ЧТОБЫ ПРЕДОТВРАТИТЬ ПЕЧАЛЬНЫЙ ИСХОД…
Итак, мы уже поняли, что не стоит терять документы. Давайте теперь подумаем как их сохранить. Как вы понимаете, в нашей компании этот вопрос очень актуален, потому что мы несем ответственность не только за документы своей компании, но и за документы компаний клиентов, чью бухгалтерию мы ведем. Вот как мы достигаем этого в своей компании, тот же результат можете получить и вы если:
1. Примете все меры по обеспечению сохранности документов.
2. Организуете регистрацию документов, чтобы в случае необходимости их можно было восстановить.
3. Организуете создание и сохранность электронных копий (сканов, фотографий, и пр) документов. В этом случае на проверку можно будет предоставить сначала электронную копию, а потом любой документ можно будет ЛЕГКО восстановить и предоставить его на бумаге. В остальных случаях документы можно будет восстановить не торопясь и деятельность предприятия не будет парализована.
Как проверить расчеты?
Для этого достаточно сформировать развернутую «оборотку» по основным счетам учета расчетов с детализацией по контрагентам, заключенным договорам и выставленным счетам. Остатки по счетам бухучета говорят о том, что расчеты не закрыты, а это является сигналом к урегулированию задолженности путем обмена актами сверки с контрагентами. При этом в упрощенном порядке сейчас можно свериться с бюджетом по налогам и сборам. С помощью электронного сервиса «Личный кабинет налогоплательщика» бухгалтер может оперативно получить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам, акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам. С контрагентами так свериться вряд ли получится, хотя электронный документооборот тоже облегчает проверку расчетов.
В отличие от активов, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами проверяется бухгалтером исключительно по документам. При этом нужно не просто проверить сумму задолженности, но и оценить ее на предмет погашения. Под сомнительную дебиторскую задолженность следует создать резерв, чтобы в отчетности не завышать сумму такого и без того не особо ликвидного актива. Безнадежную задолженность необходимо списать, потому что это даже не актив, ведь он уже не может принести организации экономические выгоды.
* * *
Как может заметить читатель, автор фактически пересказал проведение инвентаризации на более упрощенный и удобный для бухгалтера лад. Вы можете использовать другие процедуры и мероприятия, главное, чтобы они способствовали наведению порядка в документах и бухучете, а также обеспечению полноты и качества составляемой отчетности.
Зона ответственности главбуха
В законе прописаны две группы нарушений, за которые компанию или бухгалтера наказывают штрафами.
Нарушения в бухгалтерском учете
нарушения кассовой дисциплины
Это, например, неполное оприходование выручки или нарушение порядка работы с наличными.
Как правило, размер штрафа бухгалтеру за такие ошибки небольшой — 4-5 тысяч рублей. Но при этом компания должна заплатить штраф, в 10 раз превышающий эту сумму.
грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету
Грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету — это искажения отдельных показателей отчетности более, чем на 10%. Сюда же относится ведение «черной» бухгалтерии, составление отчетности не на основе данных бухгалтерского учета, отражение несуществующих событий и сделок.
В этих случаях главбуху выписывают штраф в сумме 5-10 тысяч рублей, при повторном нарушении — в два раза больше.
Предприятие вроде бы не страдает, но только если отношения с главным бухгалтером оформлены договором. В малом бизнесе бухгалтеру нередко платят неофициально, а директор якобы ведет бухгалтерию самостоятельно. При таком раскладе собственник или директор оплачивает штрафы лично.
Но самое плохое, что за несколько бухгалтерских нарушений его могут дисквалифицировать — запретить на какое-то время руководить компанией.
непредоставление финансовой отчетности
Непредставление или несвоевременная подача в налоговую инспекцию и органы госстатистики финансовой отчетности считается административным правонарушением. Предусмотрена как персональная ответственность, так и штрафы на компанию.
Должностное лицо может быть наказано штрафом:
- от 300 до 500 рублей, а компания — от 3 до 5 тысяч рублей, если не поданы (или поданы с задержкой) документы в органы госстатистики,
- по 200 рублей за каждую форму отчетности, не представленную в налоговую.
Налоговые нарушения
Составов нарушений здесь довольно много. Самый серьезный из них — неуплата или неполная уплата налогов. Здесь суммы потерь могут быть существенными. Кроме фиксированного штрафа и возврата неуплаченных налогов в бюджет, предприятие наказывают штрафом в размере 20-40% от недоплаченной суммы.
