Настройка роуминга между разными операторами в 1с-эдо

1С:Архив

«1С:Архив» – это универсальная система, обеспечивающая надежное долговременное хранение документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. «1С:Архив» разработан на основе нормативно-правовых актов по архивному делу, поддерживает операции хранения документов – от попадания в архив до уничтожения – и не имеет ограничений на объем хранимых данных.
«1С:Архив» сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».
Использование «1С:Архива» позволяет организовать единое хранилище всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем, вести архивный учет в соответствии с требованиями Росархива и снизить нагрузку на учетные системы. Продукт подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.

90000 руб.

Почему онлайн-документооборот так важен для современных организаций?

В среднем команды тратят 5 часов в неделю на ожидание информации. Еще более удивительное исследование показывает, что примерно 8 из 10 сотрудников испытывают разочарование, когда они не могут получить доступ к цифровым документам, когда они им нужны.

Несмотря на то, что организации всегда имели дело с информацией, традиционный способ управления документами просто неэффективен. По мере роста вашего бизнеса возрастает необходимость организованно, безопасно и стратегически обрабатывать эти различные документы, что может стать настоящей проблемой.

Допустим, вы бухгалтерская фирма с 50 клиентами. Каждый месяц вы создаете 3 основных документа для каждого клиента:

Бухгалтерский баланс
Отчет о движении денежных средств
Отчет о доходах

Это означает, что каждый месяц вы создаете 150 новых документов. Это 1800 документов в год. Представьте, что один из ваших клиентов проходит финансовый аудит и запрашивает балансовый отчет, который вы создали несколько лет назад. Поиск нужной информации в тысячах бумажных документов может занять месяцы, особенно если она случайно оказалась не в той папке или ящике. С другой стороны, система электронного документооборота может помочь вам определить конкретный баланс за считанные секунды. Мощь ЭДО заключается в ее способности быстро предоставлять информацию нужным людям в нужное время.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

Преимущества ЭДО:

Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

Кадр: фильм «Игра на понижение» / Plan B Entertainment / Regency Enterprises / Paramount Pictures

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Что такое электронный документооборот

Управление документами – это стратегическая дисциплина хранения, категоризации, совместного использования и организации вашей деловой информации для достижения ваших бизнес-целей. Итак, электронный документооборот относится к использованию компьютерного программного обеспечения или цифровой подачи документов, чтобы сделать этот процесс более эффективным. Оцифровывая бумажные документы и сохраняя их в облаке, вы сможете быстрее находить информацию, а также сделать ее более доступной для других, кому она может понадобиться, но электронный документооборот заключается не только в том, чтобы быть облачным.

Речь идет о стандартизации ваших бизнес-процессов, связанных с документами, и предоставлении четких рекомендаций по работе с документацией, чтобы вы могли быть готовы даже к чему-то вроде аварийного восстановления или предоставления информации для журналов аудита.

Когда у вас есть определенный план действий для каждого шага в вашем процессе управления документами или делопроизводством, вы можете быстрее решать проблемы, чаще внедрять инновации и принимать более эффективные решения.

Чтобы сделать все это возможным, системы управления документами предоставляют широкий спектр функций, в том числе:

Внутренний поиск: сразу находите цифровые документы, вводя ключевые термины в удобной строке поиска;
Коммуникация: централизуйте свои коммуникации в одном месте;
Архивирование и извлечение: архивируйте и восстанавливайте важные документы по желанию;
Контроль версий: изучите различные версии ваших документов;
Метаданные: сегментируйте документы на основе обобщенной информации;
Хранение и категоризация: классифицируйте свои документы на основе заданных критериев;
Общий доступ к файлам: предоставляйте общий доступ к файлам соответствующим ключевым участникам и заинтересованным сторонам.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

обмен документами внутри компании;
передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Фото: Israel Andrade / Unsplash

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

Провести тестовый обмен документами.
Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Взаимодействие электронного документа с другими программами (1с и другие)

Когда система электронного документооборота встраивается в уже существующую структуру организации, он должна легко взаимодействовать с остальными, уже имеющимися, приложениями. Например, она должна легко работать с различными бухгалтерскими документами — счетами, актами, счетами-фактурами, накладными и т. д.

Во время своего взаимодействия система должна работать согласованно, и использовать одни и те же данные

Поэтому очень важно, чтобы выбранная система могла пользоваться справочниками, которые уже существуют на предприятии и используются другими приложениями, и при необходимости могла их обновлять

Также очень важно, чтобы система могла работать и с различными источниками получения данных извне — электронной почтой, различными сайтами и площадками и т. д

Когда принимается решение — какую именно систему внедрять в организации, в первую очередь нужно обращать внимание на поддержку уже имеющихся программ. Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения — Парус, 1С, Oracle и т

д.

