Приказ на командировку

Что из себя представляет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

По приложению к приказу Минздравсоцразвития 129-ФЗ 2017 года, журнал представляет собой книгу учета по формату А7, страницы которой имеют все необходимые столбцы и графы для отражения обязательной информации.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

На каждой странице фиксируются следующие данные:

• фамилия командировочного;
• порядковый номер формального трудового договора;
• документы, предусматривающие легитимность отправления в командировку (локальный приказ руководителя);
• должный срок служебной командировки;
• а также место отправления.

Журнал учета заполняется ответственным служащим отдела кадров посредством постановки работника в реестр командировочных сотрудников, с последующей выдачей талона. Обязательным сведением так же является и дата, в течение какой он будет пребывать в служебной оформленной командировке. Без этих данных командировать работника нельзя, поэтому удостоверение таких обстоятельств является обязательным. Конечным действием уполномоченного лица является выдача талона.

Кто ведет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Ведением описываемого журнала занимается уполномоченная штатная единица из отдела кадров. Назначается такой сотрудник не формальным работодателем, а руководителем кадрового подразделения. Руководство организации в этом случае только подписывает локальный приказ о прямом назначении. Такой работник, как правило, занимается только ведением учета, и на побочные обязанности отвлекается только при необходимости.

Работники, которые собираются в служебные командировки, должны информировать о предстоящем отбытии именно ведущего учет инспектора.

В его обязанности помимо самого ведения журнала входят также:

• регистрация всех обязательных данных по конкретной командировке (с датами, сроками, местом пребывания, наименованием работ к проведению в процессе);
• выдача талонов;
• принятие заявлений о расчете формальных компенсаций и передача этой информации в имеющийся отдел бухгалтерии.

Срок хранения журнала учета работников выбывающих в служебные командировки

Сам журнал на практике рассчитывается к использованию на один налоговый период. Таким периодом фактически признается один календарный год. Это удобно для самого учреждения и для исполнительного работника, потому что прошлогодние командировки не имеют практически никакой информационной ценности, если они уже были проведены и оплачены. Соответственно наиболее актуальным сроком ведения является один год, а хранить книгу учета можно столько времени, сколько необходимо формальной организации, но не менее 5-ти лет.

При каждом отделе кадров имеется функционирующий архив, где хранятся подобные информационные данные. Каких-либо предельных ограничений в процессе хранения законодательными приказами не установлено.

Журнал учета приказов о командировании работников — бланк

Для того чтобы понять как примерно выглядит подобная книга, рекомендуется ознакомиться с примерным образцом или бланком такого документа. Как уже было сказано, форма является типовой для всех случаев, независимо от наименования и направления учреждения. Утверждается она ежегодно профильным приказом Минздравсоцразвития, поэтому оно является обязательной для обеспечения по всей территории РФ.

Зарубежная командировка

Пункт 15 Положения о командировках утратил силу, следовательно, командировочные удостоверения не нужно оформлять и в случае командирования в государства – участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

В соответствии с новой редакцией п. 19 Положения о командировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В новой редакции Положения о командировках ничего не сказано о способах подтверждения даты пересечения границы в случае, если работник ездил в командировку, например, на служебном автомобиле. Полагаем, что даты пересечения государственной границы следует указать в служебной записке.

Журнал регистрации командировочных удостоверений: образец

Практика демонстрирует, что большинство коммерческих структур предпочитает не разработку собственного бланка, а использование ранее обязательного унифицированного образца журнала, который можно найти в приказе №739н. Действовавший до 2015 г. нормативный акт предлагал вести два документа: о выбытии и прибытии сотрудников. Первый включал следующие поля:

• номер по порядку;
• ФИО уезжающего работника;
• номер и дата командировочного удостоверения;
• данные о месте прибытия: название принимающей компании и адрес.

В журнале прибытия имелись следующие столбцы:

• номер по порядку;
• ФИО наемного специалиста;
• название компании, выдавшей командировочное удостоверение;
• даты отъезда и возвращения.

