«персонифицированные сведения о физических лицах» с 2023 года в 1с

Содержание документа «Форма КНД 1110021»

Документ содержит сведения о юридических лицах, имеющих филиалы, представительства, иные обособленные подразделения, а также сведения о физических лицах, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в том числе нотариусов и адвокатов.

Для юридических лиц он служит для подтверждения отсутствия у них филиалов, представительств и иных обособленных подразделений, а также об отсутствии у физических лиц предпринимательской деятельности. Сведения предоставляются территориальными органами ПФР.

Форму могут использовать:

при регистрации юрлица;
при создании (ликвидации) филиалов, представительств или иных обособленных подразделений;
для подтверждения наличия у физического или юридического лица предпринимательской деятельности;
выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

Персонифицированные сведения о физических лицах в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3

Подготовить форму Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью сервиса 1С-Отчетность (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Создать – Налоговая отчетность), рис. 1.

Рис. 1. Форма «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Отчетный период устанавливается автоматически. При необходимости его можно изменить вручную. Срок сдачи отчета также указывается автоматически, исходя из периода сдачи отчета (рис. 1).

Обратите внимание, для корректного заполнения формы в программе 1С нужно проверить личные данные физических лиц (ИНН, СНИЛС и ФИО), а также провести документы-начисления и выплаты за отчетный период.

Заполнение отчета происходит автоматически по кнопке Заполнить (рис. 2) по всем застрахованным лицам, с которыми заключены трудовые договоры, а также договоры ГПХ и авторского заказа. Также отображаются сведения по мобилизованным и находящимся в отпуске работникам, совместителям и директору (единственному учредителю).

Рис. 2. Заполнение формы «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

По кнопке Реестр формируется Реестр сведений о сумме выплат и вознаграждений за отчетный период (рис. 2).

Строку 070 – Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений сотрудника можно Расшифровать.

Также регламентированный отчет можно проверить перед отправкой или выгрузкой.

Бухпросвет

Персонифицированные сведения в вопросах и ответах
Увольнение работника: какую отчетность и в какие органы нужно сдавать

Если после представления первичного отчета в программе 1С была исправлена ошибка в расчете или в личных данных физлица либо были представлены сведения за сотрудника, который не числится в организации и не получает вознаграждения, необходимо подготовить и передать в ИФНС уточненные сведения до представления Расчета по страховым взносам.

Для этого нужно создать новый отчет за период и указать на Титульном листе значение Номера корректировки уточненных сведений – «1» (рис. 3).

Рис. 3. Номер корректировки в форме «Персонифицированные сведения о физических лицах» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение корректирующей формы происходит автоматически по кнопке Заполнить (рис. 3).

Как заполнять «Персонифицированные сведения о физических лицах»

«Персонифицированные сведения о физических лицах» заполняются по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Форма включает в свой состав титульный лист, а также раздел «Персональные данные», в котором помимо личных сведений работников отражается информация о полученных ими выплатах и вознаграждениях. Каждому показателю в отчете соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест.

В каждом поле указывается только один показатель, за исключением показателей, значением которых являются дата или десятичная дробь. В случае отсутствия какого-либо показателя количественные и суммовые показатели заполняют значением «0», а в остальных случаях во всех знакоместах соответствующего поля проставляют прочерк. Исправление допущенных в отчете ошибок не допускается.

Нужно ли подавать персонифицированные сведения

при временном отсутствии выплат физлицам
в отношении уволившихся работников
религиозным организациям
НКО о руководителе
в отношении волонтеров

Титульный лист отчета служит для указания информации о самом работодателе (его наименование, ИНН, КПП, контактные данные) и периоде, за который сдается отчет (если отчет сдается за декабрь 2023 года, в нем нужно проставить код «12»). В поле «Календарный год» следует указать 2024 год (2023 год – если отчет представляется за декабрь 2023 года). В поле «Номер корректировки» для первичного отчета нужно проставить значение «0».

В разделе «Персональные данные» указывают ФИО работника (строки 040–060), его ИНН (строка 020) и СНИЛС (строка 030). Строку 010 заполняют только при аннулировании ранее представленных данных, отраженных по строкам 020–060. В строке 070 указывают сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу сотрудника за отчетный месяц. Если за указанный период сотруднику никаких выплат не начисляли, в строке 070 следует поставить прочерк. При аннулировании ранее представленных сведений в строке 010 нужно указать признак аннулирования «1», а по строке 070 проставить прочерк.

В отчет необходимо включить всех сотрудников, работавших в компании в отчетном месяце на основании трудовых договоров и договоров ГПХ. Если тот или иной сотрудник к моменту сдачи отчетности уже был уволен из компании, его также включают в отчет.

Кто должен сдавать персонифицированные сведения о физических лицах

Все работодатели, которые в отчётном месяце заключили договора с физлицами или производили им выплаты доходов. Говоря о работодателях, мы имеем в виду:

юридические лица с филиалами и представительствами, включая иностранные компании;
ИП и главы КФХ;
специалисты частной практикой (нотариусы, адвокаты, детективы, и т.д.);
частные лица, не имеющие статуса ИП.

Под доходами подразумеваются вознаграждения физического лица, полученные в рамках:

трудового договора;
договора оказания услуг (ГПХ);
авторского договора;
договора отчуждения права на результаты интеллектуальной деятельности, и т.д.

Факт заключения договора с физлицом является основанием для подачи Сведений, даже если выплат по договору в этом месяце не было (строка 070 отчёта оставляется пустой).
ИП, работающий самостоятельно, без привлечения чужого труда, Сведения не подаёт.

Основная информация о новом отчёте

В соответствии с приказом ФНС России от 29.09.2022 №Е-Д-7-11/878@ утверждена форма нового отчёта по КНД 1151162 “Персонифицированные сведения о физических лицах”. Этот документ идёт в связке с другим важным отчётом — “Расчёт по страховым взносам” (РСВ), там также предусмотрены изменения.

По сути, персонифицированные данные — это раздел 3 РСВ, подаваемый ежемесячно. Единственное, там не будет данных о базе для исчисления страховых взносов.

Подготовка ежемесячных отчётов по персонифицированным сведениям не освобождает от необходимости заполнения раздела 3 в ежеквартально подаваемом РСВ.

Если допущена ошибка

Персонифицированные сведения о физлицах должны соответствовать данным из раздела 3 Расчета по страховым взносам. Если это не так, налоговики будут задавать вопросы. Но пока РСВ по окончании квартал не сдан, есть возможность исправить Сведения о физлицах, относящиеся к одному из месяцев этого квартала.

Теперь о том, как вносить исправления. Правила такие:

Сформировать отчет только в отношении тех физлиц, о которых внесены ошибочные сведения или они не внесены вовсе. Остальных в отчет не вносить.
На титульном листе указать номер корректировки, так как это будет уточняющий отчет.
В зависимости от ошибки заполнить блоки так, как показано в Таблице 3.

Таблица 3. Заполнение блоков при исправлении ошибок

1. Ошибка в ИНН, СНИЛС или ФИО. На каждое лицо заполняется два блока
Первый блок – отмена ошибочных сведений	Строка 010 – «1» (сведения должны быть аннулированы), Строки 020-060 – те же сведения, что в ранее поданном отчете, вместе с ошибками, Строка 070 – прочерки. Не нули, а именно прочерки! То есть сведения о начислениях верны
Второй блок – внесение правильных сведений	Строка 010 – прочерки, Строки 020-060 – верные данные, Строка 070 – сумма выплаты как в первичном отчете
2. Ошибка в сумме выплаты. На каждое лицо заполняется 1 блок
Блок 1 – внесение верных данных	Строка 010 – прочерк, Строки 020-060 – персональные сведения, как в первичном отчете (поскольку они были верны), Строка 070 – корректная сумма выплаты

Мы рассмотрели, как заполнить персонифицированные сведения о физлицах – новый вид отчетности для всех работодателей, который заменил СЗВ-М. Обязательно ознакомьтесь с образцом из нашей статьи, это снизит риск ошибок при заполнении новой формы.

Для чего составляется документ «Форма КНД 1110021»

Для заполнения декларации, когда предприниматель ведет учет лично и рассчитывает налоги сам.
Для составления документа, когда ИП ведет УСН или ЕНВД сам или привлекает наемных работников.
Для составления в бумажном виде, если отчетность подается в электронном виде.
Для заполнения документа для тех предпринимателей, которые работают с иностранной компанией и рассчитывают налог с дохода.
Для заполнения отчета, если предприниматель перечисляет налог на прибыль и УСН.
Для подачи отчета в налоговую инспекцию или отделение пенсионного фонда.
Для заполнения в случае, когда у предпринимателя несколько касс.
Для составления, в случае если ИП сдает декларацию не самостоятельно, а через доверенное лицо.
Чтобы заполнить отчет и подать его в бумажном или электронном виде, для того, чтобы избежать штрафных санкций.
При составлении отчетности, которая сдается по итогам налогового периода, например, за год.
Для того, чтобы составить декларацию, если организация ведет бухучет и составляет отчеты самостоятельно.
Для составления декларации при составлении бухгалтерского баланса и других бухгалтерских отчетов.
Для составления отчетности в том случае, если ИП совмещает несколько режимов налогообложения, например УСН, ОСН и ЕНВД.
Для составления отчета в случае ведения двух и более видов деятельности.

Кто сдаёт отчётность по форме РСВ

Отчётность в виде РСВ должны представлять:

организации, индивидуальные предприниматели и физические лица, которые наняли сотрудников по трудовому договору или заключили договор гражданско-правового характера (ГПХ, ГПД) со сторонними исполнителями. Сдавать расчёт нужно вне зависимости от того, какой тип договора ГПХ подписали работодатель и исполнитель: договор подряда, оказания услуг, авторского заказа или другой;
организации без сотрудников. Сдать РСВ нужно, даже если в компании работает только учредитель-директор без трудового договора и зарплаты. В этом случае подаётся нулевой отчёт.

ИП без сотрудников и исполнителей на ГПД сдавать расчёт не обязаны. Однако это правило касается только тех предпринимателей, у которых не было ни одного работника с начала года. Предпринимателю не нужно отражать в расчёте личные страховые взносы. Также ИП не включает себя в среднесписочную численность и в список застрахованных сотрудников.

Компании и ИП, использующие автоматизированную УСН, освобождены от сдачи РСВ (ч. 2 ст. 18 закона № 17-ФЗ от 25 февраля 2022 года).

Штрафы за нарушение сроков подачи РСВ

Если компания не сдаст расчёт в установленные сроки или допустит другие нарушения при его заполнении и отправке, налоговая служба может предъявить предпринимателю штраф или заблокировать счета.

Нарушение	Наказание	Правовое основание
Несдача РСВ в установленный срок и неуплата страховых взносов	Для компании или ИП: штраф в размере 5% от суммы страховых взносов, которые должны были быть перечислены на основании РСВ. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц просрочки. Минимальная сумма штрафа — 1 тысяча рублей	П. 1 ст. 119 НК РФ
Для должностного лица: предупреждение или штраф в размере 300–500 рублей	Ст. 15.5 КоАП РФ
Несдача РСВ при полной уплате страховых взносов	Штраф в размере 1 тысяча рублей	Письмо ФНС № ГД-4-11/22730 от 9 ноября 2017 года
Несдача РСВ в течение 20 дней после установленного срока	Блокировка расчётного счёта компании или ИП	П. 3.2 ст. 76 НК РФ
Занижение страховых взносов	Штраф в размере 20% от неуплаченной суммы	П. 1 ст. 122 НК РФ
Умышленное занижение страховых взносов	Штраф в размере 40% от неуплаченной суммы	П. 3 ст. 122 НК РФ
Сдача бумажного РСВ вместо электронного (в случае если компания должна сдавать расчёт в электронной форме)	Штраф в размере 200 рублей	Ст. 119.1 НК РФ

Если вы подадите неполный расчёт, например, без необходимых листов, наказание будет зависеть от того, как это повлияло на сумму страховых взносов. Если отсутствующий лист привёл к неуплате или к неполной уплате страховых взносов, налоговая служба потребует уплатить недостающую сумму, штраф и пени в течение 10 календарных дней. Если не внести средства, налоговая служба может списать эти суммы с расчётного счёта. Если забытый лист не повлияет на расчёт страховых взносов, налоговая служба запросит пояснения или уточнение. В этом случае штрафа не будет.

Порядок заполнения новой формы персонифицированных сведений о физлицах

Бланк Сведений состоит из двух листов — титульного и основного (в котором содержатся все необходимые сведения). Заполнение листов вполне стандартное — вверху каждой страницы организациям нужно указать ИНН и КПП. ИП вставляют только ИНН. Номер страницы пишется в формате 001 и далее по порядку.

Образец формы персонифицированных сведений о физических лицах представлен ниже.

Титульный лист

При первой подаче сведений ставится код “0—”, при корректировках “1—”, “2—” и.т д. Код периода за который предоставляется отчёт: 01 — за январь, 02 — за февраль, и так далее по порядку. Если идёт реорганизация, ликвидация ООО или снятие с учёта ИП, коды будут другими. Их можно посмотреть в приложения №3 Порядка заполнения персонифицированных сведений о физических лицах (приложение №4 к приказу ФНС России №Е-Д-7-11/878@).

Далее пишется отчётный год (2023) и четырёхзначный код налоговой инспекции, куда подаётся отчёт. Код места нахождения (учёта) нужно взять из приложения № 4 ”Порядка заполнения…”. Например, 120 — по месту жительства ИП.

Далее вписывается наименование организации или ФИО физического лица.

ОГРНИП заполняют только индивидуальные предприниматели или главы КФХ.

Следующие два поля нужно заполнить только при реорганизации, ликвидации юрлица, снятия с учёта ИП в отчётном месяце. Данные взять из приложения № 2 ”Порядка заполнения…”.

Потом ставится номер телефона заявителя и количество страниц отчёта, и, отдельно, — подтверждающих документов.

В разделе по достоверности сведений нужно поставить код 1, если данные подаёт сам плательщик, и 2 — при подаче уполномоченным представителем. Потом указываются ФИО, дата заполняется, и ставится подпись ответственного лица.

Требования к заполнению остаются те же самые:

в электронной форме пишутся заглавные буквы и цифры шрифтом Courier New размером 18. В пустых ячейках ставить прочерки. Цифровые значения нужно начинать писать с крайней левой клетки;
в бумажной форме заполнение производить ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета заглавными буквами, без помарок и исправлений.

Форма персонифицированных сведений о физических лицах: титульный лист

Персональные данные и сведения о выплатах

Этот лист отчёта содержит 4 блока со строками от 010 до 070. Каждый блок заполняется на отдельное застрахованное лицо. В одном листе могут содержаться сведения о 4 физических лицах. Соответственно, если их больше, нужно формировать дополнительные листы.

Персональные сведения те же самые, что и в отчёте СЗВ-М, — ИНН, СНИЛС,ФИО. Строку 010 нужно заполнить, только если аннулировать ранее поданные сведения о человеке (в этом случае ставится в строке 010 ставится “1”, а в строке 070 прочерк).

В строке 070 нужно указать общую сумму вознаграждений физлица за отчётный период (соответствует строке 140 текущей формы РСВ).

Лист с персональными данными о физических лицах

Что ещё меняется в отчётности по взносам из-за объединения ПФР и ФСС

Вместо расчёта 4-ФСС и форм СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, СЗВ-ТД появилась единая форма сведений, ЕФС-1. Несмотря на то что форма единая, для входящих в её состав данных предусмотрены разные сроки представления. Поэтому форму ЕФС-1 нужно сдавать по состоянию на определённую дату, заполняя в ней соответствующие разделы. Больше узнать о правилах заполнения и сдачи ЕФС-1 вы можете из другого нашего материала.

Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):

при приёме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.

Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

Порядок исправления ошибок в персонифицированных сведениях

При обнаружении некорректных данных, разрешается подавать исправления вплоть до сдачи квартальной формы РСВ, то есть до 25 числа месяца, следующего за 1 кварталом, полугодием, 9 месяцам или годом.

Менять данные нужно только по тем лицам, сведения по которым оказались неправильными. Ошибки могут следующими:

сведения о застрахованном не должны были подаваться вообще. Нужно сформировать титульный лист с номером корректировки 1— (если это первая корректировка), затем лист с персональными данными на это лицо. В нём указать код 1 в строке 010 и прочерки в строке 070;
в персональных сведениях о застрахованном лице были неправильно указаны ФИО, ИНН или СНИЛС. Также делается корректировочный отчёт с двумя листами:
в одном листе ставится код 1 в строке 010, пишутся персональные данные и сумма с предыдущего отчёта;
составляется новый лист, с уже правильными персональными данными и суммой (при этом строка 010 будет с прочерком);
указана неверная сумма выплат. Делается новый лист с прочерком в строке 010 и корректной суммой выплаты в строке 070.

Когда РСВ признаётся несданным

Если в РСВ присутствуют ошибки, налоговые органы могут признать отчёт непредставленным. К этому могут привести ошибки, связанные с:

суммой выплат застрахованным лицам;
базой взносов, не превышающей установленный предел;
суммой взносов с этой базы;
базой для взносов на ОПС по дополнительному тарифу;
суммой взносов с базы по дополнительному тарифу.

Также отчёт РСВ будет считаться неподанным, если показатели из подраздела 3.2 раздела 3 по всем физическим лицам отличаются от общих показателей по компании. Не должно быть ошибок в персональных данных людей.

Во всех этих случаях налоговые органы отправят уведомление о непредставлении РСВ (п. 6 ст. 6.1, п. 7 ст. 431 НК РФ). Вам нужно будет исправить ошибки и отправить исправленный расчёт по страховым взносам.

Точный срок сдачи нового расчёта будет указан в уведомлении от налоговой. Как правило, этот срок составляет:

5 рабочих дней — со дня отправки уведомления в электронной форме;
10 рабочих дней — со дня отправки на бумаге.

Если вы уложитесь в эти сроки, РСВ будет считаться представленным в день подачи первоначального расчёта (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Кого включать в форму

Как и прежде, сведения о застрахованных гражданах должны направлять в контролирующие органы все работодатели, выплачивающие зарплату и иное вознаграждение физ лицам. Это относится к организациям и ИП-работодателям, адвокатам, нотариусам и прочим лицам, кто ведет частную практику, а также главам КФХ. Кроме того, отчет должны подавать граждане, которые не занимаются бизнесом, но нанимают физических лиц в качестве помощников по дому и для выполнения других задач.

При подаче формы СЗВ-М нередко возникали вопросы, кого в нее включать. Например, включать ли единственного участника, который выполняет функцию директора? Чтобы расставить все точки над i, сразу же перечислим, информацию о каких лицах нужно внести в новый отчет. Итак, в Сведения о физлицах включите:

работающих по трудовым договорам;
руководителя, даже если он единственный учредитель и с ним не заключен трудовой договор;
граждан, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, при этом они не имеют статуса самозанятых и не являются ИП.

В отношении физических лиц из последнего пункта добавим, что обложению взносами подлежат выплаты не по всем ГПД. Взносы начисляются по договорам таких типов: на оказание услуг или выполнение работ, на авторский заказа, на отчуждение исключительных прав на произведения, а также на некоторые виды лицензионных договоров (издательские, о предоставлении права использования произведений). Так что сведения о гражданах, с которыми заключены ГПД таких типов, должны попасть в Персонифицированные сведения о физлицах.

А вот какие сведения точно не нужно включать в новый отчет:

о физических лицах, если с ними заключены гражданско-правовые договоры купли-продажи, аренды, займа, дарения, мены и прочие, с выплат по которым не начисляются страховые взносы;
о самозанятых, с которыми заключены любые ГПД.

Относительно самозанятых заметим, что при сотрудничестве с ними должны выполняться определенные требования. Так, работодатель не может заключить гражданский договор с самозанятым, который менее двух лет назад работал у него по трудовому договору. В таком случае будет считаться, что договор заключен с обычным физическим лицом. Значит, с выплаты нужно удержать НДФЛ, начислить на ее сумму страховые взносы и отразить данные этого человека в Сведениях о физлицах. То же самое следует сделать и в случае, если самозанятый не выдаст чек в установленный срок.

Исправление ошибок

Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц. В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.

В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:

Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.

Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.