Новые правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2024 году

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании. 

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе». 

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода. 

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

• Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
• На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Шаг 1: Введение

В начале акта необходимо указать его название, дату и место составления. Также следует указать цель составления акта и укажите лицо или группу лиц, которые присутствуют при составлении акта.

Шаг 3: Составление списка участников

В акте необходимо указать список всех участников, которые присутствовали при происшествии или событии. Укажите их имена, должности и организации, к которым они принадлежат.

Шаг 6: Подписи

Завершите акт, добавив подписи участников акта. Укажите их полные имена, должности и дату подписания. Подписи должны быть совершены в присутствии двух свидетелей.

Шаг 7: Приложения

Если необходимо, добавьте приложения к акту, такие как фотографии, документы или письма, которые могут быть связаны с событием или фактом.

Составление акта требует четкой и точной формулировки. Убедитесь, что все детали и факты представлены достаточно ясно и четко. Все участники должны быть внимательны и объективны при составлении акта. Помните, что акт должен быть легко читаемым и понятным для любого человека, который будет его изучать или использовать в дальнейшем.

Заполнение

Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

• 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
• 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
• в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
• 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
• в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
• 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
• 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
• 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
• в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
• в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Как вести учёт бумажных трудовых

Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.

1. Раскладка и структура книжки

Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей

Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными

2. Правильное заполнение информации

Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации

3. Защита от фальсификации

С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.

4. Хранение и охрана

Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.

5. Переход к электронному учету

В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.

Как вести учет ЭТК работодателям НКО

Рассмотрим подробнее некоторые обязанности работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.

Работодатели с 2020 года сдают в Пенсионный фонд России отчет СВЗ-ТД, а с 2023 года отчет ЕФС-1 в СФР. Инструкция по работе с отчетом — в публикации эксперта. 

Один из разделов отчета — выбор работником формата трудовой книжки. В любой момент, сотрудник может перейти с бумажной трудовой на электронную, даже если уже принес заявление о том, что выбирает бумажный формат трудовой. Поменять решение и вернуть вам бумажную трудовую, если выбрал электронную возможности у сотрудника нет. 

Часть отчета с выбором формата трудовой книжки вы не заполняете на тех новичков, которые пришли к вам после после 1 января 2020 года и у них нет стажа. Так как права на бумажную трудовую книжку у них нет, то электронную книжку вы заводите таким сотрудникам без их заявления.

Отчет ЕФС-1 сможете подать, только после того, как сотрудник принесет одно из двух заявлений. О переходе на ЭТК или о выборе бумажной трудовой книжки. На тех, кто выбрал бумажную трудовую, все-равно нужно подавать отчетность в СФР.

Срок, чтобы отчитаться в СФР- до 25 числа месяца, который следует за тем в котором получили от сотрудника заявление. Например, Иванов принес заявление о переходе на ЭТК 10 апреля 2023 года, подать об этом отчет в СФР, нужно до 25 мая 2023 года.

Стоит отметить, что вести учет трудовых книжек на электронном носителе не входит в обязанности работодателя. Ведь необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, собирает и хранит у себя Социальный фонд России. Как провести процедуру выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки, узнаете дальше в статье. Но мы рекомендуем вести учет заявлений с выбором формата трудовых книжек. Вносить данные о заявлениях можете в журнал входящей документации или завести отдельный электронный реестр. Справки по форме СТД-Р, которые будете выдавать сотрудникам, которые перешли на ЭТК по их заявлению и при увольнении, регистрируйте в журнале исходящей документации. 

Регистрация документов, которые относятся к ЭТК поможет оперативно выяснить, кто из персонала выбрал определенный формат трудовой книжки

Это важно, так как работодатель не обязан выдавать справки СТД-Р всем работникам по запросу. Дело в том, что такая справка аналог бумажной трудовой и ее получают только те, кто забрал бумажную трудовую и работодателя и у него осталась только ЭТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465

Далее разберем, какую информацию выгодно включать вам в журнал учета электронных трудовых книжек. В этом журнале можно отразить информацию о:

1. Порядковом номере записи;
2. Ф.И.О. работника;
3. Должности сотрудника;
4. Дате заявления о переходе на ЭТК;
5. Дате, когда работнику выдали бумажную трудовую книжку;
6. Датах выдачи формы СТД-Р;
7. Ф.И.О. и должности сотрудника, ответственного за ЭТК;
8. Подписи работника, которая подтвердит, что справку СТД-Р он получил.

