Как заполнить акт приемки-передачи товара

Как составить акт приема-передачи материальных ценностей

Помня о двух вещах: во-первых, о том, что единой формы оформления не предусмотрено, а значит есть определенная свобода в принятии решений, во-вторых, о том, что все-таки существуют обязательные к указанию реквизиты, без которых документ не будет иметь юридической силы.

Учитывая оба этих момента, мы предлагаем действовать по следующему алгоритму:

1. Берете за основу МХ-1 — понятную, стандартную и уже содержащую поля для указания необходимой информации.
2. Добавляете данные, актуальные конкретно для вашей сделки, например, свидетельства качества товара, дополнение к договору, точное количество штук в отгружаемой партии, имеющиеся претензии и тому подобное.
3. Убираете лишние (устаревшие) сведения.

При таком подходе вы получаете максимально лаконичную и удобную для проверки первичную документацию.

Применение акта о приеме-передаче товарно-материальных ценностей

Вот наиболее распространенные случаи актуальности его оформления:

• в ходе проверки зафиксировано расхождение в качестве/количестве имеющихся товаров;
• продукция направляется на хранение;
• продукция поступает без сопутствующих документов;
• имущество перевозят из одного структурного подразделения в другое или перераспределяют между уполномоченными лицами;
• активы отчуждаются в чью-то пользу решением комиссии;
• заключается контракт на кратковременное пользование, со сроком в несколько дней или даже часов.

Во всех перечисленных ситуациях рассматриваемую деловую бумагу допустимо заполнять произвольно (вписывая необходимые реквизиты).

Как составить акт для приема-передачи материальных ценностей

Акт приема-передачи является важным документом в процессе перемещения материальных ценностей между лицами. Он представляет собой унифицированную форму документа, которая служит для оформления факта приема и передачи товара или материалов. В 2024 году его составление требуется в различных ситуациях, и его правильное оформление играет важную роль.

В моменты составления акта приема-передачи товара следует учитывать несколько важных моментов:

1. Определить, что и сколько материальных ценностей требуется приему или передачи. В акте должны быть указаны все выдаваемые и принимаемые товары или материалы.
2. Указать, между какими лицами составляется акт. В документе должны быть указаны все участники сделки.
3. Составить акт в свободной форме или использовать готовый образец акта приема-передачи материальных ценностей.
4. Оформить акт в соответствии с требованиями и правилами составления документа.
5. Учесть особенности составления акта в зависимости от ситуации, в которой он составляется. Например, в случае комиссионного товара или при передаче материалов физическими лицами.

При составлении акта приема-передачи необходимо обратить внимание на следующие важные моменты:

• Акт должен быть подписан всеми участниками сделки.
• В акте должны быть указаны дата и место составления.
• В документе должны быть указаны все детали товара или материалов, включая их количество, характеристики и состояние.
• Акт должен содержать информацию о сторонах сделки, включая их полное наименование и контактные данные.
• Номер акта должен быть уникальным и проставляться последовательно.

Составление акта приема-передачи материальных ценностей является обязательным этапом при перемещении товаров и материалов между лицами. Правильное оформление акта позволяет избежать споров и конфликтов в случае возникновения проблем с передачей или приемом ценностей.

Для чего требуется акт о передаче материальных ценностей

Он является доказательством факта смены пользователя имуществом. Безошибочное его оформление подразумевает, что обязательства по сохранности актива будет нести получатель, которому и придется выплачивать возмещение при потере или получении ущерба. Имя его на руках, можно смело обращаться в суд с исковым заявлением — для взыскания соответствующей суммы с виновной стороны.

Тот, кто отдает что-либо на время, считается поклажедателем, тот, кто получает — хранителем. Информация об этих юридических лицах в обязательном порядке прописывается в деловой бумаге, вместе с периодом и условиями действия соглашения. Сразу по истечении оговоренного срока создается еще один документ — говорящий о возвращении имущества.

При выполнении внешних операций его составляют в качестве приложения к заключаемому хозяйственному договору. Также он помогает зафиксировать факт направления актива от одного структурного подразделения компании к другому, в результате чего упрощается контроль перемещаемых объектов (особенно когда филиалы территориально удалены от головного офиса и администраций). Такой подход позволяет не ездить за деловыми бумагами и не возить их с собой, а пользоваться теми из них, что есть на месте.

