Образец номенклатуры дел организации 2022

Основные типы номенклатуры дел

Принято различать три типа номенклатуры в делопроизводстве.

1. Типовая номенклатура дела – обязательный список дел, заводимых в однотипных компаниях. Типовая номенклатура разрабатывается чаще всего в учреждениях, владеющих широкой сетью подведомственных организаций.
2. Примерная номенклатура дел – документ, по назначению сходный с типовой формой номенклатуры в организации. Она разрабатывается для однотипных организаций, но при этом имеет рекомендательный характер. То есть, подведомственные компании могут самостоятельно принимать решения, принимать ли им этот документ как типовой образец или разработать собственную схему делопроизводства по номенклатуре.
3. Индивидуальная номенклатура дел – ее утверждают в каждой организации. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры, индивидуальная номенклатура разрабатывается самостоятельно.

Разделение дел на категории

При составлении номенклатуры дел организации рекомендуется разделять дела по различным категориям, чтобы обеспечить их структурированность и удобство использования. Основные категории могут включать в себя:

• Управленческая документация. К этой категории относятся документы, отражающие стратегические решения руководства, планы развития, отчеты о выполнении планов и другие документы высокого уровня.
• Бухгалтерская и финансовая документация. Включает в себя все документы, связанные с финансовой деятельностью организации, начиная от первичных учетных документов и заканчивая годовыми отчетами.
• Кадровая документация. Эта категория содержит документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников: трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, личные дела сотрудников и так далее.
• Юридическая документация. К ней относятся договоры, соглашения, претензии и другие документы, имеющие юридическое значение.
• Производственная документация. Отражает процессы производства, содержит технические задания, чертежи, инструкции и так далее.

Зачем нужна номенклатура дел?

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen — имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел — закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте — «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.

Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел

Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация

И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

• структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
• номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
• смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Сбор информации

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами

Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Основные понятия

Делом в службе ДОУ обозначают один пакет документов или их подборку, которая объединена по какому-либо фактору и хранится вместе. Они формируются в ДОУ либо в отделении структурного подразделения компании.

В отделе компании сохраняются в упорядоченном виде с соответствующим списком. Это именуется номенклатурой дел.

В подобные дела попадают:

• документы, хранящиеся временно до их замены новыми (ДЗН) или хранящиеся постоянно до минования надобности (ДМН), срочные и несрочные,
• входящие и исходящие, сложные и простые документы, оригиналы и копии,
• документы личного состава, исполнительные, отчетные, организационно-распорядительные, финансовые,
• документы экспертной комиссии (расшифровка ЭК) и документы экспертной проверочной комиссии (ЭПК),
• документы ТП либо списка документации, который образуется при работе государственного комитета с указанием сроков сохранности.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Порядок составления номенклатуры

1. Составление перечня начинается с раскладывания дел по наименованиям.
2. После этого производится подсчёт всех дел, объединённых одним индексом. Цифра вписывается в специальный столбик.
3. Записываются сроки хранения, а также необходимые примечания.
4. В конце каждого года или квартала – в зависимости от политики предприятия – производится итоговый расчёт всех документов. Для этого составляется новая таблица, в которой указываются следующие пункты:

• Сроки хранения.
• Количество дел по промежутками времени.
• Те дела, которые можно продлить и те, которые относятся к проверяющей комиссии.
• Внизу, напротив каждого столбика, пишется итоговая цифра. Она получается путём сложения абсолютно всех дел.

Эту таблицу, также, утверждает начальник архива и руководитель предприятия.

Что должно входить в номенклатуру?

В состав номенклатуры дел, как правило, включают:

Код и наименование дела.

Сроки хранения документов.

Ответственное лицо или подразделение.

Порядок обработки, использования и уничтожения документов.

При необходимости, примечания или ссылки на нормативные акты.

В зависимости от специфики деятельности организации, в номенклатуру могут быть включены и другие разделы.

Номенклатура дел не является простым списком наименований. Это инструмент, направленный на оптимизацию документооборота, улучшение качества работы сотрудников и снижение рисков связанных с потерей или уничтожением важных документов. Правильно составленная номенклатура станет надежным фундаментом для эффективного управления информационными ресурсами любой организации.

