График отпусков на 2024 год надо составлять по новым правилам

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

При нахождении на отдыхе работник заболел;
У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.. Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы

Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок ведения графика отпусков

График отпусков составляется ежегодно, причем утвердить его надо не позже, чем за две недели до начала нового года. Например, крайняя дата утверждения графика на 2024 год – 17 декабря 2023 года. Поскольку это суббота, срок переносится на следующий рабочий день, то есть 19 декабря.

Что касается новых организаций, то в году создания компании график отпусков необязателен. Но здесь необходимо учесть длительность периода работы до конца года. Если он меньше, чем шесть месяцев, то работники, в общем случае, еще не имеют права на отпуск. Если же организация открылась в начале года, то график можно составить просто для удобства.

График ведется в течение всего года, ведь сначала в нем указывают запланированные даты отпуска, а потом – фактические. При необходимости оформляется приказ о внесении изменений в график отпусков.

Данные из графика необходимы бухгалтерии и руководству для своевременной выплаты отпускных, контроля за использованием отпускных дней, координации работы компании, замены сотрудников и других управленческих целей.

Обычно график ведут в бумажной форме, хотя не запрещается его электронная версия. Но тогда необходимо использовать ЭЦП, а также прописать в локальном нормативном акте порядок ознакомления работников с электронным документом.

Зачем нужен График Отпусков, составлять или нет, Заявление на отпуск

Нужно ли составлять график отпусков? Зачем работодателю план отпусков? Ответственность за отсутствие графика отпусков. Право на отпуск. Отпускной стаж. Продолжительность отпуска. Пожелания работников.

Таблицу отпусков на 2022 год необходимо утвердить не позднее 17.12.2021. Как правильно его подготовить и какие моменты при этом следует учесть?

Согласно пункту 5 статьи 37 Конституции РФ каждому гражданину, работающему по трудовому договору, гарантируется ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпусков работникам одной организации определяется графиком отпусков, который утверждается не позднее чем за две недели до наступления года. (Часть 1 ст. 123 ТК РФ).

https://youtube.com/watch?v=NkMZo8dMOIk

Зачем работодателю график отпусков

Составление данного документа не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отдых предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему отдых сотруднику. В-третьих, график для отпуска позволяет контролировать своевременность предоставления работникам дней отдыха. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не отгулянные отпуска.

В график НЕ нужно включать

1) Подрядчиков. Даже если договор длительный, такие работники не имеют права на ежегодный отпуск. Если включить подрядчика в план отпусков, это будет дополнительным поводом для трудинспекторов переквалифицировать договор в трудовой.

2) Сотрудниц, которые весь год будут в декрете или отпуске по уходу за ребенком, в ведомость можно не включать. Если в отпуске по уходу сотрудница работает неполный день, это не имеет значения. Ей все равно не положено два отпуска одновременно. Даже если мама решит прервать детский отпуск и взять ежегодный, в графике это можно не прописывать. Если отпуск заканчивается в 2018 году, уточните, будет ли женщина брать ежегодный отдых сразу после детского отпуска. Если будет, пропишите в графике 28 дней сразу после окончания детского отпуска.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Прежде чем составить план отпусков, необходимо учесть:

положения действующего законодательства РФ об отпусках;
специфику деятельности организации (например, наличие вредных или опасных условий труда, дающих право на дополнительный отпуск, распределение штатных сотрудников по подразделениям, возможность взаимозаменяемости, планы развития (сворачивания) производства);
пожелания работников.

ПРАВО на ОТПУСК

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Право на его использование у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Нужно ли заявление на отпуск ?

Обязаны ли сотрудники организации писать заявление на очередной ежегодный отпуск? Согласно ст. 122 ТК РФ ежегодный отпуск предоставляется работникам на основании графика трудовых отпусков и изданного в соответствии с ним приказа руководителя.

При наличии таких документов писать заявление необязательно. Однако существуют исключения для следующих случаев:

в графике обозначен только месяц, в котором работник уходит в отпуск. В этом случае сотруднику необходимо написать в заявлении точную дату начала своего отпуска;
работник уходит в отпуск не по графику. При согласовании с администрацией организации на основании данного заявления должен быть изменен план отпусков.

