Личные дела уволенных сотрудников: сколько хранятся и порядок их ведения

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Основные принципы ведения и хранения личных дел:

• Конфиденциальность: Личные дела должны храниться в строго конфиденциальном режиме, доступ к ним должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным лицам.
• Полнота и достоверность информации: В личных делах должны содержаться все необходимые документы, подтверждающие факты о трудовой деятельности и другие важные сведения о сотруднике.
• Удобство доступа: Личные дела должны быть упорядочены и легко доступны для получения информации в случае необходимости.

Состав и порядок оформления личных дел:

Личное дело сотрудника обычно состоит из следующих документов:

• Заявление о приеме на работу: Документ, подтверждающий факт приема сотрудника на работу.
• Трудовой договор: Основной документ, регулирующий отношения между работодателем и сотрудником.
• Документы, подтверждающие личность: Паспортные данные сотрудника, копии паспорта и другие документы, необходимые для установления личности.
• Трудовая книжка: Документ, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности сотрудника, включая периоды работы, должности и другие важные данные.
• Справки и документы, подтверждающие обучение и повышение квалификации: Документы, подтверждающие прохождение курсов, тренингов и других образовательных мероприятий.
• Справки о заработной плате: Документы, отражающие размер заработной платы сотрудника за определенный период.
• Документы, связанные с увольнением: Заявления сотрудника об увольнении, приказы об увольнении и другие документы, относящиеся к данному процессу.

Хранение личных дел:

Личные дела сотрудников должны храниться в специально оборудованных помещениях с ограниченным доступом. Допуск к личным делам и их выдача должна осуществляться только уполномоченными лицами с соблюдением всех требований конфиденциальности. Хранение личных дел должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечивалась их целостность и сохранность на протяжении всего срока хранения.

Срок хранения	Документы
Трудовой договор, приказы по назначению и освобождению сотрудника, трудовая книжка	75 лет со дня последнего внесения записей
Заявления сотрудника, приказы об увольнении	5 лет
Документы, подтверждающие обучение и повышение квалификации	50 лет со дня окончания обучения или повышения квалификации

Ведение и хранение личных дел является важной частью деятельности организации и должно осуществляться в соответствии с требованиями законодательства. Конфиденциальность, полнота и удобство доступа являются основными принципами ведения и хранения личных дел

Организации обязаны оформлять и хранить личные дела сотрудников, а также обеспечивать их сохранность на протяжении всего срока хранения.

Когда работник увольняется

Основные документы, которые должны быть в личном деле уволившегося работника:

• Трудовой договор;
• Заявление об увольнении;
• Расписка в получении работы;
• Заявление на получение трудовой книжки;
• Трудовая книжка;
• Приказ об увольнении;
• Расчетный лист;
• Свидетельство о среднем профессиональном образовании (при наличии);
• Личное дело работника.

Трудовой договор

Трудовой договор должен быть составлен согласно требованиям трудового законодательства и содержать все основные условия труда, такие как место работы, должность, оплата труда и режим работы.

Заявление об увольнении

Заявление об увольнении должно быть написано работником и содержать его личные данные, дату увольнения и причину ухода.

Расписка в получении работы

При получении новой работы работник должен составить расписку в получении работы, в которой указаны его новые должность и место работы.

Трудовая книжка

Трудовая книжка работника должна содержать записи о его трудовой деятельности, включая запись об увольнении, с указанием даты и причины.

Приказ об увольнении

Приказ об увольнении должен быть составлен работодателем и содержать все необходимые сведения о работнике и причине увольнения.

Расчетный лист

Расчетный лист содержит информацию о заработке работника за последний месяц работы, а также о выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск и других возможных выплат.

Свидетельство о среднем профессиональном образовании

Если у работника имеется среднее профессиональное образование, то в его личном деле должно быть наличие соответствующего свидетельства.