Содержательная часть номенклатуры

Номенклатура включает в себя четкие разделы отделов, которые в нее входят. Первый служба ДОУ.

В малых компаниях, где не выработана организованная структура упорядочивания дел, в разделах представлены все направления ее работы в виде управленческого и приказного направления, финансов, бухгалтерии, отдела менеджмента, кадров и т. д.

В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.

По содержанию она выглядит как таблица с пятью графами.

Индекс дела

Идет первым и состоит из назначенного и подтвержденного в компании арабского кода ее направления работы по ГОСТу и порядкового арабского номера отделения. Например, у колледжа по учебной части номер 2 и код 02, как и в любом образовательном учреждении и библиотеке.

Заголовок дела

В заголовке четко должна быть отражена содержательная и составная часть документации, находящаяся в пакете с делами. Часто заголовок представлен с наименованием разновидности пакета, отправителя либо получателя, небольшим содержанием документации, наименованием места, где находятся дела, временем и копийностью.

В нем не должно быть неправдивых, невнятных названий, не связанных между собой по смыслу. Внутри разделов они прописываются по значению. Вначале помещаются заголовки управленческой и приказной документации. Потом идут названия планов, отчетов, информационной документации, бухгалтерских документов.

Количество единиц хранения

Ее заполняют по наступлению конца года в делопроизводстве, указывая количество документов в папке. Так, в одной папке может находиться не больше 250 штук бумаг. Если их больше, то заводят еще одну. Чтобы не запутаться в них, применяют дополнительный символ.

Срок хранения дела, перечень статей

Он прописывается в соответствие с базовым ГОСТом сохранности дел. В одном деле не могут находиться документы с временным и постоянным сроком хранения. Также прописывается перечень статей под сроками.

Примечания

В последней графе проставляются отметки о том, что было заведено дело, переведено в другой отдел, отредактировано, передано в другую организацию, передано на уничтожение, дополнено новыми бумагами и тому подобное. Отметки для электронных дел, в том числе их дата заведения, также ставятся.

По заполнению всех граф номенклатуру подписывает руководитель ДОУ, согласовав свои действия с отделением архива. Затем дается на утверждение начальнику. Только потом она вводится в действие и входит в состав бумаг организации.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости

По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив

Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

1. Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
2. В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
3. Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

https://youtube.com/watch?v=2pz-F_DeCII

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения – в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение
составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Структура номенклатуры и порядок заполнения

Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий:

Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.

Во-вторых: наименования дел в номенклатуре всегда должны быть сформулированы в краткой и ёмкой форме и в полной мере отвечать информационному содержанию располагающейся в этом деле документации.

В-третьих: заголовки дел в номенклатуре оформляются при наличии нескольких важных факторов:

• указание типа документа (указ, договор, контракт, протокол);
• информация о документе, составленная и изложенная в краткой форме;
• срок (промежуток времени), к которому принадлежит данная документация и дела, относящиеся к ней;
• номер статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;
• в случае, когда документы являются копиями – обязательно указать об этом при составлении заголовка.

В-четвертых: в названии дела, включающего в себя переписку, следует в краткой форме указать основных действующих лиц и причину переписки (какой вопрос обсуждается).

В ходе ведения дел их заглавия в номенклатуре могут корректироваться, дополняться и редактироваться.

Образец стандартной номенклатуры дел, предназначенных для ВУЗов:

1. Вопросы общего характера.
2. Управление.
2.1. Указы министерства.
2.2. Указы ректора ВУЗа.
2.3. Сведения о деятельности ВУЗа.
3. Учебная деятельность ВУЗа.
3.1. Учебные проектные работы ВУЗа.
3.1.1. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на год.
3.1.2. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на семестр.
3.2. Распорядок занятий.
3.3. Вопросы на экзаменах.
4. Бухгалтерия.
4.1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность ВУЗа за год.
4.2. Деловая переписка с банком.
5. Хозяйственно-административная деятельность.
5.1. Проект ремонтных работ аудиторий ВУЗа.
5.2. Деловая переписка с поставщиками строительных материалов.
5.3. Деловая переписка по закупке внутреннего оснащения для аудиторий.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

· «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, написано выше.

· Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.

· При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
  
• как правильно составить документ;
  
• что включает в себя номенклатура дел.
  

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.