Смена главбуха и передача дел: оформление, этапы сдачи, особенности инвентаризации, подписание акта передачи и приема + рекомендации специалиста

Особенности и нюансы увольнения главбуха

Разом следует сказать, что увольнение главбуха – процесс, который имеет немало отличий от увольнения простого сотрудника, поскольку именно бухгалтер занимается решением финансовых проблем, отвечает за налоги, сопровождает получение средств и их расходование.

Основной бухгалтер за работой

Именно главный бухгалтер знает все тонкости бухотчетности, ведения дел в компании – с подобными нюансами не известен даже руководитель компании. Потому, увольняясь, бухгалтер должен непременно сообщать все данные о своей работе, сдать отчетность либо директору, либо новоиспеченному специалисту – этот процесс называется «передача дел». При этом передавать свои дела должны все бухгалтера, поскольку от этого зависит труд всего предприятия. Также нужно помнить – главбух несет ответственность за все зачисленные им решение.

Существует всего четыре причины для увольнения. Подавайте рассмотрим их подробнее.

По собственному желанию

За две недели до увольнения бухгалтер непременно должен сообщить о своем уходе. В данном периоде работнику необходимо передать все свои дела новому сотруднику. Акт передачи дел подписывает новоиспеченный сотрудник.

В оставшееся свободное время бухгалтеру нудно сосредоточиться на выполнении своих долгов, завершить все начатые дела, привести в порядок документы, чтобы вытекающий работник при приеме дел смог быстрее освоиться. Иной отработки не предусмотрено, то есть глава не имеет права заставлять специалиста доделывать отчеты, завершать какие-либо иные дела – только по желанию самого бухгалтера. При выплате компенсации учитывается оплата за неиспользованный отпуск плюс выходное пособие.

По инициативе работодателя

Такое выходит в случае, если работник нарушил дисциплину, причинив ущерб предприятию своими поступками, к примеру, при списании ценного имущества, которое приносило прок.

Кроме того, уволить специалиста могут и в случае смены собственника – если новоиспеченный руководитель решит взять на работу другого главбуха. Ему выплатят выходное пособие в размере заработка за три месяца. Аналогичную компенсацию обязаны выдать в случае увольнения по сокращению штата, к образцу, если руководитель компании, желая сэкономить, собирается выполнять функции главбуха.

Наступление обстоятельств, какие не зависят от сторон

Сюда относят смерть сотрудника или работника, что самодействующи прерывает трудовой договор.

При этом не важно, в какой организации – государственной или частной, трудится специалист – все случаи увольнения регулируются ТК РФ и аналогичны между собой

Особенности передачи дел

Наличие большого количества обязанностей, а также документации, работа с которой требует особой точности, не позволяет главному бухгалтеру быстро покинуть занимаемый пост. Такая резкая перемена может негативно повлиять на работу организации, даже если должность будет сразу занята новым сотрудником. Тщательная проверка необходима ещё и потому, что в её результате могут вскрыться ошибки и махинации, а предъявить претензии бывшему работнику после его ухода будет гораздо сложнее.

В свою очередь и главбух заинтересован в том, чтобы:

• отчитаться о своей работе;
• передать материальные ценности, документы и полномочия;
• подписать передаточный акт, в котором будет зафиксировано отсутствие у сторон взаимных претензий.

Поэтому процедура передачи дел, хотя и не является обязательной, предотвращает возможные сложности, как нанимателя, так и сотрудника.

Закон не регламентирует процесс передачи дел, однако руководство может защитить свои интересы, выпустив локальный документ (ст.8 ТК) с описанием процедуры. Учитывая то, что главбух несет материальную ответственность, то перед его уходом необходимо инициировать инвентаризацию. Она проводится в отношении товарных и материальных ценностей, счетов и кассы.

Если на фирме не существует подобного нормативного акта, в интересах главного бухгалтера — позаботиться о том, чтобы сдать дела преемнику.

1. Подготовить документы к передаче заранее, ориентируясь на документооборот, принятый в фирме.
2. Составить их опись.
3. Оформить передаточный акт в двух экземплярах.
4. Передать документы по акту уполномоченному лицу под расписку.

Принять дела увольняющегося главного бухгалтера может:

• соискатель, избранный на эту должность, на основании приказа администрации;
• сам руководитель фирмы;
• назначенный на переходный период сотрудник, которому предстоит исполнять обязанности главного бухгалтера до выбора кандидатуры на вакантную должность, на основании приказа руководства.

