Как написать служебную записку: примеры и образцы

Как оформить?

Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.

Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.

Исключением будут два пункта:

• адресат не указывается, ввиду того, что получателем будет тот пользователь, на чей электронный адрес была отправлена записка;
• идентификация отправителя тоже происходит благодаря реквизитам электронного адреса должностного лица, отправившего документ. Подпись адресанта тоже может проставляться в автоматическом режиме.

Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.

Пример написания

Бухгалтерия Начальнику подразделения информационных технологий ООО «ЦНБТИ»

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о необходимости ремонта компьютера

01.10.2016 №4 г. Пушкино

Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.

В связи с изложенными фактами прошу произвести его ремонт, либо заменить на аналогичный.

Заместитель главного бухгалтера Вивдич Д. И.

Подобнее о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу,читайте тут.

Скачать пример написание служебной записки можно далее.

Образец написания служебной записки

1. Заголовок служебной записки.Вверху страницы следует указать «Служебная записка».
2. Адресат.В этом пункте указывается ФИО руководителя, которому адресована записка.
3. Дата.Настоящую дату составления записки.
4. Обратиться к служебной записке.Здесь следует указать, кому обращается автор записки (например, «Уважаемому директору», «Уважаемому генеральному директору»).
5. Краткое изложение вопроса.В данном пункте необходимо четко и кратко сформулировать проблему, сформулировать просьбу.
6. Обоснование просьбы.В этом разделе следует указать причины, по которым автор записки просит повысить зарплату, а также привести конкретные аргументы и факты, подтверждающие необходимость увеличения заработной платы.

Образец записки:

Заголовок: Служебная записка
Адресат: Генеральному директору ООО «Название организации»
Дата:
Обратиться к служебной записке: Уважаемому генеральному директору
Краткое изложение вопроса: Запрос на повышение зарплаты
Обоснование просьбы: В связи с выполнением ряда дополнительных задач и обязанностей, которые выходят за рамки моей должностной инструкции, я хотел бы обратить Ваше внимание на необходимость увеличения моей заработной платы. За последний год, я продемонстрировал отличные результаты в своей работе, что подтверждаются положительными отзывами от клиентов и руководства

Кроме того, я успешно выполнил ряд проектов, которые принесли компании дополнительные прибыли. Считаю, что мои достижения и вклад в развитие организации заслуживают увеличения заработной платы. Прошу Вас рассмотреть данный вопрос и принять решение о повышении моей зарплаты на соответствующую сумму.

Что делать? Переводим управление служебными записками в цифру

Во многих компаниях существенно упрощают обработку служебных записок за счет цифровизации, и это не противоречит стандартам ГСДОУ.

C внедрением информационных систем для управления бизнес-процессами, служебную записку как документ можно заменить задачами в системе. Это закроет все требования к процессу. Но бывает, что такой переход сложно организовать с учетом консервативности пользователей и корпоративных стандартов, тогда применяют электронные служебные записки.

Цифровой процесс в Directum RX оптимизирует скорость и управляемость взаимодействия подразделений по запросам в виде электронных служебных записок. Избавляет сотрудников от хождений, исключает ожидания действий делопроизводителя и другие этапы. Не нужно искать образцы и задумываться, как правильно оформить служебную записку. Позволяет менеджменту полностью контролировать процесс и сделать его прозрачным, а исполнителям — оценивать свою загрузку.

Процесс работы со служебными записками

Интерфейс задачи на соогласование служебной записки

Плюсы служебных записок (далее СЗ) в цифровом виде:

• не нужно распечатывать и сканировать;
• легко находить информацию по тексту в электронном виде;
• снижается нагрузка на секретаря за счет автоматической нумерации при регистрации;
• электронная подпись оптимизирует работу с документами, при этом они сохраняют юридическую значимость;
• можно рассматривать и подписывать документы удаленно, даже с мобильного приложения;
• использование шаблонов упрощает оформление служебной записки;
• автоматический подбор регламента по типу СЗ снижает ошибки в составе согласующих, утверждающих и позволяет уведомить всех заинтересованных;
• с результатами исполнения легко ознакомиться инициатору и проконтролировать руководителям.

При этом форма служебной записки может выглядеть в привычном виде на фирменном бланке с печатью, точнее с отметкой об электронной подписи. Далее СЗ участвует в других процессах в информационной системе, становится основанием для формирования поручений на контроль, командировок, выдачи доверенности, закупочной деятельности и т.д. При необходимости служебные записки в цифровом виде передаются на долговременное хранение в электронный архив.