Как составить бланк о приеме и передаче ТМЦ

Перед составлением первичной документации, необходимо удостовериться, что должностные лица, представляющие различные стороны, имеют должностные полномочия для составления подобных документов. В качестве подтверждения наличия необходимых полномочий могут выступить служебные приказы, а также доверенности, заверенные нотариусом. Только наличие подобных документов подтверждает, что лицо, участвующее в составление акта, имеет право «говорить» от имени предприятия.

Четкий регламент, ограничивающий форму написания данного бланка, не предусмотрен. Однако, при заполнении бумаг, следует учитывать делопроизводственные стандарты, регулирующие правила оформления первичной документации. Заполненный бланк должен содержать в себе информацию о каждой из сторон, участвующей в процессе передачи ТМЦ. Здесь необходимо указать реквизиты обеих организаций, фамилию и инициалы ответственных лиц, а также занимаемые ими должности. После этого указывается перечень товаров, которые передаются заказчику. В этой графе следует указать такие параметры, как вид ТМЦ, стоимость и количество.

Документ является двусторонним, в связи с этим акт предполагает составление в двух экземплярах

При наличии нужды дополнить документ, допускается внесение в акт дополнительной информации. К ней относятся такие данные, как условия отправки товара, срок передачи средств, а также дополнительные приложения к основному договору

Важно обратить внимание, что дополнительная информация указывается только после соглашения между обеими сторонами

Рассматриваемый документ составляется на фирменном бланке организации, выступающей в качестве поставщика или стандартном листе, формата «А4»

Важно обратить внимание на то, что акт должен быть подготовлен в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, а второй передается заказчику. В каждой из копий должны стоять оригиналы подписей ответственных лиц и печати организаций. Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года

Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним

Наличие печати является не обязательным требованием, на основании закона Российской Федерации от двух тысячи шестнадцатого года. Однако в случае с конфликтными ситуациями, требующими вмешательства органов власти, наличие печати не будет лишним.

Для чего составляется

АПП – документ двустороннего типа, содержащий описание передаваемых и принимаемых материальных ценностей, а также их стоимость.

Документов

АПП документов подтверждает факт передачи перечисленных в акте бумаг от одного лица (физического или юридического) другому.

Такой вариант передачи используется в следующих случаях:

• перевод работника на новую должность;
• увольнение сотрудника;
• ликвидация структурного подразделения и т.д.

Товара

АПП товара подтверждает, что указанный в документе товар был передан от одного лица другому.

В магазине продавцу

Продавец получает стандартный АПП и подписывает его, предварительно убедившись, что передаваемый товар полностью соответствует указанным в документе характеристикам

Также важно удостовериться, что товар доставили своевременно

Сразу после постановки подписи документ приобретает юридическую силу.

При возврате

Акт возврата подтверждает, что поставщик получил товар обратно.

В нём приводится перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с данными об их идентификационных показателях:

• типе;
• сорте;
• маркировке;
• количестве и т. д.

Также указываются причины и цели (ремонт, обмен, восстановление, получение выплаченных денег) возврата.

На реализацию

Такую бумагу оформляют, если предназначенные для продажи изделия предоставляются по договору хранения или комиссии.

Но, если в основном документе нет особого указания на этот счёт, то акт приёма-передачи может быть заменён накладной ТОРГ-12.

По договору поставки

Этот АПП – приложение к договору поставки (что отображается в содержании самого акта). 

Помимо стандартных данных о товаре он содержит условия поставки, продублированные из текста основного соглашения.

Имущества движимого

АПП движимого имущества – это документ, подтверждающий факт передачи ТС (транспортного средства). Обычно он сопровождает договор купли-продажи машины, либо её аренды.

Автомобиля

АПП автомобиля может быть составлен:

• покупателем и продавцом;
• арендатором и арендодателем (владельцем ТС);
• заказчиком и сотрудником автосервиса.

Арендованного

АПП передаваемого в пользование ТС составляется в соответствии с единым законодательно утверждённым бланком.

Эта бумага является приложением к основному соглашению об аренде и содержит полную информацию о техническом состоянии автомобиля, его комплектации, имеющихся повреждениях и дефектах.

Подробность этого описания снижает вероятность возникновения конфликтных ситуаций при возврате ТС.

На ремонт

АПП на ремонт может быть составлен как отдельный бланк или как пункт основного договора. Описание столь же подробное, как при сдаче ТС в аренду.

Отдельно указывают:

• дата приёма ТС;
• примерная дата завершения ремонта авто;
• подпись руководителя станции техобслуживания;
• официальная печать приёмщика.