Кроме этого, Трудовой кодекс обязывает писать заявление тем сотрудникам, которые имеют право на отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Подпишите и утвердите график

Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (ст. 372 ТК). В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз обязан направить вам свое мотивированное мнение. Если будут правки, можете либо согласиться с замечаниями, либо придется провести дополнительные консультации. Подробнее о том, как учесть мотивированное мнение профсоюза, читайте в .Заполненный график отпусков утвердите у руководителя организации.Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. Для этого издайте приказ об утверждении графика отпусков в произвольной форме. Скачайте образецВидеоинструкция. Как издать приказ об утверждении графика отпусков

Утвердите график отпусков на следующий календарный год не позднее чем за две недели до его начала. Но если эта дата выпала на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Поэтому безопаснее утвердить график до 15 декабря 2023 года включительно. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно.После того, как утвердите график отпусков, документ обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК).Скачать Пример заполнения графика отпусковВидеоинструкция. Как составить график отпусков

КАК составить ГРАФИК ОТПУСКОВ, Сроки, Образец скачать

График трудовых отпусков оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет. Составляют этот документ на каждый календарный год. Причем подготовить его нужно за две недели до наступления этого периода. То есть, к примеру, график отпусков на 2017 год должен быть датирован не позже 16 декабря 2016 года (17 декабря – суббота). Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков составляют по той форме, которая утверждена руководителем приказом к учетной политике. См. пример заполнения графика по унифицированной форме.

Не включайте в график лишние отпуска

В ведомость отпусков включайте основной и дополнительные оплачиваемые отпуска по всем работающим сотрудникам. Но отпуска без сохранения зарплаты и некоторые оплачиваемые отпуска в графике не нужны. Например, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. Они не относятся к ежегодным оплачиваемым отпускам. Вписывать в график сотрудницу, которая с начала года находится в одном из таких отпусков, вообще не нужно. Если она захочет взять ежегодный оплачиваемый отпуск по окончании отпуска по уходу за ребенком, то компания обязана предоставить его независимо от очередности, предусмотренной графиком.

Не нужно включать в график и учебный отпуск. Он относится к категории целевых и не является ежегодным оплачиваемым отпуском. Оформлять учебный отпуск — право, а не обязанность работника.

Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы. А при ее отсутствии любой другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Следовательно, порядок можно установить по своему усмотрению. Это следует из частей 1 и 2 статьи 123 Трудового кодекса РФ.

Важно:

ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под подпись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок. Вы можете:

попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Срок хранения графика — один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000).

Как составить график отпусков

Перед составлением документа необходимо составить перечень работников, которым будет предоставляться оплачиваемый отпуск. В него включают лиц, с которыми заключены трудовые договоры со сроком свыше шести месяцев. Исполнителям по гражданско-правовым договорам отпуск не положен, заказчик платит за них только страховые взносы.

Затем, по возможности, запросите у работников желаемые даты отпуска. Надо иметь в виду, что закон не обязывает получать согласие каждого сотрудника, но есть категории, которые могут самостоятельно выбирать время отпуска. Это совместители, многодетные родители с детьми до 12 лет, родители, имеющие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих, почетные доноры и др.

Общая продолжительность ежегодного отпуска может быть разделена на части, причем одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней. В таком случае в графике указывают соответствующее количество дат начала отпуска.

Учитывайте также, что нерабочие праздничные дни, перечисленные в 112 статье ТК РФ, не входят в число календарных дней ежегодного отпуска. Если отпуск выпадает на эти дни, то срок окончания автоматически продлевается.

Составленный проект графика надо согласовать с профсоюзом, если он есть в организации. На рассмотрение дается пять рабочих дней, после чего документ передается на подпись в кадровую службу или бухгалтерию. Последний этап – утверждение графика приказом руководителя.

Надо ли знакомить работников с графиком отпусков

Трудовой Кодекс прямо не обязывает знакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Однако если говорить о позиции Роструда, то чиновники считают, что это обязательно.

Во-первых, график является организационно-распорядительным документом (письмо от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1), во-вторых, он относится к локальным актам работодателя (письмо от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1). А с такими документами работник должен быть ознакомлен под подпись.

Расписаться работник может в графе «Примечание», если там нет других записей, или в дополнительном столбце. Можно также составить к графику ознакомительный лист. Кроме того, о дате отпуска надо письменно уведомить работника за две недели до его начала, даже если он был ознакомлен с общим графиком.

ЗАПОЛНЯЕМ форму № Т-7

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время (см. таблицу ниже)

Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье

А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.

Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники	В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники	В удобное для работника время (ст. 267 и 262.1 ТК РФ)
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске	Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ)
Работники, усыновившие новорожденного ребенка	С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка (ст. 257 ТК РФ)
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам	В период отпуска по беременности и родам жены (ст. 123 ТК РФ)
Совместители	Одновременно с отпуском на основной работе (ст. 286 ТК РФ)

На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы 1—6 формы № Т-7. Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется. Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в от пуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится (личное заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью и т. п.).

