Акт о выполнении работ по поставке и установке комплектов средств электронной цифровой подписи на рабочие места уполномоченных лиц

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП

Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП

Порядок работы с электронным документом и ЭП:

Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной

В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами

На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию

Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы

Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.

Кому нужно сообщить

Все ЭЦП и сертификаты к ним с самого начала заносятся в общий Реестр сертификатов. Когда происходит уничтожение средства электронной подписи, эта информация должна быть удалена из этого реестра в течение 1 рабочего дня.

Несмотря на то что действие сертификата можно прекратить и по телефону, и при личном устном обращении, юридически более грамотно будет оформить все в письменном виде. Так, при обращении в суд, например, на руках остается официальный документ, который может послужить веским доказательством в пользу одной из сторон.

Также информация об уничтожении ЭП и аннулировании сертификата поступает в САС, которая издает официальное уведомление об аннулировании. Таким образом, инициатором уничтожения и вычеркивания из реестра действующих ЭП может быть как владелец, так и удостоверяющий центр, который ее выдал. И в этом процессе очень помогает акт уничтожения средства электронной подписи, бланк и образец которого размещены на нашем сайте.

Приложение N 22 к Регламенту Удостоверяющего центра Федерального казначейства, утвержденному Приказом Федерального казначейства от 4 декабря 2013 г. N 279

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _______________________
(Организации-заявителя)
М.П. ___________________ А.А. Иванов
«__» ____________ 20__ г.
Акт
установки средств криптографической защиты информации, ввода
в эксплуатацию и закрепления их за ответственными лицами 1
_________________________________ __________________
(наименование населенного пункта) (дата, месяц, год)
Настоящий акт составлен о том, что ________________________ сотрудником
(дата)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество,
иные сведения (например, дата, номер лицензии))
(далее — Администратор ИБ) была произведена установка и настройка средства
криптографической защиты информации _______________________________________
(наименование)
далее — СКЗИ на ПЭВМ (АРМ Заявителя):
Серийный N (Инв. N) ПЭВМ ______________________________________________
Место установки _______________________________________________________
___________________________________________________________________________
(адрес местонахождения, номер помещения)
Ф.И.О. ответственного лица пользователя АРМ Заявителя _________________
___________________________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
(далее — пользователь СКЗИ) _______________________________________________
Рег. N СКЗИ (номер экземпляра) ________________________________________
Размещение АРМ Заявителя, хранение ключевых носителей, охрана помещений
организованы установленным порядком.
Обучение правилам работы с СКЗИ и проверка знаний нормативно-правовых
актов и эксплуатационной и технической документации к ним проведены.
Условия для использования СКЗИ, установленные эксплуатационной и
технической документацией к СКЗИ, созданы.
Установленное и настроенное СКЗИ находится в работоспособном состоянии.
Формуляр ЖТЯИ. __________________________ выведен на бумажный носитель,
раздел 11 Формуляра заполнен установленным порядком, Формуляр передан на
ответственное хранение пользователю АРМ Заявителя.
Пользователь АРМ Заявителя обязуется:
— не разглашать конфиденциальную информацию, к которой он допущен, в
том числе криптоключи и сведения о ключевой информации;
— соблюдать требования к обеспечению безопасности СКЗИ и ключевых
документов к ним;
— сдать установочный комплект СКЗИ, эксплуатационную и техническую
документацию к ним, ключевые документы при увольнении или отстранении от
исполнения обязанностей, связанных с использованием СКЗИ;
— сообщать исполнителю о попытках посторонних лиц получить сведения об
используемых СКЗИ или ключевых документах к ним;
— немедленно уведомлять исполнителя о фактах утраты или недостачи
СКЗИ, ключевых документов к ним.
Акт составлен в двух экземплярах.
_______________________________/_____________/_____________________________
(должность Администратора ИБ) (подпись) (Фамилия И.О.)
______________________________/_____________/______________________________
(должность ответственного лица (подпись) (Фамилия И.О.)
пользователя АРМ заявителя)

Процедура передачи

Важно понимать, что ключи нельзя передавать просто так. Для этого нужны основания

Таким основанием служит договор, который оформляет передачу собственности от старого владельца новому.

На предприятии также без приказа акт приёма-передачи ключей от помещения не составляется. Нужна причина. Уход на другую должность, уход в отпуск, в декрет, на пенсию, увольнение и т.п.

При передаче ключей от новой квартиры это также должно быть указано в договоре. В таком случае они обычно передаются с документами на квартиру. При передаче проданной квартиры, в договоре указывают, что ключи будут переданы такого-то числа. Это обычно делается, чтобы у старого владельца было время съехать с квартиры.

