Ответственность
Если есть обязанности, значит и должна быть ответственность у такого начальника, которую он несет за:
- качество выполнения, как своих, так и сотрудников отдела трудовых обязанностей;
- своевременное получение финансовых сумм от потребителей;
- безопасность основных средств компании находящиеся у него на подотчете;
- неразглашение располагаемыми сведениями о компании и клиентской базы;
- выполнение предусмотренного плана по реализации товара;
- невыполнение письменных и устных распоряжений главы фирмы;
- несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка;
- несоблюдение правили противопожарной защиты, и других нормативно правовых актов.
Как увеличить эффективность работы руководителя отдела продаж
Как видите, у РОПа много обязанностей. И лучший способ повысить его эффективность — снять с него хотя бы часть из них. Конечно, это зависит от величины компании и количества менеджеров в отделе продаж. Если это малый бизнес или стартап с 1-5 сотрудниками, то руководитель чаще всего занимается всем самостоятельно. Если в отделе 6-10 сотрудников или больше, то можно назначить РОПу заместителя или делегировать его некоторые задачи менеджерам по продажам. И желательно автоматизировать рабочие процессы.
Например: если в компании 10 менеджеров и РОП распределяет между ними заявки вручную, то у него не будет хватать времени ни на что кроме этого. И его эффективность как руководителя будет чуть больше 0, он будет простым администратором.
А если в компании 1-2 менеджера, то РОПа меньше административной и организаторской работы (не надо тратить много времени на обучение сотрудников, не надо высиживать вечерами и контролировать, насколько корректно они заполнили карточки клиентов в CRM и т.д.). И тогда РОПа лучше направить на стратегическое планирование и увеличение продаж: как масштабировать клиентскую базу и увеличить прибыль, как улучшить работу с партнерами, как и какие новые продукты выводить на рынок и пр
Здесь важно правильно координировать и направлять РОПа, и, конечно же, не «топить» его в текучке и административных обязанностях. В целом, организация эффективной работы РОПа — это не искусство, а цепочка последовательных, выверенных шагов
Более подробно об этом вы можете узнать на обучающей программе «Управление продажами и отделом продаж».
II. Должностные обязанности
Начальник юридического отдела:
2.1. Руководит деятельностью юридического отдела Общества, контролирует результаты работы, состояние трудовой дисциплины.
2.2. Осуществляет методическое руководство правовой работой в Обществе и оказывает правовую помощь его структурным подразделениям, дочерним Обществам и филиалам.
2.3. Разрабатывает лично или участвует в разработке внутренних правовых документов Общества, их визирование, проводит правовую экспертизу проектов приказов, издаваемых Обществом и визирует их.
2.4. Принимает участие в работе по заключению хозяйственных договоров (контрактов, соглашений), подготовке заключений об их юридической обоснованности, производит их визирование.
2.5. Готовит с участием заинтересованных отделов, служб, подразделений Общества материалы о хищениях, растратах, недостачах и иных правонарушениях для передачи их в следственные органы, суды общей и специальной юрисдикции.
2.6. Осуществляет контроль за состоянием учета и хранения находящихся в производстве и законченных исполнением судебных дел общей и специальной юрисдикции.
2.7. Анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий, судебных дел общей и специальной юрисдикции, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшения хозяйственно-финансовой деятельности Общества.
2.8. Лично или с участием заинтересованных служб и подразделений готовит предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов, нормативных актов, изданных в Обществе.
2.9. В соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении виновных работников Общества к дисциплинарной и материальной ответственности.
2.10. Готовит проекты приказов о денежных выплатах по возмещению Обществом вреда, причиненного работникам увечьем, профзаболеванием либо иным повреждением здоровья, связанными с исполнением ими трудовых обязанностей, ведет учет и хранение указанных дел и переписку по ним.
2.11. Совместно отделами и службами участвует в рассмотрении вопросов о ликвидации дебиторской задолженности.
2.12. Организует ведение справочно-информационной работы по законодательству и нормативным актам РФ с применением компьютерной техники, а также учет действующего законодательства и других нормативных актов.
2.13. Организует и проводит работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц Общества с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве.
