По каким правилам заполняется больничный лист медицинским учреждением
При заполнении формы врач обязательно должен поставить подписи в графах:
- о нарушениях режима или их отсутствии;
- об освобождении от работы (отдельно на все сроки продления);
- о допуске гражданина к работе или его направлении в иное медучреждение с целью дальнейшего лечения (итоговая графа).
Внесение какой-либо информации в бюллетень позволено исключительно лицам с лицензией на ведение медицинской практики:
- лечащие и зубные врачи, фельдшеры, работающие в медицинских организациях;
- лечащие врачи, ведущие врачебную деятельность в клиниках НИИ (в том числе в области протезирования).
При этом не обладают правом выдачи больничных такие учреждения:
- станции переливания крови и скорой помощи;
- приёмные больниц и лечебниц (грязевых и бальнеологических);
- медучреждения, работающие в области защиты прав потребителей;
- центры спецназначения (в том числе: судебно-медицинской экспертизы, медицины катастроф).
В общих чертах информация в верхнем разделе бланка выглядит так:
- Выдача первичного бланка или дубликата.
- Название, адрес медучреждения.
- Дата, когда выдан бланк, ОГРН медучреждения.
- Об уходе за членом семьи.
- Персональные сведения о пациенте: ФИО, пол, дата рождения, номер СНИЛС, ИНН.
- Причина временной потери трудоспособности.
- Наименование работодателя. Эту информацию записывают со слов заболевшего лица, она должна соответствовать регистрации в ФСС. Если информация не известна, графу оставляют незаполненной.
- Даты освобождения от трудовых обязанностей (начало и окончание).
- Должность и фамилия врача, зафиксировавшего факт потери трудоспособности гражданина.
Порядок заполнения больничного листа медицинским учреждением регламентирует проставление лечащим врачом кода нетрудоспособности без подробного прописывания диагноза. Указанный код даёт бухгалтеру организации возможность определить размер назначаемого денежного пособия.
Информация верхнего раздела заверяется печатью с отчётливо прописанным названием медучреждения.
Информация вносится врачом в каждую ячейку. Свободными могут оставаться лишь те, для заполнения которых нет оснований — в таком случае в них ставятся прочерки. Примером могут служить ситуации, когда гражданин не направлялся на медико-социальную экспертизу или проходил лечение только амбулаторно (без стационара).
Электронный или бумажный?
Регистрация больничных листов в журнале учета возможна как в бумажном формате, так и электронно в специальной программе 1С – Зарплата и кадры.
А с 2020 года введен электронный документооборот между медучреждением, ФСС и работодателем, где при введении сведений больничного листа автоматически формируется регистр учета листов нетрудоспособности.
Правила заполнения
Несмотря на то, что форму журнала разрабатывают самостоятельно в организации, необходимо внести следующие графы:
- порядковый номер при занесении записи по больничному листу;
- данные о сотруднике (ФИО, должность);
- штрихкод больничного листа;
- название медучреждения, которое оформило лист нетрудоспособности;
- срок действия больничного листа (начало и конец даты);
- число дней болезни;
- дата выхода на работу;
- роспись работника;
- форма работы (основная или совместительство);
- код причины;
- роспись лица ответственного за занесение данных из бюллетеня;
- примечание.
Образец (пример)
Сотрудник МУП «Весна» Прокопчук Наталья Михайловна принесла в отдел кадров организации больничный лист нетрудоспособности. Документ № 249 595 005 036 выдан ГБУЗ Михайловской ЦРБ, период болезни с 04.05.2017 по 15.05.2017 гг.
В организации проводятся следующие действия:
- Прием в отделе кадров больничного листа от сотрудника.
- Вносят сведения о больничном в журнал учета.
- Передают документ бухгалтеру для начисления пособия.
- Оплачивают пособие в день выдачи заработной платы.
