Условия утверждения копии трудовой книжки
Книжка сотрудника хранится в организации у лица, на которое возложены полномочия за данные действия (работодатель, кадровик). На руки свой документ специалист может получить только в случае ухода из компании при оформлении определенных документов и составлении нужного приказа со всеми подписями и печатями. Если в других организациях, куда гражданин обратился по различным причинам, нужна трудовая книжка, то работник имеет право на получение ее копии.
Работник компании сначала должен написать заявление о том, чтобы ему выдали копию трудовой. На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня. Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ.
Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить. Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица. На страницах пишется надпись «Верно», затем указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год. Закрепляется вся информация печатью, которая находится у руководителя или у кадрового работника. В самом конце следует указать, что сотрудник работает в компании на данный момент. Если нужно заверить копию трудовой неработающего гражданина, то это может сделать нотариус.
Следующий этап: заверение копии трудовой
У копии существует срок действия.
Копия формуляра получает юридическую силу только при абсолютно правильном заверении. К сожалению, неопытный руководитель может неправильно заверить документ, следовательно, необходимо самому знать все нюансы и тщательно проверить копию перед тем, как подавать в необходимые органы.
Правила заверения подробно изложены ниже:
- Так, на каждую страницу наносится соответствующий штамп «Копия верна»;
- После он заверяется: наносится подпись, ФИО исполнителя, действительная дата и печать организации;
- Не следует корректировать масштаб на принтере при печати или печатать скан;
- Разворот книжки, на котором зафиксирована последняя отметка, подтверждается рукописной пометкой «Работает по настоящее время», процедура заверения повторяется;
- Многие работодатели ксерят бланк в 2 разворота на одном листе. К сожалению, правильным это можно назвать только для экономии бумаги, не больше. Это связано с обязанностью всех инстанций требовать, чтобы все страницы формуляра были напечатаны на отдельном А4 (ГОСТ Р 6.30-2003);
- Копируют те листы документа, которые заполнены;
- Копию необходимо печатать в книжном формате для удобства чтения и отображения реальных размеров документа;
- В трудовой книжке отсутствует область для подписи (на которую сверху необходимо поставить печать), поэтому при заверении некоторые руководители ставят «Копия верна» вверху справа, как при заверении дубликата такого документа. Однако это не является верным решением, потому что дубликат и копия – разные виды формуляров для совершенно противоположных целей; к тому же и штамп будет перекрывать номер и серию книжки. Наиболее логично будет ставить штамп в левом нижнем углу документа – это правило соотносимо с ГОСТом;
- Помечать место хранения подлинника излишне, так как, согласно предписанию, трудовая хранится на предприятии вплоть до момента увольнения работника;
- Заверенная копия будет действительна в течение месяца (если за этот период в оригинал не внесут правки).
След штампа должен накладываться полностью на подпись и частично на сам текст документа, а не на пустом промежутке таблицы, если это условие не соблюдено, копию могут признать недействительной.
Иногда достаточно заверить только копию последнего бланка с записью. Все страницы сшивают нитью, которую после выводят к последнему листу и подклеивают бумажной полосой с информацией о количестве заверенных бланков и подписью исполнителя.
Когда он необходим безработному/пенсионеру, тот может попросить сделать копию с дубликата в последнем месте трудоустройства. Если ОК отсутствует, оформить бланк может главный бухгалтер.
Таким образом, сегодня ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным нормативным документом, который оговаривает нормы заверения копии документа, но:
- он был введен в качестве списка рекомендаций, и потому нельзя заставить человека полностью следовать ГОСТу;
- сформированный для организационных и распорядительных бумаг, он совершенно не затрагивает трудовую книжку, так как этот документ совершенно иного порядка;
- к сожалению, он мало перерабатывался с конца прошлого века и потому устарел;
- ГОСТ мало распространен среди работников и знаком только профильным сотрудникам, следовательно, иногда правильно заверенная копия может быть расценена сотрудником банка как недействительная и наоборот;
- нет единого мнения о том, надо ли ставить «копия верна» или же все-таки вручную прописывать «верно».
Образец заверенной копии.