АПП составляют в 3-х экземплярах (1 – для владельца, 2 – для работников сервиса) и сопровождают сервисной книжкой и техпаспортом.

При отправке на экспертизу

В АПП при отправке на экспертизу указывают не только характеристики ТС, но и причины его передачи специалистам. Составляют документ в 2-х экземплярах.

Недвижимого

Наличие АПП недвижимого имущества свидетельствует о том, что жилое помещение было передано в собственность от одного лица другому, либо сдано в аренду со всеми правами и обязанностями по его содержанию.

Важно помнить!

 Посредством АПП недвижимое имущество может быть передано в уставный капитал организации одним из её учредителей. Допускается составление аналогичных актов и по договору пожертвования имущества.

Купли продажи квартиры

С момента подписания такого акта покупатель становится законным владельцем объекта недвижимости. При этом прошлый собственник должен предоставить ему ключи от квартиры и все бумаги, которые нужно будет предъявить в органы госрегистрации жилых помещений.

По договору аренды

АПП данного вида прикрепляется к ранее подписанному соглашению об аренде, либо договору безвозмездного пользования и содержит данные:

• о месте нахождения объекта недвижимости, его кадастровом номере;
• о состоянии квартиры, находящемся в ней имуществе;
• о месте и дате подписания АПП;
• об исправности находящегося в помещении оборудования и приборов.

Оформление этого документа обязывает арендатора поддерживать первоначальный вид жилья. Также он принимает на себя материальную ответственность за находящееся в квартире имущество.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже
образец можно применять одновременно сактом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1)
.

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже
образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• место составления;
• дата составления;
• информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
• ссылка на предмет, номер и дату договора;
• полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
• подписи ответственных лиц;
• печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Как правильно составить данный документ

Основанием составления акта является двухсторонний договор, в котором материальная ответственность возлагается на определенное должностное лицо. Для подготовки текста акта необходимы следующие документы:

Что учитывается при составлении документа

• документ, в котором указана сфера деятельности организации
• смета на ценности
• документ подтверждающий стоимость товаров, товарные чеки
• оригиналы или копии технической документации на ТМЦ

Для учета используется специальная форма МХ-1, но допускается некоторое изменение этой формы. Она берется за основу, в которую вносится следующая информация:

• название хранителя и поклажедателя
• их юридические адреса, телефоны, факсы
• ОКПО, ОКУД
• регистрационный номер акта
• место оформления
• список передаваемых на хранение ТМЦ: количество, номер, серия, если таковые имеются
• стоимость
• полная характеристика товара
• условия хранения
• отдельным пунктом прописывается возмещение ущерба при утрате или порче ценного имущества
• указываются дефекты, если таковые имеются
• сроки хранения
• дата, подписи, Ф. И. О. должностных лиц, печати

Следует составить подробную опись

В таком случае, если будет нанесен ущерб ценному товару, сторона, которая передала имущество другой стороне, может потребовать возмещения убытков согласно оговоренному в документе.

Если ценные товары передаются одним ответственным лицом другому на уровне производственных отделов одного предприятия, то руководитель данного предприятия составляет приказ на проведение инвентаризации ценного имущества, доверенного определенному должностному лицу. Комиссия, состоящая из 3-4 человек, проводит инвентаризацию только той части ценных товаров, за которую отвечает данное лицо. По результатам работы комиссии подготавливается документ о приеме и передаче товарных ценностей тому лицу, которое будет отвечать за полученный ценный товар.

Как заполнить форму?

Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.

После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.

Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:

1. Оценку в рублях.
2. Основные характеристики.
3. Состояние.
4. Количество.
5. Наименование.
6. Дефекты.
7. Поломки.
8. Износ.

Вся эта информация позволит избежать необоснованных претензий со стороны того, кто передаёт груз. Обязательно полное описание условий, в которых хранится товар, вплоть до температурного режима, уровня влажности и других подобных параметров.

Другие важные особенности

Применение формы MX-1 актуально не только в быту, но и в случаях осуществления профессиональной деятельности, связанной с хранением.

Нужно рассчитать оплату отпуска – эта статья вам поможет.

Гостиницы, ломбарды, банки и склады – вот кто может профессионально предлагать услуги в этой сфере. Договоры с ними заключаются до востребования, либо на строго определённый срок.

