Как организации перейти на кадровый электронный документооборот (кэдо)

Как осуществить переход к КЭДО в 2022 году?

Общая логика перехода к кадровому ЭДО выглядит так. Работодателю необходимо проанализировать собственную организационную систему, сопоставить ее с предложениями компаний-разработчиков и выбрать подходящий вариант. Дальнейшие работы по внедрению программного продукта потребуют решения ряда финансовых и технических вопросов.

Если говорить о более детальном плане, то переходить к внедрению КЭДО в организации следует, руководствуясь, в первую очередь, статьей 22.2 ТК РФ. Порядок перехода следующий:

• работодатель готовит локальный нормативный акт, в котором указывает наименование системы КЭДО, используемую в компании;
• составляется список сотрудников, которые будут работать с КЭДО, описывается метод предоставления доступа работникам в систему, описываются текущие рабочие процессы;
• составляется список документов, которые можно оцифровать, не противореча законодательству;
• сотрудники уведомляются о переходе к КЭДО, знакомятся с распорядительными документами и получают электронные подписи для работы.

После этих действий можно переходить непосредственно к КЭДО в организации. Однако, если работодатель решил использовать государственную платформу «Работа в России», то дополнительно к вышеуказанным действиям ему необходимо зарегистрировать организацию на портале «Госуслуги», заполнить и отправить форму заявки на подключение, посетить онлайн-встречу в формате видеоконференции с представителями Роструда и после рассмотрения заявки получить доступ к платформе.

Кто может перейти на кадровый ЭДО?

Воспользоваться преимуществами электронного документооборота могут все желающие – переход на новый формат возможен для ИП и юридических лиц, персонала организации.

«Старые» работники, которые уже трудятся на предприятии, могут выбирать между бумажным и электронным форматом ведения кадровых документов. Новые сотрудники, пришедшие в компанию уже в этом году, обязаны принять кадровый электронный документооборот (КЭДО), если работодатель уже внедрил у себя эту систему.

Для перехода на КЭДО работодатель должен принять локальный нормативный акт, в котором прописаны следующие условия:

• данные об информационной системе (ИС), в которой будет происходить создание, хранение и обмен кадровыми документами;

• порядок доступа к ИС;

• перечень электронных документов;

• перечень категорий сотрудников для КЭДО;

• сроки уведомления персонала о переходе на новый формат документооборота, а также подписания с ними соответствующих документов;

• сроки введения ЭДО;

• случаи применения бумажного документооборота.

Как работает цифровой документооборот

Основная суть КЭДО — в создании цифровой документации с заверением ЭЦП. После выгрузки их в общую систему компании, каждый из сотрудников сможет увидеть их в своём личном кабинете. Параллельно и у сотрудников появляется возможность отправлять свои заявления работодателю и получать документы и справки.

Для обмена документацией участники трудовых отношений могут использовать:

1. Платформу «Работа в России», доступ к которой можно получить бесплатно через портал «Госулуги»;
2. Информационную систему компании, если она позволяет хранить и подписывать документы, а также фиксировать факт их получения сторонами сделки.

Что касается ИС работодателей, то с недавнего времени организации должны позаботиться о том, чтобы их система могла взаимодействовать с единым порталом. Для этого необходимо обеспечить ряд условий:

• сотрудники должны подписывать кадровые документы простой ЭП;
• все рабочую документацию персонал обязан получать на «Госуслугах».

При этом за сотрудниками остаётся право выбора формы подачи некоторых документов:

• письменно;
• по электронной почте;
• через систему работодателя;
• через «Работу в России».

Что касается электронных сообщений, то их считают полученными компанией на следующий день после отправления. Если работодатель по какой-то причине не открыл, например, заявление об увольнении, то срок отчёта двухнедельной отработки все равно начнётся с этого дня.

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Не все кадровые документы допускается переводить в электронный формат. Некоторые из них по-прежнему оформляются только в бумажном виде. 

Согласно письму Министерства труда, к ним относятся:

• приказы об увольнениях сотрудников;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• документы о прохождении инструктажей по технике безопасности.

Такие документы имеют слишком высокое значение для защиты прав сотрудников, чтобы переводить их в электронный формат, как указывает в письме Минтруд. Бумажная форма призвана защитить сотрудников от нечестного поведения со стороны работодателя – к примеру, изменения каких-то данных задним числом.

