Правила оформления и ведения путевых листов

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля на месяц

Форма № 4 для легкового такси В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. Форма № 6 для автобусов Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах.

В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице. На каждом учетном документе обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС.

Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению. В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т

д

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д.

Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации.

Важно

Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей».

Внимание

При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевки в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля форма-3

Ниже ставится подпись сотрудника, который расчет произвел, и ее расшифровка.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)? Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации.

Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц. Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью. Несколько слов о назначении ответственных лиц.

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля на месяц образец заполнения

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

1. При перевозке граждан с багажом.
2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД.

https://youtube.com/watch?v=DnDYzNoiqXY

За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф – 500 рублей. Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.

1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны – они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Изменения в путевых листах с 2024 года

С 2024 года вступают в силу изменения в заполнении путевых листов, которые регулируются соответствующими нормативными актами. Новые правила вводят ряд изменений, которые будут повышать эффективность работы и обеспечивать более точный учет передвижений работников.

Основные изменения

• Сокращение объема информации: в новых путевых листах будет значительно сокращено количество заполняемых полей. Отныне не нужно будет указывать подробные сведения о маршруте следования, точке отбытия и прибытия, а также месте ночевки. Эти данные будут автоматически считываться из системы мониторинга транспортных средств.
• Использование электронного формата: путевые листы будут вводиться в электронном формате с использованием специальных устройств, которые будут установлены на транспортных средствах. Это позволит исключить возможность подделки и изменения данных вручную.
• Более четкое контрольное время: в новых путевых листах будет указываться точное время начала и окончания каждого рабочего дня. Это позволит более точно контролировать время работы и отдыха работников.
• Автоматическое формирование отчетов: новые путевые листы позволят автоматически формировать различные отчеты, в том числе по пройденному расстоянию, продолжительности рабочего дня и другим параметрам. Это значительно упростит процесс анализа и контроля.

Преимущества новых путевых листов

Введение изменений в путевые листы приведет к ряду положительных изменений:

1. Упрощение работы с путевыми листами: новые правила позволят сократить время, затрачиваемое на заполнение и обработку путевых листов, что в свою очередь повысит производительность труда.
2. Более точный учет передвижений: новые путевые листы с использованием системы мониторинга транспортных средств позволят точно отслеживать передвижения работников. Это улучшит контроль и позволит более эффективно планировать задачи.
3. Повышение прозрачности: электронный формат путевых листов и автоматическое формирование отчетов обеспечат более прозрачный учет рабочего времени и передвижений. Это улучшит отношения между работниками и работодателями и снизит возможность конфликтов.

Изменения в путевых листах с 2024 года приведут к существенным улучшениям в системе учета рабочего времени и передвижений работников. Введение электронного формата, автоматическое формирование отчетов и упрощение заполнения полей сделают работу более эффективной и прозрачной.

О заполнении обратной стороны путевого листа

Указывается ход выполнения водителем задания:

• населенный пункт погрузки, разгрузки, перецепки прицепов;
• номер ездки;
• время прибытия и убытия;
• номера прицепов;
• реквизиты приложенных документов;
• название, подпись, а также печать организации-отправителя груза (или получателя груза).

Следующая таблица приведена для данных о простоях. 

Заключительная таблица — результаты работы машин и прицепов.

Данные, которые отражены в бланке, являются основанием для начисления зарплаты шоферам. Также информация о расходе ГСМ понадобятся, чтобы обосновать списание расходов на топливо.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН

Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:

• срок действия путевого листа;
• лицо, оформившем путевой лист;
• транспортное средство;
• водитель (водители) транспортного средства;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.

Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:

• полное наименование,
• адрес в пределах местонахождения,
• номер телефона,
• ОГРН.

Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:

• фамилию, имя, отчество (при наличии),
• адрес регистрации по месту жительства,
• номер телефона,
• ОГРН.

Приказом вводится классификация видов перевозки:

• коммерческие перевозки;
• перевозки для собственных нужд;
• передвижение и работа специальных транспортных средств.

https://youtube.com/watch?v=6x2zOjCjoyQ%26pp%3DygVv0JPQtNC1INGB0YLQsNCy0LjRgtGB0Y8g0L7RgtC80LXRgtC60LAg0LzQtdC00YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwINC90LAg0L_Rg9GC0LXQstC-0Lwg0LvQuNGB0YLQtSDQsiAyMDIzINCz0L7QtNGD

Правила заполнения

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях — уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности устанавливают приказом руководителя организации, поскольку тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением бумаг занимаются сами водители. Но по общему правилу водители обязаны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписывают путевку только на один рейс, один рабочий день или смену. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевый лист имеет несколько разных форм в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация легко сориентировалась и выбрала необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Форма №3 для легковых автомобилей
Форма №4-с для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Выдают новый документ только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата. В форме №4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Форма №4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям
Форма №3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Форма №4 для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Оформляется такой путевой лист для водителя только на одну смену, после чего он сдает его диспетчеру.
Форма №6 — путевой лист автобуса	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, скачивайте бланки прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно ставят штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место

Принимайте во внимание и другие требования к их оформлению

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи проверяют на соответствие показателей приборов в автомобиле, таким как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС обязан завизировать уполномоченный сотрудник, например механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять, сколько времени заняла дорога, поставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы путевки оформлялись одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль, потраченный на дорогу, и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять вручную.

