Как заполнить форму ефс-1: бланк и образец

Состав отчета

Титульный лист является обязательным для представления всех разделов и подразделов формы ЕФС-1

Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1:а) Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета;б) ИНН физического лица указывается при его наличии;в) Статус ЗЛ (застрахованного лица) указывается в форме кода, приведенного в таблице из п.3.6 Порядка:

• «ГРФ» — граждане РФ;
• «ПЖИГ» — постоянно проживающие иностранцы и лица без гражданства;
• «ВЖИГ» — временно проживающие иностранцы и лица без гражданства, а также временно пребывающие лица, которым предоставляется временное убежище;
• «ВПИГ» — временно пребывающие иностранцы и лица без гражданства;
• «ВКС» — высококвалифицированные иностранцы и лица без гражданства.

Если сотрудник сменил гражданство во время работы, то в форме ЕФС-1 нужно указать статус застрахованного лица по состоянию на дату заполнения отчётности.г) Гражданство (код страны) заполняется в соответствии с Общероссийским Классификатором Стран Мира (ОКСМ). Для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства в поле указывается «000».

Таблица подраздела 1.2 Раздела 1 формы ЕФС-1 отличается от таблицы в форме СЗВ-СТАЖ:
а) В ней удалены ФИО и СНИЛС (графы 2-5 в СЗВ-СТАЖ)б) Добавлены данные о стаже:в) вместо «Сведений об увольнении застрахованного лица» (графа 14 в СЗВ-СТАЖ) добавлен подраздел «Результаты специальной оценки условий труда»:

ПРИМЕР 1 заполнения страхового стажа для сотрудников, которые находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет

ПРИМЕР 2 заполнения страхового стажа для сотрудников, которые находились в отпуске без сохранения заработной платы.

Титульный лист

На титульной странице данные обычно вносятся в блок «Сведения о страхователе». Но если отчет подает правопреемник, то их вписывают в блок «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Необходимо указать:

• регистрационный номер компании в СФР;
• название организации или Ф.И.О. ИП;
• коды – ИНН / КПП (для юрлиц), ОГРН / ОГРНИП, основной ОКВЭД. Для физических лиц введен новый реквизит – код категории страхователя из п. 28 Порядка заполнения. ИП указывают «ИП01». Бизнес не должен указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО;
• телефон компании – только цифры;
• адрес электронной почты.

Формирование ЕФС-1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Начиная с версии 3.1.23.649 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализовано автоматическое заполнение и формирование электронного представления Раздела 2 новой формы ЕФС-1 в соответствии с Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Для создания Единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» следует воспользоваться сервисом 1С-Отчетность (рис. 1).

Рис. 1. Раздел 2 новой формы ЕФС-1 в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Раздел 2 новой формы ЕФС-1 содержит сведения регламентированного отчета 4-ФСС с отчетного периода «1 квартал 2023 года».

Для автоматического заполнения данных на Титульном листе необходимо установить флаг Страхователь представляет ЕФС-1 за себя (рис. 2).

Рис. 2. Новая форма ЕФС-1 и заполнение Титульного листа в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Заполнение Раздела 2 формы ЕФС-1 происходит автоматически по кнопке Заполнить согласно отраженным документам и внесенным данным в программу (рис. 3). Списочная численность рассчитывается согласно приказу Росстата от 30.11.2022 № 872. Подраздел 2.1 Раздела 2 содержит расчет сумм взносов (на травматизм) и заполняется автоматически. В таблицу добавлен столбец 4 На начало отчетного периода.

По кнопке Расшифровать в форме можно расшифровать графу для анализа данных (рис. 3).

Рис. 3. Автоматическое заполнение Раздела 2 новой формы ЕФС-1 и расшифровка графы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3

Подразделы 2.1.1, 2.2 и 2.3 Раздела 2 заменили таблицы 1.1, 2 и 4 формы 4-ФСС. 

Подраздел 2.1.1 Раздела 2 содержит «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов и исчисленных страховых взносах для организаций с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ)…». 

Подраздел 2.1.1 Раздела 2 формы ЕФС-1 заполняется автоматически, если в настройках учетной политики организации структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ).

Подраздел 2.2 Раздела 2 содержит «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов страхователями, указанными в пункте 2.1 статьи 22 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ…».