Также требования к кадровым документам не распространяются на трудовые книжки: они оформляются в соответствии с положениями статей 66 и 66.1 Трудового кодекса.

Перемены на рынке КЭДО

Согласно статистике Deloitte, в 2021 г. SAP и Oracle занимали соответственно 20% и 6% рынка КЭДО. Казалось бы, с их уходом освободилась четверть рынка, однако, по мнению Михаила Ефимова, руководителя направления КЭДО компании «Тензор», на российском рынке импортного софта в сегменте КЭДО по сути не было, иностранные решения автоматизировали лишь часть процессов. «Если мы говорим про системы учета типа SAP, они отвечали только за учет кадров, но не за кадровый документооборот», — уверяет он.

Но есть и другие претенденты на долю рынка. Так, на него вышли некоторые крупные компании с собственными решениями КЭДО, которые изначально создавали для своих нужд.

Другое изменение — рост интереса к КЭДО со стороны малого и среднего бизнеса. Изначально двигателями рынка кадрового электронного документооборота был, в основном, территориально распределенный крупный бизнес с большим количеством удаленных работников. Малый бизнес же предпочитает цифровизировать клиентский сервис, а не внутренние бизнес-процессы. Но, как отмечает Михаил Ефимов, последнее время предприниматели малого и среднего бизнеса также поняли экономическую целесообразность внедрения КЭДО при гибридном графике работы своих сотрудников.

Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО

Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.

• ЕЦП «Работа в России»;
• ИС работодателя.

ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.

Должностное лицо работодателя подписывает:

• УКЭП – любые документы;
• УНЭП – все документы, кроме:

o   договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;

o   распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;

o   уведомлений об изменении условий трудовых договоров.

Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:

• договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
• заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
• согласия при переводах;
• распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
• уведомлений об изменении условий трудового договора.

Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.

Порядок перевода кадровых процессов в цифровой формат

После выбора цифровой платформы для внедрения КЭДО работодатель должен:

• подготовить положение о цифровом документообороте;
• определить кадровые бизнес-процессы, которые он планирует оцифровать;
• создать внутренние регламенты компании по использованию КЭДО.

Конкретный перечень процессов, подлежащих переводу в электронный вид в целом и на каждом этапе внедрения ЭДО, определяется работодателем самостоятельно преимущественно по критерию частоты использования в компании.

Анализ кадровых процессов в КЭДО по частоте использования

До введения в действие КЭДО следует внести изменения в коллективный договор компании, пересмотрев нормы трудовых отношений, которые затрагивает автоматизация кадрового делопроизводства.

Необходимо провести инструктаж (обучение) сотрудников, научить пользоваться возможностями сервиса КЭДО.

Методическое и документальное обеспечение перехода на КЭДО на примере 1С: Кабинет сотрудника

Перевод персональных данных в режим электронного взаимодействия возможен только в добровольном порядке с письменного согласия каждого сотрудника. Отсутствие такого документа приравнивается к отказу. Любое принуждение работника к переходу на КЭДО является правонарушением.

Принципы внедрения и работы КЭДО

Переход на электронный кадровый документооборот в 2022 году ещё не является обязательным условием для участников трудовых отношений. Согласно закону, на данный момент любая организация вправе самостоятельно принять решение о необходимости его внедрения. Если компания перешла на электронный формат, она обязана проинформировать об этом соискателей и штатный персонал, а также получить от последних соответствующее согласие.

В свою очередь каждый сотрудник вправе отказаться от КЕЭО, даже если его активно использует работодатель. В любом случае отрицательное решение не является основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если согласия не будет — кадровая служба обязана продолжить всё оформление в бумажном виде.

Принимаем решение об организации кадрового ЭДО

Для организации в компаниях кадрового электронного документооборота  (рис. 3). Решение крайне простое для освоения, не требует серьезного обучения и уже есть у большинства компаний, использующих программы 1С. 

Рис. 3. Настройка сервиса «1С:Кабинет сотрудника»

При выборе решения для кадрового ЭДО рекомендуем обращать внимание на такие параметры, как:

• сложность внедрения (наличие модулей интеграции с вашей учетной системой);

• количество процессов ведения учета, которые придется пересматривать: чем меньше потребуется менять, тем лучше;

• желательно, чтобы все взаимодействие с документами происходило в одной системе, в которой ведется учет;

• простота рабочего пространства для сотрудников: чем проще кабинет для сотрудника, тем быстрее он его освоит;

• желательно, чтобы все процессы согласования заявлений сотрудников настраивал сам работодатель или ответственное за согласование лицо;

• общая стоимость внедрения: зачастую стоимость складывается из стоимости отдельных моделей, поэтому, чем меньше нужно докупать модулей для функционирования системы, тем лучше.