Как заверить трудовую книжку в 2024 году
С 1 июля 2018 года заверение любых документов осуществляется по ГОСТу. В 2024 году появились новые правила заверения. Теперь порядок заверения напрямую зависит от того, для какой цели работнику требуется копия трудовой книжки. Итак, для заверения трудовой книжки в первую очередь нужно сделать копии всех страниц документа, где имеются записи. Листы должны быть хорошо пропечатаны и иметь хорошее качество. Все эти скопированные страницы нужно заверить. Делать это можно как вручную, так и с помощью штампов. Чтобы заверенный документ имел надлежащий вид необходимо прошить его страницы. Для этого нужно сложить листы пополам и прошить нитками по левому краю. Края ниток необходимо заклеить бумагой, на которой указать дату сшивания и поставить печать организации. По правилам печать должна немного затрагивать запись и немного лист документа.
Порядок заверения ТК для предоставления в организацию
Если копия книжки нужна для предоставления в банк, Пенсионный фонд или иную организацию, то заверять ее необходимо в особом порядке.
- На документе обязательно должна присутствовать отметка “Верно”.
- Документ непременно должен содержать ФИО человека, ответственного за оформление кадровых документов.
- На документе должна быть указана дата заверения.
- На документе необходимо указать место, где в настоящий момент хранится оригинал трудовой книжки.
Есть несколько особенностей при заверении трудовой книжки:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- Надпись “работает по настоящее время необходимо написать на самой последней странице документа.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно, поскольку запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: “Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО ”ХХХ”.
Порядок заверения ТК для использования внутри организации
Когда копия трудовой книжки заверяется для использования внутри организации, местонахождение оригинала указывать не нужно. Тогда порядок заверения будет выглядеть следующим образом:
- необходимо указать отметку “Верно”;
- указать ФИО специалиста отдела кадров, его должность и подпись;
- указать дату, когда документ был заверен.
Заверение электронной трудовой книжки
Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, по его требованию ему выдается выписка из электронной трудовой. В зависимости от того, куда необходимо предоставить электронную трудовую книжку, работник выбирает, какая ему необходима выписка.
- СТД-Р. Ее можно получить у работодателя, написав заявления. Эта справка “Сведения о трудовой деятельности” содержит данные лишь о последнем месте работе. Справка может выдана как в бумажном, так и в электронном виде. В бумажном виде она заверяется подписью руководителя организации и печатью. Документ в электронном виде визируется квалифицированной ЭЦП уполномоченного лица.
- СТД-ПФР. Это уже выписка из электронной трудовой книжки, в которой указаны все места, где работал человек. Для ее получения необходимо обратиться в Пенсионный фонд или отделение МФЦ. Можно также сделать заявку на портале Госуслуг. При личном обращении выписка выдается в бумажном виде. Если же работник оформляет справку через Госуслуги, она придет к нему в электронном формате. Заверяется такой документ подписью уполномоченного должностного лица ПФР.
Ошибки при заверении
Ошибки могут возникнуть на любом этапе заверения. Если копия плохо пропечатывается, и не будет видно какой-то информации, данный документ сразу же становиться недействительным. Чаще всего ошибки допускаются в постановке печати. Она должна немного затрагивать запись и лист документа. Если печати совсем не будет видно, или она будет перекрывать записи, документ опять же будет являться недействительным. Кроме этого, ошибкой будет являться неправильная формулировка. Неправильно оформленная трудовая книжка, будет недействительна. У работника такую книжку просто не примут. В случае ошибки, необходимо заново сделать копии страниц и заверить по всем вышеуказанным правилам.
Где можно заверить трудовую книжку
Если человек является сотрудником организации, ему необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров своего предприятия. Выдать копию трудовой книжки может и бухгалтер, если он выполняет обязанности кадрового документооборота, при этом отдела кадров в организации нет. В течение трех дней сотруднику обязаны выдать заверенный документ. Отказать ему в этом не имеют права, так как у работника есть право требовать заверенную трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки в любое время.
Заверение копий документов
Инфо
ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина персональные данные сотрудника охраняются государством и подлежат защите. Статьей 88 ТК РФ установлен запрет для компании на передачу персональных данных сотрудника третьей стороне без письменного согласия (за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами).