Подраздел 2.2 Раздела 2 формы ЕФС-1 заполняется вручную организациями, которые направляют своих сотрудников для временного выполнения трудовых обязанностей к другим работодателям.

Подраздел 2.3 Раздела 2 содержит «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда на начало года».

Подраздел 2.3 Раздела 2 формы ЕФС-1 заполняется вручную.

Внимание! Подраздел 2.3 Раздела 2 новой формы ЕФС-1 заполняется автоматически только в версии КОРП, если ведется специальная оценка условий труда. Если в расчетном (отчетном) периоде у сотрудников не было начислений, организациям необходимо представить «нулевой» Раздел 2 формы ЕФС-1

При обнаружении ошибки в ранее представленных сведениях нужно сформировать новый отчет, указав на титульном листе Номер корректировки

Если в расчетном (отчетном) периоде у сотрудников не было начислений, организациям необходимо представить «нулевой» Раздел 2 формы ЕФС-1. При обнаружении ошибки в ранее представленных сведениях нужно сформировать новый отчет, указав на титульном листе Номер корректировки.

О поддержке Раздела 2 новой формы ЕФС 1 в учетных решениях «1С:предприятие 8» см. в «Мониторинге законодательства»  и .

Раздел 2

Раздел состоит из нескольких подразделов, но большинство страхователей заполняют только 2.1 и 2.3.

Перед первой таблицей Раздела 2 указывают:

• номер корректировки (первичная – «000»);
• код периода (год – «12»);
• год – 2023;
• среднесписочную численность работников;
• численность застрахованных от травматизма;
• количество инвалидов, если есть;
• количество лиц, трудящихся во вредных / опасных условиях.

Если компания в процессе ликвидации, нужно поставить отметку «Прекращение деятельности». Если есть льготы по взносам на травматизм, отмечается поле «Льгота».

В таблице Подраздела 2.1 указывают суммовые показатели с начала года (графа 3), на конец предыдущего отчетного периода (графа 4) и за каждый из трех последних месяцев (графы 5, 6, 7). Нужно отразить:

1. Выплаченные застрахованным лицам суммы.
2. Суммы, не облагаемые взносами на травматизм.
3. Базу, то есть разницу между пунктом 1 и 2.
4. В том числе выплаты в пользу инвалидов.
5. Размер тарифа.
6. Скидку к тарифу, если применяется.
7. Надбавку к тарифу, если установлена фондом.
8. Финальный размер тарифа.
9. Суммы страховых взносов на травмы и профзаболевания, исчисленные как База х Тариф.

Подраздел 2.1.1 заполняют не все плательщики взносов, а лишь организации с выделенными самостоятельными классификационными единицами (СКЕ), некоторые государственные учреждения, а также страхователи, которые начисляют взносы по нескольким основаниям. Подробно об этом модуле сказано в разделе XI Порядка заполнения.

Подраздел 2.2 предназначен для тех, кто временно направляет своих работников в другие компании. Если вы относитесь к таким страхователям, рекомендуем ознакомиться с Разделом XII Порядка заполнения.

Подраздел 2.3 заполняют все – в нем указывают данные о медосмотрах и спецоценке условий труда. Перед таблицей вписывают:

• численность работников, которые должны проходить медосмотры, или «0», если таких нет;
• численность тех, кто прошел медосмотр – на основании актов медкомиссий.

В таблице указывают:

• в графе 3 – общее число рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка условий труда;
• в графе 4 – число рабочих мест, по которым СОУТ проведена;
• в графах 5-11 распределяют рабочие места из графы 4 по классам условий труда.

Мы рассказали, как заполнить новую форму ЕФС-1 в 2024 году. Когда в отчете будут сформированы все нужные модули, на титульном листе ставится дата его создания, должность, фамилия и инициалы директора, а также его подпись.

Заполняем первый раздел, учитывая изменения

Подраздел 1

Включает в себя данные по всем физлицам, которые работают по трудовым договорам (ТД), за исключением физлиц, которые платят НПД (заказчик об их страховании заботиться не должен).

Данный подраздел отчета сдается в привязке к специфике кадрового события (увольнение сотрудника, прием на работу, приостановка/возобновление ТД и т.д.) Подраздел не заполняется вовсе, если кадровых событий в отчетном периоде не было.

