Почему сотрудники соглашаются оформлять обходной лист?
Сотрудник подчиняется требованию руководства и собирает подписи на обходном документе по многим причинам:
- он не хочет создавать конфликтную ситуацию с бывшим работодателем, т. к. часто при устройстве на новую работу часто запрашивают характеристику с предыдущего места;
- после его ухода согласующие подписи на документе, поставленные ответственными сотрудниками, дают основание работодателю предъявлять претензии в случае выявленных впоследствии ошибок не ушедшему работнику, а подписавшим документ лицам. То есть оформленный обходной листок является гарантией для руководства того, что ответственные за прошлую деятельность работника после его ухода будут найдены.
Спорные ситуации, связанные с трудовыми спорами, следует решать при помощи компетентного юриста.
Кто должен подписывать обходной?
Обходной состоит из таблицы, где в первом столбце списком представлены все подразделения фирмы, в которых он мог бы считаться должником. По работе он вполне мог и не обращаться никогда в большинство из этих отделов, однако подпись от их руководителя получить надо. Стандартный список, помещаемый в обходной, состоит:
- из бухгалтерии (нужна подпись главбуха);
- кадрового отдела (расписывается завотделом);
- хозчасти (требуется факсимиле завхоза);
- отдела, заведующего обеспечением инструментами, оборудованием и прочим «инструментарием» для работы;
- структурное подразделение, где работал бывший сотрудник и пр.
Список в обходном зависит от структурной сложности организации, в которой трудился гражданин.
Подпись каждого из начальников, проставленная в соответствующих графах обходного, будет доказательством того, что работник юридически перед ними чист.
Если увольняемый не хочет оформлять обходной
Не хочет, его право. Нужно прямо сказать об этом в отделе кадров, когда попытаются вручить обходной. И пусть начальники любого калибра хоть кипятком писают, рычагов воздействия на строптивого работника у них, применительно к данной ситуации с обходным, нет.
Единственным исключением может стать угроза невыплаты дополнительных компенсаций при увольнении, которые содержатся в трудовом либо коллективном договоре и причитаются только дисциплинированному работнику. Но там может оказаться такая смешная сумма, из-за которой не стоит тратить время и нервы на кросс по вертикали с обходным в зубах.
Если начальники отделов не подписывают обходной
Такие ситуации тоже случаются. Иногда это личная неприязнь и желание хоть чем-то насолить увольняющемуся, а иногда — объективные причины, например, реальная недостача или долги. Работник всего упомнить не может. Нередко он вспоминает о выданной ему когда-то вещи, только когда требуется подпись ответственного лица в обходном.
Если речь идет о личных взаимоотношениях, этим можно пренебречь, памятуя, что обходной — бумажка не обязательная. Оказался должен? Придется вернуть. Или заплатить.
Если в процессе подписания обходного обнаружилась недостача
При обнаружении недостачи после оформления обходного у руководителя три варианта действий:
- истребовать стоимость утраченной по вине работника вещи (из зарплаты при окончательном расчете, сведения о недостаче прописываются в обходном, кроме того, вышестоящее руководство уведомляется лично завотделом);
- попросить письменных объяснений и вынести дисциплинарное взыскание (при этом разрешается указать ее в трудовой книжке работника);
- проявить великодушие и забыть о недостаче.
Если недостача, указанная в обходном, существенная, последний путь станет невозможным, а дело может дойти и до суда. Где увольняемый может стать обвиняемым в воровстве.
Образец документа:
ОБХОДНОЙ ЛИСТ при приеме на работу
Ф.И.О. ____________________________________________________________________
Структурное подразделение _________________________________________________
Должность (профессия) _____________________________________________________
Дата приема на работу __ __________ 201_ г.