Образец служебной записки, заполненной в электронном виде

Знаете ли вы, что

стандарты делопроизводства для госорганов требуют постоянного (75 лет и более) хранения служебных записок о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений и о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

От части служебных записок можно отказаться полностью, снизить бюрократию и перейти на модель управления внутренними услугами. Обычно это делают для заявок на обслуживание в ИТ-отдел, заявок на транспорт, на пропуск и т.д.

Регламент согласования служебных записок

Правила согласования служебных записок могут быть сложными. На одном этапе процесс должен идти параллельно, например, записку может согласовать любой сотрудник отдела закупок, а следующие этапы пойдут последовательно: руководитель отдела закупок, юрист, директор. Могут быть этапы, где документ не отправится дальше, а возвратится инициатору на доработку.

В Directum RX регламент рассмотрения электронной служебной записки настраивается бизнес-аналитиком в визуальном редакторе. Если документ отправили на доработку на одном из этапов, то после доработки инициатор может отправить на согласование повторно, откорректировать список согласующих.

Процесс согласования служебной записки в  визуальном редакторе

Чтобы экономить время на перечислении сотрудников, достаточно сохранить их в списке ознакомления и рассмотрения.

Определение адресатов для ознакомления и согласования

Образец служебной записки на ремонт

Главному бухгалтеру ЗАО «Гранж» Разумовской Алефтине Игнатьевне начальника отдела чрезвычайных ситуаций Дмитрадзе Дианы Гамлетовны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №3 о ремонте

г. Алмазное

30 апреля 2018 года

В отделе чрезвычайных ситуаций с 15.04.18 г. не работает принтер. Для осуществления ремонта необходимо приобрести детали (список прилагается). Стоимость ремонта, вместе с приобретением нужных деталей, составляет 3 772,70 (три тысячи семьсот семьдесят два рубля 70 копеек). Так как принтер необходим для нормального функционирования отдела чрезвычайных ситуаций прошу Вас выделить нужную сумму для приобретения деталей, а также оплаты ремонта принтера.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

В налоговых целях записки всякие важны

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. 1 ст. 252 НК РФ, например:

• служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременноПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498;
• для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометрап. 1 ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показанийПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848;
• объяснительная записка может пригодиться:

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Предлагаем ознакомиться: Кто является наследником первой очереди после смерти матери или отца?

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

1. Полный адрес организации, куда направляется документ.
2. Указываются основания (ссылка на гарантию, договор).
3. Конкретные требования (возврат товара, денег, уценка).

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Нормативы регулирования законности документа

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

Примеры заполнения основных разделов служебной записки

Составление правильной и грамотно написанной служебной записки важное действие для каждого сотрудника, желающего повысить свою заработную плату. Ошибки при написании записки могут негативно сказаться на шансах ее поддержки руководством компании

1. Заголовок и дата

Заголовок служебной записки указывается в верхней части документа и представляет собой краткое описание ее содержания. Например, «Запрос на повышение заработной платы». Далее следует указать дату составления записки, которая помогает определить ее актуальность.

2. Введение и аргументация

Во введении необходимо указать свое имя, должность и отдел, в котором работает сотрудник. Также стоит указать, что данная записка составляется в связи с ростом ответственности и достижениями сотрудника, а также в связи с возможным повышением зарплаты в компании в 2024 году. После введения следует представить аргументацию, в которой основывается просьба о повышении заработной платы. В этом разделе можно указывать свои достижения, важные проекты, успешные решения и другие факторы, поддерживающие необходимость повышения.

3. Описание текущей заработной платы и предложение по повышению

В этом разделе служебной записки следует указать текущую заработную плату сотрудника и предложение по ее повышению. Рекомендуется указывать конкретные числа и проценты, чтобы сделать предложение более обоснованным. Желательно также указать оптимальное значение заработной платы, с учетом рыночной стоимости труда и сравнением со средними значениями по аналогичным должностям в других компаниях.

4. Заключение и просьба о поддержке

В заключительной части заявления следует подытожить основные аргументы и еще раз указать на необходимость повышения заработной платы

Здесь можно выразить свою благодарность за уделенное внимание и попросить руководство о поддержке просьбы. Также можно указать готовность к дальнейшей работе на рост компании и достижение поставленных целей

Подготовка и оформление служебной записки должны осуществляться сотрудником в соответствии с правилами формирования официальных документов. Необходимо избегать грамматических и пунктуационных ошибок, а также следовать рекомендациям по написанию текста и оформлению.

В случаях, когда сотрудник не имеет достаточного опыта или затрудняется с составлением подходящей записки, можно обратиться к примерам текста или запросить помощь у руководства или коллег. Локальный отдел кадров также может предоставить рекомендации и инструкции по правильному составлению и оформлению записки.

Написание служебной записки на повышение зарплаты — это важная задача, которая может значительно повлиять на дальнейшую карьеру сотрудника. Правильное оформление, аргументация и поддержка записки увеличивают шансы на получение желаемого повышения заработной платы в компании.