Второй распространенный способ оформить журнал местных командировок – заполнять его данными из приказов, издаваемых перед отбытием специалиста. В таком документе могут содержаться следующие столбцы:

• порядковый номер записи дата ее внесения;
• номер и дата приказа;
• ФИО работника, должность, отдел, где он трудится;
• место командировки;
• название принимающей компании;
• цель поездки;
• ее срок (исключая время в пути).

Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца журнала регистрации приказов по командировкам, поэтому разработка бланка документа и порядок его ведения – добровольное решение организации. За отказ от заполнения реестра не предусмотрено никаких мер ответственности.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

• порядковое число записи;
• дата и реквизиты командировочного удостоверения;
• локализация командировки (населенный пункт и наименование организации).

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

• должность сотрудника, направляемого в командировку;
• номер и дата приказа о направлении в командировку;
• дата выбытия и прибытия;
• отметка о сдаче отчета о командировке.

Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии.

Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

• порядковое число записи;
• ФИО командированного работника;
• организация, которая направила сотрудника в командировку;
• дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе. Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам.

Наглядно документ был представлен таким образом:

С какого времени отменили командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение — установленного образца бумага, подтверждающая факт трудовой деятельности сотрудника в командировке, а также уважительную причину его отсутствия на рабочем месте. Стоит отметить, что сотрудники, выполняющие работу разъездного характера, имеют право осуществлять свою трудовую деятельность без сопроводительных документов.

Порядок подготовки сотрудника в командировочную поездку, её документальное сопровождение регламентируются законодательной базой РФ, а именно: Постановлениями №№ 729, 749, 771, 812, 922, 1595, Трудовым и Налоговым кодексами РФ. На 2020 год в законодательные акты внесены изменения, определяющие перечень необязательных документов: Командировочное удостоверение.

Отчет о выполненной в процессе командировке работе.

Задание для служебной поездки.

Разбираемся с вопросами по применению онлайн-кассы Порой бывает сложно самостоятельно разобраться в тонкостях «кассового» законодательства. К примеру, нужно ли выбивать чек, если за юрлицо платит физлицо и наоборот?

Помимо командировочного удостоверения, лишним документом признали и служебное задание, ранее считавшееся обязательным.

В нем указываются сроки и цели поездки, а также сведения о принимающей стороне: адрес, наименование и форма собственности организации (например, «Россия, г.Москва, ООО «Гермес»; «Россия, г.Пенза, ЗАО «Альфа» и т.д.). Также вписываются данные о командируемом работнике: табельный номер; фамилия, имя и отчество; структурное подразделение (отдел, служба, цех); должность (специальность).

Командировочные удостоверения отменили – как оформить командировку с 2020 года

Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет.

https://youtube.com/watch?v=A3c3r8BfFP4

Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.

Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:

• приказ о назначении командировки;
• отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
• отметка в табеле об учете рабочего времени;
• если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.

Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки.

Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К».

Количество отработанных часов указанию не подлежит.

Командировочные удостоверения, служебные задания, отчеты о командировке отменены

Перед Новым годом утверждено и официально опубликовано на портале pravo.gov.ru постановление правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

N 749. Отменен пункт 6 Положения, говоривший о том, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Также внесены соответствующие (касающиеся отмены командировочных удостоверений) изменения в постановление правительства от 26 декабря 2005 г.

Особенности ведения журнала учета личных дел работников

В первую очередь следует указать, что ежегодно необходимо следить за форматом книги, потому что он меняется в зависимости от разработки новых законодательных норм для кадрового сегмента. Помимо этого в самой книге допускаются исправления в форме перечеркивания и добавления новых данных, потому что сама командировка может быть отменена, а в служебный отъезд может быть направлен совершенно другой работник.