Личное дело работника

Важно иметь в виду, что каждая организация может иметь свои особенности и дополнительные требования к документам, поэтому предварительное ознакомление со внутренними правилами оформления личных дел работников является необходимым

Порядок хранения

По закону работодатели обязаны обеспечивать сохранность документов, имеющих отношение к конкретному работнику, даже после его увольнения. Именно для этого и прописываются конкретные сроки хранения. При этом также должен быть соблюден определенный порядок реализации данной процедуры.

Итак, после увольнения сотрудника, в отношении его личного дела производят следующие процедуры:

• вначале туда помещают все сопутствующие бумаги (заявление об уходе, приказ и т.д.);
• далее эта папка помещается в особый раздел «Личные дела уволенных работников»;
• завершающим этапом является передача всех этих бумаг в архив организации.

Перед тем, как передать личные дела уволенных сотрудников в архив, они должны быть должным образом подготовлены. В данном случае производятся следующие действия:

• все папки расшиваются, а находящиеся внутри бумаги извлекаются,
• если в деле встречаются оригиналы каких-то документов, то их помещают в отдельный конверт и прикладывают к общему пакету,
• все содержимое группируют по хронологическому признаку, то есть от самого раннего к позднему (обычно это приказ об увольнении),
• затем составляется внутренняя опись личного дела,
• все страницы нумеруют, после чего подшивают в твердую обложку, на которую наклеивается листок с описанием.

Отдельно необходимо отметить, что хозяйствующие субъекты также обязаны соблюдать определенные правила хранения документов в архиве. К основным из них относится следующее:

• должно быть выделено отдельное помещение или здание для реализации этих целей,
• недопустимо размещение бумаг в ветхих, сырых и неотапливаемых комнатах, которые не отвечают санитарно-гигиеническим требованиям,
• должен быть соблюден световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим,
• хранилища должны быть оборудованы специальными полками, стеллажами и шкафами,
• документы размещаются с использованием первичных средств защиты, то есть папок, коробок, формуляров и т.д.,
• стеллажи, полки и шкафы должны быть пронумерованы.

Личное дело работника: заполни его правильно!

1. Документы, содержащие конфиденциальную информацию

Личное дело работника должно быть защищено от несанкционированного доступа, особенно в отношении документов, содержащих коммерческую или конфиденциальную информацию компании. Поэтому все материалы, связанные с конфиденциальными данными, необходимо удалить из личного дела уволенного сотрудника.

2. Документы, относящиеся к личной жизни работника

Личное дело работника должно быть ориентировано на профессиональную деятельность и отношения в рамках работы. Поэтому все документы, связанные с личной жизнью работника, такие как медицинские справки, семейные фотографии и документы, подтверждающие личные достижения или увлечения, не должны храниться в личном деле работника после его увольнения.

3. Документы, противоречащие законодательству

В личном деле работника не должно быть документов, которые нарушают законы и нормы, например, поддельные дипломы или справки, ложные заявления, документы, связанные с мошенничеством и прочее. Такие материалы могут нанести ущерб как организации, так и самому работнику, если они станут известны широкой общественности или правоохранительным органам.

4. Документы, уже перенесенные в электронный формат

В условиях современных информационных технологий многие организации осуществляют оцифровку документов и сохраняют их в электронном виде. Поэтому, если документы из личного дела работника уже перенесены в электронный формат, нет необходимости сохранять их в письменной форме. Они могут быть безопасно удалены.

5. Неактуальные и устаревшие документы

Важно периодически обновлять и актуализировать личное дело работника, удаляя из него неактуальные и устаревшие документы. Это позволит сохранить порядок и облегчить поиск необходимой информации в деле

Устаревшие документы могут быть вынесены на хранение отдельно или уничтожены в соответствии с политикой организации.

Надеемся, что эта информация поможет вам правильно составить и хранить личное дело работника, убирая из него лишнюю и ненужную информацию.

Как сдать личное дело работника в госархив

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют: акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет; тарификационные ведомости – 25 лет; протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет; протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет; списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.