Типовая инструкция
В типовой инструкции есть обязательные разделы: общие положения, права, обязанности и ответственность. Каждый раздел должен быть подробно расписан по пунктам.
Общие положения
Общие положения описывают:
- место данной должности в компании и ее суть;
- как назначается работник и как снимается с должности;
- кому подчиняется и чем руководствуется в своей работе;
- требования, предъявляемые к кандидату, назначаемому на должность;
- качества, которыми он должен обладать;
- навыки, которыми он должен владеть;
- кто замещает начальника отдела продаж, если он отсутствует;
- основные задачи;
- чем сотрудник руководствуется в своей работе.
В этом пункте зачастую указывают и условия работы, режим, возможности командировок и наличие служебного транспорта.
Должностные обязанности
Должностные обязанности содержат весь перечень заданий и функций, которые придется выполнять. Подробное и точное описание обязанностей позволит наладить работу и избежать недопониманий с сотрудником.
Наиболее распространенные обязанности, прописываемые в инструкции:
- Организация процесса продаж. Реализация товаров и услуг, а также повышение продаж. Разработка политики цен и скидок.
- Планирование текущей и долгосрочной работы.
- Формирование кадрового состав отдела и контроль за регулярным повышением профессиональных навыков работников, а также за тем, чтобы новые сотрудники успешно адаптировались к новому месту и влились в работу. Мотивация членов коллектива и формирование командного духа.
- Разработка индивидуальных планов для работников и системы мотивации, понятной для подчиненных.
- Отчетность.
- Поиск потенциальных клиентов и координация работы с имеющимися.
- Общение с потенциальными поставщиками. Контроль сроков поставки.
- Контроль выполнения общего плана продаж.
- Конференции и выставки.
- Участие в переговорах, напрямую влияющих на работу его отдела.
- Анализ рынка и составление списка потенциальных клиентов.
- Разрешение конфликтов между сотрудниками и клиентами.
- Участие в разработке рекламной стратегии для продвижения товаров.
Еще одна важная обязанность для руководителя отдела — управление дебиторской задолженностью. Для этого необходимо контролировать условия продаж, обеспечивать гарантированное поступление денег и разрабатывать систему скидок, определять максимальный предел задолженности и работать с долгами.
Права и ответственность
Сотрудник организации на данной должности имеет право вносить предложения по улучшению работы и изменению ассортимента продукции, нанимать и увольнять сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, а также по назначению начальства представлять интересы организации в различных инстанциях.
Ответственность появляется в случаях:
- неисполнения возложенных на него и подчиненных поручений;
- нарушения правил внутреннего распорядка компании;
- злоупотребления обязанностями и нетактичного обращения с подчиненными;
- оформления документов, противоречащих национальному законодательству или локальным нормативным документам;
- нанесения компании материального и репутационного ущерба;
- нарушения соглашения о неразглашении коммерческой тайны.
Где больше вакансий руководителей отдела продаж?
Начнем с того, что всего в России на сегодняшний день (конец мая 2023 года):
- На HeadHunter 3026 вакансии РОП
- На Работа России всего 99 вакансий РОП
Распределение по российским городам будет соответствующим:
| Вакансии hh.ru | Шт. | Вакансии trudvsem.ru | Шт. |
| Москва | 411 | Москва | 7 |
| Санкт-Петербург | 177 | Красноярск | 5 |
| Краснодар | 84 | Краснодар | 4 |
| Екатеринбург | 75 | Воронеж | 4 |
| Казань | 72 | Ульяновск | 4 |
| Новосибирск | 65 | Санкт-Петербург | 3 |
| Красноярск | 52 | Новосибирск | 3 |
| Нижний Новгород | 45 | Самара | 3 |
| Уфа | 39 | Иркутск | 2 |
| Иркутск | 35 | Хабаровск | 2 |
И еще немного занимательной статистики. Если посмотреть не на абсолютные цифры, а на процент вакансий РОПов в общем числе вакансий города, то в лидеры выйдут совсем другие населенные пункты:
| Город | Доля вакансий РОПсреди всех вакансий, % |
| Грозный | 1,94 |
| Махачкала | 0,86 |
| Симферополь | 0,80 |
| Оренбург | 0,80 |
| Якутск | 0,80 |
| Иваново | 0,67 |
| Казань | 0,61 |
| Севастополь | 0,60 |
| Москва | 0,45 |
| Санкт-Петербург | 0,36 |
| Россия | 0,31 |
Методика исследования
Мы проанализировали вакансии и резюме двух job-площадок, которые наиболее отличаются друг от друга и при этом, совместно, закрывают чуть больше 90% всех вакансий и резюме в РФ. Это коммерческий сайт HeadHunter (hh.ru), на котором чаще встречаются «офисные» профессии по крупным городам, и государственный портал Работа России (trudvsem.ru), на котором обычно размещаются «индустриальные профессии» по всем регионам РФ.