Оформление служебной записки по ГОСТу

Новый ГОСТ по оформлению документов действует с 01 июля 2018 года. Обязателен ли он для российских работодателей и коммерческих организаций, индивидуальных предпринимателей? Закон говорит, что нет. Согласно ст. 266 Закона от 29.06.2015 г. № 162-ФЗ (О стандартизации) ГОСТы применяются на добровольной основе. Таким образом, руководитель организации сам определяет, применять ли его работникам ГОСТ. Или ввести свои требования. Их изложить можно в каком-нибудь локальном акте (приказе, положении, инструкции по делопроизводству и т.п.). Нередко форма служебной записки передается от работника к работнику вместе со служебным компьютером.

Если обратиться к ГОСТу, то он содержит следующие требования по оформлению документа:

• бланков в организации рекомендуют утвердить «побольше» — это и общий, бланк письма, конкретного вида документа (например, приказа), письма структурного подразделения, должностного лица и т.п.
• шрифты — Arial 12,13; Times New Roman 13,14; Verdana 12,13; Calibri 14 и приближенные к ним. Если более мелкий шрифт, могут быть неприятные последствия. Например, к спорам с потребителями, контрагентами
• межстрочный интервал 1-1,5
• абзац — 1,25 см
• текст выравнивается по ширине
• допустима двусторонняя печать, поля (зеркально) должны быть равны
• гриф согласования ставится на первом листе документа (на титульном, если он есть). Внешнее согласование (другой организацией) проставляется на уровне грифа-утверждения организации

В статье о том, как написать служебную записку, мы говорили о том, что справочные данные организации служебная записка не содержит. Если в организации утвержден бланк должностного лица, структурного подразделения, их используют соответствующие лица.

Что делать, если письмо заполнено неправильно?

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Правила составления и оформления

Унифицированной формы для подобного документа не существует. Записка пишется в свободном стиле на стандартном листе писчей бумаги. Поскольку документ может стать основанием для приказа директора, следует оформлять его грамотно, в лаконичном и последовательном ключе.

Обязательными для деловой документации такого рода являются следующие структурные элементы:

• «шапка» стандартной формы — наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя записки и лица, которому она адресована;
• вид документа, его название;
• основная информативная часть;
• дата составления записки, подпись автора;
• отметки, относящиеся к внутреннему документообороту – входящий номер, дата принятия к рассмотрению, позже – резолюция директора.

Зачем писать, если можно сказать?

Сначала разберемся, что такое служебная записка и для каких случаев она составляется. Служебная записка – это официальный документ, который составляется и хранится в организации. В зависимости от ситуации и требований, записку может написать любой сотрудник – начиная от рядовых сотрудников и заканчивая руководителями высшего звена.

Суть служебной записки заключается в передаче информации или решении определенной проблемы. Особенности ее написания зависят от формулировки, требований компании и конкретной ситуации.

Но почему все же иногда важно написать служебную записку, а не просто сказать? Существует несколько основных причин:

1. Фиксация информации. Записка является официальным документом, который можно использовать в качестве доказательства в случае споров или проблемных ситуаций.
2. История. Служебная записка может быть сохранена на долгое время и использоваться в будущем для получения информации о ранее выполненных работах, принятых решениях и прочих событиях.
3. Четкость и ясность. Написание записки позволяет достичь ясности и четкости в передаче информации. Записка может быть проанализирована и рассмотрена неоднократно, в отличие от устных разговоров, которые могут быть забыты или искажены со временем.
4. Формальность. В некоторых случаях требуется официальный документ, который будет передаваться в другие организации или учреждения. В таких случаях служебная записка является наиболее подходящим вариантом.

• Ясность и четкость формулировок. В записке необходимо использовать доступный и понятный язык, чтобы избежать недоразумений.
• Структурированность. Лучше всего разбить текст записки на пункты или абзацы, чтобы упростить восприятие информации.
• Краткость. Записка должна быть лаконичной и содержать только самую важную информацию.
• Проверка и корректировка. Перед отправкой служебной записки необходимо ее просмотреть и исправить возможные ошибки.

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров служебных записок:

Тип записки	Наименование организации
Заявление	ООО «Пример»	Прошу предоставить отгул с 10 по 15 января 2024 года в связи с болезнью.
Служебное задание	Государственное учреждение «Пример»	Назначаю вас ответственным за организацию и проведение конференции, которая состоится 25 февраля 2024 года.
Справка	Муниципальное учреждение здравоохранения «Пример»	Справка о состоянии здоровья присылается вам по запросу.