Внимание! Как правило, наиболее популярные, а потому активно развивающиеся системы уже включают в себя модули, поддерживающие самые популярные корпоративные решения — Парус, 1С, Oracle и т. д.. Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП

Например, программа 1С имеет возможность прямо из нее отправлять либо принимать различные бухгалтерские и налоговые документы, при этом производя их подписание квалифицированной ЭЦП.

Подключение к специализированному оператору.

Для обмена электронными документами (ЭД) необходим сертифицированный оператор связи (см. …..). Сейчас такие услуги предоставляют только два оператора связи (известных мне, если есть еще, то с радостью внесу их в статью) это СКБ Контур и Такском.

Контур реализует это подключение через свое подразделение Диадок (http://www.diadoc.ru/), сервис, был выпущен на рынок компанией СКБ Контур в начале 2011 года, но только после принятия форматов выгрузки ФНС стал активно продвигаться пользователям. Но не смотря на это, известность этого ресурса, а так же способа работы с ним среди бухгалтеров, как основных пользователей ЭДО, а так же руководителей по развитию бизнеса или ит- специалистов не высока. Многие пользователи при попадании первый раз на сайт, не видят знакомый контуровский значок, что сразу вызывает подозрение (хотя он есть, но не очень заметен).

Система ЭДО от компании Такском была анонсирована совсем недавно (середина 2 квартал), но сразу стала известна как бухгалтерам, так IT-специалистам. Такском имеет весомое преимущество, поскольку он интегрирован в продукты фирмы 1С, что так же выражается в поддержке при его продвижении. Во-первых на сайте 1С выложены письма, где подробно описана интеграция и условия взаимодействия: http://1c.ru/news/info.jsp?id=15101 и http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/ . Во-вторых в интернете на специализированных бухгалтерских сайтах уже висят такскомовские баннеры с рекламой ЭДО. В третьих 1С организует семинары и лекции по ЭДО с помощью Такскома. Например в 1С:Лектории лекция «Организация обмена электронными счетами-фактурами и другими документами в «1С:Предприятии 8». По общему впечатлению массив реклама и информационных поводов у фирмы Такском гораздо больше, чем у компании Контур.

Для подключение необходимо зарегистрироваться у оператора, у Контура можно оставить заявку через сайт, у Такском можно зарегистрироваться через сайт 1С (где доступны конфигурации на скачивание).

Обязательные функции.

Кроме отправки отчётных документов в основные контролирующие органы в минимальном наборе функций системы должны быть:

система подготовки и сдачи отчётности;
возможность загрузки файлов с отчётностью из других программ;
сверка и возможность обмена неформализованными документами с контролирующими органами;
оповещение о принятой отчетности от контролирующего органа;
юридически значимые выписки из ЕГРЮЛ;
система оповещения о требованиях и сроках сдачи;
обновление системы согласно новым требованиям (например, наличие электронных трудовых книжек).

Нужно также учитывать количество абонентов. Если у вас сразу несколько предприятий, операторы могут предложить выгодный тариф специально для группы компаний.

Обратите также внимание на интерфейс. Он должен быть интуитивно понятным

Вопрос здесь не только в удобстве, но и в необходимости дополнительного обучения для работы с сервисом.

Дополнительные функции. Системы сдачи онлайн-отчётности зачастую обладают дополнительными опциями, которые предоставляются операторами ЭДО за отдельную плату. Например:

автоматическое выполнение работы бухгалтера: система сама составляет необходимые расчёты, пользователю нужно только отправлять отчёты в контролирующие органы;
хранение данных;
регистрация и выпуск электронной подписи;
курсы по работе в системе;
бухгалтерские консультации;
предоставление нормативной базы.

Для одних дополнительный пакет услуг может стать решением всех проблем, для других же — ненужной нагрузкой и лишними затратами. Поэтому при выборе сервиса рекомендуется заранее уточнять у поставщика, что именно входит в стоимость подключения.

1С:Отчётность

Безусловное преимущество данного сервиса в том, что он интегрирован в программу «1С». К приятным «фишкам» системы можно отнести простоту в подключении, привычный для пользователя интерфейс, а также продление сертификата электронной подписи без обращения в офис обслуживающей организации.