Кого включают в график

Важно! В график отпусков на 2024 год должны войти все сотрудники, официально трудоустроенные в компании до 16.12.23, включая льготников, имеющих преимущественное право самостоятельного выбора периода отдыха, а также тех, кто будет уволен в декабре-январе, но на момент подписания документа является сотрудником компании

Включая в общий график работников льготных категорий, работодатель просто берет во внимание, что даты реального отпуска могут отличаться от проставленных в графике, корректируя при необходимости рабочий процесс. Вновь принятые сотрудники, приступившие к работе после 16 декабря, должны быть отправлены в отпуск отдельным приказом руководства, но для них дата начала периода отдыха в большинстве случаев не может быть назначена ранее, чем через 6 месяцев от дня принятия на работу

Вновь принятые сотрудники, приступившие к работе после 16 декабря, должны быть отправлены в отпуск отдельным приказом руководства, но для них дата начала периода отдыха в большинстве случаев не может быть назначена ранее, чем через 6 месяцев от дня принятия на работу.

Согласно ст. 122 ТК РФ до истечения 6-месячного термина в отпуск могут уйти:

несовершеннолетние;
усыновившие ребенка до 3-х мес.;
женщины (непосредственно до или сразу после декрета);
мужчины (в период декретного отпуска жены);
совместители, если на этот период приходится отпуск по основному месту работы.

По какой форме составляется график отпусков

Существует унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года применять ее необязательно. Вместо формы № Т-7 можно заполнять самостоятельно разработанный документ.

Однако большинство работодателей использует для составления графика отпусков унифицированный бланк № Т-7, потому что он содержит все необходимые реквизиты первичного документа, да и просто удобен.

В унифицированной форме графика отпусков 10 столбцов, заполнить их довольно просто.

структурное подразделение (например, администрация, бухгалтерия, отдел продаж);
должность работника по штатному расписанию;
полное имя сотрудника;
табельный номер;
количество календарных дней, а если отпуск разделяется на части, то количество дней каждой из них;
дата начала отпуска по плану;
фактическая дата начала отпуска.

Столбцы 8-9 заполняются, если отпуск был перенесен с первоначально запланированной даты. В столбец 8 вписывают реквизиты приказа о внесении изменений в график отпусков, а столбце 9 надо указать дату предполагаемого отпуска.

Последний столбец нужен для внесения примечаний. Например, что определенное количество дней перенесено с прошлого года или предоставлено за ненормированный рабочий день.

Не составлять график в виде отдельного документа вправе микропредприятия, которые заключают с работниками типовые трудовые договоры (форма утверждена Постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858). Но в этом случае между работником и работодателем надо подписать письменное соглашение.

В каком случае вносятся изменения в график

Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.

Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.

Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.

Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:

Если у работника наступает период нетрудоспособности.
В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.

Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.

Внимание! Администрация может произвести перенос отпуск работника, если в этом возникнет производственная необходимость, грозящая приостановке работе предприятия или создания аварийной и чрезвычайной ситуации. Но при этом устанавливается, что у работника нужно получить согласие.

Читайте далее:. Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск, когда это не возможно, что делать в случае отказа

Имеет ли право работодатель не отпустить в отпуск, когда это не возможно, что делать в случае отказа

Отпуск ветеранам боевых действий в 2024 году: основной и дополнительный, могут ли отказать

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам в 2024 году: длительность, могут ли отказать?

Приказ о приеме на работу — основания для издания, образец оформления в 2024 году, можно ли его отменить

Как оплачивается переработка по трудовому кодексу, можно ли принудительно увеличить трудовой день, ответственность в 2024 году

Определите, кого включать в график

В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график отпусков (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395).Также включайте в график работников, которые находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также сотрудников, которые находятся на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.Отдельным категориям сотрудников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют по их желанию в любое удобное для них время (ст. 123 ТК). Таких сотрудников также включите в график в общем порядке, но обязательно учтите их пожелания по датам отпуска. Внешних и внутренних совместителей также включите в график отпусков. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.Не включайте в график тех сотрудников, которых будете принимать на работу в 2024 году. Их в график в декабре включить не получится, а составлять для них потом отдельный график, закон не требует. Включать мобилизованных сотрудников в график отпусков не нужно. Работодатель обязан приостановить действие трудового договора с сотрудником, которого призвали на военную службу по мобилизации, или если сотрудник заключил контракт о добровольном содействии Вооруженным Силам РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК).На время приостановки трудового договора приостанавливаются права и обязанности по трудовому законодательству. Поэтому работодатель не обязан включать мобилизованных сотрудников в график отпусков (ч. 3 ст. 351.7 ТК).Однако такие сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж, поэтому вы может включить их в график отпусков. Нарушением это не будет (ч. 7 ст. 351.7 ТК). Если решили включить мобилизованных сотрудников в график, то планируйте только основной ежегодный отпуск. Планировать дополнительные отпуска, например, за работу во вредных условиях труда, не нужно, поскольку период приостановки договора не входит в стаж для дополнительного отпуска ().Сами решайте на какой месяц планировать мобилизованным отпуск. В графике укажите конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат — если до мобилизации успели получить от работника письменное согласие разделить отпуск (ч. 1 ст. 125 ТК).Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период, не советуем. График без дат — нарушение порядка заполнения формы графика.В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил.Учтите, что сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время в течение шести месяцев после возобновления трудового договора (ч. 9 ст. 351.7 ТК).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и ШТРАФЫ за несоблюдение графика отпусков

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА и ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ

Как отозвать работника из отпуска ?
Право на ЕЖЕГОДНЫЙ Очередной Трудовой ОТПУСКПраво на первый отпуск возникает через 6 месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и другие годы можно взять в любое время года по графику отпусков.
Заявление на отгулыОтгул — дополнительный день отдыха. Это внеплановый однодневный оплачиваемый отпуск, за выполнение работником должностных обязанностей. Заявление на отгулы.

Обязателен или нет по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ определяет главное значение графика — фиксирование последовательности предоставления отпуска сотрудникам предприятия. Утвержденный документ исполняется как работодателем, так и подчиненными. Образец на 2024 год можно скачать здесь.

Меры ответственности за отсутствие документа, обозначенные в статье 5.27 КоАП:

должностные лица несут материальную ответственность в размере от 1 до 5 тыс. руб.;
юридические лица могут подвергнуться санкциям от 30 до 50 тыс. руб. или приостановление хозяйственной деятельности до 90 суток.

Но категория индивидуальные предприниматели-работодатели в соответствии с письмом Роструда от 20 декабря 2011 г. №3683-6-1 могут данный документ не оформлять. Отпуск своим сотрудникам индивидуальный предприниматель оформляет в порядке, оговоренном с подчиненными. Но график отпусков не будет считаться ненужной бумагой, если его все-таки составили.

ИП также, как и остальные работодатели несет ответственность перед законом о своевременности и необходимой продолжительности предоставления сотрудникам отдыха.

Обязателен ли данный бланк для малых предприятий?

Субъекты малого предпринимательства, которых можно отнести к микропредприятиям также могут не составлять данный документ.

По закону №348-ФЗ от 03.07.2016 малые предприятия освобождены от необходимости оформлять локальные внутренние акты, которым является график отпусков.

Однако тут есть важное условие: если микропредприятие не составляет расписания очередности отдыха, то данное условие нужно включить персонально в трудовой договор, заключенный с каждым сотрудником. То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре

То есть работодатель в любом случае должен документально закрепить порядок предоставления отдыха — либо в графике, либо в трудовом договоре.

Поэтому на практике обычно малые предприятия все-таки составляют график.

Резюме

График отпусков – обязательный документ для всех работодателей и наемных работников. В нем отражаются даты и длительность периодов ежегодного оплачиваемого отпуска (основного и дополнительного).
В общем случае работник имеет право на отпуск через шесть месяцев после трудоустройства, но некоторые категории вправе выйти в отпуск раньше. Новых работников, принятых в течение года, надо также включать в график.
Утвердить график отпусков необходимо не позже, чем за две недели до начала календарного года. Новые компании и ИП могут не составлять его в году регистрации, но это стоит сделать для удобства.
Чаще всего график составляется по унифицированной форме № Т-7, но применять ее необязательно. Работодатели, заключившие типовые трудовые договоры, могут не составлять график в виде отдельного документа, но в таком случае требуется письменное соглашение о датах отпуска с каждым работником.
За отсутствие графика отпусков работодателя могут оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ на сумму до 1 до 50 тысяч рублей.
Работника надо ознакомить с общим графиком, а также письменно уведомить о начале отпуска за две недели.

Сколько лет и где хранится в организации?

Документы, связанные с организацией трудовой деятельности сотрудников, обязательно хранятся на предприятии.

Срок хранения в соответствии с 693 пунктом Перечня архивных документов составляет 1 год после завершения своего действия.

Следуя нормам перечня, датой начала исчисления хранения документации считается 1 января года, следующего за годом отображенном в документе.

Документ с личными сведениями подчиненных должен хранится:

в металлических или мебельных шкафах, ящиках, которые закрываются на ключ;
на полках специальных помещений с ограниченным доступом для третьих лиц.

Уничтожение осуществляется путем составления акта с описью документов с истекшим сроком хранения.

Процесс ликвидации бумаг происходит сжиганием или разрезанием в шредере, чтобы документ, содержащий персональные данные сотрудников не попал во внимание к третьим лицам