Соответственно, если документ, который просит выдать ему сотрудник, содержит персональные данные других работников, то ему предоставляется выписка из такого документа вместо копии. Так, например, если в заявлении работник просит предоставить ему копию штатного расписания, то компания предоставляет ему выписку из указанного документа, содержащую информацию лишь о его должности и выплатах.
Сколько действует заверенная копия трудовой книжки
Копию рабочей книжки гражданина данные организации требуют для того, чтобы убедиться, что человек имеет постоянную работу и является платежеспособным. В условиях, которые выдвигают банки, существуют прописанные правила по сбору документов на оформление кредита.
- все отксерокопированные листы пронумеровать в нужном порядке (так, как они идут в трудовой);
- сшить листы, выведя нитку за последний лист;
- сзади последнего листа связать нитку и наклеить бланк, указав на нем количество страниц и поставив подпись, заверяющую копии;
- проставить дату оформления документа;
- печать необходимо ставить так, чтобы она заезжала на заверяющий бланк.
Срок действия копии трудовой книжки для кредита
Обычно 14 дней копия трудовой действительна во всех учреждениях. В некоторых, таких как банки, суды, копию принимают в течении месяца после заверения, а иногда и позднее. Для этого следует заново заверить его работодателем или уполномоченным на это специалистом при помощи еще одной печати и подписи.
Каждое финансовое учреждение заинтересовано в своевременном возврате долга с уплатой положенных процентов, а для этого необходимо предварительно убедиться в платежеспособности клиента.
Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.
Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.
Как заверить копию трудовой книжки в 2022-2023 годах
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р. Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс
Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
- для должностного лица — предупреждение или штраф 1000–5000 руб.;
- организации — штраф 30 000–50 000 руб.;
- ИП — штраф 1000–5000 руб.
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
- для должностного лица — штраф 10 000–20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до трех;
- организации — штраф 50 000–70 000 руб.;
- ИП — штраф 10 000–20 000 руб.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь .
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
- Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
- На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
- Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».
Образец заверенной копии трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь .
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Необходимость в копии
Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.
Копия может потребоваться:
- при обращении в кредитную организацию;
- при трудоустройстве на дополнительную работу;
- при оформлении льгот, пособий;
- при получении визы для поездки в другую страну.
Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:
- Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
- Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
- Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
- Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.
Кто должен это делать
Осуществить процедуру заверения копии трудовой книжки могут следующие лица:
- главный бухгалтер;
- исполнительный директор;
- генеральный директор;
- кадровый работник;
- нотариус;
- иное должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями.
В первую очередь простому работнику при возникновении необходимости изготовления трудовой книжки следует обратиться в кадровую службу.
Так как хранение трудовых книжек, их заполнение и иные манипуляции с ними (например, заверение) именно этот сотрудник обязан осуществлять.
Если же по какой-то причине кадровик не имеет возможности изготовить и заверить копию трудовой, то данную процедуру может выполнить исполнительный директор или же главный бухгалтер.
Эти должностные лица имеют достаточно существенные полномочия. Потому заверенная их подписью, подкрепленная печатью копия трудовой книжки будет действительна. Возможность заверения этими лицами обозначается в законодательстве.
Но оно обязательно должно обладать соответствующими полномочиями, а также правом использовать печать организации – её наличие на копии документа строго обязательно.
Нередко случается, что копия трудовой книжки требуется, но по какой-то причине работник официально не трудоустроен. В таком случае любой из бывших работодателей имеет полное право отказать в изготовлении копии трудовой – на основании отсутствия заключенного трудового соглашения.
Единственным способом разрешить подобную ситуацию будет являться обращение к юристу. Данное физическое лицо имеет право осуществить всевозможные юридически важные действия – в том числе заверять документы любого типа (трудовые книжки).
Следует помнить лишь о двух важных нюансах, связанных с заверением трудовой книжки у нотариуса:
Причем именно второй момент имеет максимальную важность. По причине необходимости наличия оригинала трудовой книжки становится затруднительным нотариальное заверение трудовой уже работающего по договору гражданина РФ
Лишь некоторые работодатели идут навстречу своим сотрудникам и предоставляют им трудовую книжку на руки под подписку.
Но следует помнить, что в случае её утери ответственность за подобный инцидент все равно будет нести именно работодатель и он обязан будет восстановить её
Важно не забывать об этом
Тем не менее, именно нотариально заверенные копии трудовых имеют наибольшую юридическую силу (не официально). Подобным документам банки и иные учреждения (государственные в том числе) доверяют больше всего.