Если кандидаты на должность или и. о. на момент увольнения отсутствуют, дела имеет право принимать только директор (ФЗ №402).

Лучший срок расставания с главбухом – конец отчетного периода.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера в 2021 году

Перед предстоящей сменой главного бухгалтера и передачей дел новому сотруднику целесообразно провести ряд мероприятий.

Приостановить действие доверенностей

Главбух в большинстве случаев действует на основании доверенности, одной или нескольких. Документ может носить как разовый характер, так и иметь пролонгированное действие. При смене главбуха и передаче дел необходимо отменить каждую из действующих доверенностей. Когда документ выписан на продолжительный период, целесообразно сообщить о смене главного бухгалтера всем заинтересованным контрагентам и государственным структурам. Речь идет о партнерах компании, налоговой службе, ПФР, ФСС и т. д.

Внести изменения в процесс подписания бумаг через систему «Банк-Клиент»

Зачастую главный бухгалтер фирмы имеет право визировать платежные поручения. Стоит сформировать новую карточку, которая будет содержать оттиск печати и актуальные подписи. Часть фирм в настоящее время использует взаимозависимую систему подписей. Другими словами, подпись гендиректора не имеет силы без подтверждающей подписи главного бухгалтера.

Если банковская карточка содержит подписи, не имеющие равнозначной силы, вероятнее всего, потребуется некоторое время для того, чтобы ввести в действие новую подпись. Это обусловлено необходимостью сменить электронный сертификат для работы в системе «Банк-Клиент». Если организации потребуется в кратчайшие сроки оформить платеж в период смены главбуха и передачи дел, то она может сформировать его на бумажном носителе. Но только в том случае, если такая возможность допустима по условиям договора с банком.

Провести инвентаризацию

Проверке при смене главбуха в ходе передачи дел должны быть подвергнуты имущество фирмы и ее обязательства. Главный бухгалтер не относится к лицам, ответственным за сохранность основных средств фирмы, материалов или товаров. Тем не менее проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества компании даст владельцу представление о том, насколько верно был организован учет главным бухгалтером. Обязательства же фирмы, ее задолженности по дебету и кредиту относятся к компетенции главбуха. Их проверка – необходимое условие при смене главного бухгалтера и передаче дел.

Приказ о проведении инвентаризации при смене главбуха:

Оценить учет и отчетность

При смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику стоит проверить:

• бухучет, налоговый учет, управленческий учет (при условии, что его ведение предусмотрено политикой компании);
• учетную политику фирмы, внутренние нормативные документы;
• документацию, имеющую отношение к взаимодействию с ФНС и иными госструктурами. Это могут быть различные извещения, требования, акты сверок и др.;
• бухгалтерскую базу и правильность содержащихся в ней регистров. Иногда в организациях, находящихся на УСН, практически не ведется учет.

Таких же действий требует передача дел при смене главного бухгалтера в бюджетной организации. При использовании ТКС (телекоммуникационных каналов связи) есть возможность отправить запрос в ФНС с целью получения сведений о текущем состоянии отчетности. Полученный документ даст информацию о полноте сданной в налоговую отчетности. Целесообразно просмотреть и имеющиеся требования от ФНС, сопоставить их с отправленными ответами. Другими словами, необходимо проверить, подал ли главный бухгалтер всю необходимую информацию налоговикам и вовремя ли он это сделал.

Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера Общество с ограниченной ответственностью «Компания» ИНН 77034500296 117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорООО "Компания"Ефремов------- (В.В. Ефремов)2 мая 2012 г. Акт приема-передачи документов ООО "Компания"г. Москва 2 мая 2012 г.

Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

 Наименование папки 

Количество папок 

Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг. 

 1 

Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 4 

Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 4 

Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 4 

Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 13 

Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения) 

 1 

Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг. 

 1 

Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг. 

 3 

Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 13 

Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 13 

Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г. 

 10 

Договоры с поставщиками и покупателями 

 4 

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы «клиент — банк», наличность в сумме 5000 руб.

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

Сегодня нет нормативного документа, который полностью регламентирует порядок передачи дел главбуха. Для исключения многих ошибок следует придерживаться пошаговой инструкции, отражающей максимальное число факторов. Она имеет рекомендательный характер, является обобщенной.