При передаче ценностей очень важно детально описать все параметры, чтобы впоследствии не возникло проблем с недостачей каких-либо вещей, и не оказался виновным человек, вступивший в должность недавно и только принявший ключи. В случае, когда передаются ключей к помещениям, где хранится товар, в момент передачи эти помещения нужно опечатать

В случае, когда передаются ключей к помещениям, где хранится товар, в момент передачи эти помещения нужно опечатать.

Приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н

Начнем с нормативной части вопроса и рассмотрим приказы Минфина России: № 61н, 100н, 103н.

По приказу № 61н перечислены электронные документы и регистры учета, указаны и сроки применения
внутреннего электронного документооборота согласно уровню подчинений. Приказ содержит следующие
требования:

С 01.01.2022 года ЭДО применяется при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией
в рамках полномочий, переданных по решению Правительства РФ, отдельных федеральных органов
исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных
учреждений;
С 01.01.2023 ЭДО применяется при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными
(муниципальными) учреждениями.

В приказе № 61н утверждены унифицированные формы первичных электронных документов бухгалтерского учета:

Ведомость группового начисления доходов (ОКУД 0510431);
Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ОКУД 0510432);
Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ОКУД 0510433);
Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ОКУД 0510434);
Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ОКУД 0510435);
Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ОКУД 0510436);
Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счет (ОКУД
0510437);
Решение о проведении инвентаризации (ОКУД 0510439);
Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510440);
Решение о признании объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510441);
Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ОКУД
0510442);
Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ОКУД
0510445);
Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ОКУД 0510446);
Изменение решения о проведении инвентаризации (ОКУД 0510447);
Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ОКУД 0510836);
Ведомость начисления доходов бюджета (ОКУД 0510837);
Ведомость выпадающих доходов (ОКУД 0510838).

В августе 2022 года государство ввело дополнительно формы электронных документов по приказу Минфина от
28.06.2022 года № 100н:

Акт приема-передачи объектов нефинансовых активов (ОКУД 0510448);
Накладная на внутреннее перемещение (ОКУД 0510450);
Требование-накладная (ОКУД 0510451);
Акт приемки товаров, работ, услуг (ОКУД 0510452);
Извещение о трансферте (ОКУД 0510453);
Заявка-обоснование закупки (ОКУД 0510521);
Карточка капвложений (ОКУД 0509211);
Карточка права пользования нефинансовых активов (ОКУД 0509214).

Приказ содержит следующие требования к использованию форм электронных документов:

с 01.01.2023 года для уполномоченных организаций в рамках полномочий, переданных по решению
Правительства РФ, отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов
и подведомственных им федеральных казенных учреждений;
с 01.01.2024 для государственных (муниципальных) учреждений или ранее, если это предусмотрено
учетной политикой.

По утвержденному приказу Минфина России от 15.06.2020 № 103н в список первичных электронных документов
бухгалтерского учета были внесены еще несколько форм:

Решение о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504512);
Изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ОКУД 0504513);
Решение о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД 0504515);
Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ОКУД
0504516);
Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих
в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ОКУД
0504517);
Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ОКУД 0504518);
Отчет о расходах подотчетного лица (ОКУД 0504520).

Структура акта установки средства криптографической защиты

Акт выдается подрядчиками – внешней стороной, привлеченной для установки и настройки работы программного обеспечения по использованию электронной цифровой подписи. В качестве установщиков можно пригласить представителей устанавливающего центра, предоставившего соответствующую программу.

Документ составляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны.

Один из экземпляров должен в течение декады с момента установки электронного ключа быть возвращенным в Удостоверяющий центр.

Как любой официальный документ, данный акт содержит стандартные элементы и данные, которые вносятся туда в каждом конкретном случае.

Когда электронная подпись перестает действовать

14 статья, пункт 6 закона 63-ФЗ предусматривает такие основные случаи, при которых дальнейшее использования электронной цифровой печати нецелесообразно, так как сертификат на ее использование теряет силу. Это происходит если:

Вышел срок его действия и требуется продление. Обычно УЦ, которые выдают ЭП и сертификаты к ним, ограничивают время действия одним годом.
Тот, кто владеет правом подписи, пишет заявление специального образца о том, что он уничтожает ее и больше не собирается использовать.
Закрывается учреждение, которое использовало ЭЦП. В этом случае обязательно наличие подтверждающих этот факт документов.
Удостоверяющий центр, который выдал ЭЦП, закрылся и не передал свои права другому учреждению. Причем ответственность за информирование владельцев электронных печатей лежит на самом удостоверяющем центре.
Если для продолжения действия сертификата в него необходимо внести какие-либо изменения (например, продлить срок).
Если физический носитель ЭЦП (например, флешка) вышел из строя, а копий его не было сохранено.

