Путевые листы в перевозках

О форме №6

Форма №6 представляет собой документ, используемый для ведения учета данных о рейсах и передвижении автобусов

Эта форма имеет важное значение в организации автобусного транспорта, так как позволяет представлять информацию о пробеге, расходе топлива, загрузке автобуса и других показателях. Форма №6 заполняется водителями автобусов и передается в управление перевозчика для учета и дальнейшей обработки данных

Основные разделы формы №6

1. Первый раздел: В данном разделе указывается информация о водителе, автобусе и его техническом состоянии. Водитель должен указать свои ФИО, водительское удостоверение, номер автобуса, год его выпуска, марку и другие технические характеристики.
2. Второй раздел: В этом разделе указываются данные о маршруте, пробеге и времени работы. Информация включает в себя пункты отправления и прибытия, километраж и время начала и окончания работы водителя.
3. Третий раздел: В данном разделе отражается информация о пассажирах и грузе, перевозимом автобусом. Водитель должен указать данные о количестве пассажиров, виде перевозимого груза и его массе.
4. Четвертый раздел: В этом разделе фиксируются данные о расходе топлива и дополнительных расходах, таких как оплата дорожного сбора, парковки и других сопутствующих услуг.
5. Пятый раздел: В данном разделе указывается общая сумма денежных средств, полученных от перевозки пассажиров и груза.

Значимость формы №6

Форма №6 несет важную роль в учете и контроле данных о работе автобусов и водителей. Ее заполнение позволяет:

• Оптимизировать использование автобусного парка;
• Планировать маршруты и объемы перевозок исходя из полученных данных;
• Контролировать расход топлива и экономить ресурсы;
• Анализировать эффективность работы водителей и автобусов;
• Снижать риски возникновения аварий и проблем с автотехникой.

Как правильно заполнять путевой лист

Общая информация

В путевом листе необходимо указать общую информацию о поездке:

• Номер и дату путевого листа;
• ФИО водителя или лица, осуществляющего поездку;
• Марку и номер транспортного средства;
• Маршрут следования (откуда и куда);
• Дата начала и предполагаемая дата окончания поездки;
• Перечень пассажиров или груза.

Заполнение графы «Пробег»

В графе «Пробег» необходимо указать:

• Начальный пробег. Он должен быть снят перед началом поездки;
• Конечный пробег. Он должен быть указан в конце поездки;
• Пробег по каждому населенному пункту, через который проходит маршрут. Пробег должен быть указан точно и без округлений.

Заполнение графы «Затраты»

В графе «Затраты» необходимо указать все расходы, связанные с поездкой:

• Топливо. Указывается стоимость топлива и количество заправок;
• Дорожные сборы и платежи;
• Прочие расходы, например, на питание или проживание.

Пример подписи:

Водитель: Иванов Иван Иванович

Важные моменты

При заполнении путевого листа следует учесть следующие моменты:

• Вся информация должна быть записана аккуратно и без ошибок;
• Заполняйте путевой лист по мере движения, чтобы избежать забывания полей или некорректных данных;
• В случае изменений в маршруте или других данных, необходимо внести соответствующие исправления в путевой лист и поставить подписи;
• В случае отсутствия груза или пассажиров, следует указать это в соответствующей графе путевого листа.

Соблюдение всех этих правил и рекомендаций поможет правильно заполнить путевой лист и избежать проблем при его использовании.

Порядок исправления ошибок в документе

Как и в любом документе в путевом листе могут быть допущены ошибки. Порядок исправления ошибок в путевом листе зависит от того, в каком формате этот документ был выписан изначально. Исправить ошибки в путевых листах, допущенные при их составлении на бумаге, можно в следующем порядке:

• ошибочную запись зачеркнуть одной чертой так, чтобы её можно было прочитать;
• внести корректную запись;
• сделать надпись «Исправлено» и указать дату исправления;
• заверить исправление подписями лиц, составивших путевой лист, с указанием их должностей, фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации). Обычно это диспетчер (иное лицо, ответственное за составление путевых листов) и водитель.

Такой порядок применяется для исправления документов бухучёта, в частности первичных учётных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учёте, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Исправить ошибки в путевых листах, составленных в электронном виде, можно в следующем порядке:

• нужно составить новый с верными данными взамен неправильного путевого листа;
• в новом путевом листе сделать пометку «исправленный» и дать ссылку на первоначальный документ;
• новый путевой лист подписать ЭЦП лица, составившего первоначальный документ;
• обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Такой порядок применяется для исправления документа бухучёта, составленного в виде электронного документа. Это следует из п. 20 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». В КоАП РФ есть несколько статей, предусматривающих административную ответственность, в том числе, за отсутствие путевого листа и ошибки при его составлении. Размер штрафа может составить от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч и даже сотни тысяч рублей, что будет серьёзным ударом по бюджету организации. Путевой лист является первичным учётным документом, служит основанием для списания ГСМ, неправильное оформление данного документа может привести к доначислению налогов и штрафу.

