Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации
Статьей 37 Перечня 2010 установлен единый срок хранения документов о государственной регистрации и о прекращении деятельности юридического лица, а в статье 38 – физического лица в качестве индивидуального предпринимателя – 15 лет ЭПК после прекращения деятельности; исключение составляют только решения, которые должны храниться постоянно.
Обратите внимание. Как сказано в пояснениях к Перечню 2010, при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов
Статьей 255 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» Перечня 2010 предусмотрено, что заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой и ликвидируемой организации подлежат постоянному хранению.
В отдельную статью (40) выделены информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах – для них установлен 5-летний срок хранения.
Статьей 48 Перечня 2010 установлен срок хранения переписки о реорганизации и переименовании организаций и передаче из одной системы в другую – 5 лет ЭПК.
Сколько хранить?
Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция. Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.
Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.
Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.
Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из формы номенклатуры дел, утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».
Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.
Распорядительные документы
Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.
Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:
|
258 |
Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: |
(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л. |
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности |
Пост. <**> (1) |
||
|
б) распорядительных документов по личному составу (2) |
75 л. (1) |
||
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности |
5 л. |
Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для нашей работы правило, давно подсказанное делопроизводственной практикой, теперь закреплено в нормативном документе
Вопрос-ответ:
Сколько времени нужно хранить документы с 1 октября в 2024 году?
Обычно документы хранятся в течение 5 лет с момента их составления или до истечения срока их действия. Таким образом, с 1 октября 2024 года документы, составленные ранее пятого октября 2019 года, можно уничтожить. Однако, стоит учитывать, что некоторые документы, такие как налоговые декларации, бухгалтерские отчеты и договоры, могут быть храниться дольше — до 6 или даже 10 лет, в зависимости от требований закона.
Сколько времени нужно хранить документы с 1 октября в 2024 году?
Обычно рекомендуется хранить документы с 1 октября в 2024 году в течение 5 лет. Это может включать в себя такие документы, как бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, счета и другие финансовые записи
Однако, важно уточнить, что каждая страна и юрисдикция имеет свои собственные правила и требования по хранению документов, поэтому лучше проконсультироваться с профессиональным бухгалтером или юристом для получения точной информации
Сколько хранить документы с 1 октября в 2024 году?
Согласно законодательству Российской Федерации, документы должны храниться определенное время в зависимости от их вида. Общий срок хранения финансово-экономической документации составляет 4 года с момента окончания отчетного периода, а документы по трудовым отношениям — 5 лет с даты увольнения сотрудника или прекращения трудового договора. Однако рекомендуется хранить важные документы гораздо дольше, для обеспечения надежности и сохранности информации.
Сколько времени нужно хранить документы с 1 октября в 2024 году?
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, документы должны храниться в течение 5 лет с момента заключения сделки или совершения события, относящихся к данному документу. В случае с документами с 1 октября в 2024 году, их следует хранить до 1 октября 2029 года.
Как долго нужно сохранять документы, датированные 1 октября в 2024 году?
Согласно законодательству Российской Федерации, документы должны храниться в течение 5 лет с момента их создания или получения. Если документы датированы 1 октября в 2024 году, то их необходимо хранить до 1 октября 2029 года.
Как обеспечить хранение документов
Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.
В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.
За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.
Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
| Документ ООО «Ландшафтный дизайн» | Срок хранения согласно перечню |
| Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности | В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
| Договоры и дополнительные соглашения к ним | В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня) |
| Доверенности на получение денег и ТМЦ | Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва |
| Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат | Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет)
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Реестр сведений о доходах физлиц | Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет) |
| Трудовые договоры и личные карточки работников | Не менее:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Табели, журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
| Сведения о доходах физлиц | Не менее 5 лет
При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность | Постоянно* |
| Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов | Не менее 5 лет |
| Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. | Не менее 5 лет |
| Карточки учета основных средств | Не менее 5 лет после выбытия объекта |
| Декларации (расчеты) по всем видам налогов | Не менее 5 лет |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные) | 50 / 75 лет |
| Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета | Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет |
| Отчетность в статистику: – годовая и с большей периодичностью, единовременная; – полугодовая и квартальная;
– месячная – декадная, еженедельная |
– Постоянно*. – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных.
– 1 год |
| Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах | Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».
Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Где хранятся документы после ликвидации ООО
Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:
- В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
- В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.
Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:
- Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
- Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.
Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:
- обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
- упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
- проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.
При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.