Использование КЭДО резко выросло за последние годы

Российский офис компания Deloitte (сейчас — «Деловые решения и технологии») в 2019–2021 гг. проводил «замеры» уровня внедрения решений КЭДО на отечественных предприятиях. И если в 2019 г. лишь 17% опрошенных компаний внедрили КЭДО и 5% — планировали это сделать в течение ближайшей пары лет, то в 2021-м такие решения работали уже у 75% опрошенных, а 19% планировали начать внедрение в течении следующих двух лет.

Например, в сегменте «телеком, медиа и технологии» в 2019 г. КЭДО использовали только 5% компаний, в торговле — 3%, в нефтегазовой и энергетической отраслях и металлургия — 2%. В 2021-м соответствующие цифры — 26%, 15% и 19%.

Все три года исследований наиболее популярными остаются одни и те же процессы кадрового ЭДО. Это предоставление отпуска (в 2021 г. работал у 81% опрошенных Deloitte), направление в командировку (73%) и ознакомление с нормативными актами (69%).

В этих результатах нет ничего удивительного — государство всеми силами «подталкивало» бизнес к переходу на электронное ведение кадровых дел.

Требования к электронной подписи (ЭЦП)

Для подписания электронных документов используется ЭЦП: её нужно будет оформить и работодателю, и сотрудникам. Закон разделяет усиленную квалифицированную и неквалифицированную подпись – они применяются в зависимости от типа кадрового документа:

• для трудовых договоров – только УКЭП;

• для договора о материальной ответственности – УНЭП, при этом порядок проверки подлинности подписи определяется пунктами трудового договора;

• ученический договор и договор на получение образования – УНЭП, оформленная через сайт электронного правительства (Госуслуги);

• иные документы: УКЭП, УНЭП (для работодателя и сотрудников), простая электронная подпись (только для сотрудников).

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

1. Электронные подписи работодателя

Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.

2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

При подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Какие информационные системы используются при электронном кадровом документообороте

В ходе ЭКДО вы можете использовать:

• цифровую платформу «Работа в России». Правила ее функционирования утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 N 867;
• собственную информационную систему.

Доступ к цифровой платформе «Работа в России» получают в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации. Порядок взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» (информационной системы работодателя) и единого портала в соответствии со ст. ст

22.1 и 22.3 ТК РФ устанавливает Правительство РФ.Внимание! Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг, применяются с 01.09.2022.
Порядок информационного взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» с иными информационными системами, в том числе с единым порталом, определен в Правилах функционирования цифровой платформы. Собственная информационная система должна обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений

Расходы на ее создание и (или) эксплуатацию несете вы. Работник (лицо, поступающее на работу) для взаимодействия с вами посредством электронного документооборота использует информационную систему, которую применяете вы.

Электронные подписи сотрудников для КЭДО

По закону о кадровом ЭДО работодатель обязан обеспечить сотрудников электронной подписью, чтобы сотрудники могли подписывать кадровые документы.

В случае использования решения «1С:Кабинет сотрудника» сотрудники смогут получить усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) (рис. 6) абсолютно бесплатно, что позволит и исполнить требования законодательства, и снизить финансовую нагрузку на организацию. В иных случаях придется заложить в бюджет необходимость покупки подписи для сотрудников.

Рис. 6. Создание электронной подписи в личном кабинете сотрудника

Еще электронные подписи потребуются сотрудникам отдела кадров, которые должны подписывать документы от имени организации. Мы настоятельно рекомендуем выделить несколько сотрудников и наделить их правом подписи кадровых документов от имени организации (рис. 5).

Рис. 7. Настройка электронной подписи

У компании «1С» есть два сервиса, которые помогут вам получить подпись организации на сотрудника отдела кадров – это 1С:Подпись и 1С-ЭТП.

Если у вашего сотрудника отдела кадров уже есть подпись организации, надо убедиться, что в доверенности, которая необходима для выпуска подписей организации на сотрудника, прописана возможность подписи кадровых документов. Если такого пункта в доверенности нет, подпись лучше перевыпустить, вписав такую возможность в доверенность. 

