Командировка строго ограничена по времени: когда возможно ее продление?

Порядок продления сроков служебной поездки

Наличие в организации разработанного Положения о командировках значительно упрощает процедуру изменения сроков поездки, так как в нем должна быть зафиксирована стандартная инструкция, которой должен придерживаться как работник, так и работодатель. Как правило, алгоритм действий имеет следующую последовательность:

• Если инициатором является непосредственно трудящийся, то он оформляет служебную записку на имя работодателя с указанием причин задержки и обозначением новой предположительной даты возвращения;
• При инициировании процедуры работодателем, командированному работнику направляется письменное уведомление об изменении сроков поездки с обозначением обстоятельств данной меры;
• Служебная записка, отправленная сотрудником, является основанием для разработки соответствующего Положения, в котором фиксируется необходимость изменения сроков командировки и указывается новая дата возвращения лица;
• Непосредственный работодатель командированного работника или иной ответственный сотрудник обязан согласовать все нюансы продления служебной поездки с представителями принимающей стороны;
• В организации, направившей лицо в поездку, издается Приказ об изменении сроков командирования. С копией данного распоряжения сотрудник должен ознакомиться под личную подпись;
• На основании Приказа в бухгалтерии осуществляется перерасчет аванса, ранее предоставленного лицу. В кротчайшие сроки работнику должна быть перечислена дополнительная сумма средств на служебные расходы в затянувшейся поездке.

Приказ о продлении командировки

Образец этого документа не утвержден, поэтому он составляется в произвольной форме. Но при этом он должен содержать следующую информацию:

• Данные о командированном работнике, его ФИО и должность;
• Причина, по которой продлевается его пребывание в командировке;
• Новая дата завершения командировки;
• Распоряжение бухгалтерии перевести работнику денежные средства на дополнительные дни командировки, при необходимости.

Несмотря на то, что приказ пишется в свободной форме, он должен быть издан с соблюдением всех правил делопроизводства, в частности иметь следующие реквизиты:

• Наименование организации, его издавшей;
• Название документа;
• Дата и номер;
• Подпись руководителя.

После того, как приказ о продлении командировки подписан, необходимо проинформировать работника, о том, что командировка продлевается и на какое количество дней.

Сделать это можно с помощью любых средств связи. Переписывать командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Тем более что на данный момент командировочное удостоверение не входит в перечень обязательных документов при оформлении командировки.

Если командировка продлялась по личным причинам работника, то по возвращении он должен подтвердить это документально, например, предоставить больничный лист.

Увеличение срока служебной командировки работника оформляется посредством издания приказа. Основанием для него является служебная записка, в которой изложены основания для продления командировки. Ее может написать любая из сторон: как работник, так и работодатель. В отдельных случаях работодатель должен заручиться согласием работника. 

Хранение командировочной документации

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Приказом Министерства Культуры РФ №558, предприятие обязано хранить служебные задания и удостоверения:

• при краткосрочных поездках — 5 лет;
• при долгосрочных – 10 лет.

Приказы должны оставаться в архиве на протяжении срока, установленного Перечнем.

Информация занесена в таблицу:

Для производственных целей предприятие может направлять своих работников в служебные поездки. При этом оформление командировки происходит на основании письменного распоряжения руководителя компании, в котором определяются цели и период служебной поездки. Иногда обстоятельства складываются так, что необходимо увеличить данный период. Для этого используется приказ о продлении командировки.

Оформление Приказа о продлении командировки

Оформление распорядительного документа является обязательной процедурой при продлении срока командировки сотрудника. В связи с тем, что унифицированной формы заполнения документа не разработано, работодателям или же кадровым специалистам необходимо самостоятельно оформить шаблон Приказа, который в дальнейшем будет использоваться внутри организации.

Проект распоряжения в обязательном порядке передается работодателю для ознакомления и подписания, после чего документ становится юридически значимым. Кроме подписи руководителя, на Приказе должен быть проставлен и автограф командированного сотрудника, для этого один из экземпляров бумаги направляется лицу посредством факса, электронной почты или же почтового отправления.

Порядок продления командировки сотруднику

Продление срока командировки имеет определенный порядок действий. Однако его последовательность зависит от причины, по которой установленный период продлевается:

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

• наличие производственной необходимости, когда сотрудник не успевает своевременно выполнить полученное служебное задание или руководство ставит дополнительные задачи, которые также требуют время;
• личные обстоятельства — в этом случае сотрудник сам подает прошение задержаться на дополнительные дни;
• отсутствие возможности выехать в установленный срок — к примеру на заданное время нет транспорта или билетов;
• задержка может произойти из-за болезни командированного сотрудника, в этом случае по возвращению понадобится представить больничный лист;
• не зависящие от сотрудника чрезвычайные обстоятельства — бедствие, авария или подобные происшествия.

Соответственно чтобы определить порядок продления командировки, необходимо установить ее причину. Если инициатива исходит от работодателя, то он должен направить сотруднику соответствующее уведомление. Последний может не согласиться продлевать поездку, принуждать к этому руководитель не имеет права.

Далее процедура совпадает с теми случаями, когда инициатором является сотрудник:

• составляется служебная записка с указанием основания и срока, на который командирование необходимо продлить;
• на основании полученного документа руководитель издает приказ;
• последний через факс отправляется за подписью командированному работнику.

Окончанием командирования является дата и время, когда сотрудник вернулся из поездки. Соответственно чтобы продлить установленный период, организация должна перечислить необходимые средства на оплату жилья и суточные расходы. Все издержки, связанные с обменом и возвратом билетов берет на себя компания.

Также нужно учитывать, что в период болезни суточные не начисляются. Однако больничный и понесенные по нему расходы оплачиваются в соответствии с законодательством.

Служебная записка о продлении командировки

Служебная записка о продлении командировки — основной документ, по которому происходит дальнейший порядок действий. Служебная записка является уведомлением, которое определяет необходимость продлить установленный период. Составляется она на имя руководителя. Главное, что она должна в себе содержать — это основание и новый срок.

Причины продления командировки в служебной записке должны быть указаны достаточно ясно и четко. Данный документ в дальнейшем станет приложением к приказу, а потому должен носить официальный характер. То есть, все наименования и имена должны присутствовать, также как дата составления и подпись.

Приказ на продление командировки

Основание для продления командировки после служебной записки отображается в соответствующем приказе. Последний является основным документом, по которому командирование продлевается. Служебная записка становится его приложением.

Приказ о продлении командировки составляется и подписывается руководителем. В него необходимо включить не только информацию из служебной записки, но и реквизиты всех сопутствующих документов, включая приказ о направлении в служебную поездку. В данном акте также может оговариваться и возмещение расходов.

В соответствии с установленным порядком, приказ нумеруется и вносится в реестр. Затем подшивается и направляется на хранение по установленной процедуре.

Продление командировки на один день

Нередко возникает вопрос, как продлевается однодневное командирование. По законодательству за него не начисляются суточные, возмещаются только транспортные расходы

А потому чтобы продлить однодневную поездку необходимо обратить внимание именно на финансовый аспект

Когда поездка на один день превращается в полноценное командирование, возмещать необходимо и аренду жилья, и суточные. Данный аспект должен присутствовать в приказе. Сотруднику при этом перечисляются все необходимые средства на новый период.

В случае, если служебную поездку нужно продлить на один день, процедура остается стандартной. Все сроки и расходы должны быть учтены при возмещении средств.

Продление командировки

Для начала нужно правильно оформить документ, в котором будет указано на необходимость продление служебной поездки. Он может быть двух видов:

• докладная или служебная записка работника, в которой он сообщает о необходимости продлить командировку. Причины могут быть как личные, так и связанные с работой. Например, работник мог заболеть или не успеть выполнить поставленную задачу.
• распоряжение работодателя о необходимости продления командировки. Сюда также будет относиться и служебная записка от непосредственного начальника или руководителя работ сотрудника, который находится в командировке.

Документ отправляется на рассмотрение к руководству предприятия, где принимается решение о целесообразности продления командировки. Как правило, порядок и причины продления служебных командировок прописываются в учетной политике предприятия.

Оформление Приказа о продлении командировки

Оформление распорядительного документа является обязательной процедурой при продлении срока командировки сотрудника. В связи с тем, что унифицированной формы заполнения документа не разработано, работодателям или же кадровым специалистам необходимо самостоятельно оформить шаблон Приказа, который в дальнейшем будет использоваться внутри организации.

Проект распоряжения в обязательном порядке передается работодателю для ознакомления и подписания, после чего документ становится юридически значимым. Кроме подписи руководителя, на Приказе должен быть проставлен и автограф командированного сотрудника, для этого один из экземпляров бумаги направляется лицу посредством факса, электронной почты или же почтового отправления.

По какой причине можно продлить служебную поездку?

В действующем Трудовом Кодексе РФ нет утвержденного списка причин, по которым командировку можно продлить. Данный вопрос регулируется внутренним положением о командировках. Можно выделить несколько основных причин, которые допускают продление поездки:

• Нетрудоспособность в связи с болезнью или получением травмы во время поездки (должен быть больничный или заверенная справка от врача). 

• Появились новые задачи, которые нужно выполнить в рамках одной командировки и в том же городе. 

• Период был оценен неверно, так как объема работы оказалось гораздо больше, что требует дополнительного времени.

• Непредвиденные обстоятельства привели к росту количества задач или некоторым затруднениям с их выполнением. 

• Рейс или поездка в обратную сторону были отменены по ряду причин (либо отсутствуют билеты). 

• Сотрудник проявил себя некомпетентно, из-за чего некоторые задания необходимо доделывать или переделывать. 

• Прочие проблемы, задержки и уточнения.

Независимо от ситуации, причина продления командировки должна быть уважительной и, в большинстве случаев, подтверждаться документально (или общедоступной информацией, к примеру, отмена рейса из-за метели). Если проблемы связаны с некомпетентностью работника, руководитель имеет право привлечь его к ответственности, наложить штраф, лишить премии или сделать выговор. 

Если срок сократился

Нужно учитывать, что командировочные сутки заканчиваются в 23.59 и начинаются в 00.00. Если работник выполнил задачу раньше и захотел вернуться, то издается приказ, сотрудник приезжает в город своего основного места работы.

Если он приехал на несколько дней (или на 1 день) раньше заранее запланированного срока, то на следующий день он должен явиться на место службы. Если он не явился, то это считается пропуском рабочего дня.

Работодатель вправе назначить денежное поощрение за быстро проделанную работу или не назначать. Он вправе предоставить своему работнику внеочередной оплачиваемый выходной на это время. Но если никаких бумаг по этому поводу не оформляется, а сотрудник закончил выполнение своих обязанностей в командировке раньше срока, то он по закону на следующий день обязан явиться на место службы.

Нужно ли согласие работника на продление периода командировки

Выезд в командировку по распоряжению работодателя является обязанностью сотрудника. В случае необоснованного отказа, лицо может быть привлечено к ответственности дисциплинарного характера. Соответственно, издание распорядительного документа на командирование работника может происходить без заранее полученного от него согласия.

Несмотря на это, законодателем определен перечень трудящихся, которым в силу некоторых жизненных обстоятельств дозволено самостоятельно решать, отбывать в поездку служебного характера или же оставаться выполнять трудовые обязательства на территории работодателя. Для командирования таких лиц нанимателю следует заручиться их личным согласием, изложенным в письменной форме. Аналогичным образом осуществляется и продление служебного выезда, если сотрудник все же решился на командировку. К таким лицам относятся:

• Сотрудницы, которые вышли из декретного отпуска раньше исполнения ребенку трех лет;
• Лица, в одиночку воспитывающие детей в возрасте до 5 лет (родители-одиночки);
• Сотрудники, являющиеся опекунами или родителями малолетнего лица с инвалидностью;
• Сотрудник, на иждивении которого находится больной родственник.

Направление вышеперечисленных сотрудников в служебные поездки, или же продление сроков командировки без их письменного согласия, является нарушением законодательства и прав данных граждан.

Ещё нет оценки

Продление командировки без согласия работника

Нередко актуальным становится вопрос, могут ли продлить командировку без согласия работника. По законодательству такие действия неправомерны. То есть в принудительном порядке продлить служебную поездку работника никто не может.

Если начальник хочет продлить поездку по своей инициативе, то об этом должно быть направлено уведомление сотруднику. Только в случае согласия последнего составляется служебная записка и издается соответствующий приказ. Последний также должен быть через факс заверен подписью командированного.

Следует учитывать, что издание всех нормативов является обязательной процедурой, как для работодателя, так и для сотрудника. Для первого это возможность избежать вопросов со стороны проверяющих органов. Для второго указанные нормативы — это гарантия в полной мере получить все надлежащие выплаты.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 350-73-59

Работника, командированного в другой регион, поместили на карантин. Как это оформить?

Вопрос аудитору

Работник направлен в командировку в другой город. Как должен поступить работодатель в ситуации, когда командированного работника
в другом регионе помещают в обсерватор на 14 дней? Что делать с продолжительностью командировки в связи с этими днями, как оплачивать?

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения
вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной
работы считается место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым
договором (п. 3 Положения об особенностях направления
работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).

При направлении в служебную командировку по территории России или за границу работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и
среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст.
167, 168 ТК РФ). В соответствии с
ч. 1 ст. 168 ТК РФ к таким расходам относятся:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Конкретные размеры расходов, связанных с командировкой, а также порядок их возмещения необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном
нормативном акте работодателя (например, в Положении о служебных командировках)
(ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Помещение в обсерватор работника, пребывающего в другой регион в командировку, связано с ограничительными мерами, принимаемыми региональными
властями из-за неблагоприятной эпидемиологической обстановки в связи с заболеваемостью коронавирусом. Это обстоятельство не зависит от воли
работодателя и работника.

Отметим, что в настоящее время нормативными актами прямо не урегулирована ситуация, когда командированного работника помещают в обсерватор.
Кроме того, отсутствуют официальные разъяснения Минтруда России и Роструда о том, как должен поступить работодатель, если в период направления
работника в командировку его поместили в обсерватор.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения
(п. 4 Положения). Трудовое законодательство не запрещает менять срок
командировки (ст. 166 ТК РФ). Поэтому при необходимости работодатель
вправе продлить срок командировки. Такая необходимость может возникнуть, например, в связи с невозможностью выполнения командированным работником
служебного поручения в установленные сроки (в силу форс-мажорных обстоятельств и др.).

Помещение командированного работника в обсерватор (как правило, на 14 дней) может быть уважительной причиной для изменения срока командировки.

Продление срока командировки следует оформить приказом работодателя, который составляется в свободной форме.

В приказе о продлении срока командировки необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину продления срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она продлевается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником
  за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 ТК РФ).

Основанием для издания приказа является служебная записка непосредственного руководителя командированного работника о необходимости продления срока
командировки, а также заявление работника и другие документы.

В данной ситуации работник может написать на имя руководителя организации заявление о необходимости продления срока командировки. Кроме того, следует
дополнительно запросить справку у руководителя обсерватора о сроках нахождения работника в обсерваторе.

Договориться с сотрудником о продлении командировки можно устно (например, по телефону) или по электронной почте. В момент издания приказа о продлении
срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Полагаем, что в данной ситуации следует оплачивать работникам командировочные расходы (суточные, проживание) во время обсервации.

Перенос командировки на другой срок

На перенос командировки на иной срок влияет непосредственно работодатель. Он самостоятельно может изменить дату отправления или дату прибытия сотрудника, по своему усмотрению. На основании оформленного документа служебная поездка может быть перенесена на ранний или поздний период, она может быть продлена и так далее. Все это делается для того, чтобы конечная цель служебного задания была получена. Чтобы поменять сроки командировки сотрудника подразделения, необходимо создать еще один приказ.

Несмотря на это, перенос служебной поездки по-прежнему будет отражаться в налоговом и бухгалтерском учете. В виде изменения будет считаться промежуток времени, в течение которого расходы были фактически понесены. Продлевая или отзывая сотрудника, размер расходов будет автоматически либо увеличен, либо уменьшен, соответственно. При этом все расходы будут признаны и документально подтверждены лишь по возвращению сотрудника. Следовательно, изменение временного промежутка не приведет к корректировке данных ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете.

Закон об оформлении приказа о переносе командировки

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебной поездкой считается поездка гражданина, который трудоустроен в компании, на определенный период в строго назначенное время. Направить его можно согласно приказу Т-9а, если собираются в командировку несколько сотрудников или Т9, если собирается только один. Чтобы отменить или перенести ее, потребуется издать специальное распоряжение. Это может сделать либо директор организации, либо руководитель подразделения, в случае передачи ему таких полномочий. Документ, как правило, издается повторно. Нельзя вносить изменения после передачи его на подпись.

Оформление приказа о переносе командировки на другой срок

Иногда нужно не отменять командировку, а перенести на определенную дату.

Для того чтобы издать подобный приказ, необходимо иметь весомые основания:

• Проблемы в семье;
• Тяжкие обстоятельства, которые требуют времени для исправления ситуации;
• Заболевание назначенного в служебной поездке работника;
• Перенос по причине производственной необходимости.

Чтобы его правильно оформить, следуйте представленной ниже инструкции:

• Выявите причины, по которым потребовался перенос даты убытия в командировку;
• На основании результата составьте служебную записку на имя руководителя компании;
• Составьте положение о том, что служебная поездка должна быть перенесена.

Кем подписывается приказ о переносе командировки на другой срок?

Как и любой иной приказ, он подписывается непосредственно руководителем компании.

Руководитель компании может быть один из всех учредителей или же сотрудник, которого наняли на эту должность. Он должен иметь право без оформления доверенности действовать от имени организации. Сюда относится и подпись всех документов и приказов. При этом руководитель может отправиться в отпуск или простыть. В такой ситуации оформляется доверенность на другого человека, например заместителя, который в дальнейшем сможет подписывать подобные документы.

С этим документом нужно в обязательном порядке ознакомить работника. Речь идет о любом распоряжении руководителя относительно штатных сотрудников. После прочтения и ознакомления, сотрудник должен подписаться на документе. Многие полагают, что если работник ставит подпись на соответствующем приказе, значит он с ним согласен. Подпись гласит о том, что человек осведомлен, а не о том, что он принял распоряжение.

Болезнь сотрудника

Болезнь сотрудника в командировке должна быть подтверждена больничным листком. Дни болезни в срок командировки не включайте. Но суточные и расходы на проживание за этот период нужно выплатить. Если сотрудник лечился в стационаре, то за время его пребывания в больнице расходы на жилье не возмещайте.

Затраты на лечение относятся к иным расходам. Следовательно, возмещать их нужно только по решению руководителя организации.

За период нетрудоспособности сотруднику нужно выплатить больничное пособие. Средний заработок за дни болезни не сохраняйте.

Такие правила установлены пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример расчета выплат сотруднику, который задержался в командировке из-за болезни

Сотрудник был направлен в командировку с 12 по 24 ноября (на 13 дней). Во время командировки он заболел и с 16 по 19 ноября находился в стационаре (это подтверждено больничным листком). В связи с болезнью из командировки сотрудник вернулся 28 ноября (позже на четыре дня).

Период болезни в срок командировки не включается. Сотруднику нужно начислить:

• суточные за период с 12 по 28 ноября (за 17 дней);
• зарплату в размере среднего заработка за рабочие дни по графику организации в период с 12 по 15 и с 20 по 28 ноября;
• больничное пособие за период с 16 по 19 ноября;
• компенсацию расходов по найму жилья. Расходы за период с 16 по 19 ноября не возмещаются.