Фнс запустила сервис визуализации регламентированных документов в формате xml

Новые форматы кадровых документов

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.

В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ. Документы в списке сгруппированы по ситуациям, например:

приём на работу;
оплата труда;
материальная ответственность;
персональные данные.

Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.

По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.

Обязательные:

Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.

Необязательные:

Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).

Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге.
XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на . В 2023 году действует версия v.1.0.

Переходите на кадровый электронный документооборот с помощью облачного сервиса Астрал.iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить электронными подписями штат сотрудников, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами и их хранения.

Какие ещё форматы документов планирует разработать ФНС в 2023 году

ФНС России утвердила план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год.
В текущем году будут разработаны форматы четыре важных для электронного документооборота документов: акта приёма-передачи запасов (основных средств), накладной по учёту движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации.

Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами. В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы. Кроме того, документы, сформированные по утверждённым форматам, можно передать в ФНС в электронном виде при проведении контрольных мероприятий.

ФНС также принимает предложения от налогоплательщиков. Если в списке нет нужного формата документов, можно разработать его самостоятельно согласно методическим рекомендациям и отправить на рассмотрение.

XML-документы визуализация уже в 1С-ЭДО

На сайте ФНС России появилась возможность визуализировать электронные документы формата XML в формат PDF. Как сообщается на , пользователи могут проводить визуальный анализ, а также предоставлять человекочитаемые формы документов по месту требования.

Сервис позволяет визуализировать одновременно несколько титулов одного документа и отображать штампы открепленных электронных подписей (потребуется дополнительно загрузить файлы подписи в одном из форматов: sign, sig, sgn). Также на визуализированном документе проставляется отметка с указанием даты и времени визуализации.

В сервисе поддерживается визуализация форматов, утвержденных следующими приказами ФНС:

Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
Приказ ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»;
Приказ ФНС России от 19.01.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
Приказ ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@ «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при их приемке, в электронной форме»;
Приказ ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ об утверждении формата корректировочного счета-фактуры, формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, и формата представления документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в электронной форме.

Ожидается также поддержка электронных документов после их утверждения.

Пользователи 1С-ЭДО могут попробовать сервис ФНС – для этого нужно в «Архиве ЭДО» осуществить выгрузку документов с выбором варианта «Для предоставления в ФНС». В выгруженном архиве будет доступен XML-документ и файлы с подписями в формате sgn, которые можно загрузить в сервис ФНС.

Таким образом, любой участник ЭДО при предоставлении третьему лицу на проверку или в качестве подтверждения документов в электронном виде, может не просто переслать электронный документ, но и указать способ его проверки на официальном сайте ФНС в случае, если у получателя нет собственного ПО для визуализации XML-документа и проверки электронной подписи.

По вопросу подключения сервисов, звоните: +7(495)120-34-60

Решение 1С для долговременного хранения электронной первички

Почти год назад фирма «1С» выпустила решение для создания гибридных архивов, которое позволяет организовать централизованное хранение и электронных и бумажных документов.

Конфигурация «1С:Архив» существенно упрощает процесс долговременного хранения документов, в том числе:

позволяет объединить разрозненные хранилища электронных документов, когда на предприятии используется сразу несколько провайдеров ЭДО;
обеспечивает юридическую значимость электронной подписи при долговременном хранении электронных документов.

1С:Архив достаточно динамично развивается: недавно разработчики добавили возможность ручной загрузки документов в базу с поддержкой автоматического создания контейнера документа в нужном формате.

Кроме этого, в апреле 2023 года была выпущена стандартная 1С:Библиотека интеграции с 1С:Архивом, позволяющая передавать юридически значимые документы в систему долгосрочного хранения документов 1С:Архив из любой конфигурации 1С, в которую встроены объекты библиотеки.

Новые форматы квитанций, участвующих в ЭДО

Речь идёт о форматах документов, связанных с выставлением и получением счетов-фактур по ТКС, утверждённых Приказом ФНС России от 30 января 2012 года № ММВ-7-6/36@. Для унификации документооборота эти форматы можно использовать при выставлении и получении первичных и иных документов хозяйствующих субъектов. Изменения в формате обусловлены внедрением МЧД (машиночитаемой доверенности).

ФНС обновила версию формата для следующих документов:

извещение о получении электронного документа;
подтверждение даты отправки документа;
подтверждение даты получения документа;
уведомление об уточнении электронного документа.

Формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами из Приказа исключили.
Изменения внесены Приказом ФНС России от 21 февраля 2023 № ЕД-7-26/133@. Приказ вступил в силу 23 марта, но запрет на использование старых форматов квитанций начал действовать 23 мая.

Сервис Доки не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!