Материалы по теме:

• Как в 1С настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника
• Кадровый ЭДО в 1С: как использовать электронные кадровые документы
• Публикация расчетных листков в сервисе «1С:Кабинет сотрудника»

Оформление электронных подписей

При организации электронного кадрового документооборота на предприятии необходимо обеспечить всех сотрудников ЭЦП. Электронная подпись представляет собой цифровые данные, с помощью которых можно идентифицировать личность. Она нужна для заверения документов и является альтернативой рукописной подписи при бумажном документообороте.

Законом предусмотрены три варианта ЭЦП:

1. Простая (ПЭП). Подходит только для подтверждения личности, но не гарантирует, что после её проставления в документ не могут быть внесены правки. Её использование допустимо лишь при согласии участников.
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Подходит как для подтверждения личности, так и для гарантии отсутствия возможности внесения правок в документ после его заверения. Хотя такая ЭП используется для подписи большинства материаловв и обеспечивает защиту сведений, для признания её юридической силы, понадобится заключения допсоглашения.
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП). Обладает свойствами УНЭП, но при этом имеет юридическую силу. Такая печать должна в обязательном порядке быть у руководителей компании и сотрудников подразделения кадровой службы, получить её можно в специальных центрах с соответствующей аккредитацией.

Согласно ТК, затраты на выпуск ЭЦП для персонала берет на себя работодатель. Но если у сотрудника уже есть УКЭП, он может пользоваться ей. При переходе на КЭДО на основе собственной ИС или готового решения для всех руководителей и персонала организации понадобятся УКЭП и УНЕП. Если трудовое взаимоотношение будет происходить через «Работу в России», то компания получает доступ к любым ЭП, включая ПЭП, которую можно оформить бесплатно через портал «Госуслуги».

В любом случае для заверения некоторых документов работодатель сможет использовать лишь УКЭП, а сотрудники – любую усиленную визу. В этот список вошли следующие договоры и изменения к ним:

• трудовой;
• о материальной ответственности;
• ученический;
• на получение образования без или с отрывом от работы;
• о дисциплинарном взыскании;
• о переводе;
• об увольнении.

Как изменится электронный кадровый документооборот в 2023 году

Основным изменением в электронном кадровом документообороте в 2023 году стало введение единых требований к формату кадровых документов в электронном виде, установленным приказом Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н.

Теперь кадровый электронный документ должен содержать:

• основную часть документа в формате PDF/A-1A;
• приложения к основной части (если имеются) в текстовом, графическом или табличном формате, либо в формате структурированных данных;
• электронную подпись основной части документа и приложения;
• машиночитаемую доверенность, выданную для подписания электронного документа (при необходимости);
• описание электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

В приложении к приказу Минтруда приводятся детальные сведения о каждом структурном элементе, включая его название, тип значения и признак обязательности. Кроме того, приложение включает перечень структурных элементов описания электронного документа и коды кадровых документов, которые до этого оформлялись в письменном виде.

Единые требования, установленные Минтрудом РФ, обязательны для всех работодателей, которые перешли на КЭДО. Они вступили в силу с 1 марта 2023 года.

Что значат новые статьи ТК РФ

Компаниям вести кадровое делопроизводство
полностью или частично в электронном виде. Фактически
законодатели наконец приравняли оформленные по правилам
цифровые документы к бумажным. До этого легитимность
тех же электронных согласий на командировку
от «льготника» ставилась под сомнение.

не обязывает работодателей
переходить на документооборот в электронном виде,
а только даёт право. Сотрудники тоже могут отказаться
от использования ЭДО. Даже если принято решение перейти
на цифровой формат, работник всегда вправе получить кадровые
документы в традиционном виде — на бумаге.

Компании, которые уже вели электронный кадровый документооборот
и планируют продолжать, должны выполнить требования нового
закона: внести изменения во внутренние документы, уведомить
персонал и получить письменные согласия работников. Если этого
не сделать, придётся дублировать документооборот
на бумаге.

Работодатели могут перейти на КЭДО временно —
во время ЧС, катастроф и эпидемий, но для его
внедрения всё равно придётся соблюсти все формальности
и впоследствии предоставить все документы в бумажном
виде.