Если главный бухгалтер давно уволился, а нового на тот момент не приняли, то принимать дела нет у кого. Тогда передача не происходит.

Самостоятельная передача дел включает этапы:

1. Подписание распоряжения о назначении нового бухгалтера.
2. Инвентаризация финансовых обязанностей.
3. Акт приема отчетных и учетных документов.
4. Приложение к акту.
5. Организационные мероприятия.

Смена главного бухгалтера

Первое, что нужно сделать при смене главного бухгалтера — это проанализировать текущее состояние бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Необходимо убедиться в правильности и точности проведенных операций и рассчитать финансовую стабильность компании.

Второй этап — это передача информации и знаний от предыдущего главного бухгалтера новому. Все актуальные данные должны быть документированы и переданы, чтобы избежать проблем с учетом и отчетностью в будущем. Также полезно создать список всех необходимых процедур и настроек системы, которые новый главный бухгалтер должен знать.

Третий этап — это финансовая аудитория. Целью аудита является проверка финансовой отчетности и учета на предмет ошибок и недостоверной информации. Аудит помогает подтвердить, что главный бухгалтер выполнял свои обязанности в соответствии с требованиями законодательства и деловой практикой.

После проведения аудита, следующий шаг — это обработка и анализ полученных результатов. Если были выявлены ошибки или проблемы, их необходимо исправить в самое ближайшее время. Новый главный бухгалтер должен быть открытым к изменениям и быть готовым внести необходимые корректировки в систему учета и отчетности.

И наконец, после смены главного бухгалтера, необходимо уведомить налоговые органы о новом лице, ответственном за ведение бухгалтерских операций и отчетности. Это поможет избежать возможных проблем с налоговой инспекцией и поддержит прозрачность и законность бухгалтерской деятельности компании.

Приемка-передача документов (передача дел главному бухгалтеру — шаг 5)

Предшественник нового главного бухгалтера должен передать ему перед уходом следующие документы:

Как позаботиться о плавном переходе

Смена главного бухгалтера в компании может стать непростым и стрессовым процессом. Однако, с правильной организацией и предварительной подготовкой, переход можно сделать плавным и минимизировать возможные проблемы. В этом разделе мы рассмотрим несколько ключевых шагов, которые помогут вам позаботиться о плавном переходе и успешной смене главного бухгалтера.

1. Вовлеките нового главного бухгалтера заранее

Самое важное в плавном переходе – это предоставить новому главному бухгалтеру достаточно времени для ознакомления с текущей бухгалтерией компании. Запланируйте встречи и обучение с отходящим главным бухгалтером, чтобы пройти через основные процессы, системы и документацию

Это поможет новому главному бухгалтеру получить полное представление об актуальном состоянии финансов компании и процессов, которые необходимо будет продолжить или улучшить.

2. Уточните детали и процедуры перехода

Перед тем, как главный бухгалтер уйдет из компании, уточните с ним все детали и процедуры, связанные с переходом. Обсудите, какие задачи будут переданы новому главному бухгалтеру, какие остаются на его ответственности. Определите, как будут переноситься файлы, базы данных и другая информация. Убедитесь, что у нового главного бухгалтера есть достаточно ресурсов, чтобы продолжить работу в максимально комфортном режиме.

3. Обеспечьте коммуникацию и поддержку

Коммуникация – один из ключевых аспектов успешного перехода. Предоставьте новому главному бухгалтеру контактные данные и обеспечьте возможность общения со всеми ключевыми сотрудниками и подразделениями компании. Убедитесь, что он может обратиться за помощью, если что-то будет непонятно или требовать уточнения. Также объясните новому главному бухгалтеру процедуры обратной связи и отчетности, чтобы он мог надежно информировать о своей работе и прогрессе.

4. Подготовьте документацию и ресурсы

Перед тем, как главный бухгалтер уйдет, убедитесь, что вся документация и ресурсы, необходимые для работы нового главного бухгалтера, собраны и организованы. Это может включать отчеты, шаблоны, инструкции, доступы к системам и другие полезные материалы. Обеспечьте доступ к этой документации новому главному бухгалтеру и убедитесь, что он знаком с ее содержимым. Это поможет ему быстрее адаптироваться и работать эффективно.

