Что должен сделать работодатель для начала работы
Для начала работы с электронным больничным листом работодатель должен обратиться в Фонд социального страхования и зарегистрироваться в системе электронного документооборота. Регистрация в системе позволяет работодателю получать и отправлять электронные больничные листы, а также осуществлять контроль над их оплатой.
После регистрации в системе работодатель должен заключить договор с электронной платформой, которая предоставляет услуги по обработке и хранению электронных больничных листов. В договоре указываются условия работы, сроки предоставления информации и ответственность сторон.
Для начала работы с электронным больничным листом работодатель также должен обеспечить доступ сотрудников к системе электронного документооборота. Для этого необходимо предоставить каждому сотруднику персональные данные для регистрации в системе. После регистрации сотрудники смогут получать и отправлять электронные больничные листы через личный кабинет на платформе.
При возникновении ошибок или проблем с электронным больничным листом работодатель должен обратиться в службу поддержки платформы или в Фонд социального страхования для получения необходимой помощи и консультации. Работодатель также должен регулярно проверять свою почту и личный кабинет на платформе для получения информации о новых электронных больничных листах и обновлениях системы.
Что представляет электронный больничный
Возможность оформить вместо традиционного бумажного листка нетрудоспособности его электронную версию появилась еще в 2017 г. Однако массово электронные больничные начали выдаваться с конца 2018 г. Согласно Письму ФСС от 11.08.2017 г., они имеют равную юридическую силу с бумажными больничными и оформляются по желанию застрахованного лица.
Электронный больничный аналогичен бумажному варианту. Он заполняется на компьютере и вносится в Единую интегрированную информационную систему «Соцстрах». По замыслу создателей, такая форма практически исключает риски, связанные с утерей, порчей или подделкой документа. Информация хранится в базе данных ФСС, ее можно запросить неоднократно. В процессе заполнения, до того, как документ будет сохранен, в него можно вносить изменения, что снижает вероятность ошибок.
Чтобы работник мог получить выплаты по больничному, ему достаточно сообщить работодателю номер документа. По нему и по СНИЛС сотрудника компания получает доступ к электронной версии листка нетрудоспособности. Бухгалтер или кадровик вносит свою часть информации, как и при заполнении традиционной бумажной версии. Когда все готово, данные сохраняют, и больничный автоматически поступает в систему документооборота ФСС. При этом подлинность и достоверность данных подтверждаются ЭЦП ответственного лица.
Удобство электронной версии еще и в том, что работник, у которого есть личный кабинет на сайте Госуслуги, может посмотреть начисленные суммы и статус выплат.
Важно! Распечатывать больничный в бумажном варианте не обязательно. Бухгалтер или кадровик могут сделать это по собственной инициативе, если этого требует внутренний документооборот
Однако необходимости в такой мере нет: сотрудники ФСС при проверках электронный больничный запрашивать не будут.
Простые решения для ответа на запросы ФСС
Почему не приходят запросы от ФСС и что делать в такой ситуации?
Как ответить на запрос ФСС о выплате по больничному листку?
При получении запроса от ФСС о выплате по больничным листкам необходимо тщательно изучить требуемую информацию и подготовить ответ. В ответе следует указать все необходимые сведения о выплатах по больничным листкам за указанный период.
Что требуется уведомить ФСС при выплате по больничному листку?
Как разъяснить ФСС, что сотрудник находился на больничном?
В ответе на запрос от ФСС необходимо ясно указать, что сотрудник находился на больничном листке и предоставить все необходимые сведения и документы для подтверждения этого факта.
Какие простые решения помогут ответить на запросы ФСС?
Об отказе в принятии электронного больничного
Уже более года активно идет переход на «электронный листок нетрудоспособности», призванный с помощью электронного документооборота упростить и сделать прозрачной процедуру оформления «больничного», пресечь мошенничество, совершаемое посредством предоставления поддельных листков, а главное — исключить ошибки при заполнении документов.
Но только в том случае, если пациент на это согласится, а врач будет иметь техническую возможность оформить цифровой документ. После этого подключенному к системе «Соцстрах» работодателю останется лишь дополнить его необходимой информацией и выплатить сотруднику пособие по нетрудоспособности.