Плюсы

Работает непосредственно в программе «1С», не требует использования дополнительных сервисов и выгрузок.
В стоимость тарифа всё включено по нужной системе налогообложения.
Бесплатный перевыпуск ЭЦП два раза в год.
Можно хранить отчётность и ответы в «1С».
При архивировании базы «1С» также создаётся архивная копия всей отправленной отчётности и переписки.
Обновления всех форм происходит в фоновом режиме.
Понятный интерфейс..
Использование сервиса входит в пакет услуг при заключении договора информационно-технического сопровождения.
Техподдержка 24/7.

Минусы

Астрал Отчёт 5.0

Сервис от «Калуга Астрал» представляет собой онлайн-систему — для его работы достаточно браузера и доступа в интернет. Однако перед началом работы нужно установить СКЗИ и специальный плагин AstralToolBox. При этом СКЗИ может быть как платным (CryptoPro), так и бесплатным (VipNet).

Летом 2020 года разработчики добавят возможность облачной подписи, чтобы отчётность работала целиком в облаке.

Плюсы

«Умный» редактор отчётов, автоматически проверяющий правильность заполнения документа.
Безбумажное продление сертификата.
Массовая выгрузка печатных форм протоколов завершённых ДО.
Чат с технической поддержкой.
Техподдержка 24/7.

Минусы

Требуются установка СКЗИ и специального плагина.
Некоторые функции пока что находятся в стадии разработки.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора электронного документооборота необходимо учитывать ряд факторов

В первую очередь необходимо обратить внимание на опыт и репутацию оператора, а также на количество клиентов, работающих с ним на рынке

Убедитесь в том, что оператор обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями на предоставление услуг ЭДО

Важно учитывать технические характеристики системы ЭДО (СЭД), такие как скорость и надёжность, а также доступность технической поддержки в случае возникновения проблем

Стоит также обратить внимание на уровень безопасности СЭД. Оператор должен обеспечивать защиту конфиденциальности передаваемых документов и данных

Важным фактором выбора может стать наличие дополнительных услуг, которые предлагает оператор электронного документооборота. Список дополнительных услуг обычно представлен на сайте оператора. Некоторые компании могут предоставлять возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и многое другое.

Наконец, обратите внимание на стоимость услуг. Она может зависеть от объёма документооборота, количества пользователей и дополнительных услуг

Не стоит выбирать оператора только на основе стоимости.

Следует учитывать все вышеперечисленные факторы, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для конкретных потребностей вашего бизнеса.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

проверка контрагентов;
составление актов сверок;
финансовый анализ;
получение выписок;
доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота. Для того чтобы использовать НЭП для внешнего ЭДО, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Без него подпись не будет иметь юридической силы.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Их создают с помощью сертифицированного ПО. Выдавать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.КЭП имеет юридическую силу сама по себе (без дополнительных соглашений между сторонами) и универсальна в использовании.

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

Критерии выбора оператора ЭДО

Выбор квалифицированного оператора ЭДО является очень важным шагом в преодолении препятствий на пути к успешному внедрению процесса

При анализе вариантов обращайте внимание на следующие критерии:

Технические требования. Первым критерием выбора агрегатора ЭДО является техническое обеспечение. Оператор ЭДО должен предоставлять полный набор технических услуг и инфраструктуру для обмена цифровыми документами. Кроме того, агрегатор должен иметь сертификацию удостоверяющего центра, которая подтверждает соответствие программного обеспечения нормам законодательства о квалифицированной электронной подписи.
Цены на услуги. Вторым критерием выбора являются цены на услуги оператора ЭДО. Необходимо оценить стоимость услуг, предоставляемых агрегатором, а также соотношение к качеству. Услуги, предоставляемые разработчиком, должны быть экономически эффективны в долгосрочной перспективе с учетом возможных затрат.
Уровень безопасности. Третьим критерием является уровень безопасности, который обеспечивается оператором ЭДО

Важно, чтобы агрегатор обеспечивал безопасность и конфиденциальность всякой информации, передаваемой в рамках электронного документооборота. Сервис должен предоставлять методы защиты данных в соответствии с общими нормами и стандартами

Агрегатор должен иметь соответствующие сертификаты и лицензии в области информационной безопасности.
Уровень технической поддержки. Четвертым критерием выбора оператора является уровень технической поддержки, которую предоставляет сервер. Поддержка должна быть доступной и обеспечивать наиболее эффективное решение проблем, которыми могут столкнуться пользователи. Помощь должна быть действенной и оперативной, работать круглосуточно, в случаях аварий и проблемных ситуаций.
Репутация оператора на рынке. Пятый критерий – это репутация агрегатора на рынке. Разработчик ЭДО должен быть узнаваем на рынке с хорошей стороны, что свидетельствует о высоком уровне оказываемых услуг. Просмотр отзывов и рейтингов в Интернете, а также общение с другими компаниями могут дать представление о том, насколько хорош агрегатор ЭДО.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

Понятия и механизм работы электронного документооборота

Для осуществления правильного выбора и достижения поставленной цели немаловажным фактором считается обладание целевым знанием в рассматриваемой области. В данном случае достаточно знать о ключевых понятиях в этой сфере и механизмах работы.