Причем если у сертификата истек срок действия, то его владелец обязан максимум за 5 дней написать заявление о том, что ему требуется продление. Если владелец такого заявления не написал, то все документы, подписанные этой электронной цифровой печатью, теряют свою силу, а деятельность по процессам, заверяемым с помощью такой ЭЦП, считается незаконной.

Большинство удостоверяющих центров строго следят за сроками пользования своих печатей и в таких случаях прекращают их действие дистанционно.

Онлайн сервис подачи документов для получения сертификатов УЦ ФК

Добро пожаловать на Портал «Формирование запросов на сертификаты» информационной системы «Удостоверяющий центр Федерального казначейства»!

Для получения квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – сертификат), созданного Удостоверяющим центром Федерального казначейства (далее – УЦ ФК), необходимо:

1. заключить Договор присоединения (Соглашение) к Регламенту УЦ ФК с территориальным органом Федерального казначейства (далее – ТОФК) по местонахождению Заявителя или его обособленного структурного подразделения;

2. получить средство электронной подписи (КриптоПро CSP версии 4.0) в ТОФК, в случае его отсутствия, и установить на автоматизированное рабочее место;

В случае первичного обращения в ТОФК получателем сертификата:

– сформировать с использованием настоящего Портала Запрос и Заявление на сертификат;

– представить в ТОФК комплект документов и сведений для получения сертификата в соответствии с пунктом 5.5 Регламента УЦ ФК, утвержденного приказом Федерального казначейства от 31.07.2015 № 197 (в редакции приказов Федерального казначейства от 25.07.2016 № 280, от 12.12.2017 № 342, от 12.02.2018 №23);

– получить в ТОФК сертификат и Руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи.

В случае смены (получения дополнительного) сертификата необходимо войти на Портал с использованием действующего сертификата и сформировать комплект документов и сведений в соответствии с разделом 6 Регламента УЦ ФК. Личное обращение в ТОФК не требуется при соблюдении следующих условий:

– срок действия сертификата не истек;

– документы и сведения, представленные ранее в ТОФК, не изменились и имеются в ТОФК в актуальном состоянии;

– руководитель юридического лица (индивидуальный предприниматель) зарегистрирован в Федеральном казначействе, и у него имеется действующий сертификат, выданный УЦ ФК.

Для дальнейшей работы на портале «Формирование запросов на сертификаты» убедитесь, что на Вашем автоматизированном рабочем месте установлены:

– Интернет-браузер Internet Explorer версии 9.0 и выше;

– Средство криптографической защиты информации «КриптоПро CSP» версии 4.0;

Продолжая использовать сайт, вы даете согласие в целях улучшения функционирования сайта и проведения статистических исследований на обработку файлов cookie и пользовательских данных об ip-адресе, местоположении, типе и версии операционной системы, типе и версии браузера, источнике переадресации на сайт, и сведения об открытых страницах пользователя. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Документальное оформление факта передачи

Важно отметить, что когда говорят о передаче ЭЦП по акту, речь может идти о двух различных ситуациях:

Получение у удостоверяющего центра.
Передача внутри предприятия другому лицу, не тому, на которого первоначально производилось оформление.

В первом случае был подписан договор о выполнении работ, предоставлении услуг. Результатом его исполнения оказалась передача электронно-цифровой подписи, ключа и установление права заявителя на использование. Кроме того, центр проводит обслуживание, в течение периода, на который она была предоставлена.

Второй вариант не является полностью законным. Ведь ключ ЭЦП фактически определяет полномочия данные конкретному лицу, а не тому, которому он полуофициально его передал, ст. 6 закона 63-ФЗ. При этом ответственность остаётся на официальном владельце подписи. Нужно понимать, что никакие приказы или доверенности от руководства не будут иметь юридической силы.

Использование криптоподписи уже уволенного сотрудника, в зависимости от мотивов и размера нанесенного ущерба, может квалифицироваться как уголовно наказуемое деяние. Особенно, если это касается хищения денежных средств.

Для того чтобы зафиксировать факт получения предприятием электронно-цифровой подписи, нужен первичный бухгалтерский документ, который подтверждает данную хозяйственную операцию. Обычно, для такой цели применяется акт приёма-передачи.

Важно заметить, что передача подписи законодательством не регламентируется. Однако, без этого или подобного ему документа, нет официального основания считать, что ЭЦП теперь относится к фирме-заказчику, и может использоваться ее в соответствии со своим назначением

С момента письменного оформления передачи ответственность за использование ПО и криптоподписи переходит к заказчику.