Напомним, что ранее (до 2014 года) подобные исправления не допускались, что вызывало у кадрового отдела большие трудности. Если под каждой записью не будет стоять соответствующая подпись уполномоченного субъекта, то подобная формальная запись будет читаться не легитимной, поэтому за этим необходимо наблюдать более внимательно.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Обязательно ли вести учет и регистрацию работников, выбывающих в поездки?

В 2019 году оформление командировок существенно изменилось.

Некоторая документация, которая до ближайшего времени была обязательной, в настоящее время потеряла такой статус.

В текущем году к числу обязательных не относятся такие документы:

• командировочное удостоверение. Его можно заменить билетом, в котором должна стоять дата прибытия и выбытия;
• служебное задание;
• отчет о выполнении служебного задания;
• журнал регистрации командировок.

После введения изменений, начиная с августа текущего года, у работодателей появилась возможность отказаться от ведения перечисленной документации.

При желании можно продолжать вести на предприятии прежний документооборот.

Информация, которая указывается в журнале командировок, присутствует в других бумагах. К примеру, в приказе руководителя, на основании которого сотрудник отправляется в поездку. Именно в связи с этим пропала обязательная необходимость ведения журнала указанного типа на предприятии.

К примеру, в качестве таковой может выступать Положение о командировках. Технология оформления командировок может также отражаться в приказе руководителя компании.

В ситуации, когда в организации не заполняется журнал командировок, вместо него ведется несколько других – выбытия и прибытия. Оформлением такой документации занимается руководитель предприятия или специалист, назначенный им ответственным.

Как оформить?

Журнал указанного образца не имеет унифицированной формы, потому как не является обязательным. Его не могут запросить для проверки сотрудники контролирующих органов, он больше не используется в бухгалтерском учете.

Руководитель, принявший решение вести журнал, вправе самостоятельно разработать его форму. В документе следует отразить следующую информацию:

• наименование документа;
• дата начала ведения (при окончании заполнения также ставится соответствующая дата);
• порядковый номер каждой внесенной записи (он же является регистрационным номером);
• сведения о сотруднике, отправляющемся или приехавшем в командировку;
• длительность служебной поездки, дата ее начала и окончания;
• подписи ответственных лиц.

Журнал должен быть пронумерован и прошит. В нем указывается информация о работнике, ответственном за его ведение.

В документе свою подпись ставит руководитель. Под каждой оставленной записью в обязательном порядке расписывается специалист, который ее оставил.

Отмена командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений в 2020 году подразумевает, что теперь при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан его оформлять. Речь идет не только об отмене командировочного удостоверения – отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. С 08.01.2015 вступили в силу поправки, внесенные Постановлением № 1595.Согласно п. 3 Постановления № 1595 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, нужно издать соответствующий приказ, который должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

— Командировка оформление 2015

Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке.

Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки.

Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.

Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.

www.ru.123rf.com

Отмена командировочных удостоверений 2015

Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.

2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.

Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах. Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ». Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Ю. Н. Калмыкова эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»

Регистрация командировочных удостоверений образец

Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п.10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением РФ от 13.10.

2008 № 749 (далее – Положение о командировках)). 3. Сделать запись в журнале учета работников, выбывающих в командировку. 4. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке.

Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется. 5. После возвращения сотрудника из командировки, получить от него документы, подтверждающие расходы.

Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней предоставить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1).

В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

• Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
• Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
• Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
• Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

Скачать Образец приказа о продлении командировки 5.

Командировочное удостоверение. бланк и образец заполнения формы т-10

Примерное содержание журнала регистрации командировок Титульный лист журнала регистрации командировок должен содержать название организации, дату начала ведения журнала, а также дата завершения ведения журнала. Внутреннее содержание журнала регистрации командировок представляет собой таблицу со многими графами. Основные графы данной таблицы содержат следующую информацию:

• указываются имя, отчество, фамилия командированного сотрудника;
• занимаемая должность командированного сотрудника;
• город либо населенный пункт или иное, куда направлен сотрудник в командировку;
• номер командировочного удостоверения;
• ФИО ответственного сотрудника, подписавшего командировочное удостоверение;
• время, когда прибыл сотрудник в командировку и когда должен убыть из командировки;
• подпись командированного работника.