Таким образом, написание служебных записок имеет свои особенности и преимущества. Они могут быть необходимы для фиксации информации, получения исторических данных, достижения четкости и формальности в передаче информации

Важно помнить о правилах написания служебных записок, чтобы они были понятны и исполнительным органам, а также оставались достоверными документами для архива организации

Пример составления документа

Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать служебные записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»
Филипповой И.Г.
начальника отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьякова С.Б.

Служебная записка
22.07.2016 №33

Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.

Начальник отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьяков С.Б.

В завершение следует сказать о том, что документы данного типа являются отличным способом официальной коммуникации, извещения своих коллег внутри организации. Каждому работнику нужно помнить о том, что вовремя составленная и задокументированная записка способна не только повысить эффективность работы и хорошо зарекомендовать вас в глазах начальства, но и упредить возможные сложности, разрешить какие-либо проблемы и недопонимания.

Учет служебных записок на предприятии

Делопроизводственная служба предприятия выполняет ряд важных функций, среди которых особняком стоит одна задача: создание условий для оперативного поиска необходимой документации. В нашем случае – бумаг, передаваемых руководству, и информации, их сопровождающей. В целях обеспечения оперативности и систематизации используются регистрационные формы документов.

Почему документы необходимо регистрировать? Дело только в удобстве поиска документов? Служебные, объяснительные и, конечно, докладные записки имеют, как и любой документ, определенную семантическую нагрузку, но дело не только в этом. Потребность в регистрации связана в первую очередь с необходимостью получения резолюции от начальства, то есть вердикта, постановления высшего руководителя. То есть регистрационные формы нужны не только для обеспечения оперативности поиска, систематизации (учета) документов, но и контроля за их исполнением.

В зависимости от особенностей делопроизводства, организация может выбрать наиболее удобную форму регистрации внутренних (и иных) документов: журнальную, карточную или автоматизированную.

Рассмотрим подробнее каждую форму:

1. Начнем с самой распространенной формы – журнальной. Раньше она использовалась повсеместно, поскольку документооборот был не такой большой, нужная информация хранилась в хронологическом порядке, для разных форм документов существовали разные журналы. Сейчас у сотрудников делопроизводственной службы работы стало значительно больше, и особенности, преимущества журнальной системы стали ее недостатками: из-за хронологической систематизации, чтобы найти нужную страницу, приходится перелистывать весь журнал. Усугублялось это тем, что для разных категорий документов существовали разные журналы: например, та же докладная записка может находится в одном журнале, а резолюция начальства – в другом. С регистрацией документов в хронологическом порядке связан еще один недостаток: вести журнал может только один человек, на что уходит много времени (особенно, если документов немало). Также журнальная система не позволяет обеспечивать контроль за своевременным исполнением документов, затормаживая информационно-справочную работу.
2. Недостатки журнальной системы во многом нивелируются карточной формой регистрации. Во-первых, храниться карточки могут в любом порядке, что обеспечивает их оперативный поиск. Во-вторых, в процессе регистрации могут быть задействованы сразу несколько человек, что минимизирует время, затраченное на оформление. Форму карточки можно зафиксировать в соответствующем локальном нормативном акте – инструкции по документационному обеспечению управления или, как она чаще называется, инструкции по делопроизводству.
3. Но наиболее удобной, на наш взгляд, является автоматизированная система. Чтобы вести делопроизводство с ее помощью, необходимо иметь определенное программное обеспечение. Вся необходимая информация содержится в электронной базе данных, а доступ к единой базе обеспечивает контроль за исполнением документов.

Требует внимания

Немногим выше мы упомянули особый нормативный акт – инструкцию по делопроизводству. Следует рассмотреть ее детальнее, поскольку в ней фиксируется информация о правилах регистрации и учета документов.

В инструкции по делопроизводству обязательно должны быть зафиксированы следующие положения:

• Документы, не подлежащие регистрации;
• Документы, подлежащие регистрации;
• Действия, совершаемые в случае повторного поступления бумаги (применяется для входящих документов).

Важно учитывать, что в инструкции по делопроизводству не должно быть неясных формулировок. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 утверждает, что регистрировать нужно только важные документы

В инструкции нужно указать конкретный перечень этих документов. Более того, недостаточно просто указать документы, которые нужно регистрировать

Также стоит обратить внимание на ряд других факторов, таких как:

• Место, время и порядок регистрации;
• Принцип создания регистрационного номера;
• Форма регистрации;
• Вносящиеся в эту форму реквизиты, правила их заполнения;
• Нормы учета движения документом по завершении процесса регистрации;
• Принцип регистрации.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Важно! Письменные служебные записки рекомендуется регистрировать через проставление номера и даты, в случае разбирательств по какому-либо вопросу на нее можно оперативно сослаться.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.