Как сообщить ФСС об отказе от выплаты больничных
Почему не приходят запросы от ФСС и что требуется сделать, если сотрудник работал на больничном?
Если вы являетесь работодателем и заметили, что запросы от ФСС о выплате больничных не приходят, это может быть связано с различными причинами. Одна из возможных причин — сэдо не работает в полном объеме или не настроен правильно. В этом случае необходимо проверить соединение с электронным сервисом и убедиться, что все настройки введены корректно.
Как уведомить ФСС об отказе от выплаты больничных?
Если ваш сотрудник отказался от выплаты больничного, необходимо уведомить об этом ФСС. Для этого возможно использовать следующие шаги:
- Войдите в личный кабинет работодателя на официальном сайте ФСС.
- Выберите раздел «Электронная отчетность» и в нем — «Учет больничных».
- Выберите нужного сотрудника и нажмите на кнопку «Отказ от выплаты», либо внесите отказ вручную через пункт «Расчетные ведомости/расчетные листы».
- Заполните соответствующую информацию об отказе в выплате больничных и сохраните внесенные изменения.
После выполнения всех этих шагов ФСС будет уведомлена о том, что ваш сотрудник отказался от получения выплат по больничному. Это позволит избежать неправомерного назначения и оплаты больничного и защитит интересы работодателя.
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет
Тот же работодатель будет информировать ФСС о необходимости выплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, от имени которого работники продолжат писать заявления о предоставлении отпуска по уходу за ребенком и назначении соответствующего пособия. В течение 3-х рабочих дней с момента получения заявления Застрахованный должен направить в ФСС форму «Сведения для назначения пособия»
Обратите внимание, что отправка является одноразовой; ежемесячно заполнять и сдавать в ФСС не нужно
При получении реестра соцстрах назначает пособие и выплачивает его за весь период. Деньги, выделенные соцстрахом на обеспечение ребенка до 1,5 лет, фонд перечисляет на карту МИР.
Кому положена повышенная оплата больничного
Размер пособия за временную нетрудоспособность рассчитывается исходя из среднего заработка и страхового стажа. Коэффициентов, которые бы увеличили выплату льготным категориям, нет.
При этом, например, если у сотрудника страховой стаж менее года, а ранее он официально не работал, то для него пособие рассчитывается исходя из МРОТ плюс региональный коэффициент. В этом случае вместо катастрофически маленькой компенсации из-за отсутствующего официального трудового стажа человек получает гарантированный размер пособия.
Как это работает? МРОТ для расчета среднего заработка за два года берется не ретроспективно, то есть значение этого показателя в предыдущие годы неважно. Действующий размер МРОТ умножается на 24 месяца и делится на 720 дней, получается минимальный размер пособия в день
Больничные из-за производственной травмы также оплачиваются без учета страхового стажа. Пострадавший работник получает пособие исходя из полного среднего заработка.
Какую сумму за больничные дни получают безработные
Уволенные сотрудники, которые так и не нашли работу в течение 30 дней, но заболели, могут оформить больничные листы. В этом случае им оплатят 60% дневного заработка независимо от страхового стажа. Если сотрудник решил уволиться во время болезни, то пособие рассчитают обычно, исходя из стажа и среднего заработка в день. Основания, по которым отношения между работником и работодателем закончились, неважны.
Больничные выплачиваются только тем безработным, кто встал на учет в Центр занятости. На срок листка нетрудоспособности центр выплачивает ему стандартную сумму пособия, то есть 75% среднего заработка с последнего места работы.
Каков минимальный и максимальный размер пособия по нетрудоспособности в 2024 году
Максимальный размер пособия в 2023 году — 4 039,73 рублей в день. На такую сумму можно рассчитывать при зарплате свыше 85 тыс. рублей в месяц в предыдущие два года, а страховой стаж должен составлять не менее восьми лет. Если сотрудник ушел на больничный, чтобы ухаживать за болеющим ребенком, которому нет восьми лет, то страховой стаж не важен. Стоит помнить, что размер больничных, как правило, меньше зарплаты.