Образец заполнения журнала учета больничных листов:
При начислении пособия по временной нетрудоспособности работнику, бухгалтер обязан суммировать дни по каждому коду и по всем эпизодам ухода за близким членом семьи.
Оплата бюллетеня ограничена в количестве дней в году:
- 01 общее заболевание – 75 дней;
- 09 уход за малышом до 7 лет – 60 дней;
- 09 уход за подростком от 7 до 15 лет – 45 дней;
- 13 за больным ребенком-инвалидом – 120 дней.
Если в сумме дни превышают ограничения, то пособие не выплачивается, бюллетень является фактом уважительной причины неявки на рабочее место.
Любое предприятие может самостоятельно создать форму журнала учета листов нетрудоспособности или использовать наш образец журнала предприятия или ИП.
Бланк журнала учета больничных листов
Узнайте, в каких случаях не оплачивается больничный лист. Как оформить совмещение на время больничного? Подробности — здесь.
Начисляются ли алименты с больничного листа? Узнайте тут.
Кто ведет?
Оформлением журнала учета бюллетеней занимается отдел кадров или бухгалтерия. Если службы отдела кадров нет, то эту работу выполняет бухгалтер или иное ответственное лицо.
Как утверждается?
Руководитель подписывает документ (приказ) о назначении ответственных лиц, которые будут принимать, следить за хранением и систематизацией бюллетеней в книге учета. Малые предприятия или ИП, у которых нет в штате отдела кадров, ведением книги занимается бухгалтер или сам ИП.
Срок и место хранения
В нормативных локальных актах на предприятии прописываются сроки и место хранения книги учета больничных листов.
Книга учета хранится вместе с бюллетенями. После истечения срока хранения журнал с документами сдают в архивное отделение.
Журнал регистрации больничных листов в организации
Для регистрации
иупорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачатьобразец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.
Инструкция для заполнения учетного журнала
В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию
работодателя и позволяет:
- выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
- проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
- быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее – ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.
Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений
». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текстПисьма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности ».
Инструкция по заполнению книги
регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у » начинается с заполнения титульного листа:
- Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
- Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
- В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.
Далее журнал регистрации
листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:
- Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
- В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
- Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
- Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
- Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
- Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
- В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.
Cкачать образец
Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.
Срок хранения больничных листов в организации
Сроки хранения больничных листов на предприятии
, а также регистрационной книги, обозначены вп. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения ».
Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать
Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.
Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов
Учет производится по общепринятой табличной форме:
Наименование столбца | Пояснение |
Порядковый номер | Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров |
Данные работника | Перечисляются ФИО, при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение |
Серия документа | Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа |
Код болезни | Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.) |
Период заболевания | Указываются пограничные даты больничного листа |
Длительность болезни | Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания |
Страховой стаж | Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие. |
Сумма выплат | Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С |
Примерный образец журнала регистрации больничных листов, его актуальное заполнение на предприятии позволяет сократить время при подготовке документации для передачи в Фонд Социального Страхования. Для его применения в работе следует в точности передать информацию по каждому застрахованному лицу.
Например:
№ | Номер б/л | Основание для выдачи | Кол-во дней | Стаж | Велич. пособия | От ком-па-нии | От ФСС | Итого | |
1. | Сидоров Илья Борисович | 285569456235 | Уход за матерью | 12.09.2016-25.09.2016 | 12 л. 2 мес. 3 дня | 100% | 3000 | 11000 | 14000 |
Другой образец заполнения:
ФИО | Табельный номер | Лист нетруд-сти | Больничное учреждение | Причина выдачи | Период нетруд-сти | Общее кол-во дней | ||
номер | Дата выдачи | с | по | |||||
Смирнов Борис Григорьевич | 45 | 145685
585412 |
04.04.2016 | МСЧ № 5 г.Перми | 01 | 04.04.
2016 |
16.04.2016 | 13 |
Есть ли типовой бланк?
Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.