В случае, если вы решили, что журнал будет бумажным, обратите внимание на правила работы с документом:  

1. Первое — это оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование НКО, название регистра, а также даты начала и окончания журнала;
2. Второе — журнал нужно прошить, также все его  страницы должны быть пронумерованы;
3. Третье — руководитель организации должен заверить журнал своей подписью и печатью НКО;
4. Четвертое — наличие надписи на заднем обороте журнала «Прошито и пронумеровано на __ листах»;
5. Пятое — в журнале учета электронных трудовых книжек не должно быть помарок и исправлений.

Придерживайтесь этих правил при работе с любым регистрационным журналом или книгой.

При этом необходимо отметить, что ведение учета электронных трудовых книжек работодателем не обязателен. При необходимости можете разработать и утвердить удобную форму журнала.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Мнение эксперта
Романов Константин Михайлович
Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Признанный эксперт права.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5)

Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Требуется ли учёт трудовых книжек?

В соответствии со при приёме на работу среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:

Причина отсутствия трудовой книжки	Действия работодателя
Работник заключает трудовой договор впервые	Работодатель оформляет трудовую книжку
Трудовая книжка утрачена: утрата; повреждение; иные причины.	По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Важность журнала учета при использовании электронных трудовых

Зачем нужен журнал учета?

Журнал учета при использовании электронных трудовых книжек выполняет важные функции:

1. Контроль за работниками: Журнал учета позволяет отслеживать приходы и уходы работников, контролировать их рабочее время и обеспечивать точность учета отработанного времени.
2. Документирование: Журнал учета предоставляет документальное подтверждение фактов, связанных с работниками, и может быть использован в случае возникновения споров или разногласий.
3. Анализ и отчетность: Журнал позволяет проводить анализ рабочего времени, выявлять тенденции, оптимизировать процессы и предоставлять отчеты руководству.

Примеры заполнения журнала учета

Приведем примеры заполнения журнала учета при использовании электронных трудовых книжек:

Дата	ФИО работника	Время прихода	Время ухода
01.01.2023	Иванов Иван Иванович	09:00	18:00
02.01.2023	Петров Петр Петрович	08:30	17:30

Журнал учета заполняется в соответствии с организационными требованиями и правилами, установленными законодательством.

Преимущества электронных трудовых книжек

Использование электронных трудовых книжек в сочетании с журналом учета позволяет получить следующие преимущества:

• Централизованное хранение данных о работниках, их трудовой деятельности и персональных сведений;
• Быстрый и удобный доступ к информации, а также возможность оперативного обновления данных;
• Автоматизация процессов учета и контроля, что сокращает риски ошибок и повышает эффективность работы кадровых служб;
• Минимизация использования бумажных документов и рациональное использование ресурсов;
• Удобный и надежный способ обмена информацией с государственными органами и организациями.

Таким образом, журнал учета при использовании электронных трудовых книжек является неотъемлемой составляющей системы управления кадрами. Он обеспечивает контроль, документирование, анализ и отчетность, а также взаимодействие с электронной системой для более эффективного управления персоналом и соблюдения требований законодательства.

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно.

Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом.

Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.

Общие правила оформления журнала

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

• удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
• создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат.

Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

• экземпляре договора работодателя;
• заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение.

Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности.

Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

1. Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
2. Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки.

Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства.

Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

При приеме на работу необходимо заполнить ряд документов, включая анкету, трудовой договор и другие. В данной инструкции приведены основные шаги по заполнению необходимых документов для приема на работу. Следуйте инструкциям внимательно, чтобы избежать ошибок и ускорить процесс приема на работу.

1. Заполнение анкеты

• Укажите персональную информацию, такую как ФИО, дата рождения, адрес проживания и контактные данные.
• Укажите предыдущий опыт работы, начиная с наиболее последнего места работы.
• Укажите образование, указывая название учебного заведения, специальность и год окончания.
• Укажите дополнительные навыки и квалификацию, которые могут быть полезны при выполнении должностных обязанностей.
• Подпишите анкету и укажите дату заполнения.

2. Заполнение трудового договора

Трудовой договор является ключевым документом при приеме на работу. Внимательно заполните следующие поля трудового договора:

Поле	Информация для заполнения
Наименование организации	Укажите полное наименование организации, являющейся работодателем.
ФИО работника	Укажите свое полное имя и фамилию.
Должность	Укажите должность, на которую вы принимаетесь.
Оклад	Укажите размер заработной платы или оклад, предусмотренный трудовым договором.
Срок действия	Укажите срок действия трудового договора (если применимо).
Обязанности	Опишите основные обязанности, которые вы будете выполнять на данной должности.
Режим работы	Укажите режим работы (полный рабочий день, сменный график и т.д.).

После заполнения трудового договора ознакомьтесь с его условиями и подпишите его в соответствии с требованиями работодателя.

3. Подписание протокола о предоставлении работника

Подписание протокола о предоставлении работника является финальным шагом при приеме на работу.

