Штраф за путевой лист. отсутствие документа и ошибки в оформлении

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.

Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.

Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).

Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты

Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:

срок действия документа;
данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
информация о транспортном средстве;
данные водителя;
вид перевозки;
вид сообщения.

В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:

Сведения	Что нужно указать
Дата формирования ЭПЛ	Ставится текущая дата выпуска машины в рейс
Признак начала рейса	Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства
Вид перевозки	Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств
При коммерческой перевозке выставляется тип	Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами
При перевозке грузов	Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки
Вид транспортного сообщения	Городское; Пригородное; Междугородное
Грузоотправители	Не обязательное (опционально)
Оформитель	Юридическое лицо или ИП
Статус	Собственник транспортного средства или арендодатель
Медосмотр	Организация оформителя, либо сторонняя организация
Технический контроль транспорт	Организация оформителя, либо сторонняя организация
Внесение показаний одометра	Организация оформителя, либо сторонняя организация
Транспортное средство	Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально)
Водитель(ли)	Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ
Послерейсовый медосмотр	Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально
Формирование путевого листа	Один день либо период
Дата использования	Один день либо начало и окончание использования

Комментарий специалиста

XML-формат электронного путевого листа для 2023 года утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/116@. XML-файл состоит из шести файлов обмена (титулов)

Обязательные титулы

В приказе № ЕД-7-26/116@ перечислены четыре файла обмена, которые должны быть в каждом путевом листе:

титул об обстоятельствах и особенностях рейса: данные компании-перевозчика, водителя, информация об автомобиле и виде перевозки;
титул с результатами предрейсового медосмотра: данные водителя и медработника, сведения о ходе и итогах осмотра;
титул с показаниями одометра при выезде транспорта с парковки;
титул с показаниями одометра при заезде транспорта на парковку.

титул с результатами предрейсового техосмотра. Его не нужно заполнять, когда перевозчик создаёт новый путевой лист при смене водителя;
титул с результатами послерейсового медосмотра. Его заполняют, только если этого требует законодательство или внутренний регламент компании.

Риски по НДФЛ и страховым взносам

Особенности заполнения путевого листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС

Заполнение отрывного корешка

Каждый путевой лист имеет отрывной корешок, содержащий талон первого и второго заказчиков, которые передаются организации – грузоотправителю.

При заполнении требуется руководствоваться следующими правилами:

В верхней части каждого талона указываются реквизиты путевого листа, являющегося основанием для выполнения перевозки.
Указываются параметры выполненной работы:

время, потраченное на выполнение заказа
количество рейсов
общий пробег транспорта
тариф, в соответствии с которым начисляется заработная плата и так далее

После заполнения каждый талон подписывается таксировщиком (при наличии) и начальником эксплуатационного отдела.

Какие документы прилагаются к листу

Перечень документов, прилагаемых к путевому листу, варьируется от типа перевозимого груза. В обязательном порядке прикладываются:

товарно-транспортная накладная
счет на оплату услуг

Дополнительно могут потребоваться:

документы, разрешающие транспортировку крупногабаритных или опасных грузов
сертификаты соответствия
справки, выданные различными организациями, подтверждающие различные факты

Изменения в заполнении даты действия путевого бланка

Каждым выездом – если продолжительность маршрута превышает рабочую смену.
Начальным рейсом – если задание на работу составляет менее смены и шоферу выделяется одно или несколько маршрутов.

Отображать срок действия бланка нужно в зависимости от объема задач:

Если продолжительность задания в пределах одной рабочей смены, то в графу «срок действия» записывается дата выезда на работу.
Если же продолжительность задания более одного рабочего дня, то в данной графе отмечается дата начала рейса и дата его окончания.

По завершению работы водитель обязан оформить путевой листок и сдать его диспетчеру под роспись, с дальнейшей передачей бланка в бухгалтерию для обработки.

Когда могут выписать штраф за путевой лист

Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:

за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).

Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.

Сроки предоставления путевых листов

Новые требования по оформлению путевых листов, вступившие в силу в декабре 2024 года, предусматривают изменения в сроках предоставления данных документов.

Согласно обновленным правилам, путевые листы должны быть подготовлены и предоставлены в течение пяти рабочих дней после завершения поездки. Это означает, что водители теперь должны оперативно заполнять и сдавать путевые листы в установленные сроки.

Отсутствие своевременно заполненных путевых листов может повлечь за собой административные штрафы и проблемы с законодательством.

Для удобства водителей и бухгалтеров, требуется использование электронных систем для ведения и предоставления путевых листов. Это сократит время и упростит процесс заполнения и хранения документов.

Соблюдение сроков предоставления путевых листов — важная обязанность водителей, которая поможет избежать неблагоприятных последствий и обеспечит соблюдение требований законодательства.

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Серия и номер листа.
Дата составления документа.
Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Название организации, составившей документ, и ее адрес.
Код по ОКПО.
Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2021 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2021 года.
Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Особенности заполнения путевых листов

Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя заполняется для каждого отдельного транспортного средства. Если же на одной автомашине работает сразу несколько сотрудников, нужно подготовить каждому собственный экземпляр. В случае, когда предприниматель является водителем, в обеих частях бланка указываются его данные.

Чаще всего типовая форма заполняется один раз в день. Однако если запланирована длительная поездка, в течение которой водитель не сможет ежедневно возвращаться в гараж, документ оформляется на длительный срок. При этом он не может быть выдан более, чем на 30 дней.

Ранее в этой сфере применялись унифицированные формы. С 2013 года предприниматели утверждают образец заполнения самостоятельно. В качестве примера они могут пользоваться:

формой 4-П удобна для предпринимателей, осуществляющих почасовую оплату;
формой ПГ-1 рекомендована для ИП, которые самостоятельно осуществляют грузоперевозки либо применяют автомобили в рамках собственного производства;
бланком 4-С в случаях использования спецтехники.

Повторим, что вышеперечисленные формы для грузовиков в 2017 году не являются обязательными к применению. Если на предприятии используется легковой автомобиль, для него можно взять бланк ПЛ-1. Для автобусов применяются образцы ПА-1.

Маршруты поездок в путевом листе

Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.

Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки? Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.

Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.

Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015).

Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов. В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.

Имеются судебные решения по подобным ситуациям, что подтверждает риск возникновения претензий со стороны налоговиков. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 по делу № А55-31301/2012 суд отметил, что «отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции». В итоге дело было направлено на новое рассмотрение. Но в другом деле (постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3 по делу № А47-6173/2009), в котором также рассматривался спор относительно возможности указания в путевых листах записи «по городу», решение было принято в пользу компании.

Обязательные реквизиты путевого листа

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).