--------------------------------------------------------------------------- ¦ Наименование структурного подразделения ¦ Ф.И.О. и ¦ Дата, ¦ ¦ ¦ должность ¦подпись¦ ¦ ¦ руководителя¦ ¦ ¦ ¦ структурного¦ ¦ ¦ ¦подразделения¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦1. Подразделение, в которое принят работник, _____:¦ ¦ ¦ ¦- работнику обеспечено рабочее место, ¦ ¦ ¦ ¦- работнику переданы дела. ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦2. Отдел кадров: ¦ ¦ ¦ ¦работником заполнена анкета при приеме на работу; ¦ ¦ ¦ ¦трудовая книжка принята у работника; ¦ ¦ ¦ ¦медицинская книжка принята у работника (если ¦ ¦ ¦ ¦необходимо); ¦ ¦ ¦ ¦работником пройден предварительный ¦ ¦ ¦ ¦медицинский осмотр (если необходимо); ¦ ¦ ¦ ¦работник перед подписанием трудового договора ¦ ¦ ¦ ¦ознакомлен со следующими локальными нормативными ¦ ¦ ¦ ¦актами: ¦ ¦ ¦ ¦- правилами внутреннего трудового распорядка; ¦ ¦ ¦ ¦- положением об оплате труда и премировании; ¦ ¦ ¦ ¦- должностной инструкцией ________________________;¦ ¦ ¦ ¦- положением о ___________________________________;¦ ¦ ¦ ¦- инструкцией по делопроизводству; ¦ ¦ ¦ ¦- положением о служебных командировках; ¦ ¦ ¦ ¦- инструкцией по охране труда ____________________;¦ ¦ ¦ ¦- положением о защите персональных данных; ¦ ¦ ¦ ¦- положением о персонале; ¦ ¦ ¦ ¦работником подписан трудовой договор; ¦ ¦ ¦ ¦работником проставлена подпись в приказе о приеме ¦ ¦ ¦ ¦на работу, а также в личной карточке Т-2; ¦ ¦ ¦ ¦копия приказа о приеме на работу передана в ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтерию; ¦ ¦ ¦ ¦работнику выдан медицинский полис добровольного ¦ ¦ ¦ ¦медицинского страхования ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦3. Бухгалтерия: ¦ ¦ ¦ ¦- работник внесен в список для расчета заработной ¦ ¦ ¦ ¦платы ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦4. Отдел материально-технического обеспечения: ¦ ¦ ¦ ¦- работнику выдана форменная одежда (при ¦ ¦ ¦ ¦необходимости); ¦ ¦ ¦ ¦- работнику выданы канцелярские принадлежности ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦5. Отдел информационных технологий: ¦ ¦ ¦ ¦- работнику выдан персональный компьютер: ________;¦ ¦ ¦ ¦- работнику обеспечен доступ к информационным ¦ ¦ ¦ ¦системам: __________; ¦ ¦ ¦ ¦- работнику открыт доступ в локальную сеть и ¦ ¦ ¦ ¦зарегистрирован электронный почтовый ящик; ¦ ¦ ¦ ¦- работник ознакомлен с порядком эксплуатации ¦ ¦ ¦ ¦оргтехники, правилами работы в корпоративной сети ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦6. Отдел охраны труда и техники безопасности: ¦ ¦ ¦ ¦- работником пройден инструктаж по противопожарной ¦ ¦ ¦ ¦безопасности; ¦ ¦ ¦ ¦- работником пройден вводный инструктаж по охране ¦ ¦ ¦ ¦труда и технике безопасности; ¦ ¦ ¦ ¦- работником пройден первичный инструктаж по охране¦ ¦ ¦ ¦труда и технике безопасности на рабочем месте (если¦ ¦ ¦ ¦необходимо); ¦ ¦ ¦ ¦- работником пройдена стажировка в количестве ¦ ¦ ¦ ¦_______ смен с ___________ по ___________ (если ¦ ¦ ¦ ¦необходимо) ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------+-------------+-------+ ¦7. Отдел безопасности: ¦ ¦ ¦ ¦- работнику разъяснены положения о неразглашении ¦ ¦ ¦ ¦коммерческой тайны, иной конфиденциальной ¦ ¦ ¦ ¦информации, а также персональных данных других ¦ ¦ ¦ ¦работников; ¦ ¦ ¦ ¦- работнику выданы пропуск на территорию и ключи от¦ ¦ ¦ ¦кабинета N ___ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------------------+-------------+--------
Порядок подготовки обходного листа
Бланк листа увольняющемуся работнику выдается инспектором ОК. Обычно оформляется единственный экземпляр обходного документа, при необходимости сотрудник может перед его сдачей в ОК сделать себе копию. Это позволит впоследствии избежать ему безосновательных претензий от бывшего работодателя.
Обязанность оформления этого документа вносится в условия трудового договора при его заключении с каждым работником. При этом в зависимости от выполняемой им работы, требуемые подписи должностных лиц и их количество в обходном листе может меняться. Устанавливать их работодатель может индивидуально.
К обязательным подписям обычно относятся подписи:
- непосредственного руководителя, в подчинении которого трудился работник. Он должен зафиксировать передачу текущих дел, отчетов о выполнении последних работ и актов их сдачи;
- бухгалтера, отвечающего за материальные ценности предприятия. Он удостоверяет сдачу работником всех числящихся за ним ценных предметов, применяемых в процессе работы;
- ответственного представителя отдела оборудования, занимающегося материально-техническим обеспечением, Он удостоверяет принятие оборудования и оргтехники, использованного работником;
- инспектора ОК, фиксирующего сдачу документов.
Обходной листок, заполненный всеми причастными руководителями, работником передается в ОК, где его подшивают в числе прочих документов, хранящихся в личном деле. Срок хранения определен делопроизводством кадровой службы. Обычно он составляет три года, а затем документы передаются в архив.
Своей подписью каждое должностное лицо подтверждает отсутствие у сотрудника обязательств в отношении работодателя. Если в процессе подписания «бегунка» будут выявлены какие-либо задолженности сотрудника, то он обязан их закрыть до момента увольнения.
Как поступить, если при сборе подписей обнаружится недостача?
Ситуации, когда при проверке состояния своего направления ответственный специалист перед подписанием бегунка обнаружит недостачу или незаконченную уникальную работу, выполняемую сотрудником на момент увольнения, встречается нередко. Работодатель при таких обстоятельствах может поступить по-разному:
- взыскать стоимость недостающих материально-технических предметов с увольняющегося подчиненного работника, удержав ее из его окончательного расчета;
- воспользоваться дисциплинарным взысканием с внесением записи о нем в трудовую книжку и востребованием с работника объяснительной записки;
- простить ему стоимость недостающего имущества, ограничившись только объяснительной распиской.
В любом случае, задержать сотрудника на работе до выяснения обстоятельств работодатель не может по закону. В противном случае рассмотрение вопроса может усложниться судебным разбирательством.
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Лист»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Лист»:
- Форма дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость
- Пример оформления первого (после титульного) листа коллективного договора
- Опросный лист граждан муниципального образования «Городское поселение Зарайск» Зарайского района Московской области, применяемый для поименного голосования
- Опросный лист граждан Красногорского муниципального района Московской области. Форма N 1
- Опросный лист граждан Красногорского муниципального района Московской области (тайное голосование). Форма N 2
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
Подписывать или нет?
Далее мы рассмотрим примеры, в которых хотели бы показать, что иногда обходной лист желательно подписать, не вступая в споры с руководством о правомерности их требований:
- Если компания «серая», а вы рядовой сотрудник (не МОЛ). В такой организации владелец компании или утверждённый руководитель «царь и бог». Именно от него зависит, будут ли у вас расчёт, компенсация за отпуск, выплата по больничным или, вообще, уволят ли вас в назначенный срок. Есть такой нюанс:официальные выплаты сотрудникам минимизированы(либо вообще отсутствуют, если сотрудник работает по договору трудового подряда), дабы избежать высоких налоговых отчислений,и зарплата выдаётся сотрудникам в обход официальных процедур. Поэтому необходимость сбора подписей на обходной лист очевидна.
- Не обращайте внимания на комментарии и требования о предоставлении отчёта за всё вверенное вам имущество. Это не является основанием для удерживания трудовой книжки. Если не было инвентаризации (и, как следствие, выявленных недостач), то нет причин для отказа в подписании обходного листа.
- Организация по всем юридическим аспектам может считаться официальной. Пойдите навстречу руководству, в данном случае это просто необходимая формальность, которая позволит сохранить ваши нервы и лояльное отношение сотрудников.
Обратите внимание, что при оформлении обходного листа нужно обязательно сохранить его копию. Необязательно заверять её подписями и печатями, достаточно обычной ксерокопии, главное, чтобы копия была у вас на руках
Зачем нужен — правомерность
Все руководители желают быть уверены в том, что увольняющиеся сотрудники передадут все дела и сдадут все ценности компании, а не заберут что-то довольно важное с собой
Особенно такая предосторожность актуальна для материально ответственных лиц
Особенно такая предосторожность актуальна для материально ответственных лиц. Листок выдается сотруднику за неделю или две до момента увольнения, чтобы человек смог успеть поставить все подписи в документе
Руководители каждого из отделов, включенного в обходной лист, должен поставить в нем свою подпись
Листок выдается сотруднику за неделю или две до момента увольнения, чтобы человек смог успеть поставить все подписи в документе. Руководители каждого из отделов, включенного в обходной лист, должен поставить в нем свою подпись.
Когда при помощи данной формы выясняется, что сотрудник что-то не сдал, работодатель предъявляет требование о возврате. При отказе работодатель сможет взыскать компенсацию с него только через суд.
При этом работник не обязан подписывать обходной по закону. Запугивания работодателя о невозврате трудовой книжки и невыдаче расчета в случае неподписания считаются неправомерными. За задержку работника организация может быть привлечена к ответственности.
Важно! Конкретного обязательства оформить обходной лист в организациях для работодателей не установлено
Законно ли это – обходной лист?
Руководство организации обоснованно желает убедиться в том, что сотрудник, подлежащий увольнению, надлежащим образом завершит и передаст все свои дела, вернет сохраняемые ценности, не присвоив себе что-либо из вверенного имущества. Особенно это актуально для лиц, несущих материальную ответственность в пределах данной организации.
Рекомендуем прочитать:
- Порядок увольнения материально-ответственного лица.
- Увольнении главного бухгалтера.
Чтобы перестраховаться на этот случай, руководитель включает в документооборот своей организации специальные обходные листы, применяемые при увольнении некоторых работников.
Как правило, этот формуляр выдается работнику за 1-2 недели до его предстоящего увольнения.
На протяжении данного времени трудящийся гражданин должен успеть обойти всех указанных сотрудников – обычно ключевых представителей или начальников подразделений, – чтобы собрать их одобрительные резолюции.
Подписи на обходном листе свидетельствуют об отсутствии претензий к выбывающему работнику.
Если такие претензии всё же имеются – например, увольняющийся работник что-то не передал или не завершил, – руководитель организации работодателя вправе потребовать, чтобы данная недоработка была устранена в разумные сроки (до оговоренного дня выбытия).
Что делать если сотрудник при увольнении не хочет подписывать обходной лист
Обходной лист не значится в перечне документов, которые обязан подписывать работник при своем увольнении. Иными словами, если он не хочет этого делать, работодатель не вправе его заставлять.
Следует отметить, что довольно часто работодатели шантажируют своих бывших сотрудников тем, что без подписания данного документа они не выдадут им на руки их личные документы, например, трудовую или санитарную книжку. Это абсолютно неправомерно и при установлении подобных фактов трудовой инспекцией, предприятию и ответственным лицам грозит административное наказание в виде штрафа.
Единственное исключение: работодатель вполне законно может лишить строптивого работника (уже бывшего) причитающейся ему при увольнении дополнительной выплаты, прописанный в трудовом договоре (но не оговорено в законодательстве РФ).