Мы также посмотрели немного на вакансии avito.ru и других площадок, в том числе telegram-каналов, но почти все эти вакансии были или на hh, или на trudvsem.
Критерии для отбора вакансий:
- Вакансии только по России (на hh очень много зарубежных вакансий).
- Вакансии с полной занятостью.
- Вакансии с полным рабочим днем.
- В том числе с возможностью удаленной работы.
Семантическое поле — это те возможные наименования вакансий и резюме, которые соответствуют нашему запросу. Мы включили всех возможных руководителей отдела продаж, начальников отдела продаж и часто принятые сокращения (например: РОП).
Мы исключили всех менеджеров продаж, в том числе менеджеров по ключевым клиентам (KAM – по ним можно посмотреть заказать отдельный отчет). Также исключены «помощники руководителя отдела продаж», «ассистенты» и т.п.
Актуальные резюме — это самый тонкий момент в любой статистике рынка труда. В базах резюме «пылятся» руководители отделов продаж, которые уже год и более не посещали job-сайт, где их резюме до сих пор в статусе «опубликовано». Обычно мы опираемся на «индекс закрытия резюме» по каждой профессии либо используем традиционную формулу «100 дней».
Итак, актуальные резюме — это резюме, которые находятся в открытом доступе, но были созданы или обновлены за последние n-дней. Для профессии «руководитель отдела продаж» n-дней взято за 92 (три месяца), но вы можете заказать статистику с нужными вам тонкими настройками.
Уникальные резюме — мы считаем не общее количество резюме по данной должности, как это делают многие площадки, а только уникальных соискателей. Если у соискателя множество резюме, то программа автоматически определяет наиболее релевантное (соответствующее нашему запросу, в данном случае – «руководитель отдела продаж», и наиболее актуальное из множества).
Адекватность — в связи с появлением всё большего числа резюме, которые по самым скромным критериям выходят за рамки адекватных , мы ввели некоторые smart-фильтры. Поэтому, если на должность РОПа претендует 14-летний вьюноша с зарплатными ожиданиями от двух миллионов рублей в месяц, то это резюме не учитывается в общей статистике.
– подробнее тема раскрыта в научных статьях наших коллег из crcg.ru, которые публикуются на elibrary.ru и cyberleninka.ru
Дата исследования — приведены данные на 25 мая 2023 года.
Где больше резюме руководителей отдела продаж?
Количество уникальных и активных соискателей, соответствующих всем критериям (описаны выше в «методике»):
- На hh.ru составило 1559 человек по РФ
- На trudvsem.ru — 900 человек
Если посчитать «индекс конкурентности», то есть сколько вакансий приходится на одного соискателя (индекс Фраучи) или наоборот (индекс hh), то получится, что на hh.ru на одного соискателя приходится 2 вакансии, а на trudvsem.ru на одну вакансию приходится 9 соискателей.