Определения основополагающих понятий:

Электронная документация – это документы, созданные и обрабатываемые в цифровой форме, такие как: электронные таблицы, текстовые документы, графические изображения и многое другое. Они могут быть созданы, переданы, сохранены и приняты в цифровом формате с использованием специальных технологий и программного обеспечения.
Оператор ЭДО – это компания, которая предоставляет услуги по передаче и обработке сетевых файлов между различными участниками, выполняет идентификацию и аутентификацию участников, обеспечивает сохранность и конфиденциальность данных. Операторы ЭДО могут быть как коммерческими, так и государственными.
Контрагенты – это участники сетевого документооборота, которые обмениваются сетевыми файлами. Контрагентами могут быть организации, предприятия, физические лица и другие участники в соответствии с законодательством. При проведении ЭДО взаимодействие между контрагентами осуществляется на основе обмена сетевыми пакетами через оператора.
Квалифицированная электронная подпись – КЭП – специальный электронный ключ, который определяет личность подписывающего и гарантирует целостность и подлинность носителя информации. Квалифицированная электронная подпись выдается удостоверяющим центром и используется в цифровом документообороте для подписания цифровых документов.

Механизм работы ЭДО состоит из нескольких этапов.

Первый этап – регистрация в системе электронной подписи. Данный процесс необходим для идентификации пользователя и подписания сетевых файлов: отправленных и принятых.
Второй этап – создание документа. Электронный бланк вводится в систему сетевого документооборота и сохраняется в цифровом формате. Законодательство предусматривает жесткие требования к формату и содержанию цифровых документов, что обеспечивает легальность.
Третий этап – передача файла. Для передачи цифровой информации на другое устройство или компьютер необходимо использовать такое средство связи, как интернет.
Четвертый этап – подпись документа. Для подписания цифрового файла используется система электронной подписи. Это гарантирует законную правовую силу и позволяет идентифицировать подписавшего человека.
Пятый этап – обработка носителя информации. Цифровой файл может быть обработан различными программными продуктами, также предназначенными для хранения в бесплатном или платном облаке.

Лучшие практики по внедрению документооборота в вашем бизнесе

Рассмотрим особенности:

Внедрить контроль и регулирование документооборота. Под контролем и регулированием документов понимается создание конкретных правил и руководств, которым ваша команда должна следовать при работе с организационной информацией, включая проверку и утверждение документов, обеспечение качества и процедуры безопасности, такие как соответствие нормативным требованиям. Эти правила позволят предотвратить возможные ошибки при управлении важнейшими документами, а также поддерживать ваши стандарты качества на протяжении всего процесса.
Предотвращение случайных утечек данных и несанкционированного доступа. Управление конфиденциальными документами онлайн сопряжено с некоторыми рисками. Поскольку вы храните конфиденциальную информацию в облаке, ваши документы более доступны для конкурентов и хакеров. Вот почему вам необходимо внедрить правильные меры безопасности документов, чтобы защитить вашу информацию и убедиться, что только нужные люди могут получить к ней доступ, в том числе:

Настройка уровней разрешений: установите уровни разрешений и определите, что конкретные члены команды могут или не могут делать с вашими документами;
Использование защищенной платформы: используйте платформу, которая отвечает даже самым строгим стандартам безопасности в вашей отрасли;
Резервное копирование критически важной информации: регулярно создавайте резервные копии для наиболее важных документов.

Постоянно проверяйте историю изменений. По мере роста вашего бизнеса вы будете иметь дело с различными версиями ваших документов. Это особенно верно для предприятий, которые создают новые документы на постоянной основе (например, агентство контент-маркетинга, которое производит контент для клиентов). Вам необходимо убедиться, что выбранная вами DMS позволяет просматривать полную историю вашей информации и визуализировать, кто какие изменения вносил и когда. Таким образом, вы можете получить больший контроль над изменениями в документах и быстро восстановить старые версии, если они вам понадобятся.
Стандартизируйте процедуры хранения документов. Наличие огромной базы данных информации может привести к некоторым проблемам, таким как усложнение быстрого поиска конкретных документов или увеличение затрат на облачное хранилище. Стандартизация процедур хранения документов может помочь вам решить эти проблемы.