Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2024 году

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании. 

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе». 

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода. 

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем, внесшим последнюю запись в трудовую книжку в течении 15 дней со дня подачи работником заявления. Сама возможность выдачи дубликата трудовой книжки обязывает работодателя актуализировать локальные акты архивного хранения документов трудовых отношений, внеся в номенклатуру все документы, требуемые для оформления надлежащей выдачи дубликатов. 

Стаж вносится суммарно на основании соответствующих документов, без уточнения, где, сколько и кем работал гражданин до даты оформления дубликата. После чего вносятся сведения отдельных периодов работы, в том числе и переводы на другую постоянную работу в одной и той же организации, если, конечно же, эти данные есть в предоставленных работником документах. 

Массовая утеря работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций влечет за собой не только оформление дубликатов, но и участие комиссии по установлению стажа органа исполнительной власти, представителей работодателя, профсоюза, которые должны с помощью Пенсионного фонда или показаний свидетелей определить все необходимые сведения. Все особенности выдачи дубликатов трудовых книжек в случае их массовой утери следует урегулировать в локальном акте работодателя. 

Порядок заполнения

Рассмотрим подробнее, как заполняется унифицированный бланк книги учета движения трудовых, установленный действовавшим ранее Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 г . Напомним, работодатели вправе использовать как этот бланк, так и формуляр, разработанный самостоятельно.

Титульный лист включает в себя стандартную информацию:

полное наименование организации, например, Общество с ограниченной ответственностью «Юридическая азбука»;

Основная часть книги учета содержит несколько графы, которые включают в себя следующие сведения:

место трудоустройства работника, в том числе наименование структурного подразделения, филиала, в этой и предыдущей графе должны быть указаны формулировки идентичные тем, что содержатся в приказе о приеме на работу, так, если в приказе руководителя, указано, что специалист принят в «отдел по работе с персоналом», то запись в книгу учета о трудоустройстве в «отдел кадров» будет неверной;

реквизиты документа, на основании которого специалист был принят в штат организации, например, приказ руководителя № 35-к от 10.08.2021 г.;

расписка ответственного сотрудника, заполнившего трудовую книжку, в этой графе можно указать его Ф.И.О специалиста;

дата передачи работнику трудовой при расторжении или прекращении трудовых отношений, в эту ячейку ответственный сотрудник должен внести сведения о последнем рабочем дне владельца книжки;

Что касается последней колонки, то у ответственных лиц зачастую возникают вопросы по ее заполнению, а именно о том, кто должен поставить подпись, если работник не явился за ней лично. Так, по общим правилам, документ можно получить по доверенности.

В том случае, если специалист умер, то документ может быть выдан его родственникам. При этом, по закону, в графу не допускается постановка чужой подписи.

В таких ситуациях можно оставить ссылку на соответствующий документ.

Ошибки, допущенные при внесении записей в документ, должны исправляться по общим правилам. При этом нельзя замазывать ошибки и опечатки корректором, пользоваться ластиком, также нельзя зачеркивать. Недействительная запись заверяется подписью ответственного сотрудника, после чего вносятся верные сведения.

Следует отметить, что ведение книги учета в электронном формате недопустимо, поскольку в нем проставляются собственноручные подписи сотрудников, а также должностных лиц, ответственных за их заполнение.

Как вести учёт бумажных трудовых

Если ваше предприятие все еще использует бумажные трудовые книжки, необходимо придерживаться определенных правил и процедур для повышения эффективности учета. В этом разделе мы рассмотрим некоторые важные аспекты ведения учета бумажных трудовых книжек и дадим рекомендации по их использованию.

1. Раскладка и структура книжки

Перед началом работы с бумажной трудовой книжкой необходимо аккуратно распределить страницы и секторы для различных записей

Обратите внимание на то, что определенные записи, такие как личные данные и данные о трудовом стаже, должны иметь свои собственные разделы и быть четко структурированными

2. Правильное заполнение информации

Очень важно заполнять все необходимые поля и разделы трудовой книжки четко и аккуратно. Убедитесь, что все данные, такие как ФИО, дата рождения, дата приема на работу и другие, записаны без ошибок и полностью соответствуют фактической информации

3. Защита от фальсификации

С целью защиты от возможных подделок и фальсификаций данных, рекомендуется использовать специальные меры безопасности, такие как нумерация страниц, печать организации и подпись руководителя. Это поможет предотвратить возможные изменения и вмешательства в трудовую книжку.

4. Хранение и охрана

Для сохранения целостности и надежности бумажных трудовых книжек необходимо обеспечить правильное и безопасное их хранение. Рекомендуется использовать специальные шкафы или ящики для архивного хранения, а также следить за тем, чтобы никакая посторонняя информация не попадала в книжку.

5. Переход к электронному учету

В контексте современных тенденций и цифровой трансформации рекомендуется перейти на электронный учет трудовых книжек. Он позволит облегчить процедуру ведения учета, ускорить доступ к информации и повысить общую эффективность работы. При переходе следует заботиться об импорте и сохранении данных из бумажных трудовых книжек в электронном формате.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.
Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.

Правила ведения трудовой в электронном виде

Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет пенсионный фонд, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого раньше сдавали отчет СЗВ-ТД. С 2023 года эта форма отменена, вместо нее — ЕФС-1. Замена формы произошла в связи с объединением пенсионного и социального фонда в одно ведомство. В новой форме сведения из бывшего СЗВ-ТД отражаются в разделе 1.1. Сроки подачи попрежнему зависят от типа информации:

• заключение и расторжение трудового и гражданско-правового договоров — не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа;
• перевод, переименование, запрет занимать должность — до 25-го числа следующего месяца.

Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя фонд, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.

Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.

Форма СТД-Р выдается в двух случаях:

• по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
• при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р лишь тем лицам, которые письменно отказались от ведения бумажной трудовой и получили ее на руки. То есть выдача формы СТД-Р обязательна в отношении только тех работников, которые перешли на ведение электронной книжки.

Сотрудники могут выбрать, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р – бумажном или электронном. Во втором случае ее нужно подписать ЭЦП.

Внимание! Новые бумажные трудовые книжки оформляются только в случае выдачи дубликата, например, по причине потери или порчи старой книжки. На «новичков», которые первый раз пошли работать в 2022 году, открываются только электронные книжки

Бумажная или электронная – какой вариант правильный

С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. До конца того года сотрудники могли определиться, в каком виде они желают продолжать вести учет своего трудового стажа: в бумажном или электронном. Лица, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной книжки или вовсе не заявили о своем выборе, останутся с бумажным вариантом. Для таких работников нужно будет не только вести привычную бумажную трудовую, но и отражать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Фонд пенсионного и социального страхования по форме ЕФС-1.

Для вновь нанятого работника

Когда в 2023 году к вам будет устраиваться новый работник, проверьте его бумажную трудовую книжку. Если в ней нет записи о закрытии, значит, он решил сохранить бумажный вариант и вы должны продолжать его вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой, делать запись о приеме на работу в бумажной не нужно. Определите на ее основании трудовой стаж работника и верните ему книжку.

Если работник устраивается на работу впервые

Если в 2023 году вы нанимаете сотрудника, который первый раз в жизни пошел работать, то ему можно открыть только электронную трудовую книжку – завести бумажную нельзя. В 2023 году «новички» не имеют права выбора.

Может ли сотрудник изменить вид трудовой

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку или вообще не подал соответствующего заявления, он может перейти на электронную версию в любой момент. А вот если он уже решил вести учет своего трудового стажа в электронном виде, то перейти обратно на бумажную книжку не получится. Так распорядился Минтруд в письме от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054.

Во-первых, возможность вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после выбора электронной законодательством не предусмотрена.

Во-вторых, сведения о том, что сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, передаются работодателем в пенсионный фонд и содержатся на его индивидуальном лицевом счете (письмо Минтруда от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180). Получается, что возврат к бумажной трудовой книжке невозможен даже после смены места работы.

Внимание! Если сотрудник выбрал электронную трудовую, ему все равно придется хранить бумажную книжку для того, чтобы подтвердить свой трудовой стаж, который был у него до 2020 года. При желании внести эти сведения в электронную книжку он может обратиться в пенсионный фонд с соответствующим заявлением, и все записи до 01.01.2020, которые содержатся в бумажной трудовой, будут переведены в электронный вид и добавлены в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета

Таким образом, работодатель не должен выполнять просьбу сотрудника вновь вести его трудовую книжку в бумажном виде после того, как последний выбрал электронный формат.

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Сведения о сотруднике на титульном листе

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Информация о переводе сотрудника

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Информация о совместительстве

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

Сведения об увольнении

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Рядом с записью ставят подпись руководителя или сотрудника, который отвечает за ведение книжек, и печать, если она есть.

Ведение книжки дистанционного сотрудника

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Сведения о награждении работника

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

Подпись сотрудника в трудовой книжке

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сведения о переименовании компании

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Переход на электронную книжку

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

С начала 2021 года многие работают по цифровым трудовым книжкам. Все сведения теперь передаются работодателями в Пенсионный фонд электронно.

Сейчас электронные книжки заводят:

• работникам, которые устроились впервые на официальную работу — им по умолчанию оформляют только цифровые ТК;
• работникам, которые до конца 2020 года написали заявление об отказе от электронной ТК.

Сотрудников с цифровыми книжками нововведения не коснутся. Как и тех, кто продолжает работать по бумажным ТК: эта форма документа бессрочна и продолжит действовать и в следующем году.

Новые нормы актуальны только для бумажных бланков. Их нужно учитывать в двух случаях:

• если нужно завести дубликат книжки, потому что сотрудник потерял или испортил старую;
• при заполнении вкладыша, если в действующей книжке исчерпаются свободные листы.

Сейчас дубликаты и вкладыши оформляют по правилам, описанным в постановлении Правительства №225 и Приказе Минтруда №69. Они будут действовать до конца 2022 года.С 01.01.2023 эти документы будут отменены, а им на замену придет порядок, описанный в Приказе Минтруда №320.

Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

• Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
• После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
• В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
• В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
• В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Мнение эксперта
Романов Константин Михайлович
Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Признанный эксперт права.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5)

Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Итоги: новые трудовые книжки с 2023 года

1. Оформлять бумажные трудовые в следующем году будут по-другому. Изменения коснутся только тех, кому нужно заменить ТК или вклеить новый вкладыш. Старые книжки, которые сотрудники продолжают вести, специально менять не нужно.
2. Общее содержание бланков останется таким же, как в нынешнем году. Изменится количество разворотов, а на титульном листе появится отметка о печати — ее нужно проставлять, если она есть.
3. Учет ТК по-прежнему ведется, но не по унифицированным учетным книгам. Кроме того, их не нужно пломбировать и закреплять сургучной печатью.
4. Отдельные записи нужно будет оформлять так же по новым нормам. Подробно все изменения можно посмотреть в Приказе Министерства труда №320.