Давайте посмотрим на статистику по соискателям в конкретных городах на hh.ru:
| Город | Кол-во вакансий | Кол-во соискателей | Индекс Фраучи | Индекс hh* |
| Россия | 3026 | 1559 | 19,41 | 1,94 |
| Москва | 411 | 628 | 6,54 | 0,65 |
| Санкт-Петербург | 177 | 191 | 9,27 | 0,93 |
| Краснодар | 84 | 36 | 23,33 | 2,33 |
| Ростов-на-Дону | 25 | 31 | 8,06 | 0,81 |
| Волгоград | 16 | 23 | 6,96 | 0,70 |
| Хабаровск | 24 | 22 | 10,91 | 1,09 |
| Новосибирск | 65 | 22 | 29,55 | 2,95 |
| Самара | 24 | 22 | 10,91 | 1,09 |
| Нижний Новгород | 45 | 20 | 22,50 | 2,25 |
| Пенза | 10 | 19 | 5,26 | 0,53 |
| Саратов | 14 | 19 | 7,37 | 0,74 |
| Иркутск | 35 | 18 | 19,44 | 1,94 |
| Уфа | 39 | 18 | 21,67 | 2,17 |
| Ульяновск | 9 | 17 | 5,29 | 0,53 |
| Екатеринбург | 75 | 16 | 46,88 | 4,69 |
| Владимир | 8 | 15 | 5,33 | 0,53 |
| Воронеж | 27 | 14 | 19,29 | 1,93 |
| Пермь | 29 | 11 | 26,36 | 2,64 |
| Ярославль | 17 | 11 | 15,45 | 1,55 |
| Тула | 13 | 11 | 11,82 | 1,18 |
| Челябинск | 28 | 11 | 25,45 | 2,55 |
| Рязань | 7 | 11 | 6,36 | 0,64 |
| Казань | 72 | 10 | 72,00 | 7,20 |
* На hh.ru при расчете оригинального индекса hh учитывают активные резюме сроком 2 месяца. Как мы уже писали выше, срок активности у разных профессий отличается. Для РОВов мы определил срок в 3 месяца. Поэтому для релевантности сравнения данных мы также использовали 3 месяца для подсчёта индекса hh.
Что можно понять из таблицы?
- Сложнее всего найти РОПа в Казани и Екатеринбурге — на каждого соискателя приходится по 7 и 5 вакансий соответственно.
- А вот в Пензе, Ульяновске, Владимире, Рязани, Москве — соискателей больше, чем вакансий.
Взглянем на статистику соискателей на trudvsem.ru:
| Город | Кол-во вакансий | Кол-во соискателей | Индекс Фраучи | Индекс hh |
| Россия | 99 | 900 | 1,10 | 9,09 |
| Санкт-Петербург | 3 | 59 | 0,51 | 19,67 |
| Москва | 7 | 49 | 1,43 | 7,00 |
| Новосибирск | 3 | 30 | 1,00 | 10,00 |
| Иркутск | 2 | 22 | 0,91 | 11,00 |
| Екатеринбург | 22 | — | — | |
| Воронеж | 4 | 20 | 2,00 | 5,00 |
| Самара | 3 | 19 | 1,58 | 6,33 |
| Казань | 19 | — | — | |
| Саратов | 16 | — | — | |
| Уфа | 1 | 16 | 0,63 | 16,00 |
| Челябинск | 15 | — | — | |
| Нижний Новгород | 14 | — | — | |
| Краснодар | 4 | 13 | 3,08 | 3,25 |
| Ростов-на-Дону | 1 | 11 | 0,91 | 11,00 |
| Пермь | 10 | — | — | |
| Липецк | 10 | — | — | |
| Ульяновск | 4 | 9 | 4,44 | 2,25 |
| Тюмень | 1 | 9 | 1,11 | 9,00 |
| Ижевск | 9 | — | — | |
| Омск | 2 | 9 | 2,22 | 4,50 |
| Пенза | 8 | — | — | |
| Оренбург | 8 | — | — | |
| Курск | 8 | — | — |
Для РОПов ситуация на trudvsem.ru очень грустная: обитающие там работодатели не заинтересованы в этих сотрудниках.
- Чуть легче РОПу будет найти работу в Ульяновске, Краснодаре: по 2 и 3 соискателя на одну вакансию.
- В Санкт-Петербурге, Уфе, Ростов-на-Дону на одну вакансию приходится по 19, 16 и 11 соискателей соответственно.
Какие обязанности есть у руководителя отдела продаж
Стандартные задачи РОПа — формирование плана продаж, контроль, комплектование отдела продаж, обучение сотрудников, бюджетирование, оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры, развитие отдела. Кроме того, РОП может выполнять специфические задачи. А ещё он обязательно участвует в сделках. Расскажем о каждой задаче подробнее.