Срок действия
Законодательством не установлено конкретного срока действия копии книжки, поэтому этот момент вызывает у многих споры. Каждая организация, запрашивающая копию, должна устанавливать собственные требования к ней. В зависимости от того, для какой цели она необходима, срок действия копии может быть установлен различный. В большинстве случаев она требуется:
- в кредитных организациях при оформлении запроса для получения займа или кредита;
- в ПФР для подтверждения своего трудового стажа;
- в Посольстве разных стран для получения разрешения на въезд;
- в социальных органах для оформления пособий;
- в судебных инстанциях для подтверждения места трудоустройства.
Раньше этот документ нужен был для оформления загранпаспорта. Но сейчас он не требуется. Более подробно узнать об этом вы можете из представленного видео.
Банки
Здесь требуется копия, чтобы убедиться в трудоустройстве человека в определенной должности. С помощью сведений из книжки они получают следующую информацию, важную для определения платежеспособности потенциального клиента:
- Постоянство трудоустройства. В книжке видно, как долго человек работает на последнем месте работы, а также его общий стаж. Анализируя данные сведения можно сделать вывод, как долго человек может находиться на работе и насколько долго он работает в коллективе. Есть люди, которые за всю жизнь сменили только 1-2 места работы, а есть люди, которые меняют работодателей каждые 3-6 месяцев. Безусловно, что надежным клиентом будет тот человек, который не меняет свое место работы уже длительное время.
- Срок работы на последнем месте. Большинство банков не выдают займы, если человек только недавно устроился на работу. Это связано с тем, что первые 3 месяца часто являются испытательными, и в этот период сотрудник может быть уволен по упрощенной схеме. Поэтому стандартным требованием кредитных организаций является трудоустройство на последнем месте более 3-6 месяцев.
- Должность. От нее в основном зависит заработная плата сотрудника. И, исходя из среднестатистических данных, сотрудники банка могут определить средний заработок такого человека. К тому же человек, занимающий серьезные руководящие должности будет вызывать больше доверия, так как работать в ней могут только ответственные люди, добившиеся своего места определенными заслугами.
- Место работы. Есть немало организаций, в которых сотрудникам не выплачивают обещанные бонусы, задерживают зарплату, а также легко могут сократить штат. Помимо них есть надежные крупные компании, работающие уже длительное время. Проверить надежность организации легко, зная ее название и ИНН.
Исходя из сведений, которые необходимы банкам из книжек потенциальных клиентов, в большинстве кредитных организаций срок действия копии установлен 1 месяц. С таким сроком столкнулась и я, когда мне сказали, что моя копия оказалась просроченной. Но в некоторых кредитных организациях я также видела, что к копии предъявлялось требование срока действия не более 2 недель.
Государственные учреждения
В ПФР и соцзащите обычно срок действия копии установлен 3 месяца. Хотя для оформления пенсии вам потребуется более свежая копия книжки, если вы решите продолжить работать в пенсионном возрасте. Поэтому перед подачей документов обязательно необходимо проверять требования, которые предъявляются к данной книжке.
Также копия может пригодиться для восстановления дубликата, если ваш оригинал будет утерян или испорчен. В этом случае срок действия ее не будет иметь значения. Но восстановление записей по ней будет осуществляться только до того момента, когда стоит заверение копии. Все остальные записи, оформленные в оригинале после этой даты, придется заверить другими документами, подтверждающими их.
Посольства
Въезд для российских граждан в разные страны мира может осуществляться на основании договоренностей с Россией или по визе. Для получения визового разрешения на въезд необходимо предоставить в посольство этой страны строго определенный ими перечень документов. Копия книжки в большинстве случаев является обязательным документом для подтверждения наличия у человека работы. С помощью этой копии сотрудники посольства убеждаются в том, что человек имеет стабильный заработок и привязан к своей стране. Таким образом, шансы, что он останется нелегально в другой стране, считаются минимальными.
Срок действия копии в большинстве посольств установлен также 1 месяц. Но перед подачей документов для получения визы нужно обязательно уточнять все требования заранее, так как они могут в любой момент быть изменены.