Если говорить о перепоручении внутри предприятия другому лицу, то это возможно сделать не только с помощью акта приёма-передачи, но и посредством приказа по предприятию. Однако настоящим владельцем подписи при этом всё равно останется руководитель.

Практически, если передача происходит внутри фирмы, то сотруднику передаётся USB-ключ, или другой материальный носитель, где записан секретный ключ шифрования.

Сервисный центр отдает клиенту более внушительный пакет документов:

акт или накладную;
флеш-носитель с записанным ПО, сертификатом и самой подписью;
договор на обслуживание;
памятку об использовании.

При оформлении факта перехода права на владение криптоподписью необходимо указать в акте следующее:

Точное наименование удостоверяющего центра.
Название фирмы получателя электронного ключа.
Перечень документов и материальных ценностей, которые передаются.
Утверждение о том, что они фактически переданы с указанием даты.
Ставятся печати и подписи сторон с расшифровкой уполномоченной персоны заказчика и исполнителя.

Что относится к программному обеспечению

Вообще, в российском законодательстве такое понятие отсутствует. На практике в него включаются различного рода компьютерные программы и иная информация, необходимая для нормального функционирования электронно-вычислительной техники.

Программное обеспечение относится к категории интеллектуальной собственности, разработанной путем творческой работы одного лица или группы лиц и, соответственно, этой группе принадлежащей.

Для того, чтобы пакетом программ на законных основаниях могли пользоваться другие, требуется действовать в рамках установленных правил, а именно заключать договор и делать прием-передачу объекта.

Если организация будет использовать в своей работе нелицензионное или незаконно приобретенное программное обеспечение, она вполне может столкнуться с такими проблемами, как отказ поставщика/производителя в гарантийном обслуживании офисной компьютерной техники, вирусное заражение компьютеров, потеря важной информации и самое главное – преследование со стороны правоохранительных органов за нарушение закона об авторских правах

Акт установки средства ЭЦП: особенности заполнения для юридических лиц

Порядок заполнения акта установки средства ЭЦП:

1. Название и реквизиты юридического лица: в этом разделе указывается полное наименование организации, ее юридический адрес, ИНН, ОГРН и контактные данные.

2. Технические характеристики средства ЭЦП: в данном разделе указывается модель и серийный номер средства ЭЦП, а также другие технические характеристики.

3. Установленное программное обеспечение: в этом разделе перечисляются все программные компоненты, которые были установлены на компьютере организации для работы с ЭЦП.

4. Подпись и печать организации: акт должен быть подписан уполномоченным лицом юридического лица и заверен печатью.

Пример заполнения акта установки средства ЭЦП:

Наименование юридического лица	ООО Пример
Юридический адрес	г. Примерный, ул. Первая, д. 1
ИНН	1234567890
ОГРН	123456789012345
Контактные данные	тел. 8-800-123-45-67,
Модель и серийный номер средства ЭЦП	Примерный КриптоПро 2.0, 123456789
Программное обеспечение	Программа 1.0, Программа 2.0

Правила заполнения акта установки средства ЭЦП для физических лиц:

Укажите полное наименование физического лица, его паспортные данные, номер телефона и адрес электронной почты.
Укажите дату установки средства ЭЦП и его регистрационные данные. Регистрационные данные включают серийный номер, дату выпуска и срок действия средства ЭЦП.
Укажите имя и контактные данные лица, производившего установку средства ЭЦП. Это может быть представитель производителя средства ЭЦП или представитель уполномоченной организации.
Произведите проверку работоспособности средства ЭЦП, включая подписание и проверку цифровой подписи на тестовом документе.
Завершите акт установки средства ЭЦП подписью физического лица и контрольной подписью того, кто произвел установку.

Важно заполнить акт установки средства ЭЦП для физических лиц правильно и полностью, чтобы избежать возможных проблем в дальнейшем. Несоблюдение правил заполнения может привести к недействительности акта или снизить его доказательную силу

Пример заполнения акта установки средства ЭЦП для физических лиц:

Акт установки средства ЭЦП

1. Физическое лицо: , паспортные данные: серия , номер , выдан , телефон: , адрес электронной почты: .

2. Дата установки: , регистрационные данные средства ЭЦП: серийный номер: , дата выпуска: , срок действия: .

3. Лицо, производившее установку: .

4. Проверка работоспособности средства ЭЦП: .

5. Подпись физического лица: _______________________ (дата)

6. Контрольная подпись лица, производившего установку: _______ (дата)

Используйте данный пример как руководство для заполнения акта установки средства ЭЦП для физических лиц, внимательно следуя указанным правилам и особенностям.