Разница зависит от того, было ли нарушение умышленным, — степень умысла доказывают налоговые инспекторы.
Их подозрение вызывают в первую очередь:
- имитация экономической деятельности через подставных лиц (работа с фирмами-однодневками),
- искусственные договорные отношения — это в том числе популярная схема дробления бизнеса на несколько юридических лиц. Если этот факт установлен, компания выплачивает налоги в полном объеме как за «единое» юрлицо + 40% штрафа.
За налоговые нарушения предусмотрена и уголовная ответственность.
В России по статье уклонение от уплаты налогов в год выносится несколько десятков приговоров. Как правило, речь идет не о бухгалтерских ошибках, а о том, что обвиняемые «рисуют» НДС и занижают налогооблагаемую прибыль. Чаще всего недобросовестные предприниматели совершают нарушения именно с этими налогами.
Как навести порядок во внеоборотных активах?
Опустим основные средства, так как это объекты, которые введены в эксплуатацию и по которым завершены капитальные вложения. Затраты по незавершенным объектам отражаются на счете «Вложения во внеоборотные активы». По каждому такому объекту бухгалтеру нужно разобраться, в действительности ли чего-то не хватает для ввода в эксплуатацию или уже можно принимать объект в состав ОС. То же самое можно сказать об анализе счета «Оборудование к установке». Данное имущество также требует времени и затрат на приведение его в состояние, в котором оно будет готово к эксплуатации. Но если упустить этот момент, то есть если фактически используемое имущество будет эксплуатироваться и при этом не амортизироваться, это приведет к искажению информации о стоимости активов.
По данной проблеме экспертами Бухгалтерского методологического центра (БМЦ) уже подготовлены три проекта рекомендаций:
- Р-X/2014-КпТ «Основные средства в эксплуатации без разрешительных документов на ввод: признание и начало начисления амортизации»;
- Р-Х/2014-КпТ «Учет незавершенных основных средств»;
- Р-X/2014-КпТ «Учет используемых объектов, по которым не завершены существенные затраты и (или) не получено разрешение на ввод в эксплуатацию».
Несмотря на то, что это еще проекты, бухгалтер уже сейчас может с ними ознакомиться, чтобы уделить внимание объектам капитальных вложений, которые по тем или иным причинам не приняты на учет в составе ОС. Либо они остаются в таком же качестве, причем бухгалтер может обосновать дальнейшее их «простаивание», либо переводятся в состав амортизируемого имущества, что также должно быть вызвано объективными причинами, такими как улучшение качества отчетной информации об активах.. Следующим «подозрительным» счетом является счет 04 «Нематериальные активы»
Прошли те времена, когда на нем могла быть отражена стоимость лицензии. Действующее ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 № 153н) предполагает учет в таком качестве более специфичных активов и результатов интеллектуальной деятельности: изобретений, полезных моделей, секретов производства (ноу-хау), товарных знаков и знаков обслуживания. Если на предприятии ЖКХ ничего этого нет, необоснованно учтенные на счете затраты будут вводить в заблуждение пользователей финансовой отчетности.
Следующим «подозрительным» счетом является счет 04 «Нематериальные активы». Прошли те времена, когда на нем могла быть отражена стоимость лицензии. Действующее ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 № 153н) предполагает учет в таком качестве более специфичных активов и результатов интеллектуальной деятельности: изобретений, полезных моделей, секретов производства (ноу-хау), товарных знаков и знаков обслуживания. Если на предприятии ЖКХ ничего этого нет, необоснованно учтенные на счете затраты будут вводить в заблуждение пользователей финансовой отчетности.
Существенные и несущественные ошибки
Существенные ошибки — нарушения при ведении учёта, которые могут исказить финансовые результаты и негативно сказаться на работе сотрудников, опирающихся в своих экономических решениях на отчётность: руководство, собственников предприятия, инвесторов, прочих управленцев.
Согласно правилам бухучёта, отдельный бизнес сам выбирает нормы, по которым будут определять существенность тех или иных недочётов (п.3 ПБУ 22/2010). Руководствоваться можно количественными или качественными характеристиками.
Так, если бизнес выбрал количественный метод, то ошибку признают существенной, когда она превысит установленный процент от какого-либо показателя — обязательства или размера актива. Лимит даст понять, что недочёт привёл к серьёзному нарушению в отчётности, которое значимо отразится на учёте и управленческих решениях. Удобнее определять его в процентах — конкретную сумму придётся пересматривать каждый раз, когда поменяются обороты предприятия.