Типовые образцы путевых листов

Преимущества использования типовых образцов путевых листов:

• Экономия времени. Отпадает необходимость создавать путевой лист с нуля, так как типовой образец уже содержит основную информацию.
• Правильное заполнение. Типовые образцы путевых листов содержат готовые поля, которые необходимо заполнить, что исключает возможность допустить ошибку.
• Соответствие законодательству. Типовые образцы разрабатываются с учетом требований законодательства и регламентирующих документов, поэтому использование таких образцов гарантирует соответствие заполненного путевого листа требованиям.

Пример заполнения типового образца путевого листа:

Наименование поля	Пример заполнения
Фамилия, имя, отчество	Иванов Иван Иванович
Должность	Менеджер
Подразделение	Отдел продаж
Маршрут следования	Москва — Санкт-Петербург
Дата и время выезда	10.01.2023 09:00
Дата и время возвращения	12.01.2023 18:00
Цель поездки	Проведение переговоров с партнерами
Основание	Приказ №123 от 05.01.2023

Использование типовых образцов путевых листов позволяет облегчить процесс заполнения документа, сократить время на его оформление и уменьшить вероятность допущения ошибок. Продуманный дизайн и структура образца облегчают заполнение каждого поля и упрощают ориентацию в документе

Важно заранее убедиться, что выбранный образец соответствует требованиям вашей организации и не вызывает затруднений при заполнении

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

В 2021 году были внесены изменения в реквизиты, используемые при составлении различных документов и отчетов. Эти изменения были внедрены для улучшения информационного обмена между организациями и упрощения процессов бухгалтерии и налогового учета.

Изменения в банковских реквизитах

Одним из важных изменений стало введение новой системы банковских реквизитов. Теперь у каждой организации есть свой личный банковский идентификационный код (БИК), который является основным идентификатором при проведении банковских операций. Этот код вносится в платежные документы и позволяет точно определить банк, через который осуществляется перевод.

Кроме того, добавлены новые реквизиты, такие как расчетный счет и корреспондентский счет. Расчетный счет является основным банковским счетом организации, на который зачисляются все поступления, а с которого осуществляются платежи. Корреспондентский счет используется для расчетов с другими банками и позволяет связать банковские системы разных организаций.

Изменения в налоговых реквизитах

В налоговой сфере также произошли изменения в реквизитах, используемых при заполнении налоговых деклараций. Теперь все организации должны указывать свой налоговый регистрационный номер (ИНН), который является уникальным идентификатором в налоговой системе. Также введен новый реквизит — код причины постановки на учет в налоговом органе. Он указывается для каждой организации в зависимости от основания ее создания или деятельности.

Кроме того, изменился порядок указания адреса в налоговых документах. Теперь необходимо указывать полный адрес организации, включая почтовый индекс, регион, город и улицу. Это позволяет обеспечить более точное определение местонахождения организации и упрощает процесс взаимодействия с налоговыми органами.

Изменения в реквизитах, внедренные в 2021 году, упрощают процессы взаимодействия между организациями и налоговыми органами. Новые системы банковских реквизитов и налоговых регистраций обеспечивают более точный информационный обмен и упрощают процессы бухгалтерии и налогового учета. Это позволяет организациям более эффективно управлять своей деятельностью и соблюдать требования законодательства.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа — это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Как правильно заполнять в 2024 году: актуальные требования

1. Указывайте полную информацию о перевозке

При заполнении путевых листов важно указывать все необходимые данные о перевозке, такие как маршрут, даты и время начала и окончания путешествия, причина поездки и все пункты назначения. Также необходимо указать информацию о транспортном средстве, такую как марка, модель и номерной знак

2. Не допускайте ошибок и исправлений

Важно заполнять путевые листы без ошибок и исправлений. Если допущена ошибка, необходимо перенести данные в новый путевой лист, указав причину корректировки и подпись ответственного лица

Также необходимо сохранять все предыдущие версии путевых листов.