5. Проведите период проверки и оценки

После перехода нового главного бухгалтера проведите период проверки и оценки его работы. Возможно, потребуется некоторое время, чтобы он адаптировался к новым процессам и системам. Регулярно оценивайте его работу и общайтесь с ним о возникающих трудностях или улучшениях, которые можно внести. Это поможет улучшить процесс перехода и обеспечить плавный переход к новому главному бухгалтеру.

Следуя этим шагам, вы сможете позаботиться о плавном переходе и облегчить процесс смены главного бухгалтера для всей компании. Внимательная организация и коммуникация помогут минимизировать возможные проблемы и обеспечить бесперебойную работу компании во время перехода.

Что должна предпринять организация перед уходом главбуха?

Чтобы с уходом главного счетовода фирму не лихорадило, а все продолжало идти своим чередом, необходимо процесс передачи спланировать, для чего руководитель создает комиссию из сотрудников, способных разобраться в каждой из бумаг и понять суть.

Также в Правилах… сказано о том, что если штат бухгалтерии полностью заполнен, и каждый сотрудник занимается своим сектором бухгалтерской деятельности, то главбух обязан передать лишь те дела, которыми ведает лично.

Приказ о передаче дел

В таком приказе директор предприятия указывает:

• состав комиссии, ответственной за прием бухгалтерских дел;
• устанавливается срок, на протяжении которого должна быть проведена приемка бумаг;
• если организация имеет солидный документооборот, то возможно составление графика приемки документации, а также инвентаризации;
• дата предоставления на утверждение акта о передаче дел.

Данный приказ является основанием для инспектора кадрового отдела в вопросе увольнения основного счетовода, решившего сменить место свой рабочей деятельности.

Завершение учетных процессов

Покинуть фирму, не закончив учетных процессов за прошедший период, непозволительно. Если же увольнение произойдет в середине месяца, то на эту дату должно быть проведено хотя бы документальное оформление первичного учета денежных средств и материальных ценностей: как наиболее трудоемкая часть учетного процесса, эти операции дают базу для анализа состояния дел.

Документооборот подлежит контролю главбухом, на любой момент времени все счета, товарно-транспортные накладные, бумаги о выдаче материалов, товаров или услуг на сторону и от одного участка к другому должны быть скомплектованы в хронологическом порядке.

Отдельно в порядке хронологии и строго по номерам должны быть сложены те документы, по которым перечислялись деньги, совершались платежи через банк.

Преемник, получивший бух. учет в идеальном состоянии, сможет плавно войти в процесс, продолжая начатый учетный процесс и пользуясь итогами завершенных учетных процессов.

Инвентаризация

Инвентаризация может быть выборочной, то есть по отдельным номенклатурным позициям, или же полномасштабной. Проводить перепись материальных ценностей не всегда обязательно, а только в тех случаях, когда происходит смена материально-ответственных лиц, или если главбух сам материально ответственен.

Можно инвентаризировать выборочные материалы, проследив их путь от оприходования до остатков на складе или на объекте.

Чаще всего используют перечень остатков материала на первое число текущего месяца, по расходным накладным вычитают то, что передано на текущую дату материально ответственным лицам в работу, а оставшееся количество должно быть предъявлено членам комиссии в натуре – поштучно или в учетных единицах измерения.

Таким образом, даже не проводя тотальную перепись, комиссия сможет сложить мнение о состоянии материального учета на предприятии.

Проверка финансового состояния

Для этого берут отчетность по финансам организации за прошлый отчетный период, а затем формируют свежий реестр дебиторской и кредиторской задолженностей (с учетом взаиморасчетов за истекший период данного месяца). Проверяют наличие на счетах компании свободных средств, снимают кассовые остатки

Особое внимание должно быть уделено проверке полноты расчетов по налоговым обязательствам

Анализ всех этих документов дает возможность сделать вывод о состоянии платежеспособности предприятия.

Акт приема-передачи

Результат работы комиссии заносится в специальный документ – акт приема-передачи дел. Этот документ составляется в свободной форме, но обязательно должен быть указан период приемки бумаг, полностью ФИО сдающего и принимающего лиц, дата составления, а также реквизиты приказа, на основании которого проводится сдача дел.

Если это малое предприятие, то имеет смысл зафиксировать передачу каждого документа, а если документооборот имеет солидные размеры, тогда записывают передаваемые дела помесячно. При этом отмечают в акте, если имеются недостающие бумаги или выявлены какие-либо злоупотребления, хотя приемка дел – не ревизия.