Правила соблюдения порядка хранения больничных листов в организации
Больничные листы играют важную роль в учете и контроле здоровья сотрудников в организации. Для обеспечения правильной и безопасной работы с такой документацией необходимо соблюдать определенные правила и порядок хранения больничных листов.
2. Создание системы и места для хранения
Необходимо создать систему классификации и каталогизации больничных листов, чтобы облегчить их поиск и доступность. Кроме того, следует предусмотреть специальное место для хранения этих документов, которое будет обеспечивать защиту от физического и виртуального доступа неавторизованных лиц.
3. Организация долгосрочного хранения
В случае, если организация обязана хранить больничные листы в течение длительного времени, следует разработать план долгосрочного хранения и защиты этих документов. Это может включать использование специальных архивных контейнеров, электронного хранения или услуг сторонних организаций.
4. Защита конфиденциальности
Важно обеспечить защиту конфиденциальности больничных листов. Это может включать ограничение доступа к ним только для уполномоченных лиц, использование паролей для электронных копий или уничтожение документов после их срока хранения
6. Ведение учета движения документов
Необходимо вести учет движения больничных листов в организации. На каждом этапе работы с ними должны быть оформлены соответствующие записи, указывающие ответственных лиц и даты перемещения документов.
7. Обеспечение доступности для проверок
Организация должна предоставлять доступ к больничным листам для проверок со стороны контролирующих органов или аудиторов. Поэтому следует предусмотреть процедуры, позволяющие совершать такие проверки без нарушения конфиденциальности и безопасности документов.
8. Обучение сотрудников
Необходимо проводить регулярные обучающие программы для сотрудников организации, где они будут ознакомлены с правилами и порядком работы с больничными листами. Это поможет повысить уровень осведомленности и минимизировать возможность ошибок при обработке такой документации.
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Журнал учета приказов по личному составу (образец заполнения)
- Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц
- Журнал учета согласований выдачи удостоверений личности моряка (образец)
- Журнал учета радиоактивных отходов
- Журнал учета результатов ветеринарного надзора товаров, включенных в Единый перечень товаров, подлежащих ветеринарному контролю (надзору), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 июня 2010 г. N 317
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
Как ведется учет в организации?
Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.
Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.
Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:
- На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
- Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
- На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
- В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.
Обязательно ли вести книгу регистрации?
Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:
- Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
- Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
- Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
- Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.
Какую форму нужно использовать?
Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала. Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:
Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:
- Номер страницы;
- Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
- Номер и серия листка нетрудоспособности;
- Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
- Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
- Продолжительность нетрудоспособности в днях;
- Сумма начисленного пособия;
- Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.
Инструкция по заполнению
Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:
- Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
- Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
- Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.
Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.
и образец формы
Ниже предлагаем журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.
журнала учета листков нетрудоспособности – word.
заполнения книги регистрации больничных – word.
Порядок ведения журнала регистрации бланков
Больничный лист – документ строгой отчетности, оборот которого подчиняется строгим правилам и требованиям законодательства. Его составление осуществляется на основании таких правил:
- ограниченный список оснований для получения – заболевание близкого родственника или собственный недуг;
- документы подлежат государственному контролю;
- изготавливаются бланки только лицензированным предприятием, наделенным правом присвоения персонального номера документу;
- заполненные больничные листки выдаются только под подпись лишь самому владельцу;
- предоставление листов нетрудоспособности – полномочие лишь лицензированных медицинских учреждений (имеется в виду разрешение на осуществление лечебной деятельности);
- согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю в строгие сроки (максимум полгода), иначе получить денежную компенсацию не получится.
На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для осуществления оплаты. Выплата и начисление пособия по нетрудоспособности происходит в таком порядке:
- работник кадров регистрирует документ в специальном журнале, после чего передает его в бухгалтерию фирмы;
- бухгалтер готовит документы на осуществление выплат из производственного бюджета, а затем на протяжении пяти суток направляет документ в службу социального страхования для оплаты;
- с ближайшей зарплатой (авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
- в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС, выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.