При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Описание и уничтожение дел в службе кадров На все завершенные в делопроизводстве службы кадров дела по личному составу постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется опись дел (см. приложение 4). Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др. ) включаются в опись документов по личному составу.

Порядок и сроки хранения личных дел

В организациях существует определенный порядок и сроки хранения личных дел уволившихся сотрудников. Это необходимо для обеспечения безопасности данных и возможности их использования при необходимости. Ответственность за правильное выполнение данных требований лежит на руководстве организации.

Порядок хранения

Личное дело уволенного сотрудника помещается в специальный архивный шкаф или помещение, где оно должно быть защищено от несанкционированного доступа. Архивное помещение должно быть снабжено противопожарными средствами и иметь надежную систему контроля за доступом.

Сроки хранения

Длительность хранения личных дел уволенных сотрудников определяется законодательством и зависит от типа документа и соответствующих требований. Основные сроки хранения таких документов составляют:

• Трудовые договоры и приложения – 75 лет
• Личные карточки – 75 лет
• Трудовые книжки – 75 лет
• Заявления и объяснительные записки – 5 лет
• Копии документов по личному составу – 5 лет
• Трудовые соглашения – 5 лет

Хранение электронных копий

Развитие информационных технологий позволяет организациям хранить личные дела уволившихся сотрудников в электронном виде. Это сокращает затраты на физическое хранение и обеспечивает более удобный доступ к данным. При этом необходимо соблюдать такие требования:

1. Файлы должны быть защищены от несанкционированного доступа путем использования паролей или шифрования.
2. Необходимо регулярно создавать резервные копии файлов, чтобы избежать потери данных в случае сбоя системы.
3. Архивация электронных копий должна производиться в соответствии с требованиями законодательства.

В случае использования электронного хранения, необходимо иметь возможность быстро извлекать требуемые документы и предоставлять их по запросу соответствующих органов или лиц, с соблюдением установленных законодательством процедур.

Как организовать процесс архивации личных дел

Для успешной организации процесса архивации личных дел можно применить следующие рекомендации:

1. Создайте отдельное хранилище для личных дел

Для хранения личных дел рекомендуется выделить отдельное помещение или использовать специальный шкаф, предназначенный для архивирования документов

Важно обеспечить защиту от пыли, влаги и несанкционированного доступа

2. Организуйте систему классификации

Чтобы облегчить поиск и удерживать порядок в архиве, необходимо ввести систему классификации личных дел. Одними из возможных способов классификации могут быть: алфавитный порядок, нумерация или использование категорий в зависимости от должности или даты увольнения.

3. Укажите ответственного сотрудника

Определение ответственного сотрудника, который будет отвечать за архивацию и хранение личных дел, является необходимым шагом. Этот сотрудник должен иметь нужные навыки и быть внимательным к деталям, чтобы правильно организовать процесс и поддерживать актуальность документов.

5. Зашифруйте и защитите информацию

Для обеспечения безопасности личных данных сотрудников рекомендуется использовать шифрование или другие средства защиты информации. Ответственный сотрудник должен быть проинструктирован об этом и выполнять свои задачи в соответствии с политикой безопасности компании.

6. Ведите журнал учета

Важно вести точный и актуальный журнал учета личных дел. В этом журнале должны быть указаны даты приема и увольнения сотрудника, а также другие важные события, связанные с его трудовой деятельностью

Это поможет контролировать хранение и использование документов.

7. Документируйте процесс архивации

Для обеспечения прозрачности и возможности отслеживания процесса архивации рекомендуется создать документ, в котором будут указаны все этапы данного процесса. Такой документ может служить основой при аудите или проверке компании.

Организовать процесс архивации личных дел — это сложная задача, требующая внимания к деталям и организационных навыков. Следуя этим рекомендациям, вы сможете обеспечить безопасное и систематическое хранение документов о сотрудниках в компании.