Формирование плана продаж. Топ-менеджмент компании формирует и спускает на уровень РОПа цели — финансовые показатели, которых должен достичь отдел продаж.
Получив цели, РОП формирует KPI, достижение которых поможет выполнить план. Есть две группы обязательных KPI: клиентские показатели и показатели интенсивности взаимодействия с клиентами. Клиентские показатели — это количество клиентов или лидов на разных этапах воронки продаж. Показатели интенсивности взаимодействия с клиентами — это, например, количество звонков, которые должны совершить менеджеры по продажам.
Контроль. Руководитель отдела следит за тем, чтобы сотрудники выполняли план продаж и достигали KPI. По результатам контроля РОП принимает оперативные управленческие решения.
Палитра возможных решений огромна. Например, если руководитель видит, что сотрудник перестал выполнять KPI, он может поговорить с ним и выяснить причины. Если дело в выгорании, РОП может помочь сотруднику справиться с ним — предложить отпуск или дополнительную мотивацию.
Комплектование отдела продаж. РОП отвечает за то, чтобы в отделе было достаточно сотрудников для выполнения плана продаж. В этом ему могут помогать сотрудники HR-подразделений, аутсорсинговых и кадровых агентств. Они ищут подходящие кандидатуры, а РОП проводит финальное собеседование и принимает решение о найме.
Обучение сотрудников. РОП отвечает и за обучение на этапе онбординга, и за регулярное повышение квалификации сотрудников.
За организацию обучения могут отвечать сотрудники HR-подразделений, бизнес-тренеры или онлайн-школы. РОП в этом случае — бизнес-заказчик: он контролирует ход обучения, потому что для работы его отдела важна квалификация сотрудников.
Бюджетирование. РОП определяет, сколько людей нужно для выполнения плановых показателей, как и сколько им платить. Чаще всего руководитель внедряет систему оплаты, при которой часть дохода менеджера — премии за достижение целей.
Оптимизация бизнес-процессов. Если руководитель отдела продаж видит, что какой-то процесс мешает работе сотрудников, он его оптимизирует. Часто оптимизация связана с автоматизацией.
Допустим, менеджеры по продажам забывают посылать потенциальным клиентам презентации. РОП принимает решение оптимизировать процессы — и внедряет CRM-систему, которая напоминает менеджерам о задачах.
Оптимизация организационной структуры. Иногда в компаниях разорваны организационные связи — например, менеджеры по продажам не могут эффективно общаться со специалистами из других отделов. Если РОП видит, что это мешает процессам, он оптимизирует оргструктуру. В некоторых компаниях РОПы делают это сами, а в некоторых формируют предложения для топ-менеджмента.
Развитие отдела продаж. РОП инициирует проекты по развитию отдела продаж и участвует в них. Проекты могут быть разными — от внедрения или замены CRM-системы до создания системы онлайн-обучения сотрудников.
Иногда руководители отделов продаж сталкиваются и со специфическими задачами. Например, в некоторых областях, связанных с технологически сложными продуктами, пресейл-сотрудники входят в отдел продаж. Управление пресейл-процессами тоже ложится на РОПа. Также руководитель отдела продаж может руководить сотрудниками, которые занимаются телемаркетингом, или участвовать в кастдеве.
Участие в сделках — обязательная часть работы РОПа. Но руководители уделяют сделкам разную долю рабочего времени — это зависит от масштаба бизнеса и от масштаба отдела продаж. Вот средние цифры:
- если в отделе продаж до трёх сотрудников, РОП работает над сделками 50–60% своего времени;
- если в отделе 4–10 сотрудников, РОП тратит на участие в сделках 25–30% времени;
- если в отделе 11–25 человек, РОП уделяет сделкам 15–20% времени;
- если в отделе более 26 сотрудников, РОП работает над сделками всего 10–15% времени.
Если РОП участвует в сделках больше обозначенного объёма, это серьёзная проблема. В краткосрочной перспективе это плюс, потому что обычно РОП — хороший продавец. С его помощью отдел продаж выполнит план.