Чаще всёго фирмы в качестве маркера существенности берут сумму в 5% от какого-либо показателя — столько рекомендуется в ПБУ 9/99 и 10/99. Но они вправе установить другой, выше или ниже стандартного.
Хорошо, если лимит для существенности нарушения не превышает 10% от выбранного фирмой показателя.
Такой лимит обоснован тем, что отхождения от показателей более, чем на 10%, вызывают вопросы у проверяющих органов. За такое нарушение бизнес могут оштрафовать, а ответственного за это сотрудника дисквалифицировать в соответствии со статьёй 15.11 КоАП РФ.
Если нужно предусмотреть несколько факторов сразу, можно объединить методы учёта — установить и фиксированный, и относительный показатели. В этом случае недочёт в каждом случае будет считаться существенным.
В учётной политике это можно описать примерно так — недочёт считают существенным при одном из двух обстоятельств:
- Искажение учётных данных превышает ____ тыс. руб.*
- Размер ошибки составляет ___% и более от стоимости актива (обязательства) или показателя бухгалтерской отчётности.*
Почему это так важно?
По общему правилу ответственность за организацию хранения документов предприятия несет руководитель.
За сохранность же документов, на основании которых ведется учет, и тех документов, которые составляются в бухгалтерии для формирования отчетности ( их еще называют регистрами учета), ответственность несет также И главный бухгалтер данной организации.
Все бухгалтера в нашей стране прекрасно знают, что без бумажки ты… букашка.
Во-первых — если вы ведете бизнес в России, то должны подтверждать любые движения документами. Если говорить сухим нормативным языком, то «все факты хозяйственной деятельности организации должны быть документально подтверждены»
Во-вторых. Когда начинается проверка, первый документ, который получает компания вместе (или сразу после) решения о проведении проверки — это требование о предоставление документов. И на это всегда дается ограниченное время.
Поэтому, быстро выполнить требование не получится, если в документах бардак, или не известно, где их искать,.
В-третьих — Налоги исчисляются на основании документов, их же предоставляют на проверках выездных или камеральных, для подтверждения того, что декларация составлена правильно. Соответственно, если не будет какого-то документа, на основании которого (в том числе) сделана декларация, то налог пересчитают, и конечно, не в пользу предприятия.
В-четвертых, если не предоставляются документы по требованию в срок, то организацию штрафуют за каждый не предоставленный вовремя документ.
Но даже если не говорить о проверках, то понятно, что нормальное функционирование предприятия в хаосе невозможно. Бухгалтерия не может предоставить вам своевременные и актуальные данные для принятия вами правильного управленческого решения. Контрагенты не могут сверить взаиморасчеты с вашей бухгалтерией. И так далее
Оприходование излишков
Активы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).
В налоговом учете излишки включают во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 8, п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина России от 11.09.2020 N 03-11-06/2/80113). Рыночная стоимость определяется с учетом положений ст. 105.3 НК РФ (п. 5 и ст. 274 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.08.2020 N 03-03-06/1/75787). По оприходованным основным средствам можно начислять амортизацию, но амортизационную премию применять нельзя.
ТМЦ учитываются как обычно. Данное имущество может быть списано в производство или продано. Что касается реализации, то полученный в результате таких операций доход уменьшается на сумму рыночной стоимости реализуемого имущества (учтенной как внереализационный доход), по которой оно было принято к учету (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ, Письма Минфина России от 23.09.2011 N 03-03-06/1/583, от 11.02.2011 N 03-03-06/1/88, Постановление ФАС МО от 21.02.2013 по делу N А40-2055/12-20-9).
Выбираем оптимальный способ бухгалтерского учета
Поступления товаров, услуг и оплату за них проводят в месяце, когда составлены и подписаны первичные документы. Для первичных документов, пришедших с опозданием, в ЛНА нужно прописать порядок учета таких операций. В противном случае о достоверности учетных данных говорить нельзя, а это нарушение законодательства.
Практикой учета определены три способа учета таких документов:
По фактическому поступлению. Даты фактического поступления строго фиксируют – специальным штампом или в журнале. В ЛНА указывается: если акт поступает после даты сдачи отчетности за квартал (месяц), вступает в действие правило «по дате фактического поступления». Если контрагенты проводят эти же суммы в другом периоде, можно отрегулировать вопрос актами сверки – в них отражать суммы по документам у партнеров и данные по учету самой фирмы.
По данным фактического расхода за месяц. Этот способ хорошо подходит, если имеет место постоянная выдача каких-либо ТМЦ (например, ГСМ). Поставщик выставляет пакет документов на общий расход топлива по итогам месяца. Ясно, что к последней дате месяца он не успеет этого сделать, документ поступит в организацию позже. Можно фактически фиксировать расход ГСМ в течение месяца в путевых листах или в специальных формах по каждому водителю, отражать в учете приходным ордером. Затем, при поступлении документов от поставщика, сведения корректируют, если это необходимо.
Если расчеты с поставщиком носят разовый характер, а документов на руках нет, можно использовать плановые цены или начислить задолженность по прошлому месяцу. При поступлении затем документов с фактической суммой вносятся учетные корректировки
Здесь важно в учетной политике определить предельную дату, после которой возможны такие действия, и четко прописать норму об использовании предполагаемых сумм в учете. Их можно оформить внутренним документом фирмы или бухгалтерской справкой.
Создать резервы
Этот пункт необходим, если ваша компания не относится к малым предприятиям, которым разрешается пользоваться упрощённым методом бухучёта и финансовой отчётности. Резервы могут быть как исключительно бухгалтерские, так и налоговые.
На что могут быть сформированы резервы:
— Сомнительные долги — рекомендуется создавать, если есть сомнительная дебиторская задолженность.
— Предстоящая оплата отпусков работникам — создаётся по желанию организации. Правила по формированию прописываются в учётной политике.
— Гарантийный ремонт и обслуживание — создаётся, если у компании есть соответствующие обязательства.
На конец года — 31 декабря — компании должны создать бухгалтерский резерв под снижение стоимости материальных ценностей, с обязательной годовой инвентаризацией. Это нужно делать, если рыночная стоимость материальных ценностей снизилась.
Основные изменения, внесенные ФСБУ 4/2023
Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность», утв. приказом Минфина России от 04.10.2023 №157н, структурирует нормативное регулирование бухгалтерского учета и устраняет несоответствие между документами, принятыми в разные годы.
Новый стандарт посвящен исключительно вопросам состава и содержания бухгалтерской отчетности организаций (пункт 1 ФСБУ 4/2023).
Положения Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ (статьи 13 и 14) и нового ФСБУ согласованы и комплексно освещают тему. Обращаться к Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н) больше нет необходимости.
Приказ Минфина России от 02.07.2010 №66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» утрачивает силу. ФСБУ 4/2023 заменяет ПБУ 4/99, утв. приказом Минфина РФ от 06.07.1999 №43н (информационное сообщение Минфина России от 26.03.2024 №ИС-учет-50).
Вопросы предоставления пользователям бухгалтерской отчетности, ее публикации, аудита определяются либо Федеральным законом «О бухгалтерском учете», либо законодательством других отраслей, в том числе корпоративным и об аудиторской деятельности (сообщение Минфина №ИС-учет-50).
ФСБУ 4/2023 должны применять как коммерческие, так и некоммерческие организации (часть 1 статьи 2 402-ФЗ, пункт 4 ФСБУ 4/2023).
Терминология и требования к раскрытию информации об отдельных видах активов, таких как основные средства и НМА, запасах, активах и обязательствах, возникающих из договоров аренды, установленные новыми ФСБУ, нашли логичное продолжение в положениях ФСБУ 4/2023. Так, в образцах отчетов и пояснений появились отдельные строки с показателями инвестиционной недвижимости, а также правах пользования активами.
Термины и понятия, используемые для целей составления бухгалтерской отчетности, закреплены в новом стандарте, в том числе «актив», «пассив» (пункт 12 ФСБУ 4/2023), «раскрытие информации» (пункты 9, 26, 35 ФСБУ 4/2023), «существенная информация» (пункт 10 ФСБУ 4/2023). Уточнены правила классификации активов на оборотные и внеоборотные (пункты 13–16 ФСБУ 4/2023), обязательств – на долгосрочные и краткосрочные (пункты 17–20 ФСБУ 4/2023).
Стандарт детализирует состав бухгалтерской отчетности для коммерческих и некоммерческих организаций, закрепленный в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (пункты 5 и 6 ФСБУ 4/2023).