Сроки предоставления путевых листов

Новые требования по оформлению путевых листов, вступившие в силу в декабре 2024 года, предусматривают изменения в сроках предоставления данных документов.

Согласно обновленным правилам, путевые листы должны быть подготовлены и предоставлены в течение пяти рабочих дней после завершения поездки. Это означает, что водители теперь должны оперативно заполнять и сдавать путевые листы в установленные сроки.

Отсутствие своевременно заполненных путевых листов может повлечь за собой административные штрафы и проблемы с законодательством.

Для удобства водителей и бухгалтеров, требуется использование электронных систем для ведения и предоставления путевых листов. Это сократит время и упростит процесс заполнения и хранения документов.

Соблюдение сроков предоставления путевых листов — важная обязанность водителей, которая поможет избежать неблагоприятных последствий и обеспечит соблюдение требований законодательства.

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

1. Серия и номер листа.
2. Дата составления документа.
3. Сведения о собственнике ТС. Для ЮЛ указывают: название, организационно-правовую форму, адрес, номер телефона, ОГРН. Для ИП — ФИО, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
4. Название организации, составившей документ, и ее адрес.
5. Код по ОКПО.
6. Данные о сроке действия путевого листа: число, месяц, год. Это период, в течение которого можно эксплуатировать ТС по данному путевому листу. Можно выдать лист и на несколько дней (при долгом маршруте) — тогда отмечают даты начала и конца периода эксплуатации.
7. Сведения о перевозке. Этот реквизит введен с 2024 года. Об особенностях его заполнения, рассказываем ниже.
8. Марка машины (если автомобиль иностранного производства, модель можно вписывать в русской транскрипции) и другая информация о ней (номера и т.д).
9. Отметка о предрейсовом контроле техсостояния автомобиля. Реквизит также введен с 2024 года.
10. Данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии. Сюда же входит информация о медицинском осмотре — предрейсовом и послерейсовом.

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

Изменения в заполнении даты действия путевого бланка

1. Каждым выездом – если продолжительность маршрута превышает рабочую смену.
2. Начальным рейсом – если задание на работу составляет менее смены и шоферу выделяется одно или несколько маршрутов.

Отображать срок действия бланка нужно в зависимости от объема задач:

• Если продолжительность задания в пределах одной рабочей смены, то в графу «срок действия» записывается дата выезда на работу.
• Если же продолжительность задания более одного рабочего дня, то в данной графе отмечается дата начала рейса и дата его окончания.

По завершению работы водитель обязан оформить путевой листок и сдать его диспетчеру под роспись, с дальнейшей передачей бланка в бухгалтерию для обработки.

Как правильно заполнять путевой лист

Общая информация

В путевом листе необходимо указать общую информацию о поездке:

• Номер и дату путевого листа;
• ФИО водителя или лица, осуществляющего поездку;
• Марку и номер транспортного средства;
• Маршрут следования (откуда и куда);
• Дата начала и предполагаемая дата окончания поездки;
• Перечень пассажиров или груза.

Заполнение графы «Пробег»

В графе «Пробег» необходимо указать:

• Начальный пробег. Он должен быть снят перед началом поездки;
• Конечный пробег. Он должен быть указан в конце поездки;
• Пробег по каждому населенному пункту, через который проходит маршрут. Пробег должен быть указан точно и без округлений.

Заполнение графы «Затраты»

В графе «Затраты» необходимо указать все расходы, связанные с поездкой:

• Топливо. Указывается стоимость топлива и количество заправок;
• Дорожные сборы и платежи;
• Прочие расходы, например, на питание или проживание.

Пример подписи:

Водитель: Иванов Иван Иванович

Важные моменты

При заполнении путевого листа следует учесть следующие моменты:

• Вся информация должна быть записана аккуратно и без ошибок;
• Заполняйте путевой лист по мере движения, чтобы избежать забывания полей или некорректных данных;
• В случае изменений в маршруте или других данных, необходимо внести соответствующие исправления в путевой лист и поставить подписи;
• В случае отсутствия груза или пассажиров, следует указать это в соответствующей графе путевого листа.

Соблюдение всех этих правил и рекомендаций поможет правильно заполнить путевой лист и избежать проблем при его использовании.

I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023

С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.

Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:

Реквизиты путевого листа	Правила, действующие с 01.09.2023	Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390
Сведения о водителе	Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать: серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения; СНИЛС.	п. 6 Состава сведений путевого листа
Срок действия путевого листа	Уточнено, что допустимо: оформление (формирование) одного путевого листа на один рейс длительностью более одного рабочего дня (смены) водителя (водителей); оформление нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию; оформление или формирование одного путевого листа на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов. Фактически, эта новая формулировка подтверждает право оформлять один путевой лист на любое разумное количество дней по желанию экономического субъекта. Форму такого путевого листа и особенности его ведения нужно закрепить в учетной политике. При этом сведения о сроке действия путевого листа должны содержать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован.	п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа
Данные о медосмотре	Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым).	п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н
Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников.	п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866
Внесение изменений в данные путевого листа	Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа.	п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа