Какой срок может храниться путевой лист
Законодательно постановлено хранить путевки не меньше 5-летнего срока. Организации могут повысить период хранения подобной документации, но не сократить. Это первичная документация, потому время ее хранения регламентируются налоговыми органами и законопроектом о бухучете.
Если отсутствует путевка, то лицу, управляющему автотранспортом, и предприятию грозит внушительный штраф, размер которого варьируется в зависимости от статьи, вменяемой автоинспектором при оформлении нарушения. Поскольку штрафы бывают достаточно весомыми, рекомендуется заранее обеспечить наличие путевки со штампом медосмотра и прочими необходимыми указаниями.
Видео по теме:
Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты
Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия документа;
- данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
- информация о транспортном средстве;
- данные водителя;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
В 2023 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:
| Дата формирования ЭПЛ | Ставится текущая дата выпуска машины в рейс |
| Признак начала рейса | Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства |
| Вид перевозки | Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств |
| При коммерческой перевозке выставляется тип | Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами |
| При перевозке грузов | Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки |
| Вид транспортного сообщения | Городское; Пригородное; Междугородное |
| Грузоотправители | Не обязательное (опционально) |
| Оформитель | Юридическое лицо или ИП |
| Статус | Собственник транспортного средства или арендодатель |
| Медосмотр | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Технический контроль транспорт | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Внесение показаний одометра | Организация оформителя, либо сторонняя организация |
| Транспортное средство | Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально) |
| Водитель(ли) | Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ |
| Послерейсовый медосмотр | Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально |
| Формирование путевого листа | Один день либо период |
| Дата использования | Один день либо начало и окончание использования |
Комментарий специалиста
XML-формат электронного путевого листа для 2023 года утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/116@. XML-файл состоит из шести файлов обмена (титулов)
Обязательные титулы
В приказе № ЕД-7-26/116@ перечислены четыре файла обмена, которые должны быть в каждом путевом листе:
- титул об обстоятельствах и особенностях рейса: данные компании-перевозчика, водителя, информация об автомобиле и виде перевозки;
- титул с результатами предрейсового медосмотра: данные водителя и медработника, сведения о ходе и итогах осмотра;
- титул с показаниями одометра при выезде транспорта с парковки;
- титул с показаниями одометра при заезде транспорта на парковку.
- титул с результатами предрейсового техосмотра. Его не нужно заполнять, когда перевозчик создаёт новый путевой лист при смене водителя;
- титул с результатами послерейсового медосмотра. Его заполняют, только если этого требует законодательство или внутренний регламент компании.
Просроченный путевой лист
Путевой лист является обязательным документом для грузового транспорта, легковых такси и некоторых других видов транспорта. Он оформляется в соответствии с законом Российской Федерации и регламентирует передвижение транспортных средств в пределах страны.
Проверка наличия путевого листа является стандартной процедурой для ГИБДД (Государственная инспекция безопасности дорожного движения) и других правоохранительных органов. В случае отсутствия путевого листа или его просрочки может быть наложен штраф. Просроченный путевой лист считается нарушением КоАП (Кодекс об административных правонарушениях) РФ и может привести к неблагоприятным последствиям для водителей и компаний.
Штрафы за просроченные путевые листы на законодательном уровне не установлены, однако они обычно составляют определенный процент от стоимости неоплаченных путевых листов. Точную величину штрафа за просрочку каждый регион России устанавливает самостоятельно.
Просроченный путевой лист может повлечь за собой и другие виды штрафов. Так, водитель, предоставивший неправильное заполнение путевого листа, может быть оштрафован. Однако, в первую очередь, штраф налагается на компанию, которой принадлежит транспортное средство. В случае повторных нарушений штрафы могут быть значительно повышены, а компания может быть дисквалифицирована от выполнения услуг перевозки грузов.
Чтобы избежать штрафов и неприятностей, водители и компании обязаны следить за сроками действия путевых листов и своевременно их обновлять или заменять. Путевые листы должны быть оформлены корректно и содержать достоверную информацию. Ответственность за правильное заполнение путевых листов лежит на организациях и водителях, их использующих.
Кто выдает путевой лист? В соответствии с законодательством РФ путевые листы выдают государственные органы субъектов РФ, обладающие соответствующими полномочиями, или авторизованные организации. Компании и организации должны самостоятельно оформлять и обновлять путевые листы для своего транспорта.
Заполнение путевых листов подразумевает указание всех необходимых данных о маршруте, дате и времени начала и окончания поездки, а также других сведений, относящихся к транспортному средству и водителю. Неправильное заполнение путевого листа может привести к штрафам и прочим санкциям, поэтому водителям следует быть внимательными и аккуратными при подготовке документа.
Как правильно заполнять в 2024 году: актуальные требования
1. Указывайте полную информацию о перевозке
При заполнении путевых листов важно указывать все необходимые данные о перевозке, такие как маршрут, даты и время начала и окончания путешествия, причина поездки и все пункты назначения. Также необходимо указать информацию о транспортном средстве, такую как марка, модель и номерной знак
2. Не допускайте ошибок и исправлений
Важно заполнять путевые листы без ошибок и исправлений. Если допущена ошибка, необходимо перенести данные в новый путевой лист, указав причину корректировки и подпись ответственного лица
Также необходимо сохранять все предыдущие версии путевых листов.
3. Подписывайте путевой лист водителем и ответственным лицом
В 2024 году требуется подписывать путевой лист водителем и ответственным лицом, которое контролирует передвижение транспортного средства. Подписи должны быть разборчивыми и сопровождаться фамилией и инициалами подписавшего.
4. Тщательно заполняйте графу «Пройденное расстояние»
Графа «Пройденное расстояние» должна содержать точную информацию о расстоянии, пройденном транспортным средством. Для этого рекомендуется использовать специальное устройство для измерения расстояния или использовать геолокацию в мобильном телефоне.
5. Фиксируйте причину несоответствия фактических и плановых данных
Если фактические данные о передвижении транспортного средства не соответствуют плановым данным в путевом листе, необходимо указать причину этого несоответствия и оформить соответствующую запись. Это может быть связано, например, с изменением маршрута или заменой водителя.
6. Передавайте путевые листы в установленные сроки
Путевые листы необходимо передавать в установленные сроки, которые определены законодательством. Необходимо учитывать, что непредоставление или несвоевременное предоставление путевых листов может повлечь за собой административные или финансовые санкции.
7. Храните путевые листы в течение установленного срока
Путевые листы должны храниться в течение установленного законодательством срока. Обычно этот срок составляет не менее одного года
Хранение путевых листов важно для контроля передвижения транспортных средств и возможных проверок со стороны контролирующих органов
8. Обеспечивайте достоверность данных путевых листов
Достоверность данных путевых листов является важным требованием. Нельзя допускать подлог или искажение информации. В случае выявления фальсификации данных путевого листа могут быть применены административные или уголовные меры в отношении ответственных лиц.
Пример таблицы заполнения путевого листа
Пункты заполнения
Пример
Дата заполнения путевого листа
01.01.2023
Марка и модель транспортного средства
Toyota Camry
Государственный регистрационный знак
А001АА777
Ф.И.О. водителя
Иванов Иван Иванович
Маршрут перевозки
Москва — Санкт-Петербург
Дата и время начала путешествия
01.01.2023, 08:00
Дата и время окончания путешествия
02.01.2023, 18:00
Пройденное расстояние
700 км
Причина поездки
Деловая встреча
Подписи водителя и ответственного лица
И.И. Иванов, Петров П.П.
Что делать водителю такси в случае назначения штрафа?
В случае привлечения таксиста к ответственности сотрудниками ГИБДД в 2021 году он может выбрать один из следующих вариантов действий:
- Согласиться с нарушением и подписать протокол. Рекомендуется, если водитель полностью признаёт свою вину и согласен с ней.
- Не соглашаться с нарушением и отказаться подписывать документ. Не рекомендуется, так как подобный отказ не отсрочит наказание и осложнит процесс обжалования.
- Подписать протокол и указать на несогласие с нарушением.
При несогласии с текстом протокола, лучше всего указать об этом при подписании. Следующий шаг – обжалование штрафа ГИБДД в судебном порядке или посредством подачи жалобы в вышестоящий орган.
Виды штрафов за путевые листы
Отсутствие у водителя путевки при проверке сотрудником ГИБДД является административным правонарушением, ответственность наступает как для самого водителя, так и для хозяина ТС — ИП или юридического лица. То, какой штраф за отсутствие путевого листа грозит, установлено нормами КоАП РФ.
Требовать учетный документ вправе сотрудник ГИБДД, остановивший транспортное средство для проверки, при фиксации нарушения ПДД или при дорожно-транспортном происшествии. Проверку путевок вправе провести:
- трудовая инспекция, которая проверяет соблюдение организацией прав работников;
- налоговая инспекция, проверяя правильность учета затрат организации на бензин, в ходе выездной или камеральной проверки.
| Нарушение | Размер штрафа | Основание | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Непредоставление путевки при проверке инспектором. | На водителя — 500 руб. | Статья за отсутствие путевого листа — ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. | КоАП РФ не предполагает, что возможна эвакуация за отсутствие путевого листа — это правонарушение не входит в перечень нарушений, требующих задержания ТС. |
| Путевки нет или она неверно оформлена, организации грозит штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе. | На юрлицо или ИП — 30 000 руб. | Ч. 2 ст. 12.31.1. |
Кодексом об административных правонарушениях РФ не установлены штрафы за отсутствие путевого листа для ИП или юридических лиц — они несут ответственность за сопутствующие нарушения, предусмотренные ст. 12.31.1 КоАП РФ. Санкций для ИП отдельно нет, предприниматели несут ту же ответственность, что и организации, — это правило установлено примечанием к ст. 12.31.1 КоАП РФ. Санкция в форме направления на штрафстоянку за отсутствие путевого листа ни за одно из этих правонарушений не предусмотрена. |
| В документе нет отметки о прохождении предрейсового ТО либо если его нет вовсе. | На юрлицо или ИП — 30 000 руб. | Ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ. | |
| Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств и проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств. | На должностное лицо — 5000 руб. | П. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ. |
Кто и когда проверяет путевой лист
Эта бумага представляет собой обязательный документ, который может неоднократно проверяться соответствующими инстанциями. Его отсутствие грозит привлечением к ответственности по части второй статьи 12.3, то есть к материальному взысканию в размере 500 рублей. Однако в некоторых случаях проверяющий инспектор дорожной службы может выписать лишь предупреждение.
Кроме представителей ГИБДД бланк вполне может подвергнуться проверке со стороны следующих инстанций:
- в случае подозрений о нарушении норм трудового законодательства РФ — трудовая инспекция;
- при необходимости проведения учета и различного рода контроля деятельности: проверки правильности подсчета расходов топлива и все возможных налогов — Федеральная налоговая служба;
-
Госинспекция безопасности дорожного движения занимается проверкой путевого листа в следующих целях:
- контроль общей безопасности дорожной обстановки;
- оценка технического состояния и исправности транспортного средства;
- одобрение правильности построенного маршрута;
- проверка наличия у водителя удостоверения;
- оценка безопасности перевозки грузов и пассажиров.
Путевка необходима для заполнения и таксистам. При этом положение водителя такси(является ли индивидуальным предпринимателем или рядовым сотрудником службы такси) не имеет значения. Водители маршрутных транспортных средств имеют право создавать собственные образцы ПЛ (при условии соответствия федеральным стандартам). Стоит указать, что специалисты рекомендуют водителям такси заполнять путевой лист ежедневно.
Данное требование зафиксировано в официальном приказе Минтранса Российской Федерации под номером 152, принятом 18 сентября 2008 года. В приказе зафиксирована обязанность оформления обсуждаемой бумаги для всех автомобилей, которые находятся в собственности фирмы. При этом не имеет значения, для каких целей эксплуатируется авто: для транспортировки грузов, перевозки пассажиров и прочих.
Отсутствие обсуждаемой бумаги является наказуемым правонарушением. В целях пресечения подобного рода игнорирования законов применяются материальные меры воздействия. Стоит также заметить, что за отсутствие путевого листа представители власти не имеют права эвакуировать автомобили таксистов.
Кому, когда и зачем нужен путевой лист на транспортное средство
Путевой лист это – документ установленной формы, необходимый для фиксации рабочего времени водителя, информации о маршруте автомобиля, его пробега. Является первичным учетным документом. Оформлять путевой лист должен собственник транспортного средства на каждый автомобиль отдельно.
Требование о наличии путевого листа установлено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», а порядок его заполнения приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 28 сентября 2022 г. N 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 ФЗ от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ » Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Одним из самых частых, является вопрос – если собственником автомобиля является юридическое лицо (или ИП), всегда ли необходим путевой лист? Для любой поездки на такой машине нужно его оформлять? Отвечаем – нет, не всегда, а только в случаях если машина в данный момент используется в целях осуществления предпринимательской деятельности (в рабочих целях). Если Вы просто поехали в магазин или иных личных целях на машине, принадлежащей юридическому лицу, то оформлять путевой лист в данном случае не нужно. Такое положение прямо следует из положений части 1 ст. 6 ФЗ № 259:
Понятие «перевозка пассажиров и багажа, грузов» звучит довольно размыто, но как следует из судебной практики его следует трактовать именно в смысле коммерческой перевозки. То есть, если Вы оформили личную машину на юридическое лицо, или машина находится в лизинге, то Вам нет необходимости для каждой поездки оформлять путевой лист.
