 2021 года. Но при отправке появлялась ошибка, системы электронного документооборота рекомендовали отправить отчет по старой форме. Поэтому срок сместили на 1 августа.

Код указывают в случае:

• приема на работу;
• увольнения;
• перевода на другую должность;
• присвоения квалификации;
• запрета суда занимать должность.

За непредставление сведений по коду выполняемой функции с 2021 года должностных лиц штрафуют на 300-500 рублей за каждый документ. Если подача документа связана с изменением формата трудовой книжки или названием компании, шестую графу не заполняют.

Самое сложное — правильно подобрать код трудовой деятельности для СЗВ-ТД. Чтобы не ошибиться, понадобится список кодов из классификатора кодов профессиональной деятельности (ОКЗ) и внимательность.

Классификатор включает в себя 10 основных групп:

Далее рассмотрим 3 способа поиска кода. Попробуйте каждый на практике и остановитесь на наиболее удобном. Для наглядности возьмем конкретный пример: в ООО «Сенат» трудоустраивают Ивана Брунева — бухгалтера. Мы должны найти код профессиональной деятельности для СЗВ-ТД, заполнить форму и отправить в ПФР.

По должности

Для поиска по должности возьмем Общероссийский классификатор занятий. Некоторые занятия совпадают с названиями должностей. Тогда поиск займет несколько минут:

• Откройте ОКЗ. Нажмите сочетание клавиш «CTRL+F».
• В строку поиска введите название должности. В нашем случае — бухгалтер.
• Система найдет нужное значение в таблице кодов профессиональной деятельности для СЗВ-ТД. Для нашего примера — это «2411.6».

К сожалению, этот простой способ помогает не всегда. Если поиск не дал результатов, переходите к следующему варианту.

По комментариям общероссийского классификатора занятий (ОКЗ)

Представим, что Ивана берут в компанию главным бухгалтером. Первым способом эту должность найти не получилось. Поэтому воспользуемся комментариями из ОКЗ по всем типам занятий и предложенными должностями:

• Откройте ОКЗ. Нажмите сочетание клавиш «CTRL+F».
• В строку поиска введите «главный бухгалтер».
• Откроется страница с описанием занятия «1211 — Управляющий финансовой деятельностью», к которому относится должность «главный бухгалтер».

Остается найти код этого занятия с контрольным числом. Воспользуйтесь привычным поиском и вставьте в строку «Управляющий финансовой деятельностью». В нашем случае — это «1211.1».

Специально для читателей мы составили небольшую шпаргалку с популярными должностями, которые не найти в справочнике кодов профессиональной деятельности первым способом:

По описанию выполняемых действий

Чтобы выбрать правильный код, сверяйтесь с описанием групп и подгрупп. Вернемся к «главному бухгалтеру» или «управляющему финансовой деятельностью» (код — 1211.1). В классификаторе дается характеристика:

Это совпадает с функциями главного бухгалтера, что подтверждает правильность выбора. Кстати, здесь же дается описание основных обязанностей. Пользуйтесь этим способом, чтобы избежать случайных ошибок в спорных ситуациях.

Формат представления ЕФС-1

Форма ЕФС-1 может представляться в электронном виде или на бумажных носителях (в том числе в сопровождении магнитного носителя).

При представлении формы на бумажном носителе ее заполняют чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений. При этом должны использоваться чернила черного, фиолетового или синего цвета.

Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Бумажная форма подписывается руководителем (уполномоченным представителем) и заверяется печатью организации. Страхователь-ИП, физическое лицо, не являющееся ИП, или их уполномоченные представители заверяют форму печатью (при наличии) и личной подписью.

Поля «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «Подпись», «Расшифровка подписи» (указывается Ф. И. О. полностью) обязательны к заполнению.

Формат электронной формы утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п, отчет в этом формате подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.