Минимальная сумма за день болезни в 2024 году составит 620,71 рубля в 31-дневном месяце, 641,4 рубля в 30-дневном месяце и 663,52 рубля в феврале. Этот расчет основан на правиле, что пособие за полный календарный месяц не должно быть меньше МРОТ, размер которого сейчас составляет 19 242 рубля.
Формула расчета пособия по безработице
Общая формула выглядит так:
Больничные = средний дневной заработок за два последних года х количество дней болезни х процент в зависимости от стажа
Чтобы рассчитать средний дневной заработок, нужно поделить на 720 полученные доходы, с которых платились страховые взносы (зарплата, премии, отпускные) предыдущие два года. То есть если вы уходите на больничный в 2024 году, то нужно сложить доходы за 2022 и 2023 годы.
Пример расчета. Мария вышла на больничный на 14 дней. Ее страховой стаж составляет 6 лет. Суммарный заработок в 2022 году — 720 тыс. рублей, в 2023 году — 2,1 млн. За 2022 год она заработала меньше, чем предельная база, поэтому в расчет берутся реально полученные доходы. В 2023 же году Мария заработала больше предельной базы, поэтому в расчет нужно взять сумму предельной базы в 1,917 млн рублей. Соответственно, средний дневной заработок составляет:
(720 тыс. рублей + 1,917 млн рублей) / 720 = 3 662 рубля 50 копеек.
Это сумма не меньше минимального и максимального размера пособия, поэтому считать больничные нужно по ней:
3 662,5 рубля х 14 дней больничного х 80% (для стажа от пяти до восьми лет) = 41 020 рублей.
Именно такую сумму получит Мария за этот больничный лист.
Возможно ли не проводить электронный больничный
Врач оформил нашему работнику электронный больничный, поскольку нашел компанию в списке работодателей, которые подключены к программе ФСС. Каким образом происходит взаимодействие с ФСС, когда работник сообщил номер больничного в электронной форме?
Кроме нормы Закона № 255-ФЗ, есть разъясняющее письмо ФСС от 29.11.2022 № 02-11-09/22-03-4326П. Из него тоже следует, что право выбора формы больничного остается за работником. По его желанию врач выдаст листок нетрудоспособности на бумаге или в форме электронного документа, но должно быть письменное согласие работника. Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2022 № 624н.
Оплата листа нетрудоспособности
Давайте теперь выясним, производят ли оплату в больничном листе за выходные дни.
Исходя из 1 пункта 2 части статьи 3 ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» начальство делает выплаты по больничному листу в течение первых трех дней, а потом оплата является обязанностью Фонда социального страхования России.
Выдержка из статьи 3 ФЗ №255
На основе статей 164 и 183 Трудового Кодекса можно сделать вывод, что временная нетрудоспособность не отнимает у гражданина возможности на реализацию социально-трудовых прав, потому что вместо зарплаты за выполнение трудовых обязанностей, сотруднику предоставляют выплаты по временному отсутствию трудоспособности.
Однако в иных ситуациях платят ли за выходные дни? По части первой шестой статьи закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29 декабря 2006 года №255-ФЗ сотруднику выплачивают деньги по временному отсутствию возможности выполнения трудовых обязанностей на временной отрезок всей нетрудоспособности до момента ее восстановления, иными словами, сюда входят и нерабочие дни.
Сотруднику, который вышел на больничный, оплачивают и нерабочие дни
Заметка: оплачивается еще и период потерянной способности к работе, совпавший с пребыванием в ежегодном отпуске – об этом говорит ФСС в своем письме «Оплата больничного…» от 5 июня 2007 года номер 02-13/07-4830. Имеется и законная подоплека этих слов – статья 9 закона 255-ФЗ.
Отметим, что в некоторых ситуациях учитывают такое положение дел, которое лишает человека права на денежные выплаты. Пример такой ситуации имеется в письме ФСС «О порядке выплаты…» от 4 сентября 15-го года номер 02-09-11/15-15838: людям с отсутствующим гражданством и иностранцам больничный лист оплачивается лишь тогда, когда они минимум полгода застрахованы на условиях социального страхования. Арест или нахождение под стражей упраздняет выплаты пособий по временной нетрудоспособности на этот период.
Как оформить листок нетрудоспособности по карантину коронавируса?
Если человек контактировал с больным коронавирусом, то для оформления листка нетрудоспособности по карантину в 2023 году ему не следует посещать больницу. Нужно просто позвонить в свою поликлинику и вызвать врача на дом. При этом следует объяснить, что он контактировал с коронавирусным больным. Больничный лист по карантину при коронавирусе положен всем работающим гражданам, которые зарегистрированы в фонде социального страхования.
Согласно с Постановлением Главного санитарного врача РФ от 31.0. 2020 года № 3 п. 3.2 «О проведении дополнительных санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий по недопущению завоза и распространения новой коронавирусной инфекции, вызванной 2019-nCoV», выдавать больничный лист по карантину с коронавирусом может врач только по предписанию Роспортебнадзора.
Кто должен оплатить больничный
Ответ на этот вопрос зависит от ситуации и законодательства. В общем случае, оплату больничного листа осуществляет работодатель. Однако, есть исключения, когда оплату осуществляет Фонд социального страхования (ФСС). Для этого необходимо, чтобы работник был застрахован в ФСС и предоставил правильно оформленные документы.
В случае использования электронного больничного листа, работник должен обратиться к врачу, получить медицинское заключение и зарегистрироваться на электронном портале ФСС. Затем он должен заполнить электронную форму больничного листа и отправить ее на рассмотрение ФСС. Если все документы заполнены правильно и нет ошибок, ФСС осуществит оплату больничного листа.
Также стоит отметить, что работодатель имеет обязанность производить расчет и выплату заработной платы работнику, находящемуся на больничном. Он обязан учесть дни нетрудоспособности и произвести соответствующие выплаты в сроки, установленные законодательством. Использование электронного больничного листа позволяет упростить процедуру расчета и оплаты, но требует соблюдения всех требований и правил предоставления документов.
Правила закрытия больничного листа
Действующие правила оформления больничного листа содержат информацию, что его закрытие должно выполняться исключительно в том учреждении, в котором происходило его открытие, т.е. в том, куда сотрудник обратился при первых признаках болезни. Данный факт не является обязательным в том случае, если в процессе лечения гражданин обследовался или наблюдался не у одного специалиста или находился на стационарном лечении в нескольких больницах.
Иногда может возникнуть ситуация, при которой открытый больничный по каким-либо причинам сотрудник решил не закрывать или не смог это сделать. Естественно, возникает вполне логичный вопрос – можно ли сдать документ в таком виде? Касаемо подобной ситуации на основании регулирующего законодательства можно отметить следующее:
Работа на больничном и оплата
Больничный лист – официальный финансовый документ, который является основанием для выплаты. Он фиксирует, что человек не может исполнять трудовые обязанности и должен получить пособие. А оно призвано компенсировать временную утрату заработка. Работа в период болезни нарушает предписание врача. Если он трудится, значит, он не утратил ни заработок, ни трудоспособность. Юридически это будет основанием для снижения пособия ().
Более того, по логике закона если человек сам решил работать, нарушение надо фиксировать актом. Но чаще такой сценарий все же согласуется с работодателем. Как действовать в таком случае?
Есть 2 варианта.
Первый – не сообщать вовсе, что человек был на больничном все дни. Очевидно, при таком сюжете сотрудник вряд ли будет жаловаться, так как ему будет выплачена зарплата в полном объеме.
Но при таком подходе у компании появляются риск проверки надзорными органами (ГИТ, ФСС России, ФНС России) в связи с переплатой. Правда, на плановые проверки в этом году введен мораторий. Да и для внеплановых оставили несколько оснований, оформление больничного к ним не относится. Кто и как проверит информацию, вопрос открытый, но для выявления нарушений нужен инспектор ФНС России или ФСС России. Нет еще и правовой практики, как и у кого Фонд будет запрашивать данные: у всех или выборочно. Тем не менее, надо понимать, это нарушение закона, и действовать так я не рекомендую. Именно работодатель отвечает за предоставление и достоверность сведений для начисления пособий. Переплату ФСС России придется компенсировать, а еще оплатить штраф – 20% от суммы излишних расходов, на основании . Придется внепланово загружать бухгалтерию: проверять выплаченные взносы, делать сторнировку (пересчет сумм после ошибок). ФНС России вполне может занести компанию в «список риска», чтобы проверять чаще.
Второй способ – безопасный: сообщить в Фонд все, как есть. Напомним, на основании , , человек имеет право на труд и вознаграждение за него, вовремя и полностью. Если он трудится на больничном, то должен получить зарплату за эти дни. Но так как он нарушил режим лечения, пособие снизят и рассчитают исходя из МРОТ ().
Например, сотруднику дали больничный на 10 дней, из которых он работал 6 дней, то есть нарушил режим лечения. Таким образом, за эти 6 дней сотрудник должен получить стандартную зарплату, исходя из его среднего дневного дохода, а за 4 дня болезни – для расчета больничного будет браться за основу МРОТ.
В таком случае работник получит меньше денег, чем если бы он трудился, в том числе болея. Но вы имеете право доплачивать до оклада по своему усмотрению. Главное, внести такое правило о выплатах в соответствующий ЛНА, например, в Положение об оплате труда. Напомню, предлагать больше льгот по сравнению с тем, что дает законодательство, это право, а не обязанность работодателя. И речь идет именно о поощрении, а не о части заработной платы во время болезни. К тому же, именно вы определяете, кто их получает: все сотрудники или только отдельные категории. На практике чаще всего доплату предоставляют работникам со стажем работы в компании от 4-5 лет, хотя закон это никак не регламентирует. Но чтобы исключить возможные споры о дискриминации и неравенстве, лучше, чтобы критерии были связаны с деловыми качествами – все уточнения необходимо зафиксировать в ЛНА.
Единая ставка пособия по беременности и родам
Для получения пособия при рождении ребенка родителям больше не нужно писать заявление и подтверждать, что один из родителей не подавал его ранее. С 2023 года ФСС становится известно о появлении ребенка из ЗАГСа, после внесения соответствующей регистрации в ЕГРЮЛ.
Как только отчет появится, ФСС направит запрос в Пенсионный фонд, чтобы получить информацию о месте работы родителей и проверить, выплачивалось ли пособие на ребенка. Получение пособия зависит от профессии родителей:
- Если оба родителя работают по трудовому договору, пособие выплачивается одному из них, чаще всего матери.
- Если только один из родителей работает, он будет получать пособие.
- Если родители не зависят от какого-либо работодателя, пособия будут выплачиваться через учреждения социального обеспечения.
- В случае отсутствия данных для назначения пособия (например, по районному коэффициенту) ФСС может обратиться к работодателю. Последний должен ответить в течение двух рабочих дней с момента получения запроса.
Пособия по материнству
Рассмотрим правила назначения и выплаты пособий беременным женщинам за постановку на учёт в медицинской организации в ранние сроки беременности. Среди тех, кто встал на учёт в медучреждения в период с 6 до 12 недель беременности, пособия будут получать нуждающиеся в социальной поддержке граждане РФ, которые постоянно проживают на территории России.
Потребность в соцподдержке зависит от среднедушевого дохода семьи беременной женщины. Он не должен превышать величину регионального прожиточного минимума на душу населения.
В понятие «семья» при расчёте пособия включаются: сама беременная, её супруг и несовершеннолетние дети. Также к членам семьи относятся дети заявителя в возрасте до 23 лет, которые обучаются в образовательной организации по очной форме обучения. Никакие другие категории граждан в расчёт не включаются.
Среднедушевой месячный доход исчисляется за последние 12 календарных месяцев до подачи заявления на получение пособия и исходя из всех поступлений членов семьи: зарплаты и вознаграждения по договорам ГПХ, пенсии, компенсации, социальные пособия и прочие выплаты денежного характера.
Не включаются в доход семьи следующие выплаты:
- ежемесячное пособие беременной женщине, произведённое за прошлые периоды;
- средства материнского (семейного) капитала и средства регионального материнского капитала;
- единовременные страховые выплаты, производимые в возмещение ущерба, причинённого жизни и здоровью женщины, её личному имуществу и имуществу, находящемуся в общей собственности членов её семьи;
- суммы единовременной материальной помощи, выплачиваемой в связи со стихийным бедствием или другими чрезвычайными обстоятельствами, а также в связи с террористическим актом;
- суммы налоговых вычетов по НДФЛ;
- социальное пособие на погребение;
- компенсации за самостоятельно приобретённое инвалидом техническое средство реабилитации;
- компенсации за изготовление и установку надгробных памятников;
- единовременные выплаты военнослужащим или членам их семьёй;
Если беременная официально не работает или не соблюдает правила «нулевого дохода» (у неё в течение года были какие-то поступления), всё это не является основанием для отказа в назначении и выплате ежемесячного пособия.
Отказать в назначении пособия беременной женщине могут, если у неё:
- нет российского гражданства;
- доходы превышают указанный минимум, в том числе и в виде процентов по вкладам (такой доход не помешает получить пособие, если вклад был закрыт не позднее чем за шесть месяцев до месяца подачи заявления на назначение пособия);
- в заявлении обнаружены недостоверные или неполные данные;
- в собственности беременной или членов её семьи есть две квартиры или жилых дома и два транспортных средства (исключение только многодетные семьи, семьи с инвалидами, и семьи, которые получили машину как государственную социальную поддержку).
Для того чтобы получить пособие, беременной женщине нужно прийти в СФР или МФЦ и написать заявление. Также документ можно отправить через Госуслуги. Это можно сделать после наступления 12 недели беременности.
В случае одобрения ежемесячного пособия беременная женщина будет получать 50% от величины регионального прожиточного минимума трудоспособного населения. Если после получения пособия среднедушевой доход семьи женщины не достигнет прожиточного минимума, СФР увеличит размер пособия до 75% регионального прожиточного минимума. Если и в этом случае среднедушевой доход семьи не превысит прожиточного минимума, то женщина сможет получать пособие в размере 100% регионального прожиточного минимума.
Заявление на перерасчёт величины пособия писать не нужно. Пособие автоматически поменяется с месяца изменения величины регионального прожиточного минимума.
Обязательное условие для получения пособия — посещение врача в установленные сроки:
- 10–14 неделя;
- 18–22 неделя;
- 30–32 неделя.
СФР будет выплачивать пособие до месяца родов или прерывания беременности включительно. Выплачивают его за полный месяц независимо от даты наступления срока беременности в 6 недель, даты постановки на учёт в медицинской организации, даты родов или прерывания беременности, или даты обращения за назначением пособия. Если беременность прекратилась до наступления 12 недель, выплачивать пособие не будут.
Как отвечает работодатель за несвоевременную передачу больничных в ФСС
Если работодатель в течение 5 рабочих дней после получения от работника всех необходимых документов для назначения больничного пособия не передаст эти документы в ФСС, его могут привлечь к административной ответственности.
Законодательство предусматривает административную ответственность за непредставление и несвоевременное представление в ФСС документов и сведений, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия.
Ответственность за это правонарушение работодатели несут по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ (нарушение порядка и сроков представления документов в территориальные органы ФСС). В соответствии с данной статьей несоблюдение 5-дневного срока подачи в ФСС необходимых документов влечет наложение штрафа на руководителя и главного бухгалтера организации-работодателя в размере от 300 до 500 рублей.
Не принимают электронный больничный на работе: допустимо ли подобное и что с этим делать
Работодатель обязан принять электронный больничный. Это подтверждают статьи Трудового Кодекса Российской Федерации. Если начальник организации по техническим причинам не может принять электронный больничный, то медицинское учреждение обязуется сделать заменить электронный документ на заверенную печатями письменную справку. Об этом зафиксировано в ФСС в письме от 11.08.2022 № 02-09-11/22-05-13462.
- В письменной форме обратиться в медицинское учреждение, где он получил ранее ЭЛН. При этом сотрудники учреждения пробьют сведения о пациенте по базе данных.
- При нахождении сведений о пациенте в электронном виде (в т.ч. ЭЛН), будет составлен бумажный вариант.