3. Подписывайте путевой лист водителем и ответственным лицом

В 2024 году требуется подписывать путевой лист водителем и ответственным лицом, которое контролирует передвижение транспортного средства. Подписи должны быть разборчивыми и сопровождаться фамилией и инициалами подписавшего.

4. Тщательно заполняйте графу «Пройденное расстояние»

Графа «Пройденное расстояние» должна содержать точную информацию о расстоянии, пройденном транспортным средством. Для этого рекомендуется использовать специальное устройство для измерения расстояния или использовать геолокацию в мобильном телефоне.

5. Фиксируйте причину несоответствия фактических и плановых данных

Если фактические данные о передвижении транспортного средства не соответствуют плановым данным в путевом листе, необходимо указать причину этого несоответствия и оформить соответствующую запись. Это может быть связано, например, с изменением маршрута или заменой водителя.

6. Передавайте путевые листы в установленные сроки

Путевые листы необходимо передавать в установленные сроки, которые определены законодательством. Необходимо учитывать, что непредоставление или несвоевременное предоставление путевых листов может повлечь за собой административные или финансовые санкции.

7. Храните путевые листы в течение установленного срока

Путевые листы должны храниться в течение установленного законодательством срока. Обычно этот срок составляет не менее одного года

Хранение путевых листов важно для контроля передвижения транспортных средств и возможных проверок со стороны контролирующих органов

8. Обеспечивайте достоверность данных путевых листов

Достоверность данных путевых листов является важным требованием. Нельзя допускать подлог или искажение информации. В случае выявления фальсификации данных путевого листа могут быть применены административные или уголовные меры в отношении ответственных лиц.

Пример таблицы заполнения путевого листа

Пункты заполнения
Пример

Дата заполнения путевого листа
01.01.2023

Марка и модель транспортного средства
Toyota Camry

Государственный регистрационный знак
А001АА777

Ф.И.О. водителя
Иванов Иван Иванович

Маршрут перевозки
Москва — Санкт-Петербург

Дата и время начала путешествия
01.01.2023, 08:00

Дата и время окончания путешествия
02.01.2023, 18:00

Пройденное расстояние
700 км

Причина поездки
Деловая встреча

Подписи водителя и ответственного лица
И.И. Иванов, Петров П.П.

Требования по оформлению

Путевой лист  относится к документам, которые необходимы для проведения учета, а также контроля за транспортом на предприятии. Посредством путевки отслеживается маршрут,  по которому следовал водитель, что становится обоснованием значения пробега ТС. Помимо этого в путевом листе указывают данные по медицинскому освидетельствованию водителя перед сменой и техническому состоянию транспорта. Используют документ для проведения учета по расходам, понесенных на заправку ГСМ.

Использование транспортного средства для перевозок без соответствующего путевого листа недопустимо. Оформлять путевку следует собственнику ТС, а также арендодателю машины. Для каждой единицы транспортного средства оформляется свой путевой лист. При этом назначение транспорта не имеет значение. Путевка должна быть у любого ТС, которое предназначено и для перевозки пассажиров, и для транспортировки грузов на различных видах сообщений.

Образец заполнения и новые правила оформления

Оформление путевого листа автотранспортного предприятия  ̶  обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.

Нередко при заполнении путевого листа на легковой автомобиль применяется специальная программа. С ее помощью можно скрыть ненужные участки бланка, точно определить время пройденного пути, проставить число на документ. Для одинакового оформления путевок все диспетчеры должны владеть навыками работы с указанной программой. Также она значительно упростит работу водителя, у которого теперь есть возможность учитывать итоговую стоимость затраченного на путь топлива и определять точный остаток. Наличие данной программы необязательно, ведь новые бланки разрешается оформлять вручную.

Обязательными условиями оформления являются следующие моменты:

1. Проверка показаний приборов на соответствие записям в документе.
2. Фиксация технического состояния машины уполномоченным сотрудником (мастер, механик).
3. Указание медработником сведений о предрейсовом осмотре водителя.

После рейса путевка передается диспетчеру. Помимо дополнительных сведений в графе №6 «Нулевой пробег» он указывает расстояние от гаражного бокса до начального места погрузки, затем от последнего пункта разгрузки до гаража. Закрытые путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008).Ответственность за ненадлежащее заполнение документации возложена на руководство предприятия и лиц, которые отвечают за эксплуатацию ТС и участвуют в оформлении. Ставя свою роспись в бланке, сотрудник должен понимать, что он ответственен за достоверность внесенных сведений.

Ниже приведен пример правильного заполнения п/л для легкового автомобиля (форма №3) в 2024 году:

Оборотная сторона