Полномочия и прямые обязанности
Непосредственный начальник менеджеров имеет право:
- участвовать в переговорном процессе по экономическим вопросам с госорганами и компаньонами с иных предприятий;
- определять круг обязанностей для своих подчиненных;
- требовать от других служб организации, предоставление необходимой информации и документальных актов;
- принимать участие в составлении распоряжений, решений, руководства, соглашений и иных документов, связанных с коммерческой деятельностью компании;
- участвовать в различных собраниях;
- представлять на рассмотрение главе предприятия предложения по усовершенствованию коммерческой деятельности отдела и подразделения в целом;
- принимать участие в презентациях, выставках и других рекламных компаниях;
- предъявлять требования к вышестоящему руководству, касательно условий труда и формированию отчетных документов;
- лично распределять свое рабочее время, а также принимать решения в границах своих полномочий;
- использовать существующие льготы и денежные компенсации;
- в предусмотренный срок получать жалование за произведенную работу;
- подписывать различные документы, касательно своей деятельности.
Начальник отдела продаж
Помимо прав у начальника отдела, существуют непосредственные обязанности, которые он должен выполнять:
- прикладывать все усилия на повышение товарооборота компании;
- в случае возникновения экономических рисков обязательно сообщать собственнику фирмы;
- формировать образцы планов по сбыту продукции, и предоставлять их для утверждения, руководителю фирмы;
- четко придерживаться графика работы предприятия, а также выполнять все требования, прописанные в правилах внутреннего трудового распорядка;
- беспрекословно выполнять все трудовые распоряжения вышестоящего руководства;
- постоянно повышать уровень знаний, проходить необходимое обучение;
- информировать подчиненных об успехах и проблемах организации;
- осуществлять контроль над взаимодействием между подчиненными и клиентами, и правильным формированием деловых бумаг;
- производить анализ поступления финансовых сумм, а также их расходы;
- осуществлять прием потребителей по существующим у них вопросам;
- организовывать обучение и проверку знаний у менеджеров отдела;
- организовывать и следить за выполнением сроков поставки товаров клиенту;
- обобщать и формировать необходимую отчетную документацию;
- иметь соответствующий деловой вид руководителя.
Помимо этого, каждый собственник имеет право, как расширять права и обязанности начальника реализационного отдела, так и сужать их.
Характеристика должности, знания и квалификация
Чаще всего на должность начальника реализационного отдела назначаются лица из числа сотрудников фирмы. Так как они уже знают всю структуру организации, трудящихся этой компании, а также имеют определенный опыт. Помимо этого работодателю проще выбрать нового специалиста из уже знакомых для него сотрудников, чем принимать на работу со стороны.
Основные положения руководителя службы продаж заключаются в следующем:
- данная должность относится к аппарату управления на предприятии;
- принимается или переводится на должность, а также увольняется с нее только по письменному распоряжению главы организации;
- подчиняется только работодателю или директору по экономике;
- осуществляет свою трудовую деятельность на основе должностной инструкции и трудового соглашения;
- законченное высшее образование по соответствующей квалификации;
- опыт работы в сфере продаж от двух лет и более;
- комплексное мышление;
- аналитические возможности;
- предприимчивость;
- коммуникабельность;
- навыки в управленческой деятельности.
При длительном отсутствии, по каким либо причинам начальника продаж, его обязанности возлагаются на иного специалиста указанного в приказе работодателя.
Главной задачей такой должности состоит в правильной организации процесса по реализации всего ряда имеющегося товара компании по максимальной стоимости.
Соискатель, который претендует на должность руководителя службы по реализации, должен знать следующее:
- основную структуру организации или подразделения;
- перспективы расширения предприятия;
- главные аспекты в финансовом коммерческом урегулировании;
- основы предпринимательской и экономической деятельности;
- характеристики профильной торговли;
- нюансы формирования стоимости и цен реализуемого товара;
- формальности развития потребительского спроса на товар;
- концепцию управления персоналом;
- нюансы проведения различных рекламных акций;
- правила составления коммерческих договоров;
- этические нормы общения;
- правила работы на персональном компьютере и другой офисной техникой.
В своем трудовом процессе руководствуется действующими нормативно правовыми актами РФ и внутренними документами организации.