В этом году изменен объем сведений, заполняемых о совместителе (за исключением сотрудников по ГПХ): для них необходимо указывать вид ТД. Для этого используется графа 5 с расширенным перечнем значений.

Важно: графа 3 используется для уточнения порядка перевода сотрудника (внутри. предприятия оформляется как перевод, при смене работодателя — как увольнение)

Для работающих в рамках ТД сотрудников необходимо заполнять шестую графу, в которую заносится код функции по ОКЗ, причем ГПХ-договоры дополнительно детализируются по видам, используя новые коды (в том числе отдельно для договоров, предусматривающим уплаты взносов на травматизм).

Также введены коды для ОВД, противопожарной службы и прочих силовых органов и ведомств (код «ОСОБ») и для событий типа прием на работу/перевод (отдельно четырьмя кодами определяются режимы работы).

Наконец, изменился порядок заполнения события «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» — его теперь необходимо указывать не только при смене наименования предприятия, но и при реорганизации или переводе сотрудников между обособленными подразделениями (по каждому действующему на текущий момент трудовому договору).

Подраздел 2

Эта часть претерпела максимальные изменения. Прежде всего это касается необходимости указывать не только те периоды работы у данного нанимателя, которые  предусмотрены законом № 27-ФЗ, но полный временной отрезок в данном отчетном периоде.

Кроме этого, введен новый тип сведений, подаваемых в отношение сотрудников, уходящих в долгосрочный отпуск по беременности/родам/уходу за ребенком («Назначение выплат по ОСС» с уточнением вида отпуска в седьмой графе). Графа «Период работы» в таком случае содержит две строки:

• период отчетного года вплоть до последнего дня перед началом отпуска;
• начало отпуска по факту (дата).

Графа 4 заполняется кодом «ОКУ». Это новшество позволяет отметить особые климатические условия труда (не включая Крайний Север).

В графы 11 и 12 теперь заносятся данные по СОУТ (если она была проведена).

Отчет страхователей-бюджетников: подраздел 3

Получил новую графу 4, в которой отражаются сведения по специфическим категориям работников, а именно:

• поступившие на учебу;
• оформившие отпуск за свой счет или по беременности/родам/уходу за ребенком;
• участники СВО.

Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1

Для формирования этой части отчета берется информация из:

• первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
• ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.

* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные ().

При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.

В инструкциях к ЕФС-1 конкретных разъяснений не содержится, однако, есть разъяснения Минтруда. Ведомство выпустило Письмо от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784, в котором специалисты ответили на вопросы по ЕФС-1 для госучреждений. Но в части внесения сведений по ГПД пояснения Минтруда вполне подходят и для остальных страхователей.

Если ГПД оформлен без указания на сроки выполнения работ (услуг), то в Подраздел 1.1 формы ЕФС-1:

• при заключении ГПД в графе 2 проставляется дата его заключения;
• при завершении ГПД в графе 2 ставим дату в соответствии с актом о выполнении работ (услуг).

Отдельно отметим мнение Минтруда по поводу необходимости подачи сведений по ГПД, заключенным до 1 января 2023 года. Чиновники ведомства выразились однозначно — по ГПД, начавшимся до 2023 года, в 2023 году сдавать в СФР сведения о заключении договора не нужно. При этом что касается подачи сведений о прекращении в 2023 году ГПД, заключенного до 2023 года, специалисты Минтруда таких же комментариев не дали. Полагаем, что такая информация должна быть отражена в ЕФС-1 и сдана в СФР по общим правилам — по дате окончания ГПД.

На каких сотрудников нужно подавать отчет

Отчет заполняется только по застрахованным лицам, у которых в отчетном периоде были особенности, которые влияют на стаж:

• Выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии;
• Работали в сельском хозяйстве на работах, дающих право на повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности;
• Имеют право на досрочную пенсию как пострадавшие от радиации по причине катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• Замещали государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;
• Работали полный навигационный период на водном транспорте, сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• Работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы.;
• Имели периоды простоя или отстранения от работы.;
• Имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• Находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет;
• Находились в отпуске без сохранения заработной платы.