Как сшить личные карточки уволенных сотрудников

/ / 26.04.2018 2,016 Views В случае необходимости на одну единицу хранения (дело с личными карточками) может быть составлена внутренняя опись, но государственные и ведомственные архивы наличие внутренней описи для личных карточек требуют очень редко. На архивное хранение передаются личные карточки сотрудников только после увольнения последних из конкретной организации.

При этом карточки систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри годов — по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Однако, при больших объемах указанных документов и превышении установленных объемов дел в течение года (не более 250 листов в деле и при толщине корешка не более 4 см, включая переплет) производится деление личных карточек на тома.

Также возможны варианты отдельного формирования карточек (по каждой форме — в каждое отдельное дело).

Инфо Опустим вопрос о том, почему такая дискри­минация допущена в отношении одного и того же вида документов. Очевиден лишь факт некоторого противоречия в том, что на основании Инструк­ции при формировании личных дел работников по решению кадровой службы допускается включать трудовые договоры и контракты в состав личных дел.

В связи

Какие документы должны входить в личные дела

Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:

1. Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
2. Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:

• удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
• права водителя;
• свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
• должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
• договор о материальной ответственности;
• акты по аттестации;
• ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
• дисциплинарные взыскания и поощрения;
• заявление на отпуск.

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

• личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
• все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

• вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
• вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Кто имеет доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст

13.11 КоАП РФ):

• на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
• должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Доступ третьих лиц к личной информации запрещен и классифицируется как нарушения законодательства РФ.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

• дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Согласно ч.2 ст. 13.11 КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Что делать с документами уволенных сотрудников?

При увольнении сотрудника необходимо правильно организовать работу с его документами. Следует соблюдать определенные процедуры и правила, чтобы избежать возможных проблем в будущем

Важно предоставить сотруднику все необходимые документы, а также сохранить копии для внутреннего использования организацией

Перечень документов при увольнении:

• Трудовой договор и его копия;
• Заявление об увольнении (при наличии);
• Приказ об увольнении;
• Трудовая книжка и ее заверенная копия;
• Копии документов, подтверждающих образование и квалификацию сотрудника;
• Документы, связанные с оплатой труда (платежные ведомости, справки об оплате, договоры и т.д.);
• Договоры о конфиденциальности или неразглашении коммерческой информации (при наличии);
• Другие документы, относящиеся к работе и деятельности сотрудника.

Что делать с документами уволенных сотрудников?

После получения и проверки всех необходимых документов сотрудника, рекомендуется:

1. Сохранить электронные и бумажные копии документов в защищенном месте. Это поможет в случае проверки со стороны контролирующих органов или при необходимости предоставить информацию о прошлой работе сотрудника.
2. Разорвать все связи с уволенным сотрудником. Это включает отключение доступа к информационным системам организации, удаление аккаунтов на корпоративных ресурсах и прекращение коммуникации.
3. Хранить документы в соответствии с сроками и требованиями законодательства. Некоторые документы требуют хранения в течение определенного периода, например, трудовую книжку следует хранить в течение 55 лет.
4. При необходимости предоставлять копии документов органам государственной власти, контролирующим органам и другим организациям в соответствии с законодательством.

Важно помнить, что увольнение сотрудника не освобождает организацию от ответственности по сохранению и использованию его документов с соблюдением законодательства и правил внутреннего распорядка. Правильная работа с документами поможет избежать проблем и споров в будущем

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
• Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Что делать с личным делом сотрудника после увольнения — сроки хранения

Трудовое законодательство не требует обязательного ведения личных дел работников. Однако на практике работодатели часто их заводят с целью систематизации, обобщения и упорядочивания информации о сотруднике.

Личное дело — это удобно, все документы, касающиеся работника собраны в одной папке. При увольнении сотрудника возникает разумный вопрос, что делать с личным делом, нужно ли его хранить, а если нужно, то сколько лет? Точных стандартов поведения с делами уволенных граждан нет, поэтому у организаций, как правило, возникают сложности.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

• Учетный номер;
• Имя, фамилия и отчество работника;
• Дата постановки на учет;
• Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

• Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
• Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
• Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
• Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Правила

1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.