В сам акт допускается вносить изменения, если это необходимо, вместе с дополнительными строками. Запрещается только менять реквизиты, которые утверждены на высшем уровне российским Госкомстатом. Обычно составляют два экземпляра акта, но не запрещено оформлять и большее количество документов, в зависимости от условий каждой конкретной операции.

Право требовать возмещения ущерба появляется у принимающей стороны, если недостатки обнаружены уже после того, как товар был принят. Для этого отправителю направляют письмо-претензию с перечислением дефектов, которые были обнаружены.

Обе стороны могут заключить дополнительное соглашение по поводу того, с какой периодичностью должен оформляться акт.

Когда товары передаются на ответственное хранение, это оформляется не только актом, но и обычной товарной накладной. Главное – не забыть о пункте, согласно которому товар передаётся именно на временное хранение. Чем быстрее будут оформлены документы – тем лучше.

Хотите узнать, как оформить поступление ТМЦ на склад, смотрите это видео: 

Форма акта, его структура и порядок заполнения

Как уже упоминалось ранее, форма акта должна соответствовать справке МХ-1. При составлении условий договора нужно обязательно учитывать пункты, приведенные в данной справке. Документ должны составлять обе стороны, после чего нужно внимательно прочесть все условия договора и подписать его. Затем его следует заверить у нотариуса. Помните, что каждая сторона должна получить свой экземпляр акта. При выполнении всех вышеперечисленных условий его пункты будут действительны.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения формы МХ-1

Если вы отдаете товар, деньги или иные вещи на хранение либо перевозку, то акт придется составлять два раза. Первый раз документ должен засвидетельствовать тот факт, что хранитель получил вещь. Здесь следует описать качественные характеристики материальной ценности.

Если вещей несколько, то их можно поочередно указать в документе. При желании позволяется делать несколько актов, на каждую из вещей.

Вторая справка составляется, когда заказчик забирает у хранителя свою вещь. Во втором акте он указывает, что все условия договора выполнены, то есть хранитель вернул вещь обратно или доставил ее в назначенное место. Кроме того, должно учитываться состояние материальной ценности: оно должно соответствовать первоначальному качеству.

Если же у заказчика есть основания утверждать, что хранитель не выполнил все условия акта, он имеет право требовать у него компенсацию вплоть до полного возмещения стоимости вещи. Помните, что в таком случае правильно составленный акт будет вашим главным документом для законного получения денег.

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей образец бланк скачать бесплатно

Как составить акт приема-передачи ТМЦ

Приёмопередаточный акт ТМЦ обычно прикрепляется к контракту поставки и считается неотъемлемой частью соглашения. Стандартная структура документа включает следующие сведения:

• Наименование документа.
• Дата и место заполнения.
• Сведения о сторонах контракта с отображением реквизитов, адресов и контактов.
• ФИО ответственных работников, данные их паспортов, полномочия представленных сторон.
• Номер контракта и дата его подписания, согласно которого обеспечивается поставка.
• Список передаваемых ТМЦ с отображением численности и цены.
• Качественные параметры ТМЦ.
• Итоговая оценочная сумма.
• Присутствие/отсутствие дефектов товара.
• Перечень выявленных расхождений.
• Претензии по итогам приёмки.

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей образец скачать

АКТ

ПРИЕМКИ — ПЕРЕДАЧИ ТМЦ

«___»__________ 20__ г.                                                                   ___________________________

                                                                                                                         (место составления)

Мы, нижеподписавшиеся, _____________________________________________________________

(наименование предприятия)

в лице ____________________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество),

действующий на основании ___________________________________________________________,

(документ, подтверждающий полномочия)

и, _________________________________________________________________________________

(наименование предприятия)

в лице _____________________________________________________________________________, (должность, фамилия, имя, отчество),

действующий на основании ___________________________________________________________

(документ, подтверждающий полномочия)

на основании письма «Наименование предприятия» № ________________ от ____.____.__________г  

составили настоящий акт о том, что представитель _______________________________________

(наименование предприятия)

сдал, а представитель _________________________________________________________ принял

(наименование предприятия)

нижеперечисленные материальные ценности:

№№ поз.	Сертификат качества	Дата сертификата	Размер, мм	Марка	Вес нетто,	Дефект

Примечание: На момент передачи, упакован ______________________________________, 

(указать упаковку и ее состояние)

и имеет бирки ______________________________________________________________________ .