На 1 июля 2021 года только 3,8% опрошенных компаний в России полностью перешли на ЭДО. 20,3% в основном ведут документооборот в цифровом формате. 38,9% работодателей пользуются традиционным и цифровым форматом поровну. И 26,8% оформляют исключительно бумажные документы.

2023: С 1 марта компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам

С 1 марта 2023 года компании должны перейти на единые требования к электронным кадровым документам. Минтруд привел их в справочнике основных видов электронных документов, связанных с работой.

В списке 124 документа, которые будут оформляться в электронном виде без бумажного дубликата. В частности, речь идет о трудовом договоре и соглашении о продлении срочного трудового договора. Здесь же документы, содержащие персональные данные. Согласно нововведениям, кадровый документ в электронном виде должен состоять из:

• основной части документа в формате PDF/A-1A;
• приложения в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
• электронной подписи основной части документа и приложения;
• машиночитаемой доверенности для подписания электронного документа;
• описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML.

С 1 марта 2023 г. в действие вступили новые формы электронных кадровых документов

Работодатели могут перевести в электронный вид почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ч. 2 ст. 22.1 ТК).

Государственное стимулирование внедрения КЭДО и сервис «Работа России»

Законотворческие инициативы по внедрению КЭДО на российских предприятиях начались в конце 2019 г., когда были приняты федеральные законы № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи». Они сделали возможным переход от бумажных трудовых книжек к электронным записям данных о работниках и использование «облачнойэлектронной подписи.

В мае 2020 г. Министерством труда был запущен эксперимент по электронному документообороту на основании принятого в конце апреля федерального закона №122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой», в котором участникам позволялось полностью отказаться от бумажных документов. Результатом эксперимента стали изменения в законодательстве, позволяющие всем работодателям перейти на электронный кадровый документооборот. С 2021 г. разрешено создание, подписание, использование и хранение работодателями и работниками трудовых документов, созданных в электронном виде без дублирования на бумаге (федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»).

Положения закона касаются большинства кадровых документов, к примеру, трудовые книжки впервые устраивающимся на работу гражданам с 1 января 2021 г. оформляются только в электронном виде. Однако, остались исключения: приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также документы о прохождении работником инструктажа по охране труда государство обязует продублировать на бумажном носителе.

Тогда же, в 2021 г. был запущен эксперимент по предоставлению услуг КЭДО на портале «Работа России». Изначально возможности портала были ограничены, допускалась регистрация не более 50 работников от одного работодателя. Однако впоследствии ограничения были сняты, появились новые возможности платформы. Бесплатный доступ к функционалу, гарантия безопасности данных, бесплатно выдаваемая простая электронная подпись привели к тому, что в 2021 г. «Работа России» вышла с 12%, по данным Deloitte, на четвертое место по частоте использования после 1С:ЗУП (33%), «Других продуктов» (24%) и SAP (20%).

Станет ли государственная система значимым конкурентом на рынке КЭДО разработкам коммерческих компаний? Михаил Ефимов, руководитель направления КЭДО компании «Тензор», считает, что нет, так как «Работа России» лишь частично автоматизирует процесс. Компаниям необходимо настраивать интеграцию с сервисом самостоятельно или выгружать документы вручную. Такой вариант, по его мнению, подойдет только маленьким организациям с несколькими сотрудниками, крупному же бизнесу нужна полная автоматизация процессов и кастомизация продуктов под свои задачи.

Как ввести кадровый ЭДО в компании

Перейти на «цифру» за один день
не получится — необходимо предпринять ряд обязательных
действий:

• Выбрать систему ЭДО и подключиться к ней.
• Принять, с учётом мнения профсоюза, внутренний документ
  о внедрении ЭДО с определённой даты. Это может быть
  приказ или изменения в ПВТР, положение о кадровом
  делопроизводстве и пр. В локальном акте прописать
  перечень документов, переводимых в электронный формат.
• Проинформировать персонал и получить письменное согласие
  на ЭДО.
• Обеспечить работников электронными подписями за свой счёт.
  В ст. 22.3 Трудового кодекса установлено,
  какие виды цифровой подписи и в каких случаях
  понадобятся. Если у сотрудника уже есть своя подпись,
  он может использовать её.

Только после этих действий можно начинать пользоваться КЭДО
с выбранной даты.

Переход на электронное оформление командировок:
инструкция и образцы документов 

Внедрение цифрового делопроизводства имеет свои сложности.