Рис. 1
Рис. 2
Определен минимальный состав показателей бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, целевом использовании средств, отчета об изменениях капитала, которые должны раскрываться в этих отчетах независимо от их существенности (пункты 9, 26, 34, 35, 38, 39 ФСБУ 4/2023). Отдельные показатели, раскрытия которых требуют другие ФСБУ, могут быть включены в основные отчеты или раскрыты в пояснениях в зависимости от существенности информации о них (пункты 10, 11, 29, 40 ФСБУ 4/2023). Так, долгосрочные активы к продаже всегда должны быть показаны в балансе, а права пользования активами могут быть отдельной строкой баланса или расшифровкой строки «основные средства» в пояснениях. Введение минимального состава показателей для отчетов является новым требованием в правилах составления бухгалтерской отчетности.
Общественно значимые организации теперь обязаны раскрывать информацию о выплатах аудиторской организации как за проведение обязательного аудита, так и за иные услуги, связанные так или иначе с аудиторской деятельностью (подпункт «з» пункта 46 ФСБУ 4/2023).
Независимо от того, должна ли отчитывающаяся организация публиковать сведения о связанных сторонах согласно ПБУ 11/2008 «Информация о связанных сторонах», утв. приказом Минфина России от 29.04.2008 №48н, теперь она обязана раскрыть в отчетности информацию о контролирующих ее лицах (подпункт «д» пункта 46 ФСБУ 4/2023).
Качественные требования к составу и содержанию бухгалтерской отчетности сформулированы как условия ее достоверности (раздел V ФСБУ 4/2023).
Рис. 3
Заполнение бухгалтерской финансовой отчётности
Критерии и требования к заполнению бухгалтерских отчётов перечислены в предыдущем разделе. Далее рассмотрим основные правила, которые учитывают при формировании конкретных форм.
Сначала проверьте, что выполнены общие нормы. Во-первых, есть реквизиты предприятия: полное наименование, ИНН, ОКПО, коды по ОКОПФ и ОКФС, основной вид деятельности по ОКВЭД. Во-вторых, в отчётах указано название бланка, отчётный период и дата составления.
Современный бизнес в большинстве своём автоматизирует работу с отчётностью и ведёт её в специальных программах, например, «Моё дело». Система самостоятельно формирует документы и заполняет их по внесённым сведениям. Затем бухгалтер проверяет готовые отчёты и вносит корректировки, если необходимо.
Заполняя отдельные документы, нужно руководствоваться основными правилами:
1. Бухгалтерский баланс. Его оформляют, опираясь на показатели по остаткам на счетах за отчётный день и предшествующие периоды. Остатки заполняют в соответствии с финансовыми задачами, выбранными для определённого отчёта. Все активы и пассивы должны быть разделены на краткосрочные и долгосрочные.
Из отчётов можно удалять статьи с нулевыми значениями, что упростит чтение данных, а при необходимости — добавлять уточняющие. Например, детализировать запасы по остаткам готовой продукции, незавершённого производства и сырья в стоимостной оценке.
2. Отчёт о финансовых результатах. Оформляют для отчётного и всех предшествующих периодов. Документы ведут нарастающим итогом. К отчёту обычно прилагают документ с расшифровкой отдельных показателей.
Как и в бухгалтерском балансе, можно удалять нулевые показатели и добавлять индивидуальные статьи. Чаще детализируют выручку — например, по оказанным услугам или направлениям деятельности. Это повышает качество анализа и принимаемых решений.
3. Отчёт об изменении капитала. Документ составляют на конкретный вид капитала по отдельным отчётным периодам в рамках его изменений. Данные обычно берут из третьего раздела «Капитал и резервы».
Изменение капитала демонстрируют в трёх разрезах:
- вид капитала — уставный, резервный, нераспределённая прибыль и т. п.;
- как изменился капитал — увеличился или уменьшился;
- динамика изменений — отчёт обычно составляют в разрезе трёх последних отчётных периодов, чтобы продемонстрировать динамику.
В документ можно добавлять произвольные показатели, если организация считает их существенными и важными для анализа и оценки результатов деятельности.
4. Отчёт о движении денежных средств. В документ вносят сведения обо всех доходах и затратах, которые бизнес получил или понёс по факту, опираясь на сведения из оборотов по счетам.
Важно достоверно отразить движение денег в текущей, инвестиционной и финансовой деятельности за отчётный период. Если компания вкладывала средства, например, в запуск нового производства, то ОДДС наглядно продемонстрирует это
Движение между счетами организации не показывают. Не делают записей, если деньги из кассы передали в инкассацию и затем зачислили на расчётный счёт.