(указать бирки, если таковые имеются) 

__________________________________

(наименование предприятия)

М.П. ________________ ________________________________________

(подпись) (расшифровка подписи передающего лица)

__________________________________

(наименование предприятия)

М.П. ________________ ________________________________________

(подпись) (расшифровка подписи передающего лица)

Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей образец скачать

Пример 2

Приложение №__

к договору№____________

от «__» ___________ 20__ г.

АКТ

приема-передачи товара

______________________, в лице директора__________________________________, действующего на основании______________________, именуемое в дальнейшем Продавец, с одной стороны и ______________________________, в лице директора ______________________, действующего на основании ____________________________, именуемое в дальнейшем Покупатель, с другой стороны (в дальнейшем вместе именуемые «Стороны» и по отдельности «Сторона»), составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. В соответствии с п. __ Договора между Сторонами № ­­­­­­­­­­­­­­­_____________от «__»________________20__ года Продавец передает, а Покупатель принимает Товар следующего ассортимента и количества:

№ п/п	Наименование	Кол-во	Цена, включая НДС	Сумма, включая НДС
1
2
3
4
5
6
7
Итого:		—

Стоимость Товара поставленного в соответствии с условиями Договора составляет ______________ руб. (________________ рублей _ копеек), с учетом НДС.

2. Принятый Покупателем товар обладает качеством и ассортиментом, соответствующим требованиям Договора. Товар поставлен в установленные в Договоре сроки. Покупатель не имеет никаких претензий к принятому товару.

3. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон и является неотъемлемой частью Договора между Сторонами.

ПОКУПАТЕЛЬ _______должность,_подпись, ФИО__ М.П.

ПРОДАВЕЦ __ должность,_подпись, ФИО __ М.П.

Что содержится в акте приема-передачи материальных ценностей работнику предприятия

В акте должны быть указаны следующие сведения:

1. Место и дата составления.

2. Кто передаёт ценности: наименование компании или ФИО индивидуального предпринимателя, ФИО и должность лица, выступающего от имени компании, на основании какого документа оно действует.

3. Кому передают материальные ценности: ФИО и должность работника, его паспортные данные, место проживания.

4. На основании какого документа работодатель передал работнику материальные ценности: это может быть трудовой договор, дополнительное соглашение к нему, приказ.

5. Перечень материальных ценностей с их характеристиками: наименование, инвентарный номер, количество, стоимость.

6. Количество экземпляров акта: обычно это 2 экземпляра: для работника и работодателя.

7. В конце документа должны стоять подписи сторон.

С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества будет лежать на работнике.

Обязательность составления акта приема-передачи в определенных ситуациях

Акт приема-передачи является важным документом, который оформляется для учета переданных и принятых материалов, товаров или ценностей между двумя физическими или юридическими лицами. Такая форма комиссионного акта представляет собой унифицированную образцовую форму, которую необходимо использовать при составлении акта приема-передачи в 2024 году.

Особенности составления акта приема-передачи зависят от конкретной ситуации и предмета передачи. Но во всех случаях, когда требуется передать или принять материальные ценности, составление акта обязательно

При этом важно знать, как оформить акт приема-передачи правильно и что в нем должно быть указано

Составление акта приема-передачи важно для хранения материалов о данной ситуации и детализации моментов передачи. В акте указывается, что и сколько именно передано, за что и сколько заплачено, а также другие важные детали сделки

Такая информация поможет избежать возможных споров и недоразумений в будущем.

При составлении акта приема-передачи товара следует учесть следующие моменты:

1. Акт приема-передачи обязательно оформляется в письменной форме.
2. Акт должен быть составлен на унифицированной форме, которая определена для таких документов.
3. Акт составляется в момент передачи материалов или товаров.
4. В акте указывается краткое описание передаваемых или принимаемых материалов или товаров, их количество и стоимость.

Важно также отметить, что составление акта приема-передачи необходимо не только для ценных материалов или товаров, но и для других вещей, если имеется потребность в оформлении такого документа. Акт приема-передачи может быть составлен для передачи оборудования, инструментов и других материальных ценностей

Итак, акт приема-передачи является обязательным документом в определенных ситуациях и представляет собой официальную форму комиссионного акта, в которой указываются все необходимые детали сделки. Этот документ нельзя недооценить, так как он позволяет зафиксировать важную информацию о передаче или приеме материалов или товаров. Правильное и своевременное составление акта приема-передачи поможет избежать возможных конфликтов и споров в будущем.