1. Ознакомьтесь с протоколом и убедитесь, что все данные указаны верно.
2. Подпишите протокол о предоставлении работника и укажите дату подписания.
3. Сохраните копию протокола для себя.

После выполнения всех вышеперечисленных шагов вы будете успешно приняты на работу. Убедитесь, что все заполненные документы переданы в отдел кадров для оформления и ведения учета.

Вопросы – ответы

Вопрос: Зачем нужен журнал учета движения трудовых книжек?

Ответ: Журнал учета движения трудовых книжек является обязательным документом, который заполняется при выдаче и оформлении книжек. В нем фиксируются все основные данные, связанные с выдачей и возвратом трудовых книжек, а также исправление ошибок при их заполнении.

Вопрос: Кто заполняет журнал учета движения трудовых книжек?

Вопрос: Какие данные необходимо указывать в журнале учета движения трудовых книжек?

Ответ: В журнале учета движения трудовых книжек необходимо указывать регистрационные данные трудовых книжек, данные о выдаче и возврате книг, а также ошибках и их исправлении при заполнении. Также в журнале может быть указан срок хранения книги и условия выдачи.

Вопрос: Где можно найти образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек?

Ответ: Образец заполнения журнала учета движения трудовых книжек можно найти в инструкции по заполнению книг. Также можно обратиться к специалистам по кадрам или скачать готовый образец в интернете.

Вопрос: Как долго нужно хранить журнал учета движения трудовых книжек?

Срок хранения книги учета

Книга учета движения трудовых книжек – это документ, в котором заполняются данные о движении трудовых книжек работников предприятия или организации. Но сколько времени нужно хранить эту книгу? Срок хранения книги учета зависит от требований законодательства и специфики деятельности предприятия.

Обязательное заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляется работником, ответственным за учет кадров и труда, или специалистом отдела кадров

Заполнение книги учета является важной частью работы по регистрации и учету трудовых книжек сотрудников

При заполнении книги учета необходимо следовать инструкции по ее заполнению. Внимательно ознакомьтесь с правилами и условиями заполнения, чтобы избежать ошибок и неполадок.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек определяется правилами ведения кадрового учета. Обычно книгу учета хранят в течение 55 лет со дня последней записи в ней. Этот срок позволяет сохранить информацию о движении трудовых книжек на протяжении всей трудовой деятельности работника.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек важно для оформления и учета трудовых отношений с сотрудниками. Книга учета служит основой для проверки и контроля правильности заполнения журналов и регистрационных книг

Также она является важным документом при ответах на возникающие вопросы о движении трудовых книжек и их заполнении.

Зачем нужен журнал учета

Целью журнала учета является обеспечение правильного и точного учета трудовых книжек. Он позволяет отслеживать движение книжек, контролировать исправность заполнения и своевременность внесения записей. Журнал учета также служит источником ответов на вопросы о состоянии учета трудовых книжек и его правильности.

Кто заполняет журнал учета и каким образом? Книгу учета заполняет работодатель или уполномоченное им лицо. Для этого применяется инструкция, которая указывает условия заполнения журналов учета движения трудовых книжек.

Заполнение журнала учета трудовых книжек является важной частью работы работодателя по оформлению и ведению трудовых книжек. Знание правил и требований к заполнению журнала позволяет организовать правильный и точный учет движения трудовых книжек

Срок хранения журнала учета составляет 75 лет.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек 2024

Заполнение книги учета движения трудовых книжек является обязательным соответствующими требованиями правил и инструкцией. Книга служит для регистрации движения трудовых книжек при приеме и выдаче, ведения учета и исправления возможных ошибок.

Книгу учета движения трудовых книжек следует заполнять по определенным условиям, указанным в инструкции. Ошибки при заполнении книги должны быть исправлены согласно установленным правилам, а в случае необходимости – с привлечением ответственных лиц.

Для заполнения книги используется журнал, который включает вопросы, чтобы кто-либо в срок смог оформить записи о регистрации движения трудовых книжек

Важно заполнять книгу учета движения трудовых книжек корректно и на основании документов, подтверждающих факт приема или выдачи книжек

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

• ежедневный — рабочее время каждого наемного работника должно в точности соответствовать закрепленным нормам, любое дополнительное время считается сверхурочным;
• недельный — график работы расширяется до 1 рабочей недели;
• суммированный — длительность расчетного отрезка времени может равняться 1 месяцу или году, средняя продолжительность фактически затраченного на труд времени за выбранный отрезок должна соответствовать декретированной норме рабочего дня.

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

• порядковый номер;
• дата внесения записи;
• ФИО сотрудника;
• время прихода и убытия;
• подпись специалиста;
• информация о командировках.

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.