После оплаты листка временной нетрудоспособности, документ крепится к личному делу трудоустроенного гражданина, и подлежит хранению вместе с другими бланками и формами. Максимальный срок хранения не обозначен в законе. Руководствуясь статьями Закона «О страховых взносах» можно сделать вывод, что все официальные листки, на основании которых делаются денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум шесть лет.
Особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности, с целью защиты интересов участников и доказывания важных моментов при возникновении споров в будущем. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на фирме для сбора и контроля оборота сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности
Чаще всего для этого используется книга (или журнал) бланков нетрудоспособности.
Ведение журналов регистрации листков нетрудоспособности необязательно. Оформление таковых – право работников кадрового аппарата, позволяющее систематизировать информацию и, не потерять важные отчетные документы. Но при оформлении книг предстоит руководствоваться универсальными требованиями к их составлению и форме.
Так, согласно правилам оформления, тетрадь должна быть подготовлена на основании таких правил:
- обязательно добавление титульной страницы книги (регистрации листков нетрудоспособности), содержащей наименование и дату заведения, а также ФИО ответственного работника;
- все заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
- на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь.
Что касается объема книги, то к этому нет единых требований. Число листов зависит от масштабов производства, количества работающих граждан, а также объема информации для внесения. Кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для осуществления регистрационной работы.
Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?
Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).
Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.
Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.
Правила ведения журнала учета больничных листов
Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.
То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.
В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:
- Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
- Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
- Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.
В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:
- Номер листа временной нетрудоспособности.
- Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
- Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
- Дата сдачи листка работодателю.
Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.
Срок хранения журнала учета больничных листов
Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.
Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.
Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов
Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.
Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.
То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.
Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.
Как заполнять журнал регистрации больничных листов: образец и порядок
Образец заполнения журнала регистрации больничных листов
Журнал регистрации больничных листов должен содержать следующую информацию:
- Дата: указывается дата заполнения записи в журнале;
- ФИО сотрудника: указывается полное имя и фамилия сотрудника;
- Диагноз: указывается диагноз, поставленный врачом;
- Срок нетрудоспособности: указывается период временной нетрудоспособности сотрудника;
- Номер и дата больничного листа: указывается номер и дата выдачи больничного листа, а также номер медицинской книжки сотрудника;
- Подпись сотрудника: сотрудник подписывает запись своим именем и указывает дату;
- Подпись врача: врач, выдавший больничный лист, подписывает запись своим именем и указывает дату;
- Подпись руководителя: руководитель организации, утверждающий выдачу больничного листа, подписывает запись своим именем и указывает дату.
Порядок заполнения журнала регистрации больничных листов
Для правильного заполнения журнала регистрации больничных листов необходимо следовать определенному порядку:
- В случае выдачи больничного листа сотруднику, регистрирующемуся в журнале, необходимо заполнить соответствующую запись в журнале.
- Запись должна быть оформлена на бланке журнала или отдельном листе, пронумерованным и прикрепленным к журналу.
- В записи указывается вся необходимая информация о сотруднике, диагнозе, сроке нетрудоспособности и документах, связанных с выдачей больничного листа.
- Запись должна быть четкой, разборчивой и содержать подписи сотрудника, врача и руководителя.
- После заполнения записи, она должна быть надлежащим образом оформлена, делается штамп с указанием даты.
- Каждая последующая запись заполняется аналогично предыдущей, а новые записи добавляются в конец журнала.
- После заполнения журнал регистрации больничных листов должен быть передан в бухгалтерию или кадровую службу организации для дальнейшего учета.
Правильное заполнение журнала регистрации больничных листов является важной составляющей обеспечения соблюдения трудового законодательства и защиты интересов работников и работодателей. Представленный образец и порядок заполнения помогут поддерживать правильную документацию и вести учет временной нетрудоспособности сотрудников