Главный счетовод фирмы обязан сдать балансы, отчеты, налоговые отчеты, а также:

1. оригиналы уставных документов компании;
2. печати;
3. чековую книжку;
4. неиспользованные чеки, а также бланки строгой отчетности;
5. ключи от сейфов, а также коды;
6. пароль от системы «клиент-банк»;
7. компьютерные программы, наработки и пр.

Все это должно быть отражено в акте, за подписями двух сторон – сдающей дела и принимающей. Акт утверждается руководителем.

• Скачать образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера
• Скачать образец акта приема-передачи документов при смене главного бухгалтера

Увольнение главбуха по инициативе работодателя

На вопрос: «По какой статье можно уволить главного бухгалтера?» ответ достаточно простой. У работодателя могут быть определенные основания для увольнения главбуха если:

• – право собственности на достояние организации  переходит к другому лицу (4 пункт 81 статьи ТК РФ). В этой ситуации новый собственник вправе расторгнуть трудовой контракт с главбухом лишь в течение трех месяцев с момента перехода права на собственность. Уволенному выплачивается обязательная компенсация, которая составляет размер равный трем среднемесячным заработным платам;
• – увольнение главбуха по п. 5 ст. 81 ТК РФ – его не одноразовое неисполнение  трудовых обязательств без уважительной на то причины при наличии дисциплинарных взысканий. Когда у главного бухгалтера много дисциплинарных взысканий (выговоры), то его увольнение не будет проблемой;
• –  увольнение главного бухгалтера по п. 9 ст. 81 ТК РФ – принятие безосновательного решения, которое повлекло за собой нарушение целостности и сохранности имущества, его неправомерное использование или другой ущерб предприятию. Когда работодатель хочет уволить главного бухгалтера по ст. 81 п. 9, он должен доказать вину главбуха, аргументировать необоснованное решение, принятое именно им, которое привело к достаточно неприятным последствиям. В ином случае увольняемый сотрудник имеет полное право на обращение в суд и оспаривание формулировки увольнения. В результате предприятию, возможно, придется восстановить бывшего работника в должности и выплатить компенсацию за вынужденный прогул;
• – ликвидация предприятия либо завершение деятельности индивидуальным предпринимателем;
• – сокращение штата сотрудников организации или индивидуального предпринимателя. В общих случаях, увольнение главбуха в связи с сокращением штатов является невозможным. Всегда будет нужен сотрудник, который сможет всё учитывать и начислять налоги. Но бывают случаи, когда в маленьких организациях руководитель обязуется вести учет, тогда главбуха действительно можно сократить из организации.
• –  несоответствие занимаемой должности из-за недостаточной квалификации, которая подтверждена результатами прошедшей аттестации на фирме;
• – смена собственником имени организации;
• – одноразовое грубое нарушение главбухом трудовых обязательств:
• –  прогул в течение всего рабочего дня, отсутствие на работе более четырех часов подряд на период рабочего дня, не имея на то уважительных причин;
• – совершение хищения на месте работы чужого имущества, умышленное его уничтожение, повреждение, растраты, которые установленные приговором суда или постановлением судьи, что вступили в законную силу;
• – нарушение предписания охраны труда в ситуации, если оно повлекло за собой тяжелые последствия или создавало угрозу их наступления;
• – совершение виновных действий сотрудником, который обслуживает денежные либо товарные ценности, если они становятся основанием для скорой утраты доверия со стороны нанимателя;
• – совершение работником аморального проступка при выполнении им воспитательной функции;
• – представление руководству ложных документов при подписании трудового соглашения;
• – разглашение тайны, которая охраняется законом (коммерческая, государственная, служебная), которая стала известной сотруднику при исполнении трудовых обязательств, также разглашение личных данных рабочих организации. Но в этом случае руководителю стоит правильно оценивать происходящую ситуацию. Действующим законодательством указано, что коммерческая тайна это точно не информация, которая может содержаться в учредительных документах юридического лица, документах о платежеспособности организации, налоговой отчетности (отчет про убытки, прибыль), и поэтому передачу кому-то таких сведений не следует рассматривать как разглашение коммерческой тайны.

Также главбух может быть уволен (ст. 76 ТК РФ) если:

• он заявился на работу в состоянии наркотического, алкогольного либо токсического опьянения;
• сотрудник организации получил медицинское заключение относительно того, что данная работа ему противопоказана;
• согласно требованиям должностных лиц государственных органов.