Во-первых, придётся получать обязательное согласие профсоюза.
Как правило, работодатели всегда находят общий язык с этим
органом, но любые согласования занимают время.

Во-вторых, перевести по умолчанию весь персонал
на «цифру» одномоментно не получится, и обмен
бумагами будет жить параллельно с ней. Если не все
сотрудники согласятся на переход, компании придётся
дублировать документооборот с ними в печатном виде. Это
увеличит нагрузку на кадровиков и может приводить
к путанице.

В-третьих, придётся потратиться на специальное программное
обеспечение и получение цифровых подписей для сотрудников.
Окупятся ли эти затраты, будет понятно со временем.

Получать согласие на КЭДО не нужно у кандидатов, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2022 года. Их следует только проинформировать, что организация использует ЭДО.

Что можно делать с помощью кадрового ЭДО

ТК РФ разрешает вести ЭДО в большинстве кадровых
ситуаций, в том числе, когда необходимо собрать личные
подписи. Например, получить документы соискателя на вакансию,
ознакомить сотрудника с должностной инструкцией, оформить
согласие на командировку.

Подать заявление, отправить уведомление или сообщение через КЭДО
могут как работники, так и соискатели. Датой поступления
документов работодателю считается следующий рабочий день после
отправки.

Скан бумажного документа — это цифровая копия. Электронный документ, подписанный ЭП с соблюдением нормативных требований, считается оригиналом. Дублировать его на бумаге и получать личную подпись работника не нужно.

По  нельзя
перевести в цифровой формат следующие документы:

• Трудовую книжку.
• Акт о расследовании несчастного случая.
• Приказ (распоряжение) об увольнении работника.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей
  по охране труда.

Эти документы продолжают оформлять на бумаге. Трудовую
книжку — при условии, что работник не захотел перейти
на электронную трудовую книжку.

Лицензирование КЭДО

Оплата производится только за пользование платформой ELMA365 и УНЭП, само решение ELMA365 КЭДО предоставляется бесплатно. Что касается УНЭП: мы не продаем систему по подписке. Есть фиксированная сумма за сотрудника. Вы можете приобрести лицензию на то количество пользователей, которое вам необходимо.Узнать цены

Отметим, что при увольнении сотрудника лицензии докупать не нужно. Предположим в компании есть Вася, за ним закрепляется его личная лицензия. При этом, когда Вася увольняется, учетная запись блокируется, а лицензия высвобождается. УНЭПы не взаимозаменяемы, поскольку они выдаются персонально.

Итоги

С переходом компании на КЭДО вы получите хороший бизнес-эффект — не только ускорите кадровый документооборот, исключите потерю документов, но и выстроите удобную и оперативную коммуникацию между сотрудником и компанией, снизите стоимость документа, его хранение и даже логистику. Подписывать документы можно будет из любой точки мира, самое главное — без использования бумажного носителя и услуг почтовых и курьерских служб. Так удастся сэкономить временные и финансовые ресурсы организации, а также оптимизировать работу кадрового отдела, освободив их от монотонной рутинной деятельности и выделив время на другие наиболее важные задачи. В целом система интуитивно понятная и обладает удобным интерфейсом, что способствует быстрой адаптации персонала. 

Переведите работу отдела кадров в удобный формат и повысьте производительность с помощью кадрового ЭДО на ELMA365. Получите тестовый доступ к решению! Начните работу в ELMA365 КЭДО прямо сейчас!

Заключение

Можно с уверенностью сказать, что с 2022 года кадровый электронный документооборот становится нормой при организации HR-направления компании. Внедрение КЭДО поддерживается со стороны государства и бизнеса. Катализатором для перехода служит и новое поколение соискателей работы. С каждым годом растет количество молодых специалистов с иным видением производственных процессов. В нем бумажные документы превратились в архаизм доцифровой эры, удаленная работа заменила офисные будни, а многие вопросы решаются «в один клик» — быстро и удобно. Новое время создает свои возможности, при которых кадровое делопроизводство заметно упрощается из-за перевода документов в электронный вид

Поэтому для любой организации, крупной или небольшой, так важно решить нетривиальную задачу перехода к кадровому ЭДО. Мы искренне надеемся, что после прочтения статьи вы стали лучше представлять положение дел и общие тенденции в кадровом делопроизводстве

Попробуйте ELMA КЭДО и узнайте больше о возможностях системы