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

Важно

В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Бланк командировочного удостоверения 2021

• Трудовой кодекс (глава 24);
• Постановление №729;
• Постановление №749;
• Постановление № 771;
• Постановление №812;
• Постановление №922;
• Постановление №1595;
• Налоговый кодекс.

О документе

Многие предприятия продолжают вести эти журналы, хотя налоговое законодательство и закон «О бухгалтерском учете» не относят их первичным учетным документам. Форма была разработана для юридических лиц, что противоречит Трудовому кодексу, так как в командировки могут отправляться и сотрудники организаций со статусом ИП. Журнал может быть полезен работодателю в любом статусе, поэтому необходимо тщательно взвесить, стоит ли от него отказываться.

Журналом работников, находящихся в командировке, называется документ, который ведет руководитель или назначенный его распоряжением работник кадровой службы. В нем фиксируются основные данные о командировках: информация о сотрудниках, дата отъезда и приезда, место назначения.

Цели разработки журнала:

• подтвердить факт нахождения сотрудника в служебной поездке;
• сверить данные с табелем учета рабочего времени;
• иметь данные о числе и продолжительности поездок, местах, куда сотрудники направлялись;
• получать информацию о частоте деловых контактов.

Наличие этого документа упрощает ведение кадрового, управленческого и статистического учета. При налоговых спорах его можно использовать в качестве доказательства для признания в учете расходов на служебные поездки частью издержек, снижающих налогооблагаемую базу.

При разработке можно использовать типовую форму, утвержденную Министерством социального развития в приказе № 739.

Готовые журналы продаются в онлайн и офлайн магазинах. При самостоятельной разработке можно скачать образец из интернета, при необходимости дополнить или сократить его (в зависимости от пожеланий руководства), сделать сквозные отверстия и прошить.

На титульной странице указывается:

• полное наименование предприятия;
• наименование документа;
• ссылка на нормативный акт, в соответствии с которым журнал разработан (например, «Положение о командировках»);
• начало и окончание заполнения.

На последней странице чаще всего есть надпись-заверитель.

Как оформить журнал регистрации командировочных удостоверений в бумажном виде

Если журнал регистрации командировочных удостоверений в организации решили вести на бумаге, оформить документ нужно по стандартным правилам. Пронумеруйте и прошнуруйте все его страницы, опломбируйте его бумажной пломбой с надписью: «В журнале пронумеровано и прошнуровано ___ страниц». Поставьте подпись с указанием должности и дату.

Журнал должен иметь титульный лист или же соответствующий заголовок на обложке. В заголовке или титульном листе укажите наименование компании и название журнала, а также год, в течение которого он будет вестись. Такие журналы ведутся в течение одного года и, по его завершении, передаются на хранение в архив организации.

В больших компаниях, сотрудники которых часто отправляются в командировки, целесообразно снабдить журнал твердым переплетом, обеспечив его целостность в течение всего срока использования.

Служебная записка при командировке на личном, служебном или арендованном транспорте

С 8 января 2020 года появился новый обязательный документ – служебная записка ( п. 7 Постановления от 13.10.08 №749). Этот документ стал необходимым для работников, которые отправились в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

С августа 2020 года служебную записку работник обязан написать при поездках как на личном, так и на служебном либо арендованном транспорте (управление транспортом по доверенности).

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки. К записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).

Стоит отметить, что служебная записка без оправдательных документов не дает права учесть затраты по проезду до места командировки и обратно, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если подтверждающие документы утеряны или просто отсутствуют, компенсировать расходы сотруднику можно только за счет собственных средств организации (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-03-06/22368, от 27.04.15 № 03-03-06/2/24237).

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.