Отдельно стоит отменить, что сотрудники ГИБДД, когда при проверке документов видят в СТС в качестве собственника юридическое лицо, очень часто начинают давить на водителя и убеждать его в том, что путевой лист у него обязательно должен быть. В такой ситуации помните, что если машина в данный момент используется в личных целях, то путевой лист не нужен, настаивайте на этом – Вы правы. В письменных объяснениях, которые сотрудники ГИБДД от Вас потребуют обязательно указывайте на тот факт, что в данный момент машина использовалась Вами в личных целях!
Штрафы при работе с ЭПЛ
Обмен электронными путевыми листами ввели недавно, и ещё не все перевозчики разобрались, как это работает. Рассмотрим, какие штрафы грозят предпринимателям из-за ЭПЛ.
Нет путевого листа
Если перевозчик не оформил бумажный или электронный путевой лист, водителя оштрафуют на 500 рублей. Должностное лицо, которое отвечает за подготовку документов, получит штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. Кроме того, из-за отсутствия путевого листа инспекторы могут заподозрить, что перед рейсом перевозчик не проводил медицинский и технический осмотры. В этом случае компанию могут наказать в соответствии со статьями 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.
Многие перевозчики используют путевой лист как первичный документ, с помощью которого можно подтвердить расходы на поездку. Если ФНС обнаружит, что первичного документа нет в архиве компании, организация получит штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей. Если из-за отсутствия путевых листов будет снижена налоговая база, компании придётся заплатить 20% от суммы недоимки (минимальный штраф — 40 тысяч рублей).
Путевой лист составлен с ошибками
Штраф за ошибки в ЭПЛ зависит от того, какие именно сведения не указали в документе:
- нет данных о предрейсовом медосмотре: штраф от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 110 до 130 тысяч рублей для юрлиц;
- нет данных о техосмотре: штраф 3 тысячи рублей для водителей, 5 тысяч рублей для должностных лиц, 30 тысяч рублей для ИП и юрлиц.
ГК «Астрал» представляет сервисы для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)
1С-ЭПД
Решение работает во многих популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации 1С без доплат за модули и коннекторы. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
Узнать подробней
Платформа ЭПД
Интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Узнать подробней
Размеры и последствия штрафа за отсутствие путевого листа в 2024 году
Штраф за отсутствие путевого листа предусмотрен главой VII «Путевые листы и их использование» Правил дорожного движения (ПДД) Российской Федерации. В случае нарушения этого обязательного правила путевого контроля, водители ТС могут быть подвергнуты штрафам, размер которых зависит от многих факторов.
Согласно статье 12.15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), нарушение обязательных требований путевого контроля в виде несоблюдения правил заполнения путевого листа, его отсутствия или предъявления поддельного путевого листа, влечет за собой наложение штрафа в размере от 3 до 5 тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы могут быть увеличены в два раза.
В случае неправильного заполнения путевого листа или нарушения его обязательного представления налоговым органам, организации или в контрольные органы транспорта, а также при несоблюдении правил предварительных или предрейсовых медосмотров, штраф может быть наложен в размере от 5 до 10 тысяч рублей.
Помимо штрафов, неоплата или сроки оплаты штрафа за отсутствие путевого листа может привести к судебным разбирательствам. Также отсутствие и неправильное заполнение путевого листа может стать одной из причин для проверки организации или водителя на предмет соблюдения правил и требований перевозки грузов или пассажиров.
Важно отметить, что обязанность по заполнению и наличию путевого листа лежит на водителе ТС. В случае, если путевые листы не выдаются в организации, где работает водитель, или если организация не обновляет путевые листы в заданные сроки, водитель обязан самостоятельно получить путевой лист в органах ГИБДД
В настоящее время существует несколько видов путевых листов, обязательных для заполнения различными категориями водителей и типами ТС. Заполнение путевого листа подразумевает указание основных данных и параметров о ТС, его пункте отправления и пункте назначения, а также требует учета и контроля пройденного расстояния и периодических технических медосмотров ТС.
Соблюдение правил заполнения и наличие путевого листа являются обязательными для всех водителей ТС, осуществляющих перевозки на территории Российской Федерации. Нарушение этих правил может привести к серьезным последствиям в виде значительных штрафов и судебных разбирательств, а также к контрольным проверкам организации и водителей на предмет соблюдения правил и требований перевозки грузов и пассажиров.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). | п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. | п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |