Сотрудник сменил персональные данные

Можно ли сообщать персональные данные близким родственникам работника?

Нужно или не нужно согласие работника на передачу его ПД, например сведений о зарплате, его близким родственникам – законодательно не определено.

В Разъяснениях Роскомнадзора говорится только о том, нужно ли работодателю запрашивать согласие у самих родственников в необходимых случаях. В частности, поясняется, что допускается обработка персональных данных близких родственников работника без их согласия:

• в объеме, предусмотренном личной карточкой по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

• в случаях, установленных законодательством РФ, – получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат.

В иных случаях получение согласия близких родственников работника обязательно.

Однако бывают обстоятельства, когда родственникам приходится запрашивать персональные данные работника. Например, в случае его смерти. В части 7 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) в отношении этой ситуации лишь установлено, что в случае смерти субъекта персональных данных (работника) согласие на обработку его ПД дают в письменной форме его наследники, если такое согласие не было дано субъектом ПД при жизни.

Поскольку законом установлена ответственность за нарушение порядка работы с персональными данными, а умерший на передачу уже не может согласиться, при обращении родственника с просьбой предоставить ПД умершего сотруднику кадровой службы надо запросить у родственника письменное заявление с указанием цели такого запроса. И если данные нужны, например, для получения наследства, пенсий или социальных гарантий, сведения следует предоставить. Вместе с заявлением с родственника надо запросить документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, о браке и др.).

Описанная ситуация, конечно, не единственная. Запросить документы, содержащие персональные данные, родственники могут и при жизни работника

И здесь следует отнесись к передаче сведений с осторожностью и большой ответственностью, поскольку работник может обратиться в суд с требованием о возмещении работодателем морального вреда.

Так произошло, когда сотрудник отдела кадров выдал справку 2-НДФЛ бывшей гражданской жене работника Ш. без его разрешения. Эта справка понадобилась ей для представления в суд для взыскания с Ш. алиментов на их общего ребенка. И поскольку они работали в одной организации, женщина обратилась за справкой и получила ее.

Первая инстанция не усмотрела нарушения прав Ш., но апелляционная и кассационная инстанции пришли к следующему выводу: справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ представляет собой документ, содержащий персональные данные физического лица (сведения о его доходах и налогах, паспортные данные), и могла быть выдана работодателем только по заявлению этого лица или с его согласия. Однако работодателем суду не были представлены доказательства обращения работника с заявлением о выдаче ему либо третьему лицу справки 2-НДФЛ. В связи с этим иск был удовлетворен. Правда, вместо 300 000 руб., которые требовал работник, суд взыскал с работодателя только 3 000 руб. (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 28.03.2022 по делу № 88-6426/2022).

Возможно, если бы брак был официальным, судьи приняли бы другое решение. В частности, в отношении передачи паспортных данных. Но в этом конкретном случае то обстоятельство, являлась ли женщина официальной или гражданской женой, судьями не учитывалось. Иск удовлетворили в соответствии с нормами законодательства о персональных данных.

Что относится к персональным данным?

К персональным данным относится любая информация о конкретном человеке, причём данные бывают следующими: 

• обычные: фамилия, имя и отчество, удостоверение личности, получаемый доход;
• специальные: национальность, вероисповедание, состояние здоровья, предпочитаемые взгляды на политическую обстановку;
• биометрические: отпечатки пальцев, параметры тела, а также другие данные.

Например, при оформлении для работника пропуска с фотографией обязательно используются биометрические данные.

Любая действующая компания, которая собирает информацию о своих сотрудниках, становится оператором данных, обязанностью которого являются: 

1. проведение мероприятий, с помощью которых предотвращается несанкционированный доступ третьих лиц к ПД;
2. своевременное обнаружение осуществленного несанкционированного доступа к ПД;
3. предотвращение воздействия на средства обработки ПД, из-за которого происходит нарушение их работы;
4. незамедлительное восстановление данных, которые были модифицированы или уничтожены из-за несанкционированного доступа к ним;
5. осуществление постоянного контроля за уровнем защиты хранящихся данных.

Если обработка требуется для выполнения таких действий, как начисление заработной платы, оформление соответствующего договора или передача информации в фонды, то получение согласия не нужно. В остальных целях обязательно получение разрешения от человека.

С соискателями работодатели также должны вести работу аккуратно и в рамках законодательства. С каждым кандидатом действующая компания должна подписывать соглашение, причём если его не взяли в штат, то использование данных прекращается и в течение 30 дней выполняется их удаление.

Нарушения работы с персональными данными: примеры и санкции

За нарушения в работе с персданными обычно наказывают штрафами. Но за особо серьезные провинности могут лишить права заниматься определенным видом деятельности и даже отправить в колонию.

Выявляет нарушения Роскомнадзор. Случается это либо при проверке, либо по жалобе сотрудника.

Рассмотрим самые частые нарушения и как за них наказывают.

Нет согласия на обработку данных.

По закону человек может получать зарплату на любую указанную карту или счет. Работник договорился с начальством, что деньги будут перечислять на счет жены. Однако чтобы в дополнительном соглашении к трудовому договору появились цифры счета, она должна дать согласие на обработку своих данных. Иначе будет нарушение.

Организация размещает на своем сайте фото сотрудников. Такое действие можно назвать распространением информации неограниченному кругу лиц. Требуется соответствующее согласие.

Санкции: компании придется заплатить штраф до 150 тысяч рублей, а руководству – до 40 тысяч рублей.

Обработка данных, которых нет в законе

Руководство кафе у всех новеньких сотрудников просит справку о том, что они не были судимы. Между тем не все работники должны предоставлять такую информацию. Эта обязанность предусмотрена только, например, для педагогов, работников судебной системы и так далее.

Санкции: начальство заплатит до 20 тысяч рублей штрафа, а организация – до 100 тысяч.

Нецелевое использование информации

Отдел кадров запросил у сотрудника диплом. Цель – оформление трудового договора. Впоследствии начальство решило: хорошо бы показать, насколько крутые специалисты работают в компании и опубликовать информацию из диплома на сайте.

Санкции: компанию оштрафуют на сумму до 100 тысяч рублей. Руководитель заплатит до 20 тысяч.

Нет внутреннего документа об обработке персданных

Каждый сотрудник должен знать, по каким правилам компания играет в плане обработки персональных данных. Необходимо создать локальный документ и ознакомить с ним работников. Еще лучше – если он будет в свободном доступе, например, на сайте.

Санкции: наказание – до 60 тысяч рублей для организации и до 12 тысяч для владельца бизнеса.

Сотрудник не может дождаться, когда его ознакомят с обрабатываемыми данными

Если работник сделал запрос о своих персональных данных, на него должны ответить в течение месяца. Если сроки затягивают – это нарушение.

Санкции: компанию оштрафуют на сумму до 80 тысяч рублей, руководителю придется заплатить до 12 тысяч рублей.

Хранят данные даже после того, как работник попросил их уничтожить

Сотрудник уволился и попросил удалить о себе информацию с сайта компании, однако этого не сделали.

Санкции: если Роскомнадзор выявит этот факт, то придется заплатить немалый штраф: максимум 90 тысяч рублей предусмотрено для организаций и до 20 тысяч для руководства.

Хранят информацию в зарубежных базах

Такое случается, если учредители организации тоже находятся за границей. Хранить информацию россиян можно только в базах РФ.

Санкции: такое нарушение самое суровое по штрафам – до 6 млн рублей.

Если же работодатель или сотрудник отдела кадров распространяет информацию о здоровье сотрудника, подробности его личной жизни, то, скорее всего, штрафом дело не закончится. Придется нести уголовную ответственность.

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее. Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения

Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

• в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
• в графике отпусков, ф. Т-7;
• в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

• пенсионного свидетельства;
• банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Это продиктовано важностью корректной сдачи индивидуальных сведений в Фонд на сотрудника. Ошибка может вылиться для организации в отказ приема отчетности и штрафные санкции

Несвоевременное же перечисление заработной платы чревато конфликтом с сотрудником и перспективой внеплановых проверок для фирмы.

У ответственных лиц фирмы отсутствует обязанность извещать о смене анкетных данных Фонды соцстраха, медстраха. Нет необходимости и в обращении в налоговую за получением обновленного ИНН на сотрудника. Замена персональных данных гражданина не связана с изменением его идентификационного номера.

Итоги

При смене личных данных работником обязанность корректировки сведений по нему в документах возлагается на кадровую службу.
Четко прописанного порядка такой корректировки при этом в законодательстве нет.
Целесообразно вносить изменения на основании заявления гражданина с приложенными копиями соответствующих документов: свидетельства о браке (разводе), решения суда, нового паспорта, после издания приказа руководителя.
Особое внимание следует уделить корректировкам в трудовой книжке и договоре с работником.
Исправления в любых документах, содержащих персональные сведения, должны вноситься так, чтобы сведения не могли быть искажены при прочтении и копировании.

Требования к работодателю по обработке и передаче персональных данных

Статья 86 Трудового Кодекса РФ обязывает работодателя обрабатывать персональные данные работника исключительно в служебных целях: содействие подчиненным в продвижении по службе, получение ими образования, а также обеспечения личной безопасности сотрудников и контроль за качеством и количеством выполняемой ими работы.

Источником получения информации о персональных данных работника должен являться непосредственно он сам.
В исключительных случаях возможно истребование таких данных у третьих лиц, но опять же только с письменного согласия носителя. При этом работник должен быть предупрежден о последствиях отказа в предоставлении данных о себе под расписку.

Сведения, составляющие персональные данные специальной категории, получению и обработке при трудоустройстве не подлежат.

Согласие работника обязательно и при передаче его персональных данных третьим лицам. Исключение составляют лишь случаи, когда разглашение такой информации необходимо в целях предупреждения угрозы здоровью работника. При этом статья 88 Трудового Кодекса РФ запрещает передавать персональные данные в коммерческих целях.

Порой работники отказываются от сохранения в тайне и защиты личной информации о себе. Кто-то делает это под давлением руководителя, кто-то, напротив, из соображений доверия. Однако какой бы ни была причина отказа, он в любом случае незаконен, поскольку прямо противоречит конституционным нормам.

Рекомендации по сбору и хранению персональных данных

Компании стоит уделить особое внимание организации мер по сбору, хранению и систематизации персональных данных. Это обеспечит защиту от претензий надзорных органов, исковых заявлений от действующих и бывших работников и кандидатов на вакансии

Что нужно сделать в обязательном порядке:

• разработать Положение о персональных данных, прописать в нём основные условия сбора, хранения и обработки;
• издать приказ о вводе в действие Положения и ознакомить персонал под подпись;
• назначить сотрудника, отвечающего за обработку персональных данных, подписать с ним соглашение о неразглашении;
• собрать со всех работников согласия в письменном виде с перечислением типов персональных данных и целей их предоставления;
• организовать хранение данных в цифровом и бумажном виде, защитить их от доступа третьих лиц, а также обеспечить своевременность пополнения и корректировки.

Рекомендуется обратиться с заявкой в Роскомнадзор на регистрацию компании в качестве оператора персональных данных. Это делать не обязательно, если обработка информации идёт вручную, включая документы сотрудников для внутреннего пользования.

Персональные данные при аутсорсинге кадровых и бухгалтерских услуг

Интересный момент возникает при заключении договора на обслуживание с аутсорсером. В законе нет прямого указания на действия с персональными данными при заключении договора обслуживания со сторонней организацией. Но есть Письмо Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 21.03.2022 №08-20152, в котором указывается на необходимость того, чтобы в согласии на обработку персональных данных указывалось наименование и адрес аутсорсинговой компании.

Всё потому что согласно Федерального закона №152-ФЗ любой работодатель обязан запрашивать согласие на обработку и указывать реквизиты оператора её осуществляющую.

Иногда в согласии прописывают перечень персональных данных работника, который он соглашается и далее передавать без дополнительных запросов.

Меры административной ответственности

Данный вид ответственности может быть назначен в отношении работодателя за следующие нарушения:

На предприятии отсутствуют официальные документы, которые определяют порядок работы с персональными данными, а также особенностями их хранения. В соответствии с действующими правилами в каждой организации должны присутствовать подобные локальные акты. Они утверждаются работодателем в официальном порядке и обязательно предоставляются подчиненным для подробного ознакомления.
Работодатель некачественно исполняет свои обязательства и не обеспечивает надлежащей сохранности личных данных его сотрудников

Подобное отношение нередко приводит к случайному доступу к ним посторонних лиц, к утечке важной информации, а также к иным неприятным событиям, которые приносят ущерб владельцам этих данных.

За каждое из вышеуказанных нарушений в отношении работодателя могут быть установлены предусмотренные законодательством меры административной ответственности. В большинстве случаев они выражаются в виде денежного штрафа. Размер определяется действующими законодательными нормами, а также степенью серьезности наступивших неблагоприятных последствий. Максимальный размер штрафа для юридического лица может достигать 50 000 рублей. Если данное нарушение совершается работодателем повторно – размер денежного взыскания может существенно возрасти.

Как проверять благонадежность соискателей, не нарушая закон о персональных данных?

Знать о будущем работнике как можно больше – значит, уберечь свой бизнес от убытков и потери репутации. При приеме на работу новых сотрудников крупные компании подключают службу безопасности. А организациям помельче приходится самим наводить справки о людях – например, с помощью онлайн-сервисов для проверки кандидатов на благонадежность. Однако это так же является сбором персональных данных, поэтому обязательно нужно получить от кандидата согласие на сбор и обработку информации. 

Надежный способ проверить соискателя с разных сторон –  SpectrumData. Это крупнейший сервис, который расскажет о соискателе многое:

• о финансовом положении: есть ли у него кредиты, неоплаченные штрафы, долги по алиментам;
• о правовой благонадежности: не разыскивает ли его полиция, не числится ли он в списке террористов, в каких судебных делах был замешан;
• о действительности паспорта и других документов;
• об интересах в Телеграм и многое другое.  

Чтобы получить информацию, необходимо взять у кандидата согласие на обработку персональных данных и потратить всего три минуты. За это время сервис SpectrumData сформирует полный отчет, опираясь на более чем 70 баз данных государственных ведомств и коммерческих организаций. Одно из преимуществ сервиса – полное соответствие ФЗ №152 «О персональных данных»

Чтобы убедиться в достоверности информации и решить, насколько SpectrumData необходим для вашего бизнеса, попробуйте сервис в тестовом режиме. Это бесплатно.

Изменение договора

При изменении персональных данных сотрудника, возможно также потребуется внести изменения в трудовой договор. В данном случае, работнику следует уведомить своего работодателя о необходимости внесения изменений в документ.

Как произвести изменения в договоре?

Для изменения договора требуется составить дополнительное соглашение, в котором указываются все изменения и дополнения к трудовому договору. Данное соглашение следует подписать обеими сторонами – работодателем и работником.

Дополнительное соглашение должно быть составлено в письменной форме и содержать полное и точное указание на изменения, которые требуется внести в договор

Важно провести все необходимые правовые проверки и убедиться, что соглашение отражает все изменения и дополнения, согласованные между работником и работодателем

Дополнительное соглашение должно содержать следующую информацию:

Пункт	Информация
1	Дату составления соглашения
2	Указание на определенные статьи или пункты договора, которые требуют изменений
3	Измененный текст статей или пунктов договора
4	Подписи работника и работодателя

После составления и подписания дополнительного соглашения, он становится неразрывной частью трудового договора. Заключительный шаг – уведомление управления кадров или отдела кадров о внесении изменений в документацию работника.

Важные моменты

При внесении изменений в договор об изменении персональных данных работника следует учесть следующие моменты:

• Изменения должны соответствовать действующему законодательству и не противоречить правилам и положениям вашей организации.
• Согласие работника на внесение изменений в договор также требуется. Работник должен быть принят и информирован о внесении этих изменений.
• Уведомление о внесении изменений в договор следует производить в соответствии с установленными процедурами вашей компании.

Если вы решите не уведомлять своего работодателя о смене персональных данных, это может привести к проблемам в дальнейшем. В случае, если персональные данные работника изменились без уведомления, это может повлечь за собой юридические последствия.

В результате, наилучшей практикой является уведомление своего работодателя о смене персональных данных и согласование изменений в трудовом договоре в письменной форме.

Условия сообщения персональных данных третьим лицам

По общему правилу ст. 88 ТК РФ работодатель вправе осуще­ствлять передачу персональных данных работника третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, только с его предварительного письменного согласия. При этом перед передачей ПД работодатель должен предупредить третье лицо о том, что они могут быть использованы только в тех целях, для которых сообщаются, и получить у него подтверждение того, что такое требование будет им выполнено.

При предоставлении персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

• осуществлять передачу сведений в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под подпись;

• разрешать доступ к ПД работников только специально уполномоченным лицам, и они должны иметь право получать только те данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

• не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

• сообщать ПД работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Кадровая часть работы

ШАГ 1.
Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»
), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации
.

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011

М.Г. Шереметьева

ШАГ 2.
Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек… утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
.

(1)
На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3.
Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2
): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний… утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
.

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ
.

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69
  ;
• лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
  ;
• графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
  ;
• табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
  .

Издание специального приказа

Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД
и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.

Приказ это обычный, произвольной формы
, готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.

Важно!
Необходимо правильно определиться с датой приказа. Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение

Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.

РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ: РАЗРЕШАЕМ РАЗНОГЛАСИЯ

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Меры материальной ответственности

В случае незаконного распространения директором личных сведений собственных подчиненных, в его отношении может быть установлена материальная ответственность. В подобной ситуации на директора могут быть возложены следующие виды компенсаций:

• выплата денежной компенсации за причиненный сотруднику материальный ущерб. Точный размер такой выплаты всегда определяется в индивидуальном порядке. Окончательная сумма будет зависеть от различных факторов, например, от степени серьезности совершенного работодателем нарушения, от ущерба, который был причинен служащему и т.д.;
• выплата дополнительной денежной компенсации за причиненный подчиненному моральный ущерб. Данный вид ущерба представляет собой оплату психологических страданий, которые стали следствием допущенных другой стороной нарушений. Размер такой компенсации также рассчитывается индивидуально. Важным нюансом здесь будет являться тот факт, что получить такую выплату заявитель сможет лишь в судебном порядке. В иске им может быть указана абсолютно любая сумма морального вреда. Суд, в свою очередь, вправе удовлетворить выплату этой суммы полностью либо только частично.

Надо ли уведомлять РКН об обработке данных сотрудников?

В некоторых случаях уведомление НЕ нужно:

• когда данные обрабатывают на основании ТК РФ;
• когда работник согласился на обработку информации, которая будет распространена;
• когда человеку нужен пропуск, чтобы один раз попасть, например, на завод.

Во всех остальных случаях необходимо ставить в известность Роскомнадзор о том, что компания собирается обрабатывать данные сотрудника. Причем делать это нужно еще до обработки, перед тем, как оформить кандидата в штат. Иначе ждут штрафы: организацию обяжут заплатить до 5 тысяч рублей, а с руководителя потребуют 500 рублей. Форма уведомления есть на официальном сайте Роскомнадзора. Нужно просто ее заполнить и отправить.

Допускаемые ошибки

Сегодня существует перечень следующих распространённых ошибок, которые допускают кадровики при работе с персональными данными сотрудников: 

• отсутствие оформленного согласия с кандидатами на обработку их данных;
• хранение данных более 30 дней;
• наличие в компании источников данных в виде сайта или сетевых дисков, но отсутствие на это согласия со стороны сотрудников;
• отсутствие лица, несущего ответственность за работу с персональными данными;
• присутствие в согласии нескольких целей обработки информации.

Ошибки, которые может допустить кадровик в персональных данных, могут привести к получению штрафа размером до 150 тысяч рублей. Назначенный штраф для зарубежных серверов может составлять 6 миллионов рублей. Более удобно и безошибочно работать кадровикам с персональными данными сотрудников позволяет программа .